Teknik Dan Mekanisme Persidangan

cMczone.com – TENTANG PERSIDANGAN

https://cmczone.com/2022/02/13/teknik-dan-mekanisme-persidangan/?
amp

Persidangan merupakan salah satu alat atau unsur dari suatu organisasi
yang juga memiliki peranan penting. Secara sempit persidangan diartikan
sebagai pertemuan (meeting), rapat, musyawarah atau berkumpul untuk
proses pengambilan keputusan penting. Sehingga wajar bila dalam
dinamika persidangan, terjadi dialektika yang cukup keras diantara
peserta untuk saling mempertahankan gagasan dan argumentasinya
Agar dalam proses mempertahankan gagasan atau argumentasi tersebut
tidak terjadi debat kusir yag tak berujung, maka dibutuhkan sebuah
mekanisme menyampaikan pendapat, pengambilan keputusan, dan hal-
hal/ketentuan ketentuan lain yang selalu menyertai dalam proses
persidangan tersebut.

LATAR BELAKANG SEBUAH PERSIDANGAN

Setiap permusyawaratan dalam sebuah organisasi formal pasti
membutuhkan persidangan-persidangan. Hal tersebut dilakukan secara
fokus dan berimbang guna mendapatkan hasil yang maksimal.
Keputusan terbaik dan berkeadilan pada akhirnya akan lahir dari
pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan.
Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal sebuah organisasi
guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan
keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama.
Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen
organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut.
Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun
yang tidak, baik hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan tersebut
berlangsung.

CIRI-CIRI PERSIDANGAN
1. Forum yang dibentuk untuk sebuah tujuan berdasarkan hasil
kesepakatan bersama,
2. Peserta adalah orang-orang tertentu yang merupakan perwakilan dari
sub organisasi atau kelompok-kelompok tertentu. Biasanya dalam
persidangan dapat pula dihadiri oleh orang-orang yang termasuk
dalam kelompok peninjau,
3. Hasil keputusan dalam persidangan memiliki kekuatan hukum yang
mengikat para anggotanya untuk mematuhi apa yang telah disepakati
bersama.

KELENGKAPAN PERSIDANGAN
1. Presidium sidang
a.Ketua Sidang (Presidium 1)
b.Wakil Ketua Sidang (Presidium 2)
c.Notulen (Presidium 3)
2. Peserta sidang
3. Draft keputusan atau ketetepan sidang, agenda acara, tata tertib
sidang, dan lembar rekomendasi.
4. Palu sidang
5. Simbol-simbol atau panji-panji organisasi
6. Bendera merah putih

TEKNIK PERSIDANGAN
Tata cara, Peraturan, Etika atau segala hal yang berkaitan dengan kegiatan
persidangan

TUJUAN PERSIDANGAN
Membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan
keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama.

SIAPA YANG MELAKUKAN PERSIDANGAN?

Semua orang, organisasi, instansi pemerintahan, kejaksaan, legislatif,
eksekutif, dll

JENIS PERSIDANGAN :
1. Sidang Pleno
a.Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau
Permusyawaratan
b.Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c.Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee
 d.Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang
berhubungan dengan Permusyawaratan

2. Sidang Paripurna
a.Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau
Permusyawaratan
b.Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
c.Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang
berhubungan dengan Permusyawaratan

2. Sidang Komisi
a.Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b.Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang
ditentukan oleh Sidang Pleno
c.Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang
Sekretaris Sidang Komisi
d.Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam
Komisi tersebut
e.Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari
Komisi yang bersangkutan

ATURAN UMUM SEBUAH PERSIDANGAN

1.Peserta (Penuh & Peninjau)
2.Pimpinan Sidang

PESERTA PENUH
1. Hak peserta penuh :
a.Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan
mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
b.Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan
keputusan
c.Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses
pemilihan
d.Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

2.Kewajiban peserta penuh :

a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

PESERTA PENINJAU
1. Hak Peninjau :
Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan
mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun
tertulis
2. Kewajiban Peninjau:
a.Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b.Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

PIMPINAN/PRESIDIUM SIDANG
—Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan
melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
—Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya
persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
—Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata
tertib persidangan

SYARAT-SYARAT PRESIDIUM SIDANG :

1.Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
2.Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
3.Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
4.Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi
persidangan

SIKAP PRESIDIUM SIDANG :

1.Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
2.Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
3.Adil, bijaksana dan menghargai pendapat peserta

LANGKAH-LANGKAH PENGAMBILAN KEPUTUSAN:

1.Musyawarah untuk mufakat: pengambilan berdasarkan kesepakatan
bersama seluruh peserta sidang
2.Lobby: apabila dalam musyawarah tidak mendapatkan kesepakatan
bersama maka langkah yang digunakan adalah lobbying antara peserta
sidang yang pro dan kontra.
3.Voting: apabila dalam lobbying tidak mendapatkan kesepakatan
bersama maka langkah yang digunakan adalah voting.
a.voting terbuka: setiap peserta langsung memberikan hak suaranya
secara terbuka, misalkan dengan mengangkat tangan ataupun berdiri.
b.Voting tertutup : setiap peserta memberikan hak suaranya secara
tertutup, misalkan dengan menggunakan kertas.

QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1. Persidangan dinyatakan syah/ quorum apabila dihadiri oleh sekurang-
kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga
ditentukan melalui konsensus)
2. Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan
jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta
yang hadir di persidangan
3. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi
suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan
pemungutan suara ulang

ISTILAH DALAM PERSIDANGAN

1. Skorsing: memberhentikan sidang untuk sementara dengan
menentukan alokasi waktunya. Misalkan skorsing 5 menit.
2. Pending : memberhentikan sidang untuk sementara waktu dengan
tujuan tertentu seperti istirahat, lobby, penundaan sidang dan
langsung menetapkan waktu, jam, dan hari. Misalkan: pending sampai
hari kamis, tanggal 2 februari 2012. jam 10.00 wib.
3. PK/Peninjauan kembali : mekanisme yang digunakan untuk
mengulang kembali pembahasan/ putusan yang telah ditetapkan
4. Interupsi : memotong/menyela pembicaraan dikarenakan ada hal-hal
yang sagat penting untuk diungkapkan
5. Lobying : suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan
pendapat dalam pengambilan keputusan

ATURAN KETUKAN PALU DAN KONDISI-KONDISI LAIN

1. Satu (1) kali ketukan
a.Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
b.Mengesahkan keputusan/ kesepakatan peserta sidang poin per poin
(keputusan sementara).
c.Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya
tidak terlalu lama (biasanya skor 1X..menit, dll) sehingga peserta
sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.
d.Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap
keliru
2. Dua (2) kali ketukan
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup
lama (biasanya 2 X ?? menit), misalnya istirahat, lobying, sembahyang,
makan.
3. Tiga (3) kali ketukan
a.Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
b.Mengesahkan keputusan final /akhir hasil siding
4. Ketukan lebih dari tiga (3) kali
a.Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
b.Untuk menertibkan dan menenangkan persidangan.

CONTOH KALIMAT YANG DIPAKAI OLEH PRESIDIUM SIDANG

1. Membuka sidang
“Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya
nyatakan dibuka. ” tok…….tok…….tok
2. Menutup sidang
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil ‘Alamin, sidang pleno I
saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
3. Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang
berikutnya” tok….
4. Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok
5. Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok…
6. Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang
dilanjutkan” tok…
7. Pending, Skorsing / cabut Skorsing Sidang
”Dengan ini sidang saya skorsing 2×30 menit” tok..tok..
8. Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

INTERUPSI
Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang
karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan
sidang tersebut.

PELAKSANAAN INTERUPSI
1.Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan
berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang
2.Interupsi diatas hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.
3.Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai
dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC)
diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas
permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang
MACAM-MACAM INTERUPSI
1.Point of Clarification :
interupsi untuk menjernihkan/meluruskan permasalahan atau isi
pembahasan.
2.Point of View :
interupsi untuk menyampaikan pendapat, tanggapan, usulan, saran
3.Point of Order :
interupsi yang digunakan untuk menyampaikan redaksi/hasil/poin
pembahasan atau juga dapat untuk meminta pimpinan sidang
meluruskan jalannya sidang apabila keluar dari konteks, atau sidang
dianggap janggal.
4.Point of Solution :
interupsi untuk memberikan solusi atas permasalahan yang dibahas.
5.Point of Information :
interupsi untuk memberikan informasi, baik tentang pembicaraan yang
tidak sesuai atau informasi yang berkaitan dengan kondisi yang menjadi
pokok pembahasan atau hal-hal yang dipandang urgen untuk
diinformasikan.
6.Point of Privilege (rehabilitation) :
interupsi yang berfungsi untuk membersihkan nama baik atau
kehormatan seseorang/kelompok karena dipandang pembicaraan
tersebut menyimpang dari etika atau menyinggung perasaan.

TATA TERTIB
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta
pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi
dan nilai-nilai universal dimasyarakat.

SANKSI-SANKSI
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan
dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan
mempertimbangkan saran, dan usulan peserta sidang yang lain. Biasanya,
mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada
peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama,
presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau
mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang
yang lainnya.