TATA CARA PERSIDANGAN

Sidang merupakan forum formal suatu organisasi guna membahas masalah tertentu dalam
upaya menghasilkan keputusan, yang akan menjadi sebuah ketetapan dan aturan-aturan yang
jelas. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat seluruh elemen organisasi selama belum
diadakan perubahan. Keputusan ini sifatnya final, sehingga berlaku bagi pihak yang setuju
maupun tidak setuju, hadir atau tidak hadir dalam persidangan.
Sebelum membahas tentang aturan main dan teknik persidangan, kita akan membahas
terlebih dahulu tentang jenis-jenis sidang dalam organisasi. Sidang di bagi kedalam beberapa
bagan yaitu

1) Sidang Umum
a) Sidang Umum dilaksanakan untuk menetapkan AD/ART, GBHO, dan PMPK HIMA IF
Universitas Telkom;
b) Sidang Umum dilaksanakan untuk mengangkat/memberhentikan anggota BPM HIMA IF
Universitas Telkom;
c) Sidang Umum dilaksanakan untuk mengangkat/memberhentikan Ketua Umum dan Wakil
Ketua Umum HIMA IF Universitas Telkom.
d) Sidang Umum dihadiri lebih dari setengah dari jumlah anggota BPM HIMA IF
Universitas Telkom dan Ketua Umum dan Wakil Ketua Umum HIMA IF Universitas
Telkom atau perwakilan, dan mahasiswa umum;
e) Sidang Umum diikuti oleh lebih dari setengah dari jumlah calon anggota BPM HIMA IF
Universitas Telkom dan Ketua Umum dan Wakil Ketua Umum HIMA IF Universitas
Telkom terpilih untuk agenda pelantikan/pemberhentian kepengurusan

2) Sidang Istimewa
a) Sidang Istimewa dilaksanakan untuk memberhentikan Anggota BPM HIMA IF
Universitas Telkom
b) Sidang Istimewa dilaksanakan untuk merubah AD/ART dan GBHO HIMA IF
Universitas Telkom;
c) Sidang Istimewa dilaksanakan untuk menetapkan dilaksanakan atau tidak-nya
Referendum;
d) Sidang Istimewa dilaksanakan untuk menetapkan hasil Referendum pemberhentian Ketua
Umum dan Wakil Ketua Umum HIMA IF Universitas Telkom;
e) Sidang Istimewa dilaksanakan untuk meninjau ulang AD/ART dan GBHO.
f) Sidang Istimewa dihadiri minimal oleh setengah jumlah anggota BPM HIMA IF
Universitas Telkom ditambah satu anggota BPM HIMA IF Universitas Telkom

3) Sidang Pleno
 a) Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b) Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c) Sidang Pleno dilaksanakan untuk membuat ketetapan BPM HIMA IF Universitas Telkom
d) Sidang Pleno dilaksanakan untuk membuat keputusan dari BPM HIMA IF Universitas
Telkom
e) Sidang Pleno hanya dihadiri oleh anggota BPM HIMA IF Universitas Telkom

4) Sidang Terbatas
a) Sidang Terbatas dilaksanakan antara BPM HIMA IF Universitas Telkom dan BPH
HIMA IF Universitas Telkom untuk melakukan konsolidasi, konsultasi dan meminta
pertimbangan BPM HIMA IF Universitas Telkom.
b) Sidang terbatas hanya dihadiri oleh anggota BPM HIMA IF Universitas Telkom dan BPH
HIMA IF Universitas Telkom.

5) Sidang Pertanggungjawaban
a) Sidang Pertanggungjawaban dilaksanakan untuk meminta laporan pertanggungjawaban
Ketua Umum HIMA IF Universitas Telkom dan diselenggarakan minimal sekali dalam
satu periode kepengurusan.

Perangkat sidang:
1. Peserta sidang (Quorum)
Quorum adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakan, karena tingkat quorum
menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dan pesenta sidang Semakin tinggi jumlah
quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi dari sidang tersebut

2. Presidium atau pimpinan sidang

- Ketua (Presidium I)
- Wakil Ketua (Presidium 2)
- Notulensi (Presidium 3)

3. Agenda acara persidangan/materi persidangan

Meliputi bahan-bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft
tatib, AD/ ART, PPO, GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia
khusus
4. Ruangan Sidang
5. Perlengkapan Sidang
- Meja
- Kursi
- Palu Sidang
- Pengeras Suara
- Notulensi
- Laptop

6. Tata tertib persidangan

Syarat – syarat pimpinan sidang (normative) :
1. Mempunyai sifat leadership, bijaksana, bertanggung jawab, netral, dan demokratis
2. Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
3. Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam keadaan kritis
4. Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan yang
berlangsung
5. Mempunyai pengetahuan yang luas (cerdas)
6. Mamahami atau mengetahui masalah yang akan dibahas
7. Terampil memimpin sidang
Sikap Presidium Sidang :
- Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
- Sopan dan hormat dalam kalimat dan perbuatan
- Adil, bijaksana dan menghargai pendapat peserta
Tugas Pimpinan sidang:
1. Membuka dan menutup sidang
2. Menjelaskan dan mengatur serta mengarahkan permasalahan agar focus
3. Membuat keputusan-keputusan
Etika dan Aturan persidangan:
- Disiplin
- Berbicara setelah adanya izin dari pimpinan siding
- Interupsi/penyelaan/pemotongan pembicaraan denyan mengikuti aturan
- Saling menghormati dan menghargai antar peserta siding
- Tidak menyinggung permasalahan Agama/Ras/Suku (dalam perdebatan)
 - Kerjasama antara pihak-pihak yang terkait dengan persidangan
Skorsing/pemberhentian acara waktu persidangan
- Sudah memasuki waktu istirahat yang sudah ditentukan
- Digunakan untuk lobi atau komunikasi nonformal diluar persidangan
- Untuk menghadapi keadaan darurat (chaos)
- Refreshing (ketika menghadapi situasi yaung stagnant dalam persidangan)
Unsur – unsur persidangan :
1. Presidium sidang
A. Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya sidang seperti
aturan yang disepakati bersama Organizing Committee
B. Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib
persdiangan
2. Peserta Sidang
A. Peserta sidang ditentukan berdasarkan tata tertib yang telah disepakati
B. Peserta siding biasanya terdiri dari peserta aktif, pasif dan peninjau
C. Hak dan kewajiban peserta
a. Hak Peserta Penuh
i. Hak Bicara, yaitu hak untuk bertanya, mengeluarkan
pendapat, mengajukan usulan kepada pimpinan siding, baik
secara lisan maupun secara tulisan
ii. Hak Suara, yaitu hak untuk ikut ambil bagian dalam
pengambilan keputusan
iii. Hak Memilih, yaitu hak untuk menentukan pilihan dalam
proses pemilihan
iv. Hak Dipilih, yaitu hak untuk dipilih dalam proses
pemilihan
b. Hak Peserta Peninjauan
i. Hak yang dimiliki oleh peserta peninjau hanyalah hak
bicara
c. Kewajiban peserta penuh dan peninjau
i. Menaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
ii. Menjaga ketenangan persidangan
iii. Berpatisipasi dalam mencari penyelesaian permasalahan
yang dibicarakan dan ikut serta ikut menyumbang buah
fikiran yang positif dan bermanfaat
3. Notulen sidang
A. Notulen sidang bertugas untuk mencatat segala sesuatu yang terjadi pada rapat
Tata Tertib
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat
sidang dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dalam
masyarakat.
Sanksi
Peserta yang tidak memenuhi pesyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam
tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran dan
usulan peserta
Istilah-istilah dalam Persidangan
1. Pending, yaitu menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala teknis atau
prinsip.
2. Skorsing, yaitu menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan
sulitnya mencapai kesepakatan antarpeserta sidang yang berseteru.
3. Lobying, yaitu proses diskusi antarpeserta sidang di luar pengaturan pimpingan sidang.
4. Pencerahan, yaitu upaya peserta sidang untuk meluruskan kesalahpahaman yang terjadi
antara peserta sidang yang lain.
5. Voting, yaitu proses pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan
musyawarah mengalami kebuntuan.
6. Deadlock, adalah kondisi dimana musyawarah tidak menemukan kata sepakat.
7. Walkout, yaitu saat dimana peserta sidang keluar ruangan dengan alasan tidak
menyutujui keputusan sidang.
8. Quorum, yaitu syarat jumlah peserta sidang dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.
9. Interupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain.
10. Prosidang, yaitu hasil ketetapan sidang/musyawarah yang telah dibukukan (tertulis)
11. Konsideran, yaitu proses menimbang dalam menetapkan putusan sidang.
12. PK/Peninjauan Kembali, yaitu me-review keputusan yang telah disepakati untuk
melakukan perbaikan atau perubahan
13. Opsi, yaitu usulan/pendapat yang dikemukakan oleh peserta sidang untuk mendapatkan
suatu keputusan.
14. Afirmasi, adalah pendapat yang disampaikan oleh peserta sidang untuk memperkuat
pendapat yang telah di kemukakan sebelumnya.
15. Rasionalisasi, adalah argumentasi yang dilontarkan oleh peserta untuk memberikan
penjelasan logis terhadap pendapatnya.
Aturan Ketuk Palu
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan penggunaan palu sidang berkaitan dengan jumlah
ketukannya.
1. Satu Kali Ketukan
a. Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang;
b. Mengesahkan keputusan poin perpoin (keputusan sementara);
c. Menskorsing dan mencabut kembali skorsing yang waktunya tidak terlalu lama,
sehingga peserta tidak perlu meninggalkan tempat sidang;
d. Mencabut kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
e. Memberi peringatan kepada peserta sidang.

2. Dua Kali Ketukan

a. Menskorsing atau mencabut kembali skorsing dalam waktu yang cukup lama,
misalnya untuk lobbying, istirahat dan sebagainya yang waktunya 2 x 15 menit, dan
sebagainya.

3. Tiga Kali Ketukan

a. Membuka atau menutup sidang secara resmi.
b. Mengesahkan putusan final atau akhir sidang.

4. Ketukan Berulang-ulang
a. Menenangkan peserta sidang atau forum.

Macam-macam Interupsi (Interruption)

1. Interruption Poin of Order.
Dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan
dengan jalannya persidangan (jika pembahasan melebar atau tidak konsisten).
2. Interruption Poin of Clarification
Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang butuh
klarifikasi, agar tidak terjadi pendangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan
atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.
3. Interruption Poin of Information
Dilakukan untuk menyampaikan informasi tambahan yang dianggap membantu
maupun informasi yang sifatnya teknis.
4. Interruption Point of Personal Perivilege
 Dilakukan jika terdapat pendapat yang terlalu menyudutkan pihak tertentu diluar
substansi permasalahan.
5. Interruption of Explanation
Dilakukan untuk menjelaskan suatu pernyataan agar tidak ditanggapi keliru.

Pelaksanaan Interupsi

Interupsi dilaksanakan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah
minta izin dari presidium sidang. Interupsi diatas hanya berlaku selama tidak mengganggu
persidangan.