Teknik Persidangan Organisasi

Secara sederhana sidang bisa diartikan sebagai pertemuan untuk membicarakan sesuatu.
Sedangkan sidang dalam organisasi adalah pertemuan formal suatu organisasi untuk membahas
masalah tertentu agar menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan organisasi dengan
mengikuti mekanisme-mekanisme dan aturan yang jelas. Kebijakan dan keputusan dari persidangan
ini akan mengikat seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan. Keputusan yang
telah disepakati dalam persidangan sifatnya final, sehingga berlaku bagi pihak yang setuju maupun
tidak setuju, hadir atau tidak hadir dalam persidangan.
Dalam sebuah persidangan organisasi terdapat beberapa aturan atau mekanisme yang harus
dipatuhi, mekanisme-mekanisme yang dibuat dan diberlakukan dalam sebuah persidangan bertujuan
agar sidang yang dilaksanakan berjalan aman, aspiratif, dan demokratis. Oleh karena itu aturan main
sidang harus jelas dan bisa dipahami oleh semua peserta sidang.
Sebelum membahas tentang aturan main dan teknik persidangan, kita akan membahas
terlebih dahulu tentang jenis-jenis sidang dalam organisasi. Sidang di bagi kedalam beberapa bagian
yaitu:
1) Sidang Pleno
o Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan;
o Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang;
o Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee (panitia pengarah);
o Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan
Permusyawaratan.

2) Sidang Paripurna
o Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan;
o Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang;
o Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan
Permusyawaratan.

3) Sidang Komisi
o Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
o Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang
Pleno
o Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
o Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
o Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan
4) Sidang Sub Komisi
o Sidang Sub Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
o Sidang Sub Komisi adalah pembagian dari komisi yang ada untuk membahas hal yang lebih
spesifik dan detail
o Sidang sub komisi lebih terbatas dalam sidang komisi guna mematangkan materi lanjut dan
ketika sidang komisi dianggap cukup, maka tidak perlu diadakan sidang sub komisi.

Perangkat sidang:
1) Presidium atau pimpinan sidang terdiri dari :
o Ketua (Presidium 1)
o Anggota (Presidium 2)
o Anggota (Presidium 3)
Presidium Sidang mempunyai hak dan kewajiban yang sama dengan peserta penuh ditambah
dengan ketentuan sebagai berikut :
 Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang
dipandu oleh Panitia Pengarah;
 Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti
aturan yang disepakati peserta;
 Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan.

2) Peserta sidang (Quorum)

Peserta sidang adalah orang yang memiliki kepentingan untuk bersidang, berkewajiban
untuk mengikuti dan menjaga kelancaran jalannya persidangan (mentaati tata tertib). Peserta
sidang berhak mengajukan pertanyaan, pernyataan, penolakan dan meminta penjelasan,
klarifikasi mengenai suatu hal. Selain itu peserta sidang berhak pula untuk menggunakan
suaranya dalam pengambilan keputusan. Dengan kata lain segala sesuatu dapat terjadi dalam
persidangan asalkan atas kesepakatan peserta sidang, karena segala keputusan ada ditangan
peserta sidang.
Hak peserta penuh :
o Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada
pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
o Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
o Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
o Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta penuh :
o Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
o Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
Quorum adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakan, karena tingkat quorum
menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah
quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi dari sidang tersebut.
 Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ + 1
dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui konsensus)
Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil
diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan
Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang,
maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang sampai menemukan
selisih.

3) Peninjau
Peninjau adalah orang yang hadir dalam persidangan kecuali peserta dan pimpinan
sidang. Peninjau memiliki kewajiban yang sama dengan peserta sidang. Peninjau memiliki hak
yang sama dengan peserta sidang. Tetapi peninjau tidak dapat menggunakan hak suaranya dalam
pengambilan keputusan.
Hak Peninjau :
Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapatdan menajukan usulan kepada
pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
Kewajiban Peninjau:
o Mentaati tata tertib persidangan/ permusyawaratan
o Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

4) Notulensi
Bertugas untuk mencatat jalannya persidangan. Mencatat setiap usulan dan keputusan serta
merekapitulasi catatan sidang. Biasa ditugaskan pada presidium sidang III atau petugas khusus.

5) Ruangan sidang

6) Perlengkapan sidang
o Palu Sidang
Palu sidang adalah palu yang digunakan untuk menetapkan suatu keputusan, palu sidang
merupakan nyawa dari persidangan, karena walaupun keputusan telah disepakati, tidak akan
sah apabila tidak ada palu sidang untuk menetapkannya.
o Draft Sidang
Draft sidang adalah draft yang berisi permasalahan-permasalahan dan bahan yang akan
dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft tatib, AD/ART, dll yang disusun
sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus.
o Konsideran
Lembar konsideran adalah kertas yang berisi lembaran keputusan-keputusan apa saja yang
akan diambil dalam persidangan.
o Kursi
 o Pengeras suara
o Podium
o Laptop dan Printer
o Buku Notula

7) Tata tertib persidangan

Syarat – syarat pimpinan sidang (normative):

1) Mempunyai pengetahuan yang luas (cerdas);
2) Memahami atau mengetahui masalah yang akan dibahas;
3) Bijaksana/netral/demokratis;
4) Terampil memimpin sidang.

Tugas Pimpinan sidang :

1) Membuka dan menutup sidang;
2) Menjelaskan dan mengatur serta mengarahkan permasalahan agar fokus;
3) Membuat keputusan-keputusan.

Etika dan Aturan persidangan :

1) Disiplin;
2) Berbicara setelah adanya izin dari pimpinan sidang;
3) Interupsi/penyelaan/pemotongan pembicaraan dengan mengikuti aturan;
4) Saling menghormati dan menghargai antar peserta sidang;
5) Tidak menyinggung permasalahan Agama/Ras/Suku (dalam perdebatan);
6) Kerjasama antara pihak-pihak yang terkait dengan persidangan;

Skorsing/pemberhentian acara waktu persidangan

1) Sudah memasuki waktu istirahat yang sudah ditentukan
2) Digunakan untuk lobi atau komunikasi nonformal diluar persidangan
3) Untuk menghadapi keadaan darurat (chaos)
4) Refreshing (ketika menghadapi situasi yang stagnant dalam persidangan)

Ketukan palu sidang

1) 1 (satu) kali ketukan.
o Digunakan untuk perpindahan atau pergantian pimpinan sidang
o Digunakan untuk pengesahan putusan biasa point per point dan atau bab per bab (keputusan
sementara)
o Digunakan untuk skorsing dalam waktu yang tidak terlalu lama
Contoh: (1×5 menit, 1×15 menit, dst.)
o Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
 o Mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama (biasanya skor
1X??menit, dst.) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.

2) 2 (dua) kali ketukan

Digunakan untuk menskorsing waktu yang cukup lama. Misalnya istirahat, lobying,
sembahyang, dan makan.
Contoh: (2×5 menit, 2×15 menit, dst.)

3) 3 (tiga) kali ketukan

o Membuka dan menutup acara persidangan
o Pengesahan keputusan yang bersifat prinsipil atau pengesahan keputusan akhir secara
keseluruhan dari semua hasil persidangan (konsideran)

Macam-macam interupsi :
1) Interupsi point of order (digunakan apabila interupsi yang bersifat prinsipil)
2) Interupsi point of information (digunakan apabila ada informasi yang berhubungan dengan acara
persidangan)
3) Interupsi point of clarification (digunakan apabila ada klarifikasi yang berhubungan dengan
acara persidangan)
4) Interupsi point of personal privilege (digunakan untuk melakukan pembelaan yang bersifat
personal/privacy).

Istilah-Istilah atau Move-Move dalam Persidangan

1) Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu;
2) Lobbying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam
pengambilan keputusan;
3) Interruption atau interupsi (Memotong pembicaraan);
4) Walk out ialah keadaan tidak menyetujui dengan kesepakatan sidang karena persidangan sudah
tidak relevan dengan prinsip mereka dan memilih untuk keluar dari acara persidangan;
5) Kliring ialah memotong pembicaraan diatas interupsi;
6) Pending ialah memberhentikan sidang untuk sementara waktu dengan tujuan tertentu seperti
istirahat, lobby, penundaan sidang;
7) PK (Peninjauan kembali) ialah mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali
pembahasan/putusan yang telah ditetapkan.
Contoh kalimat yang dipakai oleh
Presidium Sidang
Membuka sidang
“Dengan nama Tuhan YME sidang pleno I saya nyatakan dibuka. ” atau
“Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. ”
tok…….tok…….tok

Menutup sidang
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil „Alamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.”
Tok……..tok……..tok

Mengalihkan pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.

Mengambil alih pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok

Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.

Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan” tok…….tok.

Memberi peringatan kepada peserta sidang

Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

Sumber terkait:
http://amirsyampa.blogspot.com/2011/12/materi-teknik-persidangan-organisasi.html
http://ariefhidayat90.wordpress.com/2012/01/31/tata-cara-bersidang-dalam-organisasi/
http://rizqisyawal.blogspot.com/2007/11/tata-cara-teknik-sidang.html

Diedit oleh : Asep Kusnandar,S.Pd.