TEKNIK PERSIDANGAN

1). PENDAHULUAN
Sidang atau persidangan adalah salah satu kelengkapan organisasi yang mutlak harus
dimiliki oleh setiap organisasi dimanapun dan apapun, karena ditangan persidangan inilah arah
dan tujuan organisasi tersebut ditentukan. Melalui sidang pulalah baik buruknya sebuah laju
organisasi dapat dievaluasi, sehingga lazimnya bagi sebuah organisasi, sidang memiliki kekuatan
hukum tertinggi dibandingkan dengan kelengkapan organisasi yang lainnya.

2). PENGERTIAN DAN TUJUAN

Secara umum sidang sendiri memiliki pengertian berkumpul, bermusyawarah dan
berunding (Muhammad Ali, Kamus Lengkap Bahasa Indonesia), sedangkan secara khusus
pengertian sidang dapat lebih dispesifikkan lagi tergantung siapa dan apa tujuan diadakan
persidangan.

Sidang merupakan forum tertinggi yang dihadiri seluruh anggota dan diselenggarakan
untuk mengevaluasi sekaligus membahas hal-hal yang bersifat krusial dan mendasar seperti
pembahasan landasan organisasi, pencabutan mandat dan pemberian mandat serta meminta
pertanggungjawaban mandataris.

Pelaksanaannya, untuk sidang umum maksimal 1 kali dalam satu periode kepengurusan,
sedangkan untuk sidang-sidang yang lain dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan organisasi
tersebut.

3). KELENGKAPAN SIDANG

Untuk melaksanakan sidang dibutuhkan beberapa kelengkapan, seperti :

1.  Pimpinan Sidang

Pimpinan sidang adalah orang yang bertindak memimpin persidangan, ia wajib mengatur
jalannya persidangan. Seorang pemimpin sidang dituntut untuk bersikap adil dan bijaksana
dalam menyikapi pendapat-pendapat yang berkembang dalam persidangan. Kesepakatan-
kesepakatan dalam persidangan ditetapkan.

Tugas presidium sidang yaitu mengatur jalannya sidang secara umum baik itu pengaturan
lalu-lintas pembicaraan, memberikan kesempatan berbicara, menjatuhkan sanksi, peringatan,
memberikan tekanan pada persoalan penting, menjelaskan rasionalisasi masalah dan sebagainya.

2. Peserta Sidang
Peserta dalam proses persidangan dibagi menjadi dua, yaitu peserta penuh dan peserta
peninjau. Peserta penuh adalah pengurus atau anggota penuh dalam suatu organisasi, sedangkan
peserta peninjau adalah orang-orang yang diundang, atau pihak-pihak yang bukan anggota penuh
namun hadir dalam persidangan.

1). Peserta Penuh

Peserta penuh adalah orang yang memiliki kepentingan untuk bersidang, berkewajiban
untuk mengikuti dan menjaga kelancaran jalannya persidangan (mentaati tata tertib). Peserta
penuh berhak mengajukan pertanyaan, pernyataan, penolakan dan meminta penjelasan,
klarifikasi mengenai suatu hal. Selain itu peserta sidang berhak pula untuk menggunakan
suaranya dalam pengambilan keputusan. Dengan kata lain segala sesuatu dapat terjadi dalam
persidangan asalkan atas kesepakatan peserta sidang, karena segala keputusan ada ditangan
peserta sidang.

A. Hak Peserta Penuh

1) Hak Bicara, yaitu hak untuk bertanya, mengeluarkan pendapat, mengajukan usulan kepada 
pimpinan sidang, baik secara lisan maupun secara tulisan.
2) Hak Suara, yaitu hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan.
3) Hak Memilih, yaitu hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan.
4) Hak Dipilih, yaitu hak untuk dipilih dalam proses pemilihan.

2). Peserta Peninjau

Peninjau adalah orang yang hadir dalam persidangan kecuali peserta dan pimpinan
sidang. Peninjau memiliki kewajiban yang sama dengan peserta sidang. Peninjau memiliki hak
yang sama dengan peserta sidang. Tetapi peninjau tidak dapat menggunakan hak suaranya dalam
pengambilan keputusan.

A. Hak Peserta Peninjau

1) Hak yang dimiliki oleh peserta peninjau hanyalah hak bicara.

3. Mekanisme Persidangan

Dalam praktek persidangan ada beberapa istilah yang sering digunakan baik oleh peserta
maupun oleh pimpinan sidang sebagai aturan tertib sidang diantaranya:

A). Ketukan palu sidang

Dalam persidangan, hal yang penting yang tidak bisa dipisahkan dari suatu proses
pengambilan keputusan yaitu palu sidang. Pentingnya palu sidang ini dari segi peran dan
fungsinya oleh karena itu sering disebut nyawa dari persidangan. Aturan ketukan palu sidang
untuk mengatur jalannya persidangan harus diperhatikan oleh seseorang pimpinan sidang agar
tidak membawa masalah berikutnya. Pimpinan sidang dituntut waswas dalam menentukan
ketukan palu sidang tersebut yang sebenarnya merupakan senjata bagi pimpinan sidang apabila
digunakan secara benar. Adapun aturan penggunaan adalah sebagai berikut :

Palu sidang diketuk 1 kali, artinya:

1. Menskor sidang satu kali…menit/jam/hari/dsb.

2. Menetapkan keputusan sementara.
3. Ketukan oleh pemimpin sidang atau presidium ketua yang akan melanjutkan dalam
mengambil alih sidang ( terjadi pada pergantian pemimpin sidang/majelis ketua)

Palu sidang diketuk 2 kali, artinya:

1. Menskor sidang 2 kali…menit/jam/hari/dsb

2. Menegur atau menerima perhatian peserta sidang.
3. Mencabut kembali / membatalkan kesepakatan terdahulu yang dianggap keliru (PK).
 4. Pada pergantian pimpinan sidang oleh pimpinan sidang atau majelis ketua yg sementara
memimpin sidang ( terjadi pada pergantian pemimpin sidang/majelis ketua)

Palu diketuk 3 kali, artinya:

1. Membuka sidang secara resmi.

2. Menutup secara resmi.
3. Menetapkan keputusan akhir.
4. Ketukan berkali-kali (Digunakan pada Saat menenangkan persidangan/perhatian ).

B). Contoh kalimat yang dipakai oleh pimpinan sidang

1). Membuka sidang

“Dengan mengucapkan Bismillah’hirohmanirohim / Puji Syukur kepada Tuhan maka saya
menyatakan Musyawarah Wilayah Ikatan Pelajar Anti Narkoba dengan resmi dibuka. “
tok…….tok…….tok”.

2). Menutup sidang

“Dengan mengucapkan Bismillah’hirohmanirohim / Puji Syukur kepada Tuhan maka saya
menyatakan Musyawarah Wilayah Ikatan Pelajar Anti Narkoba dengan resmi ditutup “
tok…….tok…….tok”.

3). Mengalihkan pimpinan sidang

“Dengan mengucapkan Bismillah’hirohmanirohim / Puji Syukur kepada Tuhan , maka dengan
ini saya serahkan palu sidang kepada pimpinan sidang/majelis ketua berikutnya” “tok …tok”.

4). Mengambil alih pimpinan sidang

“Dengan mengucapkan Bismillah’hirohmanirohim / Puji Syukur kepada Tuhan maka dengan ini
palu sidang saya terima, sidang saya lanjutkan “ tok..”.

5). Menskorsing sidang

“Dengan ini sidang saya skors 1 kali 5 menit dari pukul 12.00 – 12.15” tok………. (peserta tetap
berada didalam ruangan Sidang. Ini aturan khusus untuk waktu 1 x….menit)
“ Dengan ini sidang saya skors 2 kali 15 Menit dari pukul 12.00 – 12.30” tok……..tok. (Peserta
diperbolehkan meninggalkan ruangan sidang)

6). Mencabut skorsing

“Dengan memperhatikan jumlah yang sudah Quorum, dan waktu skorsing telah habis, maka
skors saya cabut dan sidang dilanjutkan“ “tok…….tok”.

7). Mencabut kembali / membatalkan kesepakatan terdahulu yang dianggap keliru (PK).
“ Dengan adanya pengajuan perbaikan kembali ( PK ) dari saudara………..pada poin,
pasal,Bab tersebut saya nyatakan untuk di PK. “tok…tok “

4). Draft Sidang

Draft sidang adalah draft yang berisi permasalahan-permasalahan yang akan dibahas
dalam persidangan.

5). Lembar Konsideran

Lembar konsideran adalah kertas yang berisi lembaran keputusan-keputusan apa saja
yang akan diambil dalam persidangan.Namun, selain hal-hal diatas masih ada beberapa
kelengkapan yang diperlukan dalam persidangan, seperti ruangan, kursi, meja, taplak serta
kelengkapan lain yang dibutuhkan.

6). Jenis Persidangan

1). Sidang Pleno
Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committe
Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan
Permusyawaratan
2). Sidang Paripurna
Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan
Permusyawaratan

3). Sidang Komisi

Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno
Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

7). Ketentuan Sidang

Dalam persidangan ada beberapa ketentuan mendasar yang harus dipahami oleh
pimpinan, peserta dan peninjau sidang, diantaranya :

1. Serah Terima Pimpinan Sidang

Dalam serah terima tersebut kedua belah pihak berdiri berhadapan, kemudian pihak yang
menyerahkan mengetuk palu sidang kemeja 1 kali kemudian berkata “dengan mengucap
Bismillahirrohmannirrahim palu sidang saya serahkan”. Kemudian pihak penerima menerima
palu sidang lalu mengetuk palu sidang kemeja 1 kali lalu berkata “dengan mengucap
Bismillahirrohmannirrahim palu sidang saya terima”. Selanjutnya sidang dapat dilanjutkan
kembali.

2. Interupsi
Interupsi adalah menyela atau meminta waktu kepada pimpinan sidang untuk berbicara dan
menemukakan pendapat. Dalam persidangan, umumnya terdapat beberapa jenis tingkatan
interupsi, yaitu :

1. Interupsi point of order (meminta kesepakatan untuk berbicara): Istilah ini digunakan

oleh peserta sidang manakala yang diintrupsi, baik peserta lain maupun pimpinan sidang,
dipandang melakukan pembicaraan yang menyimpang dari masalah yang dibicarakan.
 2. Interupsi Point of information (meminta atau memberikan penjelasan): Digunakan untuk
berbicara (mengemukakan pendapat) bersifat umum mengenai suatu hal, juga dapat
digunakan untuk bertanya dan meminta kejelasan. Juga dapat digunakan apabila ingin
memberikan suatu informasi yang berkaitan dengan permasalah yang sedang dibahas.
Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang pertama.
3. Interupsi point of clarification (minta diperjelas) : Digunakan apabila ingin
mengklarifikasi suatu permasalahan. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi
dari yang kedua.
4. Interupsi Point of Question (pertanyaan), interupsi yang digunakan untuk menanyakan sesuatu
hal dalam forum
5. Interupsi point of personal previllage (permintaan untuk pembersihan nama): Digunakan
apabila akan mengajukan ketersinggungan terhadap seseorang ataupun sesuatu hal.
Interupsi ini memiliki tingkatan yang tertinggi, dengan kata lain siapapun yang
mengajukan interupsi ini harus lebih diperhatikan
8). Istilah Dalam Persidangan
A). Skorsing

Skorsing adalah pengambilan waktu rehat dalam persidangan untuk keperluan tertentu,
misalkan terjadi dead lock (kebuntuan) dalam persidangan dan untuk meencairkan suasana
diamblilah langkah skorsing. Lamanya skorsing ditentukan oleh pimpinan sidang atas
persetujuan peserta sidang dengan ketentuan sebagai berikut :

1.) Skorsing terbatas,

Skorsing yang lama waktunya ditentukan, contohnya 2×2,5 menit, 2×5, 2×10 menit, dan
seterusnya tergantung kebutuhannya. Untuk skorsing terbatas ini lazimnya diawali dengan
perkataan “skorsing 2x…menit dibuka” atauapabila waktu skorsing yang disepakati terhitung
lama boleh juga menggunakan “skorsing sampai…dibuka”.

2). Skorsing tak terbatas,

Skorsing diambil disebabkan oleh suatu hal darurat yang terjadi dalam persidangan,
sehingga menyebabkan lamanya waktu skorsing tidak dapat ditentukan. Lazimnya diawali
dengan perkataan “skorsing untuk waktu yang tidak terbatas dibuka”.
B). Pembekuan Sidang
Langkah yang diambil apabila sidang, dikarenakan suatu hal terus menerus mengalami
kebuntuan (dead lock terus-menerus) dan setelah melalui jalan skorsing tak terbataspun tetap saja
mengalami kebuntuan. Bila hal ini terjadi, pimpinan sidang atas persetujuan peserta sidang
berhak membekukan sidang, dengan catatan ini adalah langkah terakhir yang diambil setelah
semua usaha yang dilakukan tetap tidak membuahkan hasil. Apabila hal ini dilaksanakan (sidang
dibekukan), maka secara otomatis organisasi yang bersangkutan pun akan ikut membeku.

C). Lobbying

Merupakan tahapan persidangan yang dilakukan ketika proses tahapan justifikasi tak
berhasil membuat salah satu pihak pengopsi mencabut opsinya atau dalam kata lain masing-
masing pihak tetap bersikukuh atas opsinya masing-masing.

Dalam praktek tahapan lobbying, presidium sidang sebagai pihak penengah memanggil
pihak-pihak yang saling memegang teguh opsinya. Kemudian dengan presidium sidang sebagai
penengah masing-masing pihak diberi kesempatan waktu untuk berunding terkait jalan penengah
perbedaan opsi masing-masing dengan disaksikan oleh peserta sidang.

sehingga melalui tahapan ini masing-masing pihak yang opsinya kuat dapat secara face to
face. Adapun waktu batasan lobbying dapat ditentukan dengan kebijaksanaan pimpinan sidang
yang telah disepakati oleh peserta sidang. Dalam prakteknya pimpinan sidang harus mampu
bersikap netral dan tidak memihak salah satu pihak terkait kelebihan dan kekurangan suatu opsi.

Melalui tahapan lobbying inilah memungkinkan terjadinya pencabutan ospi dari suatu
pihak karena pihak tersebut memutuskan untuk meleburkan diri pada opsi dari pihak lain atas
dorongan alasan yang lebih baik dan rasional.

Akan tetapi jika tahapan lobbying masih gagal mencari titik temu atau masing-masing
pihak saling berikeras memegang opsi masing-masing, maka tahapan berlanjut menuju tahapan
“votting” yang menjadi tahapan akhir.
D). Voting

Merupakan langkah terakhir penentuan pemakaian suatu opsi dalam sebuah topik
pembahasan pada persidangan, dimana tahapan ini dilakukan tatkala prosedur penentuan opsi
dari tahapan afirmasi, justifikasi, hingga lobbying gagal mencari titik temu, dengan kata lain
masing-masing pengopsi tetap tegas memegang opsi masing-masing.

Adapun votting dilakukan secara serentak antar keseluruhan peserta sidang dengan
presidium sidang sebagai penengah. Melalui tahapan votting inilah opsi yang mendapat suara
teratas akan otomatis dipakai dalam pembahasan suatu topik pada persidangan.

Namun jika tahapan votting gagal mencari titik temu maka dilaksanakan votting bagian
kedua dari keseluruhan peserta sidang dengan memberikan kesempatan pada masing-masing
pihak pengopsi untuk memberikan sekali lagi alasan pentingnya opsi tersebut tanpa menjatuhkan
opsi pihak lain.

Namun jika votting kedua ini masing-masing opsi tetap berimbang maka keputusan
diserahkan kepada pimpinan sidang sebagai pemimpin tertinggi persidangan untuk diambil
keputusan secara bijaksana dengan alasan rasionalitas yang tinggi.

E). PK (Peninjauan Kembali)

Merupakan istilah persidangan yang ditujuakan untuk meninjau kembali sebuah hal yang
luput dari pembahasan suatu topik atau bab dalam persidangan, sedang suatu topik atau bab
tersebut telah menghasilkan kesepatan terkait suatu opsi yang telah disepakati bersama. 

Adapun cara mengajukan sebuah “PK (Peninjauan kembali)” terlebih dahulu harus
mengerti tentang prosedural persidangan yang telah ditetapkan bersama pada awal persidangan,
khususnya terkait pembahasan PK (Peninjauan Kembali) apakah PK diletakkan pada akhir
pembahasan suatu bab, atau pada sesi akhir keseluruhan bab sebelum ketetapan ditanda tangani,
atau justru dapat dilakukan disembarang waktu. 
 Adanya suatu PK (Peninjauan Kembali) yang muncul tidak serta merta diterima oleh
presidium sidang melainkan harus ditanyakan kepada peserta sidang apakah PK dapat diterima
atau tidak.

Jika diterima, suatu PK (Peninjauan kembali) akan secara otomatis menjadi sebuah opsi
dan persidangan dapat dilanjutkan dengan pemilihan opsi mana yang dipakai, apakah opsi hasil
kesepakatan pertama atau justru opsi yang lahir dari suatu PK (Peninjauan Kembali). Pemilihan
opsi mana yang dipakai menggunakan tahapan sebagaimana dijelaskan diatas (Afirmasi,
Justifikasi, Lobbying, dan Votting).

F). Quorum
Jumlah minimum anggota yang harus hadir dalam rapat, majelis, dsb. (biasanya lebih dari
separuh jumlah anggota) agar dapat mengesahkan suatu putusan
1. Persidangan dinyatakan syah / quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari
peserta yang terdaftar pada Panitia (OC)
2. Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil
melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan

9.) Model Persidangan

Ada beberapa bentuk / model persidangan, antara lain yaitu:

1). Bentuk U / tapal kuda

Merupakan bentuka persidangan yang paling efektif karena semua peserta sidang bisa
benar-benar terfokus perhatiannya. Hal ini merupakan salah satu kelebihan dari bentuk
persidangan ini.

2). Bentuk lingkaran

Bentuk persidangan seperti ini memiliki kelemahan, yaitu tidak dapat debedakan secara
tegas antara pemateri, moderator, dan notulen dengan para peserta sidang. Contoh forum yang
pernah menggunakan bentul persidangan seperti ini yaitu Konferensi Meja Bundar (KMB).
3). Bentuk berbanjar

Kelemahan dari bentuk persidangan seperti ini yaitu peserta yang duduk di belakang
kemungkinan besar tidak fokus terhadap forum tersebut. Contohnya yaitu pada acara-acara
seminar pada umumnya.

4). Bentuk komisi

Untuk bentuk persidangan seperti ini, memiliki kelemahan pula, yaitu jarak antar komisi yang
berdekatan akan menyebabkan kurangnya konsentrasi / bahkan tidak adanya konsetrasi dari
pemateri sidang maupun pesertanya.