Teknik Persidangan

Iklan
Pendahuluan
Wadah serta proses kerjasama sejumlah manusia yang terkait dalam hubungan
formal dalam rangkaian hirarki untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan se
bagai sebuah organisasi. Dalam pencapaian tujuan itu sendiri ditentukan dalam
proses manajemen organisasi yang merupakan strukutur sistem kerja yang tela
h disepakati bersama. Sistem kerja yang tertuang dalam struktur dan mekanis
me kerja organisasi menjadi landasan dan formulasi dalam pengambilan kebija
kan internal ataupun eksternal, dan distribusi kewenangan serta tanggung jawab
yang jelas pada kepengurusan organisasinya.

Dalam melaksanakan seluruh aktivitasanya guna mencapai tujuan, senantiasa be

rtitik tolak pada peraturan-peraturan (hasil musawarah) yang telah diputuskan o
leh organisasi. Dan biasanya keputusan yang menjadi konsep kinerja organisasi
yang berbuah keputuan ini ditetapkan dalam sebuah forum musyawarah organi
osai atau yang biasa di kenal dengan sidang organisasi.

Penguasaan dan tata cara persidangan ini merupakan pengetahuan yang semesti
nya dimiliki oleh pemimpin ataupun anggota organisasasi, karena persidangan a
kan menghasilkan sebuah keputusan-keputusan yang dijadikan aturan sevbagai
pengikat anggota organisasi. Selain itu dalm persidangan organisasi juga mengi
ndahkan kaedah-kaedah, sehingga dalam pengambilan keputusanya memperhitu
ngkan dari tujuan organisasi tersebut, dan dapat menjadi kebermanfaatan bersa
ma.

Pengertian Persidangan
Sidang adalah pertemuan formal suatu organisasi guna membahas permasalahan
dalam upaya untuk menghasilkan keputusan kebijakan organisasi.

Macam-Macam Sidang
Ditinjau dari segi pesertanya atau instansi pengambilan keptusan, sidang di bag
i menjadi sebagai berikut:
Sidang Pleno

Sidang Komisi

Sidang Sub Komisi

Sidang ditinjau dari jabatan terbagi menjadi:
Kongres/Muktamar/Munas/Mubes/Umum

Musyawarah Daerah

Konferensi

Rapat Tahunan Anggota

Rapat Kerja

Syarat-syarat/Unsur-unsur Persidangan
Tempat/Ruang Sidang

Waktu sidang

Acara Sidang

Peserta Sidang

Perlengkapan

Tata tertib sidang

Pimpinan dan sekretaris sidang

Keputusan/Kesimpulan sidang

Tempat Sidang
Sebagai pertemuan formal, sidang memerlukan tempat yang memadai, agar sid
ang berjalan dengan lancar dan tertib, serta tujuan yang dikehendaki dapat terc
apai. Karena itu,persyaratan di bawah ini perlu mendapat perhatian, seperti:
Tempat yang cukup luas.

Ruangan bersih dan sehat.

Keamanan harus terjamin serta tersedia sarana pengunjung lainya.

Waktu Sidang
Sebelum sidang dilaksanakan, faktor waktu sudah menjadi pertimbangan. Karen
a itu, persyaratan di bawah ini perlu disiplin waktu bagi semua pihak (Majelis
Sidang) merupakan salah satu faktor yang turut menentukan kelancaran tercapai
nya tujuan dalam sidang.
Oleh sebab itu, waktu sidang hendaknya di tentukan sebaik mungkin, sehingga
tidak memberatkan dan menjenuhkan para peserta sidang, seperti lamanya wakt
u sidang, waktu istirahat, waktu shalat, waktu makan, dan lain sebagainya.
Perlengkapan/Peralatan Sidang
Dalam melaksanakan persidangan, peralatan yang dibutuhkan hendaknya dipenu
hi, seperti:
Palu Sidang

Kursi dan Meja Sidang

Podium

Pengeras suara (jika diperlukan)

Draf-draf pembahasan sidang

Tata Tertib Sidang

Agar acara persidangan berjalan dengan lancar, maka diperlukan tat tertib yang
mendukung demi terciptanya kelancaran acara tersebut. Dengan demikian perl
u disususn tata tertib yang menyangkut:
Hak dan kewajiban peserta sidang

Peraturan mengenai keputusan sidang

Peraturan hak suara dalam persidangan

Peraturan pemilihan sidang dan sebagainya

Pimpinan Sidang
Sukses atau tidaknya sidang, sangat ditentukan pada pimpinan sidang. Oleh kar
ena itu, ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pimpinan sidang, antara
lain:
Mengarahkan sidang dalam menyelesaikan masalah.

Menjelsakan maslah yang akan dibahas.

Memberikan kesempatan kepada para peserta untuk menyampaikan pe

ndapat atau gagasan serta menyampaikan aspirasinya.
 Peka terhadap maslah yang berkembang.

Tidak mudah terpancing emosionalnya dan tidak memaksakan kehend

aknya.

Menyimpulkan dan menjelaskan hasil-hasil keputusan yang diambil se

rta mengusahakan untuk mendapat kesempatan dalam pengambilan keputu
san.
Syarat-syarat Pemimpin Sidang
Mempunyai sikap leadership

Mempunyai pengetahuan yang cukup

Bijaksana dan bertanggung jawab

Sikap Pemimpin Sidang

Simpatik dan menarik

Disiplin

Sopan dan hormat dalam kata-kata dan perbuatan

Bersikap adil dan bijaksana terhadap peserta

Menghargai pendapat orang lain (peserta)

Sebab-Sebab menjadi Pimpinan Sidang

Karena jabatan atau kedudukan

Ditinjau oleh atasan

Ditinjau/dipilih oleh peserta

Sekretaris dan Anggota Sidang

Untuk membantu kelancaran jalanya persidangan dan menjaga kemungkinan-ke
mungkinan yang terjadi dalam sidang,maka diperlukan anggota atau sekretaris s
idang untuk mencatat jalanya acara dan masalah-masalah yang berkembang dip
ersidangan, sehingga memudahkan untuk menganalisa dan kemungkinan peninj
auan kembali, baik sebelum maupun sesudah diambil keputusan.
Keputusan Sidang
Keputusan/Kesimpulan sidang merupakan hasil dari seluruh proses dan pelaksa
naan persidangan setelah diformulasikan dari semua pendapat peserta sidang ya
ng kemudian disepakati bersama. Dan keputusan inilah yang kemudian dijadika
n bahan atau landasan bagi anggota organisasi dalam pengembanganya.

Pengambilan Keputusan
Agar keputusan tidakbertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi,mak
keputusan harus diambil dengan jalan musyawarah dan mufakat. Karena itu lan
gkah-langkah untuk mengambil keputusan bisa dilakukan dengan sistem demok
rasi (suara terbanyak), prinsip aklamasi dan berdasarkan kompromi (lobiying),
yaitu dimana para peserta dan pimpinan sidang terdapat kesepakatan. Untuk me
ngacu kea rah prinsip-prinsip itu di atas, dalam sidang dilakukan proses:
Kualifikasi : Saling menyatakan pendapat diantara peserta.

Interpretasi : Penafsiran pendapat agar diperoleh kejelasan.

Motivikasi : Penggunaan alasan yang logis.

Integrasi : Pernyataan semua pendapat, sebagai kesimpulan ya

ng dapat diterima oleh peserta sidang, serta dijadikan sebagi keputusan si
dang.
Move-move Persidangan
Dalam persidangan bisa muncul move-move yang dapat meramaikan persidang
an, bahkan digunakan sebagai alat untuk menenangkan sidang seperti:
1. Schorsing (penundaan) untuk sementara atau dalam waktu tertentu.
2. Lobiying (obrolan-obrolan) antara peserta dan pimpinan sidang dalam
waktu tertentu, untuk mencari kesesuaian faham yang tidak dapat diambil
dalam persidangan. Kedua point ini, juga dilakukan apabila dalam persida
ngan mengalami jalan buntu, atau peserta sidang mengalami kelelahan,ma
ka dilakukan shorsing.
3. Interupsi (memotong pembicaraan)
Dalam persidangan sering terjadi usaha pemotongan pembicaraan dari seorang
peserta terhadap peserta lainya atau pimpinan sidang sekalipun. Dalam upaya i
nilah digunakan istilah “interupsi” yang pada hakekatnya meminta kesempatan
untuk berbicara. Dalam HMI ada 4 istilah interupsi yang sering berkembang da
lam setiap persidangan, yaitu:
1) Interuption point of order (meminta kesempatan untuk berbicara). Istilah in
i digunakan oleh peserta sidang manakala yang interuksi, baik itu pada pserta l
ain atau pimpinan sidang, diapndang melakukan pembicaraan yang menyimpan
g dari masalah yang dibicarakan.
2) Interuption point of information (meminta atau member penjelasan) Pemot
ongan seperti ini dapat dilakukan peserta terhadap peserta lain atau pimpinan si
dang, untuk diberikan dan atau memberikan informasi sebagai pelengkap dari a
pa yang telah disampaikan.
3) Interuption point of clarification (meminta diperjelas). Hal ini dilakukan un
tuk memperjelas masalah, agar tidak terjadi perdebatan pendapat yang menajam
dalam persidangan.
4) Interuption point of personal prevelage (permintaan untuk pembersihan na
ma)
Dalam persidangan, palu sidang mempunyai peranan penting untuk kelancaran
sidang. Mulai dari penempatan, pemegangan sampai pada penggunaan/ketukann
ya pula mempunyai etika sendiri. Salah menggunakan atau mengetukan palu si
dang bisa mengakibatkan ketegangan-ketegangan diantara audiens yang ada. Ad
apun penggunaan atau ketukan-ketukan palu sidang adalah sebagai berikut:
Satu kali (1X) ketukan, digunakan untuk:
1. Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
2. Mengesahkan keputusan sidang point demi point.
3. Memberikan perhatian ke peserta sidang untuk tidak gaduh.
4. Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang hanya satu kali
15menit.
5. Mencabut kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap kelir
u.

Dua kali (2X) ketukan, digunakan untuk:

Schorsing sidang yang lamanya 2×15 atau 2×30 menit atau lebih tiga kali (3x)
ketukan digunakan:
1. Membuka/menutup sidang atau acara sidang.
2. Mengambil keputusan mengesahkan hasil sidang akhir secara keseluruh
an.

Contoh-contoh dalam menggunakan ketukan palu :

Membuka acara sidang
“Dengan mengucap Bismillahirrahmanirrahim, sidang/acara ……….. secara resmi
saya buka/dibuka”. (tok, tok, tok)

Menutup sidang acara resmi

“Dengan mengucap Alhamdulillah, hasil sidang/rapat dinyatak sah”. (tok, tok, t
ok)

Pengesahan keputusan
“ Dengan membaca Alhamdulillahirabil’alamin, hasil sidang/rapat dinyatakan sa
h”. (tok, tok, tok)

Menshorsing/mencabut schorsing
“Dengan membaca Bismillah….. sidang kita schor/ditunda selama 1 ×15 menit,
(Tok), /”2×15 menit/ “2×24 jam”, (tok-tok), atau schorsing kita cabut/sidang di
buka kembali (tok)

Menerima dan menyerahkan palu sidang

“Dengan membaca Bismillah, palu sidang saya terima ” ( ketuk 1x), kemudian
mebca salam. Atau “dengan membaca Alhamdulillah. saya serahkan palu sidan
g kepada presidium/pimpinan sidang …….. (yang lain…..”(1x), kemudian menguc
apkan salam
Mengesahkan keputusan sidang point per point (1x) dan lain-lain.

#Tulisan
Iklan ini diambil dan diedit kembali dari modul Latihan Kader I HMI

HMI Kom. Insan Cita

Periode 2002-2003
Ketua Umum
Iklan

Achank H.Badriawan