INSPIRATOR MUDA

Jumat, 04 Mei 2012

TEKNIK PERSIDANGAN HMI

A.      Pendahuluan
Setiap persekutuan (perkumpulan) dua orang atau lebih yang bekerja  sama
untuk mencapai tujuan bersama dan terikat dalam suatu ikatan hirarkis, di mana
senantiasa terdapat hubungan antar sesama (atasan dan bawahan) disebut
organisasi. Karena itu, secara hirarkis organsasi merupakan wadah kegiatan
administrasi. Manajemen dan proses antar personil yang ada didalamnya.
Dalam melaksanakan seluruh aktivitasnya, sebagai upaya untuk mencapai
tujuan yang bersama organisasi itu, senantiasa bertitik tolak pada peraturan-
peraturan (hasil keputusan musyawarah) yang telah ditanamkan dalam organisasi
dan dijiwai oleh seluruh anggotanya. Keputusan-keputusan yang diambil dalam
persidangan tentunya merupakan kebijaksanaan organisasi yang harus ditaati oleh
anggotanya.
Penguasaan tata cara persidangan merupakan pengetahuan yang
semestinya dimiliki oleh setiap pemimpin maupun anggota organisasi, karena
persidangan akan melahirkan keputusan-keputusan merupakan faktor dominan
dalam menentukan laju organisasi, bahkan pemerintahan dan kehidupan
masyarakat banyak. Selain itu, persidangan dalam segala aspeknya merupakan hal
yang harus senantiasa diperhatikan, manakala suatu organisasi yang tidak mau
terjebak oleh keputusan-keputusan yang kaku atau mungkin merugikan orang
banyak.

B.       Teknik persidangan

a.    Pengertian Persidangan
 Sidang adalah pertemuan formal suatu organisasi guna membahas
masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan sebagai sebuah
kebijakan.
 
b.    Macam-Macam Sidang
Ditinjau dari segi pesertanya (Instansi Pengambilan keputusan) Sidang,
Sebagai Berikut:
      Sidang Pleno
      Sidang Komisi
      Sidang Sub Komisi

Sidang ditinjau dari struktur (Jabatan) organisasi terbagi menjadi

beberapa macam antara sebagai berikut:
      Kongres / Muktamar / Munas / Mubes
      Musyawarah Daera (MUSDA)
      Konferensi
      Rapat Tahunan Anggota
      Rapat Kerja
      Rapat Presidium

c.         Syarat-Syarat / Unsur-Unsur Persidangan

         Tempat / Ruang sidang
         Waktu sidang
         Acara sidang
         Peserta sidang
         Perlengkapan sidang
         Tata tertib sidang
         Pimpinan dan sekretaris sidang
         Kesimpulan/ keputusan sidang

-            Tempat Sidang

 Sebagai pertemuan formal, sidang memerlukan tempat yang memadai,
agar sidang berjalan dengan lancer dan tertib, serta tujuan yang dikehendaki dapat
tercapai. Karena itu, persyaratan di bawah ini perlu mendapat perhatian, seperti:
        Tempat yang representative (ruangannya luas)
        Ruangan harus bersih dan sehat
        Keamanan harus terjamin serta tersedia saran pengunjung lainnya.

-            Waktu Sidang

Sebelum sidang dilaksanakan, faktor waktu sudah menjadi
pertimbangan. Karena itu, disiplin waktu bagi semua pihak (majelis sidang)
merupakan salah satu faktor yang turut menentukan kelancaran tercapainya tujuan
dalam sidang.
Oleh sebab itu, waktu sidang hendaknya ditentukan sebaik mungkin,
sehingga tidak memberatkan dan menjenuhkan para peserta sidang, seperti
lamanya sidang, waktu istirahat, waktu sholat, dan lain sebagainya.     

-            Perlengkapan Sidang

Dalam melaksanakan persidangan, yang harus diperhatikan adalah
beberapa perlengkapan yang sering dilakukan dalam persdiangan antara lain
sebagai berikut:
        Palu Sidang
        Kursi dan Meja Sidang
        Podium
        Pengeras Suara dan lain-lain

-            Tata Tertib Sidang

Agar acara persidangan berjalan dengan lancar, maka diperlukan
tata tertib yang mendukung terciptanyakelancaran tersebut. Dengan demikian
perlu disusun tata tertib yang menyangkut:
        Hak dan kewajiban peserta sidang
        Peraturan mengenai keputusan sidang
        Peraturan hak suara dalam persidangan
         Peraturan pemilihan pemimpin siding dan sebagainya

-            Pimpinan dan Sekretaris Sidang

Pimpinan sidang adalah salah seorang yang memimpin jalannya
persidangan, dan dipilih dari dan oleh pengurus serta anggota. Sehingga sukses
tidaknya sebuah persidangan tergantung dengan pimpinan sidang yang memimpin
persidangan. Oleh karena itu ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh
pimpinan sidang, antara lain  sebagai berikut:
   Mengarahkan sidang dalam menyelesaikan masalah
   Menjelaskan masalah yang akan dibahas
   Memberikan kesempatan kepeda para peserta untuk  menyampaikan pendapat atau
gagasan serta menyalurkan aspirasinya
   Peka terhadap masalah yang  berkembang
   Tidak mudah terpancing (emosional) dan tidak memaksakan kehendaknya
   Menyimpulkan dan menjelaskan hasil-hasil keputusan yang diambil serta
mengusahakan untuk mendapat kesepakatan dalam pengambilan keputusan
Sedangkan sekretaris/notulen adalah seorang yang bertugas mencatat
semua hasil rekomendasi maupun keputusan yang dihasilkan dalam persidangan
dan segala hal yang menyangkut dalam persidangan seperti peninjauan kembali,
atau hal-hal lain yang urgen untuk dibahas dalam persidangan.    
Syarat-syarat pimpinan sidang
           Mempunyai sikap leadership
           Mempunyai pengetahuan yang cukup
           Bijaksana dan bertanggung jawab
           Peka terhadap situasi dan cepat untuk mengambil inisiatif dalam situasi kritis 

Sikap Pimpinan Sidang

   Simpatik dan menarik
   Disiplin
   Sopan dan hormat dalam kata-kata dan perbuatan
   Bersikap adil dan bijaksana terhadap peserta
   Menghargai pendapat orang lain (peserta)
 Sebab-Sebab menjadi Pimpinan Sidang
           Karena jabatan atau kedudukan
           Hasil rekomendasi dan keputusan pengurus harian/presidium
           Di pilih oleh peserta siding

-            Keputusan Sidang/Kesimpulan

Keputusan atau kesimpulan sidang merupakan hasil dari seluruh proses
dan pelaksanaan persidangan setelah diformulasikan dari semua pendapat peserta
sidang yang kemudian disepakati bersama. Dan keputusan inilah yang kemudian
dijadikan bahan atau landasan bagi anggota organisasi dalam pengembangannya.  

d.             Pengambilan Keputusan

Agar keputusan tidak bertentangan dengan kehendak dan tujuan
organisasi, maka keputusan harus diambil dengan jalan musyawarah dan mufakat.
Karena itu langkah-langkah untuk mengambil keputusan bisa dilakukan dengan
sistem demokrasi (suara terbanyak), prinsip aklamasi dan berdasarkan kompromi
(Lobying), yaitu dimana para peserta dan pimpinan sidang terdapat kesepakatan.
Untuk mengacu kearah prinsip-prinsip diatas, dalam siding dilakukan proses :
           Kualifikasi            : Saling menyatakan pendapat diantara peserta
           Interpretasi           : Penafsiran pendapat agar diperoleh kejelasan
           Motivikasi            : penggunaan alasan yang logis
           Integrasi   : Pernyataan semua pendapat, sebagai kesimpulan yang dapat diterima
oleh peserta sidang, serta dijadikan sebagai keputusan sidang  

e.     Move-Move Persidangan

Dalam persidangan bisa muncul move-move yang dapat meramaikan
persidangan, bahkan digunakan sebagai alat untuk memenangkan siding, seperti:
a.         Schorsing (Penundaan) untuk sementara atau dalam waktu tertentu
b.         Lobying (obrolan-obrolan) antara peserta dan pimpinan sidang dalam waktu
tertentu, untuk mencari kesesuaian paham yang tidak dapat diambil dalam
persidangan. Kedua poin ini juga dilakukan apabila dalam persidangan mengalami
jalan buntu, atau peserta sidang mengalami kelelahan maka dilakukan schorsing.
c.         Interuption (Memotong pembicaraan)    

Dalam persidangan, sering terjadi usaha pemotongan pembicaraan dari

seorang peserta terhadap peserta lainnya atau pimpinan sidang sekalipun.  Dalam
upaya inilah digunakan istilah “intrupsi” yang pada hakekatnya meminta
kesempatan untuk berbicara. Ada empat istilah intrupsi yang sering berkembang
dalam setiap persidangan, yaitu:
a.         Interruption poin of order (meminta kesempatan untuk berbicara). Istilah ini
digunakan oleh peserta sidang manakala yang di intrupsi, baik peserta atau
pimpinan sidang, dipandang melakukan pembicaraan yang menyimpang dari
masalah yang dibicarakan.
b.         Interruption poin of information (meminta atau memberikan penjelasan),
Pemotongan seperti ini dapat dilakukan peserta terhadap peserta lain atau
pimpinan sidang, untuk diberikan atau memberikan informasi sebagai pelengkap
dari apa yang telah disampaikan.
c.         Interruption poin of clarification (minta diperjelas), hal ini dilakukan untuk
memperjelas masalah, agar tidak terjadi perdebatan pendapat yang menajam
dalam persidangan.
d.        Interruption poin of personal prevelage (permintaan untuk pembersihan nama).
               
f.     Prosedur Dan Contoh Dalam Pengetukan Palu
Dalam persidangan, palu sidang mempunyai peranan penting untuk
kelancaran sidang. Mulai dari penempatan, pemegangan sampai pada
penggunaan / ketukannya pula mempunyai etika sendiri, apabila salah
menggunakan atau mengetukan palu sidang bisa mengakibatkan ketegangan-
ketegangan diantara audien yang ada. Adapun penggunaan atau ketukan-ketukan
palu sidang adalah sebagai berikut:

  Satu kali (1x) ketukan digunakan untuk :

1.    Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang
2.    Mengesahkan keputusan poin per-poin
3.    Memberikan perhatian peserta sidang untuk tidak gaduh
 4.    Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 1x15
menit
5.    Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
Contoh dalam menggunakan palu antara lain sebagai berikut:
  Menerima dan Menyerahkan Pimpinan Sidang
Dengan mengucapkan lafadz Bismillah………… palu sidang saya
terima, ketuk palu 1x (tok,,,,,) kemudian mengucapkan salam. Atau dengan
mengucapkan lafadz Alhamdllah………… palu sidang saya serahkan kepada
pimpinan siding/presidium sidang yang lain, ketuk palu 1x (tok,,,,).
  Mengesahkan keputusan poin per-poin
Apakah sepakat / setuju didalam forum sidang ini tidak boleh
merokok. Apabila peserta menyatakan sepakat / setuju maka ketuk palu 1x
(tok…..).
  Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 1x15 menit
Dengan mengucapkan lafadz Bismillah………… sidang saya schor /
Schorsing saya buka selama 1x15 menit dari pukul…… s/d pukul….. ketuk palu
1x (tok,,,,). Atau dengan mengucapkan lafadz Alhamdllah………… Schorsing saya
tutup , ketuk palu 1x (tok,,,,).

  Dua kali (2x) atau Tiga kali (3x) ketukan digunakan untuk :
1.    Membuka/menutup sidang atau acara sidang
2.    Mengambil keputusan dan mengesahkan hasil sidang akhir secara keseluruhan
3.    Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 2x15 atau
2x30 menit.
Contoh dalam menggunakan palu antara lain sebagai berikut:
   Membuka/Menutup Sidang atau acara sidang
Dengan mengucapkan lafadz Bismillah………… sidang / acara pada
hari, tanggal, dan Tema saya nyatakan resmi dibuka, ketuk palu 3x (tok, tok,
tok,,,) kemudian mengucapkan salam. Atau dengan mengucapkan lafadz
Alhamdllah………… sidang / acara………, resmi saya nyatakan ditutup. Ketuk
palu 3x (tok, tok, tok,,,,).
   Menschorsing atau mencabut kembali schorsing sidang yang hanya 2x15 atau
2x30 menit.
Dengan mengucapkan lafadz Bismillah………… sidang saya schor /
Schorsing saya buka selama 2x15 atau 2x30 menit dari pukul…… s/d pukul…..
ketuk palu 2x (tok,tok,,,). Atau dengan mengucapkan lafadz Alhamdllah…………
Schorsing saya tutup , ketuk palu 2x (tok,tok,,,)

TEKNIK PERSIDANGAN ORGANISASI PRAKTIS

Setiap permusyawaratan dalam sebuah organisasi formal pasti

membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan
berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada
akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah
persidangan.
Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal sebuah organisasi guna
membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang
dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama. Keputusan dari persidangan ini akan
mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan
atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang
setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan
berlangsung.
Jenis Persidangan

 Sidang Pleno
o Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau
Permusyawaratan
o Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
o Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee
o Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang
berhubungan dengan Permusyawaratan

 Sidang Paripurna
 o Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau
Permusyawaratan
o Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
o Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan
yang berhubungan dengan Permusyawaratan

 Sidang Komisi
o Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
o Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang
ditentukan oleh Sidang Pleno
o Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang
Sekretaris Sidang Komisi
o Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi
dalam Komisi tersebut
o Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari
Komisi yang bersangkutan

Aturan Umum Sebuah Persidangan

 Peserta
o Peserta Penuh
 Hak peserta penuh :

  Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan
kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
  Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
  Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
  Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

 Kewajiban peserta penuh :

 Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

 Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
 o Peserta Peninjau
 Hak Peninjau :
 Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan
pendapatdan menajukan usulan kepada pimpinan
baik secara lisan maupun tertulis
 Kewajiban Peninjau:
 Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
 Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
 Presidium Sidang
o Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan
melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
o Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur
jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
o Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata
tertib persidangan

Aturan Ketukan Palu dan kondisi-kondisi lain :

 1 kali ketukan
o Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
o Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin
(keputusan sementara).
o Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
o Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya
tidak terlalu lama (biasanya skor 1X??menit, dll) sehingga peserta
sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.
o Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang
dianggap keliru.

 2 kali ketukan
o Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang
cukup lama (biasanya 2 X ?? menit), misalnya istirahat, lobying,
sembahyang,makan.
 o Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
o Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan
perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan

 3 kali ketukan
o Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
o Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang

Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang

Membuka sidang
“Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya nyatakan
dibuka. ” tok…….tok…….tok
Menutup sidang
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil ‘Alamin, sidang pleno I saya
nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya”
tok.
Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok
Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.
Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan”
tok…….tok.
Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”
Syarat-syarat Presidium Sidang :

 Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab

 Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
 Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
 Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan
Sikap Presidium Sidang :

 Simpatik, menarik, tegas dan disiplin

 Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
 Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

Quorum dan Pengambilan Keputusan

 Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-

kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga
ditentukan melalui konsensus)
 Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika
tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang
hadir di persidangan
 Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara
seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara
ulang

Interupsi
Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena
adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.

 Macam macam interupsi antara lain.

o Interuption of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk
meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan
dengan jalannya persidangan. Contoh: saat pembicaraan sudah
melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan
interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada
pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bias.
o Interruption of information, Bentuk interupsi berupa informasi
yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta sidang termasuk
pimpinan sidang. Informasi bisa internal (misal: informasi atau
data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (missal: situasi
 kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh
terhadap jalannya persidangan).
o Interruption of clarificatio, Bentuk interupsi dalam rangka
meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta sidang lainnya agar
tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan
tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan.
o Interruption of explanatio, Bentuk interupsi untuk menjelaskan
suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru
oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.
o Interruption of personal, Bentuk interupsi yang disampaikan bila
pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok
masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.

 Pelaksanaan Interupsi :

Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara

setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang
Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.
Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan
mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan
wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan
Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang
Tata Tertib
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat
persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai
universal dimasyaraka