TEKNIK DAN ETIKA PERSIDANGAN DALAM ORGANISASI

(Untuk disampaikan dalam agenda kegiatan-kegiatan organisasi)

Disusun oleh :

MUHAMAD SULAEMAN

KETUA UMUM BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS SURYAKANCANA
PERIODE 2019-2020
 TEKNIK DAN ETIKA PERSIDANGAN DALAM ORGANISASI

PENDAHULUAN
Wadah serta proses kerjasama sejumlah manusia yang terkait dalam hubungan formal dalam
rangkaian hirarki untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan sebagai sebuah organisasi.
Dalam pencapaian tujuan itu sendiri ditentukan dalam proses manajemen organisasi yang
merupakan struktur sistem kerja yang telah disepakati bersama. Sistem kerja yang tertuang dalam
struktur dan mekanisme kerja organisasi menjadi landasan dan formulasi dalam pengambilan
kebijakan internal ataupun eksternal, dan distribusi kewenangan serta tanggung jawab yang jelas
pada kepengurusan organisasi.
Dalam melaksanakan seluruh aktivitasnya guna mencapai tujuan, senantiasa bertitik tolak pada
peraturan-peraturan (hasil musyawarah) yang telah diputuskan oleh organisasi. Dan biasanya
keputusan yang menjadi konsep kinerja organisasi yang berbuah keputusan ini ditetapkan dalam
sebuah forum musyawarah organisasi atau yang biasa dikenal dengan sidang organisasi.
Sidang atau persidangan merupakan salah satu kelengkapan organisasi yang mutlak harus dimiliki
oleh setiap organisasi dimanapun dan organisasi apapun, hal tersebut dikarenakan ditangan
persidangan inilah arah dan tujuan organisasi tersebut ditentukan. Melalui persidangan pulalah
baik bruknya sebuah laju organisasi dapat di evaluasi, sehingga lazimnya bagi sebuah organisasi,
sidang memiliki kekuatan hukum tertinggi dibandingkan dengan kelangkapan organisasi lainnya.

Teknik dan Etika Persidangan Organisasi 1

Penguasaan dan tata cara persidangan merupakan pengetahuan yang semestinya dimiliki oleh
pemimpin atau anggota organisasi, karena persidangan akan menghasilkan sebuah keputusan-
keputusan yang dijadikan aturan sebagai pengikat anggota organisasi. Selain itu, persidangan
organisasi juga mengindahkan kaedah-kaedah, sehingga dalam pengambilan keputusannya
memperhitungkan dari tujuan organisasi tersebut, dan dapat menjadi kebermanfaatan bersama.

PENGERTIAN DAN TUJUAN SIDANG ATAU PERSIDANGAN ORGANISASI

Secara umum sidang diartikan berkumpul, bermusyawarah dan berunding (Muhammad Ali,
Kamus Lengkap Bahasa Indonesia). Sedangkan secara khusus pengertian sidang dapat lebih
dispesifikasikan lebuh tergantung siapa dan apa tujuan diadakannya pesidangan. Sidang secara
formal dilakukan minimal setahun sekali guna melaporkan laporan pertanggung jawaban pengurus
organisasi, menentukan ketua baru yang biasanya dilaksanakan pada agenda musyawarah besar
organisasi, dan lain-lainnya.
Selain itu, persidangan juga dapat diartikan sebagai suatu forum formal yang bertujuan untuk
menghasilkan keputusan-keputusan dan ketetapan-ketetapan tentang berbagai hal sesuai dengan
agenda yang telah ditetapkan.
Perbedaan pokok antara persidangan dengan forum-forum lain seperti forum diskusi, dialog,
seminar, symposium, lokakarya dll terletak pada out put yang dihasilkan. Dalam diskusi, dialog,
seminar, symposium, lokakarya dll out put yang dihasilkan hanya berupa kesimpulan, sedangkan
dalam persidangan out put yang dihasilkan adalah keputusan dan ketetapan yang sifatnya mengikat
dan harus dipertanggung jawabkan secara konstitusi atau hukum.
Hal yang seirama dangan sidang yaitu rapat meskipun pada dasarnya tidak sama persis. Dibawah
ini terdapat beberapa pengertian rapat dari beberapa sumber, namun pada dasarnya memiliki
makna yang sama, antara lain :
1. Rapat adalah pertemuan atau perkumpulan atau kumpulan dalam suatu organisasi,
perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk
membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan
bersama.
2. Rapat (pengertian luas) rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan
banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting.
3. Rapat (pengertian sempit) dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta
dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam sub-sub ini hal-hal yang berkaitan dengan
permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian
umum/sederhana secara teknis.
4. Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat tatap muka,
yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
5. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

Teknik dan Etika Persidangan Organisasi 2

6. Rapat merupakan media yang dapat dipakai untuk pengambilan keputusan secara
musyawarah untuk mufakat.
Jadi, rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk
keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik.
Musyawarah adalah forum yang bersifat informal sebagai sarana pengambilan keputusan,
kesepakatan, penyebaran informasi atau lainnya dalam sebuah organisasi atau institusi tanpa harus
didahului oleh konflik.
Pelaksanaannya, untuk sidang umum dilaksanakan minimal 1 kali dalam satu periode
kepengurusan, sedangkan untuk sidang-sidang yang lain (rapat organisasi) dilaksanakan sesuai
dengan kebutuhan organisasi tersebut.

MACAM-MACAM SIDANG
Ditinjau dari segi pesertanya (instansi pengambil keputusan) sidang terbagi menjadi beberapa
macam, diantaranya :
1. Sidang Komisi
a. Sidang ini hanya diikuti oleh anggota sidang komisi untuk memudahkan perumusan dan
pengambilan kebijakan sementara sehingga pembahasan bidang yang telah ditentukan
lebih terfokus serta untuk pematangan materi sebelum di sidang plenokan (membahas
lebih spesifik, rinci, detail pada pokok permasalahan masing-masing komisi yang telah
ditentukan pada sidang pleno).
b. Dipimpin oleh ketua komisi serta dibantu sekretaris.
c. Ketua komisi dipilih dari dan oleh anggota komisi dalam komisi yang bersangkutan.
d. Sidang komisi beranggotakan peserta dan peninjau yang ditentukan oleh sidang pleno.
e. Keputusan pada sidang komisi bersifat non permanen (dapat berubah) kemudian dibawa
kedalam sidang pleno untuk mendapat keputusan terakhir.
2. Sidang Sub Komisi
Sidang ini lebih terbatas dalam sidang komisi guna mematangkan materi lebih lanjutan.
3. Sidang Pleno
a. Biasa disebut sebagai sidang besar yang diikuti oleh seluruh peserta sidang tanpa kecuali
(peserta dan peninjau).
b. Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang.
c. Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee.
d. Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan
permusyawaratan.
e. Sidang Pleno dilakukan untuk memberi keputusan final agenda sidang yang telah
dirumuskan sebelumnya pada sidang komisi.
f. Termasuk kedalam kategori sidang ini adalah sidang pendahuluan yang biasanya untuk
menetapkan jadwal, tata tertib, pembahasan agenda dan pemilihan presidium sidang.

Teknik dan Etika Persidangan Organisasi 3

4. Sidang Paripurna
a. Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau permusyawaratan.
b. Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang.
c. Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan
permusyawaratan.
d. Biasanya berisi tentang pengesahan akhir hasil-hasil sidang.
Sidang ditinjau dari struktur (jabatan) organisasi terbagi menjadi beberapa macam, diantaranya :
1. Kongres/Muktamar/Munas/Mubes;
2. Musyawarah Daerah (Musda);
3. Konferensi;
4. Rapat Tahunan Anggota;
5. Rapat Kerja, dan
6. Rapat Presidium.

KOMPONEN-KOMPONEN YANG HARUS ADA DALAM PERSIDANGAN

1. Pimpinan Sidang adalah orang yang dipilih oleh peserta sidang untuk memimpin dan
mengatur jalannya sidang. Apabila pimpinan sidang lebih dari 1 (satu) orang, maka istilah
yang dipakai adalah Presidium Sidang. Pada dasarnya sukses atau tidaknya sidang, sangat
ditentukan pada Pimpinan Sidang. Oleh karena itu, ada beberapa hal yang harus diperhatikan
oleh Pimpinan Sidang, antara lain :
a. Mengarahkan sidang dalam menyelesaikan masalah;
b. Menjelaskan masalah yang akan dibahas;
c. Memberikan kesempatan kepada para peserta untuk menyempaikan pendapat atau
gagasan serta menyampaikan aspirasinya.
d. Peka terhadap masalah yang berkembang;
e. Tidak mudah terpancing emosi, dan tidak memaksakan kehendak; dan
f. Menyimpulkan dan menjelaskan hasil-hasil keputusan yang diambil serta mengusahakan
untuk mendapat kesempatan dalam mengembil keputusan.
Adapun syarat-syarat menjadi Pimpinan/Presidium Sidang yaitu :
a. Memiliki sikap leadership;
b. Memiliki pengetahuan yang cukup; dan
c. Bijaksana serta dapat bertanggung jawab.
Sebab-sebab menjadi Pimpinan/Presidium Sidang :
a. Karena jabatan atau kedudukan;
b. Ditinjau oleh atasan; dan
c. Ditinjau/dipilih oleh peserta sidang.
2. Peserta Sidang adalah seluruh orang yang secara sah menjadi peserta persidangan
berdasarkan aturan atau tata tertib yang berlaku. Peserta Sidang terdiri dari dua macam, yaitu
peserta penuh dan peserta peninjau. Peserta penuh adalah peserta yang memiliki hak suara dan

Teknik dan Etika Persidangan Organisasi 4

 hak bicara, sedangkan peserta peninjau adalah peserta sidang yang hanya memiliki hak bicara
saja.
3. Palu Sidang adalah palu yang dipakai dalam persidangan untuk “mengetuk” setiap keputusan
dan kesepakatan yang telah disepakati.
4. Draf Materi Sidang merupakan kumpulan materi yang akan dibahas dalam persidangan.
5. Ketetapan atau Konsideran merupakan bukti secara tertulis dari berbagai ketetapan yang
telah dihasilkan atau disepakati. Dalam pengambilan suatu keputusan/ketetapan agar
keputusan tersebut tidak bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, maka
keputusan harus diambil dengan jalan musyawarah dan mufakat. Karena itu langkah-langkah
untuk mengambil keputusan dapat dilakukan dengan sistem demokrasi (suara terbanyak),
prinsip aklamasi dan berdasarkan kompromi (lobbying), yaitu dimana para peserta dan
pimpinan sidang terdapat kesepakatan. Untuk mengacu kearah prinsip-prisip itu maka didalam
sidang dilakukan proses :
a. Kualifikasi : saling menyatakan pendapat diantara peserta.
b. Interpretasi : penafsiran pendapat agar diperoleh kejelasan.
c. Motivikasi : penggunaan alasan yang logis.
d. Integrasi : pernyataan semua pendapat, sebagai sebuah kesimpulan yang dapat diterima
oleh peserta sidang, serta dijadikan sebagai keputusan sidang.
6. Qourum adalah syarat sahnya suatu sidang untuk dapat diadakan, kaena tingkat quorum
menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah
quorum, semakin tinggi pula tingkat reperesentasi dari sidang tersebut.
7. Notulensi, bertugas untuk mencatat jalannya persidangan. Mencatat setiap usulan dan
keputusan serta merekapitulasi catatan sidang. Biasanya ditugaskan pada Presidium Sidang II
atau petugas khusus.

JENIS-JENIS PIMPINAN SIDANG

1. Steering Committee, bertugas sebagai pimpinan sidang sementara, untuk membentuk
pimpinan sidang selanjutnya.
2. Pimpinan Sidang Pleno adalah pimpinan sidang yang bertugas memimpin dan mengatur
jalannya sidang Pleno.
3. Pimpinan Sidang Komisi adalah pimpinan sidang yang bertugas memimpin dan mengatur
jalannya sidang Komisi.
4. Pimpinan Sidang Sub Komisi adalah pimpinan sidang yang bertugas memimpin dan mengatur
jalannya sidang Sub Komisi.

ISTILAH-ISTILAH DALAM PERSIDANGAN

1. Pending adalah menghentikan sidang sejak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau prinsip.
2. Skorsing adalah menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobyng , dikarenakan
sulitnya mencapai kesepakatan antar peserta sidang yang berseteru.

Teknik dan Etika Persidangan Organisasi 5

3. Lobbying (obrolan-obrolan) merupakan proses diskusi antar peserta sidang diluar
pengaturan pimpinan sidang.
4. Deadlock ialah suatu keadaan dimana musyawarah tidak menemui kata sepakat.
5. Walk Out ialah suatu keadaan dimana peserta sidang keluar dari forum persidangan dengan
alasan tidak setuju atas suatu keputusan.
6. Voting adalah pengambilan keputusan berdasarkan hasil suara terbanyak.
7. Peninjauan Kembali/PK ialah meriview keputusan yang telah disepakati sebelumnya, untuk
diadakan pembatalan atau perubahan.
8. Interupsi adalah menyela atau meminta waktu kepada pimpinan sidang untuk berbicara dan
menemukan pendapat. Dalam persidangan, umumnya terdapat beberapa jenis tingkatan
interupsi, yaitu :
a. Interruption Point of Order (meminta kesempatan untuk berbicara), yaitu bentuk
interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang
berkaitan dengan jalannya persidangan.
b. Interruption Point of Information (meminta atau memberi penjelasan), yaitu interupsi
yang dilakukan peserta terhadap peserta lain atau pimpinan sidang, untuk diberikan
dan/atau memberikan informasi sebagai pelengkap dari apa yang telah disampaikan.
c. Interruption Point of Clarification (meminta diperjelas), yaitu interupsi yang dilakukan
untuk memperjelas atau mengklarifikasisuatu permasalahan.
d. Interruption Point of Justification, yaitu interupsi yang digunakan untuk menyatakan
kesepakatan/setuju pada sebuah argumentasi.
e. Interruption Point of Explanation, yaitu interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan
yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan
terhadap suatu pernyataan.
f. Interruption Point of Privillage/Personal, yaitu interupsi yang disampaikan apabila
pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan
cenderung menyerang secara pribadi.
Catatan :
- Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah
mendapat izin dari Pimpinan/Presidium Sidang.
- Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak mengganggu persidangan.
- Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan
mengendalikan jalannya persidangan, maka panitia pengarah (SC) diberikan wewenang
untuk mengembil alih jalannya persidangan, atas permintaan presidium sidang dan/atau
peserta sidang.

TEKNIK PENGGUNAAN PALU SIDANG

1. Ketukan 3 kali dipakai untuk :
a. Membuka sidang;
b. Menutup sidang; dan

Teknik dan Etika Persidangan Organisasi 6

 c. Menetapkan suatu ketetapan atau konsideran.
2. Ketukan 2 kali dipakai untuk :
Menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama (biasanya 2 x 45 menit),
misalnya, istirahat, shalat, makan , dll.
3. Ketukan 1 kali dipakai untuk :
a. Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang;
b. Mengesahkan keputusan sidang point demi point;
c. Menunda (schorsing) atau mencabut kembali schorsing sidang yang tidak terlalu lama
(biasanya 1 x 15 menit); dan
d. Mencabut kembali/membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
4. Ketukan tak beraturan, dipakai untuk memperingatkan peserta sidang jika peserta sedang
gaduh atau ramai.

CONTOH-CONTOH DALAM MENGGUNAKAN KETUKAN PALU

- Membuka Acara Sidang
“Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim, sidang/acara …………. secara resmi saya
buka.” (tok tok tok)

- Menutup Sidang Acara Resmi

“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirabbilalaamiin, sidang/acara …………… secara resmi
saya tutup.” (tok tok tok)

- Pengesahan Keputusan
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirrabilalaamiin, hasil sidang/rapat dinyatakan sah.”
(tok tok tok)

- Menschorsing
“Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim sidang kita schorsing/tunda selama 1 x 15
menit.” (tok)
“Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim sidang kita schorsing/tunda selama 2 x 45
menit.” (tok tok)

- Mencabut Schorsing
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirabbilalaamiin schorsing selama 1 x 15 menit saya
cabut.” (tok)
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirabbilalaamiin schorsing selama 2 x 45 menit saya
cabut.” (tok tok)

- Menerima Palu Sidang

“Dengan mengucapkan Bismillahirrahmanirrahim palu sidang dari Presidium Sidang
Sementara saya terima.” (tok)

Teknik dan Etika Persidangan Organisasi 7

- Menyerahkan Palu Sidang
“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirabbilalaamiin palu sidang saya serahkan kepada
Presidium Sidang Tetap.” (tok)

PENUTUP
Demikianlah tulisan singkat tentang Teknik dan Etika Persidangan ini, semoga bermanfaat. Gali
terus ilmu pengetahuan dan banyak mebaca guna menambah wawasan. Harapan kesempurnaan
selalu muncul namun kekhilafan tak dapat dihindari, semoga ada koreksi dilain sisi. Semoga Allah
SWT., mengampuni dari segala bentuk kekukarangan ilmu saya. Terimakasih.

Teknik dan Etika Persidangan Organisasi 8