TEKNIK MEMIMPIN DISKUSI RAPAT DAN SIDANG YANG EFEKTIF

I Pendahuluan
Diskusi, rapat, dan sidang tidak bias dilepaskan dari sebuah
organisasi.
II Pengertian

1. Diskusi
Diskusi atau dialog adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh dua
orang atau lebih secara bersama sama guna memecahkan suatu
permasalahan dengan jalan saling “ adu” argumentasi dalam
memberikan saran, usulan, dan atau solusi terhadap permasalahan
yang dihadapi. Dalam memberikan setiap argumentasi yang harus
dikedepankan adalah kebenaran dan obyektifitas serta dilakukan
dengan cara yang sopan, arif dan bijaksana.

2. Rapat
Rapat adalah suatu pertemuan yang dilakukan oleh suatu organisasi
atau kepanitiaan dalam rangka membahas agenda yang telah
ditetapkan.

3. Sidang
Persidangan adalah suatu forum yang bertujuan untuk menghasilkan
keputusan- keputusan dan ketetapan – ketetapan tentang berbagai hal
sesuai dengan agenda yang telah ditetapkan.

4. Seminar
Seminar atau simposium adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk
membahas suatu topik, dengan mendatangkan pemateri yang relevan
dengan topik yang sedang dibahas.

5. Lokakarya
Lokakarya adalah suatu pertemuan yang dilakukan oleh suatu
organisasi dengan tujuan untuk merumuskan program kerja yang
harus dilakukan.
Perbedaan pokok antara persidangan dengan forum-forum lain seperti
tersebut di atas adalah terletak pada out put yang dihasilkan. Kalau
dalam diskusi, dialog, rapat, seminar, simposium, lokakarya dll out
put yang dihasilkan hanya berupa kesimpulan. Tetapi kalau dalam
persidangan out put yang dihasilkan adalah keputusan dan ketetapan
yang sifatnya mengikat dan harus dipertanggungjawabkan secara
konstitusi atau hukum.
III Kelebihan dan Kekurangan

IV Teknik persidangan
Permusyawaratan dalam Mubes, Kongres atau Raker membutuhkan
persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan
berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan
terbaik pada akhirnya akan lahir daripemahaman dan ketaatan
terhadap aturan didalam sebuah persidangan.Persidangan
didefinisikan sebagai pertemuan formal organisasi guna membahas
masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang
dijadikan sebagai sebuah Ketetapan. Keputusan dari persidangan ini
akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum
diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya
final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir
ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung

1. Jenis – Jenis Persidangan

a. Sidang Pleno, merupakan sidang yang diikuti seluruh peserta siding
termasuk peninjau Permusyawaratan Sidang Pleno dipimpin oleh
Presidium Sidang..Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala
sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan dipandu oleh
Steering Committee.
b. Sidang Paripurna, Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan
peninjau Permusyawaratan. Sidang Paripurna dipimpin oleh
Presidium Sidang
Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang
berhubungan dengan Permusyawaratan.
c. Sidang Komisi, merupakan sidang yang hanya diikuti oleh peserta
sidang komisi yang ditentukan sesuai dengan aturan yang telah
ditetapkan. Peserta sidang komisi diambil ditetapkan dari peserta
sidang pleno. Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing
Komisi. Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu
seorang Sekretaris Sidang Komisi yang dipilih dari dan oleh anggota
Komisi dalam Komisi tersebut. Sidang Komisi membahas materi-
materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan. Hasil dari
sidang komisi selanjutnya dibawa ke sidang pleno untuk dibahas dan
atau ditetapkan
d. Sidang Sub Komisi, merupakan sidang yang hanya diikuti oleh
peserta sidang sub komisi. Peserta sidang sub komisi diambilkan dari
peserta sidang komisi yang terkait sesuai dengan aturan yang telah
ditetapkan. Hasil dari sidang sub komisi selanjutnya dibawa ke sidang
komisi dan atau pleno untuk dibahas dan atau ditetapkan.
2. Komponen –Komponen Yang Harus Ada Dalam Persidangan
a. Pimpinan Sidang adalah orang yang dipilih oleh peserta sidang
untuk memimpin dan mengatur jalannya sidang. Jika pimpinan sidang
lebih dari satu orang, maka istilah yang dipakai adalah Presidium
Sidang.
Syarat-syarat Presidium Sidang :
Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi
kritis
Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi
persidangan
Sikap Presidium Sidang :
Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

b. Peserta Sidang adalah seluruh orang yang secara syah menjadi

peserta persidangan berdasarkan aturan atau tata tertib yang berlaku.
Peserta sidang terdiri dari dua macam, yaitu peserta penuh dan peserta
peninjau. Peserta penuh adalah peserta yang mempunyai hak bicara
dan hak suara, sedangkan peserta peninjau hanya mempunyai hak
bicara.
c. Palu Sidang adalah palu yang dipakai dalam persidangan untuk
“mengetuk” setiap keputusan dan ketetapan yang telah disepakati.
d. Draf Materi Sidang merupakan kumpulan materi yang akan dibahas
dalam persidangan (agenda).
e. Ketetapan atau Konsideran merupakan bukti secara tertulis dari
berbagai ketetapan yang telah dihasilkan.
3. Jenis – Jenis Pimpinan Sidang
a. Pimpinan Sidang Pleno adalah pimpinan sidang yang bertugas
memimpin dan mengatur jalannya sidang pleno.
b. Pimpinan Sidang Komisi adalah pimpinan sidang yang bertugas
memimpin dan mengatur jalannya sidang komisi.
c. Pimpinan Sidang Sub komisi adalah pimpinan sidang yang bertugas
memimpin dan mengatur jalannya sidang sub komisi
4. Interupsi
Secara terminologi interupsi berarti menyela. Kata interupsi hanya
dipakai jika peserta sidang ingin menyampaikan perintah, pendapat,
solusi, informasi dll pada saat sedang terjadi sebuah perdebatan atau
diskusi karena adanya masukan yang perlu diperhatikan
untuk pelaksanaan sidang tersebut.

a. Macam-macam interupsi
Interupsi point of Previlage, merupakan interupsi yang digunakan
jika peserta sidang ingin minta ijin kepada pimpinan sidang untuk
melakukan hal –hal yang sifatnya pribadi. Misalnya ijin keluar.
Interupsi point of Information, bentuk interupsi yang digunakan
jika peserta sidang ingin menyampaikan informasi yang perlu
diperhatikan oleh seluruh peserta siding termasuk pimpinan sidang.
Informasi bisa internal (misalnya informasi atau data tentang topik
yang dibahas) ataupun eksternal (misalnya situasi kondisi di luar
ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya
persidangan).
Interupsi point of Order, bentuk interupsi yang dilakukan untuk
meminta penjelasan atau memberikan masukan atau perintah kepada
pimpinan siding dan atau peserta sidang yang berkaitan dengan
jalannya persidangan. Misalnya saat pembicaraan sudah melebar dari
pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of
order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya
sehingga tidak
melebar dan semakin bias.
Interupsi point of Justification, merupakan interupsi yang digunakan
untuk menguatkan pendapat sebelumnya.
Interupsi point of Clarification, bentuk interupsi dalam rangka
meminta klarifikasi atau pelurusan terhadap suatu pendapat
pernyataan atau informasi peserta sidang
lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang
memberikan tanggapan.
Interupsi point of Solution, merupakan interupsi yang digunakan
jika peserta sidang ingin menyampaikan atau menawarkan suatu
solusi.
Interruption of explanation, bentuk interupsi untuk menjelaskan
suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru
oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.
Interruption of personal, bentuk interupsi yang disampaikan bila
pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok
masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.
b. Pelaksanaan Interupsi
Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan
berbicara setelah pendapat ijin dari Presidium Sidang.
Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu
persidangan
Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu
menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia
Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya
persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta
Sidang.

5. Teknik Penggunaan Palu Sidang

a. Ketukan 3 X dipakai untuk :
Membuka sidang
 Menutup sidang
Menetapkan suatu ketetapan atau konsideran /mengesahkan
keputusan final /akhir hasil sidang.
b. Ketukan 2 X dipakai untuk :
Menetapakan break (skorsing, pending atau lobiying), jika
menggunakan perkalian dua. Biasanya untuk waktu yang lama
seperti istirahat, lobying, sembahyang,makan. Contoh break 2 x 5
menit.
c. Ketukan 1 X dipakai untuk :
Memindahkan palu sidang
Menerima palu sidang
Keputusan tiap point
Menetapkan break, jika menggunakan perkalian satu. Biasanya
untuk waktu yang tidak lama dan tidak menuntut peserta siding
untuk meninggalkan tempat persidangan. Contoh break 1 X 5 menit.
Peninjauan Kembali (PK) atau mencabut kembali / membatalkan
ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
d. Ketukan tak beraturan,
Dipakai untuk memperingatkan peserta sidang jika peserta sedang
gaduh atau ramai.

Sebenarnya tidak ada ketentan baku mengenai ketukan palu sidiang,

data diatas adalah ketentuan yang paling banyak digunakan dalam
organisasi. Di beberapa organisasi menggunakan satu ketukan untuk
membuka siding dan dua kali untuk dan memindahkan palu sidang.

6. Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang

a. Membuka sidang
“Dengan pertolongan Allah Bapa, Putera dan Roh Kudus, sidang
pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok.
b. Menutup sidang
“Dengan mengucap ucapan syukur kepada Allah Bapa, Putera dan
Roh Kudus, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.”
Tok……..tok……..tok
c. Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang
berikutnya” tok.
d. Mengambil alih pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok
e. Menskorsing siding
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.
f. Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang
dilanjutkan“ tok…….tok..
g. Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

7. Quorum dan Pengambilan Keputusan

Quorum adalah batas jumlah peserta dimana suatu siding dinyatakan
sah dan dapat mengambil suatu keputusan.
a. Persidangan dinya$takan sah/quorum apabila dihadiri oleh
sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari peserta yang terdaftarpada Panitia
(OC).
b. Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan
jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak(½ + 1) dari peserta
yang hadir di persidangan.
c. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi
suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelumdilakukan
pemungutan suara ulang.

8. Aturan personalia siding

a. Peserta
Hak peserta penuh
Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan
mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun
tertulis
Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan
keputusan
Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses
pemilihan
Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
Kewajiban peserta:
Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

b. Peninjau
Hak Peninjau:
Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan
mengajukan usulan kepada pimpinan baik secaranlisan maupun
tertulis.
Kewajiban Peninjau:
Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
 Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
c. Presidium Sidang
Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan
melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah atau
pengurus apabila tidak membentuk kepanitiaan.
Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya
persidangan seperti Tata Tertib Persidangan yang disepakati peserta.
Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata
tertib persidangan.
9. Tata Tertib
Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta
pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum
organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.

10. Sanksi-sanksi
Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang
ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi
dengan sesuai dengan tata tertib yang telah disepakati.
11. Beberapa Istilah dalam Sidang
1. Skorsing, ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
2. Pending, penundaan untuk melakukan lobiying.
3. Lobiying, ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan
perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan

V Teknik Rapat
VI Teknik Diskusi
VII Tip Trick & Hints Diskusi Rapat dan Sidang Sidang yang Efektif
Pemandu dengan tanggung jawabnya untuk mengarahkan dan
membimbing peserta menuju pemahaman dan sasaran pembelajaran
tentunya harus memiliki keterampilan tertentu dalam mengendalikan
sebuah forum dimana didalamnya akan terjadi berbagai interaksi baik
antar peserta maupun peserta dengan pemandu. Tentunya pemandu
tidak akan memparkan materi terus menerus secara keseluruhan
hingga ia mendominasi jalannya sesi, namun ia bisa mendorong
peserta untuk mengeksplorasi pengetahuan dan gagasannya melalui
sebuah diskusi yang teratur dan terarah. Kita dapat mendefinisikan
diskusi sebagai bentuk kegiatan interaktif yang melibatkan 2 orang
atau lebih dan tidak selalu memiliki pemimpin formal. Berarti diskusi
yang sedang kita bicarakan ini tidak hanya terbatas pada forum-forum
formal maupun semiformal, namun juga bisa dilakukan secara bebas
tak resmi baik secara lisan maupun tulisan. Yang ditekankan disini
adalah adanya hubungan timbal balik atau komunikasi dan terdapat
upaya tranfer informasi di dalamnya. Meskipun terdapat ketentuan
umum dalam penyelenggaraan diskusi, namun pada kenyataannya
melanismenya tidak selalu berlangsung mengikuti kaidah ilmiah.
Interaksi berlangsung tanpa sepenuhnya mengacu pada kerangka yang
umum asalkan terdapat topik yang dibicarakan dan orang yang
menginteraksinya. Dan sebagaimana yang telah dijelaskan
sebelumnya bahwa dalam diskusi tidak harus selalu memiliki
pemimpin yang bertugas mengatur dan memediasi berbagai
kepentingan peserta diskusi. Komunikasi berjalan begitu saja sesuai
keinginan dan kesepahaman kedua belah pihak baik terkait arah
maupun penyelesaiannya. Hal lain yang seringkali ditemukan adalah
bahwa dalam diskusi kita bisa menemukan bahwa tidak semua peserta
mampu bersikap objektif. Masing-masing peserta diskusi memiliki
kepentingan dan arah pemikiran tersendiri, apalagi jika emosi juga
disertakan dalam menyikapi maupun mengutarakan pendapat maka
kemungkinan yang terjadi adalah saratnya nuansa subjektivitas dalam
diskusi. Hal ini cukup rawan terhadap efektifitas diskusi yang
menuntut penyelesaian atau sebuah konklusi bersama. Maka disinilah
salah satu alas an mengapa peran dari pemimpin diskusi dan
pengendalian diri/kedewasaan peserta diperlukan. Tang ketiga adalah
bahwa diskusi bisa diselewengkan dengan tujuan tertentu. Kita bisa
menemukan banyak kasus yang menunjukkan diskusi-diskusi yang
tidak produktif/sia-sia. Diskusi dapat mengarah pada sebuah
perencanaan kejahatan, fitnah/gossip dan mendekonstruksi pemikiran
peserta oleh peserta yang lain yang dominan. Untuk
menyelenggarakan sebuah diskusi ada beberapa hal yang harus
dipersiapkan antara lain: 1. Kerangka diskusi, yaitu suatu alur diskusi
antara pemandu dengan peserta yang biasanya berisi: tujuan/target,
metode & waktu yang direncanakan. Agar arah diskusi tampak jelas,
maka kita perlu menentukan sasaran yang ingin kita capai/hasil yang
diharapkan dari diskusi tersebut. Sehingga kita bisa mempersiapkan
diri melalui referensi tertentu atau gagasan-gagasan penting tertentu
sebelum diskusi tersebut mengalir. Lalu agar diskusi menjadi efektif,
kita juga perlu menreapkan metode tertentu sesuai tujuan, peserta,
suasana dan waktu yang tersedia untuk diskusi. Yang terakhir
mengenai waktu, bahwa besarnya waktu akan mengukur berapa lama
kita akan menyelenggarakan sebuah diskusi. Sehingga pembicaraan-
pembicaran yang terjadi berlangsung efektif dan efisien. Pemilihan
waktu yang tepat juga merupakan salah satu indicator yang bisa
menentukan sukses tidaknya diskusi yakni tercapainya tujuan.
Kemudian terdapat beberapa tahapan sebagai alur dari kerangka
diskusi sendiri yaitu Pengumpulan fakta. Agar pembicaraan dalam
diskusi sarat dengan nuansa objektif dan memiiliki suatu kejelasan
maka kita perlu mengumpulkan berbagai macam fakta yang relevan
dengan topic yang akan dibicarakan. Fakta tersebut biasanya berasal
dari buku-buku, majalah, surat kabar, internet maupun radio.
Penyaringan fakta yang relevan. Pada tahap ini terjadi pemilihan dan
pengolahan data sesuai tujuan atau penyelesaian permasalahan yang
diharapkan. Mana saja fakta-fakta yang dapat memperkuat gagasan
atau memungkinkan untuk diolah bersama. Pengaitan fakta menjadi
kesimpulan. Fakta yang tadi sudah dipilih akan dijadikan referensi
dalam diskusi yang nantinya konstruktif terhadap kesimpulan yang
didapatkan. Sehingga apbila didasarkan pada fakta maka kesimpulan
yang diperoleh akan lebih valid. Pengaitan kesimpulan dg situasi
sehari-hari. Agar hasil diskusi nanti dapat dengan mudah
diimplementasikan dalam kehidupan sehari-hari, perlu adanya sebuah
koherensi antara hasil diskusi atau kesimpulan dengan kondisi
lingkungan atau kehidupan sehari-hari. 2. Kerangka observasi.
Merpakan suatu trik untuk mengarahkan pemahaman peserta
berdasarkan struktur dari materi yang sudah dipersiapkan. Karena
persepsi peserta beraneka ragam maka dalam waktu yang efisien kita
harus mampu mengendalikannya agar sesuai dengan arah
pembelajaran yang diharapkan. Adapun unsur-unsur yang terkandung
di dalamnya anatara lain : Fakta / temuan yang seharusnya terungkap
dalam diskusi, Pertanyaan yang perlu diungkapkan untuk
memperlebar terungkapnya fakta, Cara menggabungkan fakta tsb
menjadi suatu kesimpulan dan contoh dalam kehidupan sehari-
hari,supaya jelas. Pada pelaksanaan diskusi sendiri, pemandu harus
sedemikian rupa memperhatikan unititas dalam diskusi dan alur yang
sudah dipersiapkan. Lalu dilakukanlah evaluasi yang merupakan
Penilaian akhir untuk mengetahui dan menjelaskan sejauh mana
peserta mengerti materi yang disampaikan yang bertujuan
memperbaiki yang kurang,membangun dan memotivasi peserta. Dan
trakhir terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan oleh pemandu
untuk dikurangi selama memimpin diskusi yakni menjawab
pertanyaan, menjelaskan definisi dan memberi konfirmasi. Berilah
kebebesan bagi peserta untuk mengungkapkan ide dan gagasannya
dan tentu benahi kekeliruan-kekeliruan dan kendalikan arah
diskusinya

TEKNIK DISKUSI
Pengertian Diskusi
Diskusi adalah sebuah proses tukar menukar informasi, pendapat, dan
unsur unsur pengalaman secara teratur dengan
maksud untuk mendapatkan pengertian bersama yang lebih jelas,
lebih teliti tentang sesuatu atau untuk mempersiapkan
dan merampungkan kesimpulan/pernyataan/keputusan. Di dalam
diskusi selalu muncul perdebatan. Debat ialah adu
argumentasi, adu paham dan kemampuan persuasi untuk
memenangkan pemikiran/paham seseorang.

Manfaat Diskusi
1.Ditinjau dari aspek kepemimpinan, salah satu cara yang baik untuk
mengadakan komunikasi dan konsultasi
2.Ditinjau dari segi bahan yang dihadapi, dapat memperdalan wacana/
pengetahuan seseorang mengenai sesuatu.
Forum Gayo - ::Situs Resmi Kabupaten Aceh Tengah:: Joomlaboard
Forum Component version: 1.1 Stable Generated: 28 September,
2009, 19:03

Pola-Pola Diskusi

1. Prasaran
f.Penyajian bahan pokok oleh satu atau beberapa orang pembicara
dengan prasaran tertulis (makalah, kertas kerja).
g.Tanggapan terhadap bahan pokok oleh pembicara lain
(penyanggah / pembahas).
h.Tanggapan peserta diskusi (forum) terhadap bahan pokok.

2. Ceramah
a.Seorang / lebih penceramah menguraikan bahan pokok.
b.Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan dari forum untuk meminta
penjelasan yang lebih teliti.
ØDiskusi Panel
c.Bahan pokok disajikan oleh beberapa panelis. Panelis meninjau
masalah dari segi tertentu.

d.Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan forum untuk meminta

penjelasan dari panelis.

ØBrainstorming
c.Bahan pokok yang dipersiapkan ditawarkan kepada peserta diskusi
oleh pimpinan.
d.Tiap peserta diminta pendapat dan gagasannya. Sebanyak mungkin
orang diajak bicara dan setiap ide dicatat.
e.Berbagai ide disimpulkan dan ditarik benang merahnya. Kesimpulan
ini kemudian dijadikan kerangkan pembicaraan
dan pembahasan lebih lanjut.

Persyaratan Diskusi
1.Berkomunikasi dalam kelompok dengan catatan :
a.Tata tertib tidak ketat.
b.Setiap orang diberi kesempatan berbicara.
c.Kesediaan untuk berkompromi.
2.Bagi peserta diskusi :
a.Pengertian yang menyeluruh tentang pokok pembicaraan.
b.Sanggup berpikir bebas dan lugas.
c.Pandai mendengar, menjabarkan dan menganalisa.
d.Mau menerima pendapat orang lain yang benar.
e.Pandai bertanya dan menolak secara halus pendapat lain.
3.Bagi pemimpin diskusi :
a.Sikap hati-hati,cerdas,tanggap.
b.Pandai menyimpulkan.
c.Sikap tidak memihak
8.3.1 Pengertian Diskusi
Diskusi adalah sebuah proses tukar menukar informasi, pendapat, dan
unsur unsur pengalaman secara teratur dengan maksud untuk
mendapatkan pengertian bersama yang lebih jelas, lebih teliti tentang
sesuatu atau untuk mempersiapkan dan merampungkan
kesimpulan/pernyataan/keputusan. Di dalam diskusi selalu muncul
perdebatan. Debat ialah adu argumentasi, adu paham dan kemampuan
persuasi untuk memenangkan pemikiran/paham seseorang.

8.3.2 Manfaat Diskusi

1. Ditinjau dari aspek kepemimpinan, salah satu cara yang baik untuk
mengadakan komunikasi dan konsultasi
2. Ditinjau dari segi bahan yang dihadapi, dapat memperdalan
wacana/ pengetahuan seseorang mengenai sesuatu.

8.3.3 Pola-Pola Diskusi

1. Prasaran
a. Penyajian bahan pokok oleh satu atau beberapa orang pembicara
dengan prasaran tertulis (makalah, kertas kerja).
b. Tanggapan terhadap bahan pokok oleh pembicara lain (penyanggah
/ pembahas).
c. Tanggapan peserta diskusi (forum) terhadap bahan pokok.
2. Ceramah
a. Seorang / lebih penceramah menguraikan bahan pokok.
b. Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan dari forum untuk meminta
penjelasan yang lebih teliti.
3. Diskusi Panel
a. Bahan pokok disajikan oleh beberapa panelis. Panelis meninjau
masalah dari segi tertentu.
b. Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan forum untuk meminta
penjelasan dari panelis.
4. Brainstorming
a. Bahan pokok yang dipersiapkan ditawarkan kepada peserta diskusi
oleh pimpinan.
b. Tiap peserta diminta pendapat dan gagasannya. Sebanyak mungkin
orang diajak bicara dan setiap ide dicatat.
c. Berbagai ide disimpulkan dan ditarik benang merahnya.
Kesimpulan ini kemudian dijadikan kerangkan pembicaraan dan
pembahasan lebih lanjut.

1.3.4.Persyaratan Diskusi
1. Berkomunikasi dalam kelompok dengan catatan :
a. Tata tertib tidak ketat.
b. Setiap orang diberi kesempatan berbicara.
c. Kesediaan untuk berkompromi.
2. Bagi peserta diskusi :
a. Pengertian yang menyeluruh tentang pokok pembicaraan.
b. Sanggup berpikir bebas dan lugas.
c. Pandai mendengar, menjabarkan dan menganalisa.
d. Mau menerima pendapat orang lain yang benar.
e. Pandai bertanya dan menolak secara halus pendapat lain.
3. Bagi pemimpin diskusi :
a. Sikap hati-hati,cerdas,tanggap.
b. Pandai menyimpulkan.
c. Sikap tidak memihak

TEKNIK RAPAT
Pengertian
Rapat mempunyai beberapa pengertian. Dalam pengertian yang luas
rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan,
yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan
penting. Sedangkan dalam pengertian yang
lebih kecil, rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan
beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih
sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan
permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada
rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.
Jenis Rapat
1.Rapat Anggota
2.Rapat Pengurus (Rapat Kerja,Rapat Koordinasi, Rapat
Pimpinan,dsb).
3.Diskusi.

Fungsi Rapat
1.Penyampaian informasi
2.Pemecahan masalah
3.Mengidentifikasi masalah.
4.Menentukan alternatif.
5.Menguji alternatif.
6.Rapat implementasi.
Forum Gayo - ::Situs Resmi Kabupaten Aceh Tengah:: Joomlaboard
Forum Component version: 1.1 Stable Generated: 28 September,
2009, 19:03

Prosedur Penyelenggaraan Rapat

1.Persiapan
a.Menyiapkan rencana.
b.Menyiapkan agenda rapat.
c.Menyiapkan kertas kerja.
d.Menyiapkan pembicara/peserta.
e.waktu.
e.Pengambilan keputusan.
f.Penutupan rapat.
3.Pelaporan dan Evaluasi
a.Pelaporan
-Jelas, lengkap dan singkat.
-Pembuat laporan harus mengikuti rapat secara penuh.
-Isi : tanggal/jam, jumlah peserta, pembicara, pokok pembicaraan,
keputusan.
b.Evaluasi
-Dilakukan bersama panitia/pengurus.
-Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan,
pelaksanaan, dan hasil.
Yang berperan dalam Rapat
1.Pemimpin Rapat.
2.Peserta Rapat.
3.Undangan dan nara sumber.
4.Materi/bahan rapat.
5.Tata ruang dan tempat duduk.

Persyaratan Pemimpin Rapat

1.Memiliki sikap, tingkah laku, karakter, dan penampilan yang baik.
2.Menguasai permasalahan, dapat mencari jalan keluar.
3.Memberi kepercayaan dan netral terhadap peserta.
4.Pandai menerapkan gaya kepemimpinan

Upaya mensukseskan Rapat

1.Penyelenggaraan yang efektif dan efisien.
2.Pemimpin Rapat harus :
a.Aktif, tegas, mampu membimbing, mengarahkan, dan mencegah
pembicaraan yang menyimpang.
b.Diterima sebagai pemimpin, punya integritas dan konsekuen
c.Bicara jelas, tidak mendominasi, terbuka dan dapat menumbuhkan
keberanian berbicara / mengemukakan pendapat.

3.Hal-hal lain yang perlu :

a.Peserta rapat jangan berdebat tentang hal-hal yang tidak relevan
dengan agenda rapat.
b.Hindarkan adanya gangguan dari luar.
c.Jika ada pertanyaan seyogyanya tidak dijawab sendiri oleh pimpinan
rapat.
d.Rapat jangan buru-buru selesai dan juga terlalu lama.

Indikator Rapat yang berhasil

1.Semua undangan/peserta hadir.
2.Prasarana dan sarana memenuhi kebutuhan rapat.
3.Peserta aktif dan banyak masukan.
4.Masalah yang dirapatkan dapat dipecahkan.
5.Sasaran yang direncanakan tercapai.
6.Keputusan rapat dapat dilaksanakan.

8.2.1. Pengertian
Rapat mempunyai beberapa pengertian. Dalam pengertian yang luas
rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan
banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting.
Sedangkan dalam pengertian yang lebih kecil, rapat dapat berupa
diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan
yang lebih sederhana.
Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan
tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian
umum/sederhana secara teknis.

8.2.2 Jenis Rapat

1. Rapat Anggota (Sabha,Lokasabha,Mahasabha).
2. Rapat Pengurus (Rapat Kerja,Rapat Koordinasi, Rapat
Pimpinan,dsb).
3. Diskusi.

8.2.3. Fungsi Rapat

1. Penyampaian informasi
2. Pemecahan masalah
3. Mengidentifikasi masalah.
4. Menentukan alternatif.
5. Menguji alternatif.
6. Rapat implementasi.

8.2.4. Prosedur Penyelenggaraan Rapat

1. Persiapan
a. Menyiapkan rencana.
b. Menyiapkan agenda rapat.
c. Menyiapkan kertas kerja.
d. Menyiapkan pembicara/peserta.
e. Menyiapkan perlengkapan rapat.
2. Pelaksanaan
a. Pembukaan.
b. Tata tertib rapat.
c. Pengendalian.
d. Mengatur waktu.
e. Pengambilan keputusan.
f. Penutupan rapat.
3. Pelaporan dan Evaluasi
a. Pelaporan
- Jelas, lengkap dan singkat.
- Pembuat laporan harus mengikuti rapat secara penuh.
- Isi : tanggal/jam, jumlah peserta, pembicara, pokok pembicaraan,
keputusan.
b. Evaluasi
- Dilakukan bersama panitia/pengurus.
- Yang dievaluasi adalah semua kegiatan rapat dari persiapan,
pelaksanaan, dan hasil.

8.2.5 Yang berperan dalam Rapat

1. Pemimpin Rapat.
2. Peserta Rapat.
3. Undangan dan nara sumber.
4. Materi/bahan rapat.
5. Tata ruang dan tempat duduk.
8.2.6 Persyaratan Pemimpin Rapat
1. Memiliki sikap, tingkah laku, karakter, dan penampilan yang baik.
2. Menguasai permasalahan, dapat mencari jalan keluar.
3. Memberi kepercayaan dan netral terhadap peserta.
4. Pandai menerapkan gaya kepemimpinan (demokratis, otokratif atau
laisser fair/liberal).

8.2.7 Upaya mensukseskan Rapat

1. Penyelenggaraan yang efektif dan efisien.
2. Pemimpin Rapat harus :
a. Aktif, tegas, mampu membimbing, mengarahkan, dan mencegah
pembicaraan yang menyimpang.
b. Diterima sebagai pemimpin, punya integritas dan konsekuen
c. Bicara jelas, tidak mendominasi, terbuka dan dapat menumbuhkan
keberanian berbicara / mengemukakan pendapat.
3. Hal-hal lain yang perlu :
a. Peserta rapat jangan berdebat tentang hal-hal yang tidak relevan
dengan agenda rapat.
b. Hindarkan adanya gangguan dari luar.
c. Jika ada pertanyaan seyogyanya tidak dijawab sendiri oleh
pimpinan rapat.
d. Rapat jangan buru-buru selesai dan juga terlalu lama.
<
8.2.8 Indikator Rapat yang berhasil
1. Semua undangan/peserta hadir.
2. Prasarana dan sarana memenuhi kebutuhan rapat.
3. Peserta aktif dan banyak masukan.
4. Masalah yang dirapatkan dapat dipecahkan.
5. Sasaran yang direncanakan tercapai.
6. Keputusan rapat dapat dilaksanakan.

BAB III MEMIMPIN RAPAT

Sebelum anda memimpin rapat, perlu disiapkan adanya:

Agenda rapat yang jelas;

Hari, tempat dan jam rapat;

Undangan rapat dua minggu sebelumnya (minimal satu minggu

sebelumnya);

Persiapan ruangan dan tempat duduk yang baik/santai serta

konsumsi yang cukup;

Sound system yang baik.

Persiapan memimpin rapat :

Mengadakan checking dan rechecking 5 (A s/d E di atas)

Menguasai masalah agenda rapat

Menguasai kebiasaan-kebiasaan rapat (AD dan ART or).

Menguasai teknik memimpin rapat.

PENJELASAN

Titik I

sudah cukup jelas.

Titik 2

Menguasai agenda rapat berarti anda menguasai segala aspek

permasalahan materi rapat. Apa yang ingin dicapai? Apakah ada
faktor penghambat
atau ada juga faktor yang menguntungkan? Mana cara yang paling
efektif untuk
mencapai tujuan , mengatasi masalah ? Siapa saja yang perlu diminta
untuk
membahas materi rapat, sebelum pimpinan rapat membuka
kesempatan untuk yang
hadir guna melontarkan gagasannya masing-masing ?

Pertanyaan-pertanyaan semacam itu sebaiknya dikuasai

pemimpin rapat sebelumnya. Dengan kata lain, pemimpin rapat perlu
mengantisipasi kemungkinan yang akan terjadi di dalam rapat yang
sebenarnya

Titik 3
Menguasai kebiasaan rapat sesungguhnya bermuara pada
penguasaan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga
organisasi.

Disamping itu, diperlukan penguasaan teknik rapat serta

peraturan dalam sebuah rapat. Hal ini akan kelihatan jelas pada waktu
kita
membicarakan “Teknik Memimpin Rapat”.

Titik 4

Hasil rapat dapat memperkuat atau memperlemah organisasi.

Oleh karena itu, kita berusaha agar rapat dapat berhasil baik, dengan
cara
menguasai teknik memimpin rapat yang baik pula sbb :

Untuk mempermudah para pembaca tulisan ini, saya buatkan

skenario rapat sbb:

Saya mengadakan checking apakah undangan dan persiapan rapat

seperti A s/d E sudah siap betul.

Sekalipun saya sudah mempelajari materi agenda rapat, saya

masih mengulang sekali lagi untuk meneliti materinya serta
kemungkinan reaksi
dari hadirin. Mungkin saya sudah mengetahui lebih dulu siap yang
pro dan yang
kontra, sehingga saya dapat mempersiapkan taktik dan strategi rapat.
Mengenai
hal ini, bacalah mengenai Teknik Berunding, karena sangat mirip.

Saya ketahui dari AD dan ART, hak-hak para hadirin yang

terdiri dari Anggota Kehormatan, Anggota Luar Biasa dan Anggota
Biasa atau
Dewan Komisaris. Dewan Direksi maupun Pemegang Saham
Prioritas dan Pemegang
Saham Biasa serta para pejabat Eselon yang lebih rendah jika mereka
diundang
untuk ikut rapat. Saya mengetahui anggota yang punya hak bicara dan
hak pilih
serta yang hanya mempunyai hak bicara saja, tetapi tidak memiliki
hak untuk
memilih dan dipilih.

Pada waktu pembukaan rapat, saya akan menyampaikan:

Membuka rapat dengan resmi dan terima kasih kepada semua

hadirin atas kehadirannya

Membacakan materi agenda rapat dan tata tertib rapat

Menjelaskan apa yang ingin dicapai, yang merupakan hambatan

dan yang ingin dijadikan faktor penentu. Semua hal itu untuk
kebaikan
organisasi dan kebaikan anggota/bawahan. Hal ini sangat perlu guna
mengarahkan
pembicaraan selanjutnya dalam rapat.

Saya katakan bahwa pembahasan materi ini terdiri dari 2 sesi

atau “floor” dan mempersilahkan para hadirin untuk mendaftarkan
diri
bagi yang ingin menyampaikan pendapat pada floor pertama.
Kemudian satu per
satu dipersilahkan berbicara. Nah, pimpinan rapat harus jeli/tajam
mendengarkan
pendapat pembicara yang ‘menguntungkan’, maka saya sebagai
pimpinan rapat akan
mengatakan: “Ya, itu betul, memang sepatutnya begitu”. Jika
pendapatnya ‘merugikan’ maka saya akan katakan “Ya, pendapat
saudara
memang patut dikemukakan sebagai bahan perbandingan dengan
pendapat hadirin
lainnya. Mungkin bisa lebih disempurnakan”. Pokoknya pendapat
yang
menguntungkan saya katakan ‘baik’ dan yang merugikan saya
arahkan ‘mengambang’.
Toh nanti ada pendapat lainnya.

Saya sebagai pimpinan rapat akan membuat resume dari semua

pendapat dalam floor pertama dengan cara merumuskannya mengarah
pada keinginan
saya mencapai sasaran materi yang disidangkan. Lalu saya akan
menanyakan floor,
apakah masih diperlukan floor kedua . Kalau dikehendaki, saya
lanjutkan dengan
membuka kesempatan untuk para hadirin dengan mendahulukan yang
belum kebagian
bicara dalam floor pertama, dengan alasan kemungkinan ada ide-ide
lain yang
belum dinyatakan dalam rapat. Setelah selesai, semua pembicara
dalam floor ke
dua, saya membuat resume lagi. Kemudian saya ‘tawarkan’ untuk
disetujui secara
aklamasi (kalau menguntungkan). Jika floor tidak menyetujui dengan
cara
aklamasi, maka diadakan voting. Kemudian saya merumuskan
rancangan keputusan
sidang, untuk kemudian disahkan menjadi keputusan rapat.

Di dalam sebuah rapat akan kita temui berbagai macam tipe

manusia sbb:

Yang punya gagasan, tetapi tidak berani menyampaikannya di

dalam rapat.

Yang punya gagasan dan berani menyampaikannya. Kategori ini

dapat dibagi lagi menjadi :

a. yang selalu menentang pendapat orang lain;

b. yang realistik sehingga dapat menerima pendapat orang
lain asal lebih baik dari pendapatnya;

c. yang menonjolkan dirinya tanpa menguasai materi yang

sedang dibahas;

d. yang diam saja sekalipun punya gagasan; hanya disampaikan

di luar sidang (ump. waktu istirahat).

Kalau sidang istirahat dan belum mengambil keputusan , maka

saya akan menghubungi tipe2 d tsb. (ump. saudara A). Jika ada
gagasan yang
menguntungkan dari orang tersebut, maka dalam kelanjutan sidang
akan saya katakan
“Saudara A mempunyai gagasan sbb:…. Dan gagasan itu sekarang
saya
sampaikan kepada floor untuk menjadi bahan pengambil keputusan
kita
bersama”.

Demikian juga jawaban/komentar saya terhadap pendapat tipe 2

c.

Menghadapi orang yang biasanya suka menentang, sebagai

pimpinan rapat, saya akan mengatakan : “Pendapat anda saya
serahkan kepada
floor untuk dibahas atau tidak dibahas lebih lanjut”. Dengan kalimat
semacam itu, sesungguhnya saya mengarahkan floor untuk tidak
membahas lebih
lanjut.

Hal-hal mengenai rapat ini sangat berkaitan dengan

“Teknik Berunding”. Oleh karena itu saya menganjurkan Anda
mempelajari dan mempraktekkan “Teknik Berunding” di tulisan saya
berikutnya
How to Chair an Effective Meeting
Dalam pelaksanaan sebuah Rapat, hal-hal berikut ini masih banyak
ditemui, yaitu :

-
Rapat terlalu sering diadakan (sehingga terjadi, belum sempat
melaksanakan hasil rapat terdahulu, sudah disusul
dengan rapat yang baru), atau yang terjadi sebaliknya yaitu rapat baru
diadakan jika ada masalah

-
Rapat dilangsungkan berjam-jam, bertele-tele, serta melenceng dari
sasaran yang telah ditetapkan.

-
Pemimpin rapat membiarkan perdebatan silang di antara peserta
sehingga bukan membuat suasana rapat hidup, tapi
menjadi ramai dengan debat kusir

-
Rapat bukan menjaring saran dari peserta tapi hanya menyampaikan
sikap yang sudah ditetapkan pemimpin rapat
(Meeting berubah menjadi Briefing - Terutama jika pemimpin rapat
adalah atasan peserta rapat)
Sasaran Program :

Setelah selesai mengikuti program ini para peserta akan :

-
Memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang bagaimana
merencanakan dan menyelenggarakan sebuah rapat atau
pertemuan secara profesional dengan perencanaan yang matang,
cermat dan sistimatis

-
Memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang tehnik memimpin
sebuah rapat, sehingga rapat tidak bertele-tele dan
mencapai sasaran atau efektif

-
Dengan adanya kesempatan peserta untuk Praktek Memimpin Rapat,
diharapkan setiap peserta akan memiliki
keterampilan praktis dalam memimpin rapat di tempat kerja masing-
masing
Outline :

-
Pengertian Rapat (Meeting), serta perbedaannya dengan Briefing
-
Rapat sebagai salah satu bentuk Komunikasi
-
Kapan Rapat diperlukan
-
Jenis-jenis Rapat
-
Ketentuan-ketentuan umum tentang Rapat
-
Hal-hal yang perlu ditetapkan dalam merencanakan sebuah Rapat
-
Langkah-langkah yang perlu diambil dalam mempersiapkan Rapat
-
Value Consult: Human Resources - Finance - Marketing - HSE -
Managerial - In house - Public - Training
http://www.valueconsulttraining.com Powered by Joomla! Generated:
28 September, 2009, 11:10
Bagaimana langkah-langkah dibuat dalam format Action Plan
-
Tehnik mengecek progres persiapan penyelenggaraan Rapat
-
Hakekat Rapat dihubungkan dengan Hakekat Komunikasi
-
Penerapan Sifat Dasar Manusia dlm berkomunikasi dlm memimpin
Rapat
-
Hal-hal yang perlu disiapkan dalam Memimpin Rapat
-
Bentuk-bentuk interaksi & komunikasi dalam sebuah Rapat
-
Proses tahap demi tahap dalam memimpin Rapat
-
Tehnik mengutarakan Pendahuluan utk menarik perhatian peserta
Rapat
-
Tehnik menghadapi tipe-tipe peserta Rapat yang beragam
-
Bagaimana mengendalikan Rapat agar tidak melenceng dan bertele-
tele
-
Bagaimana membuat Kesimpulan dlm bentuk Notulen Rapat
-
Cara melakukan follow up hasil Rapat
Value Consult: Human Resources - Finance - Marketing - HSE -
Managerial - In house - Public - Training
Menjadi pemimpin rapat tidak sulit juga tidak mudah. Hal itu selalu
kita hadapi dalam kehidupan sehari-hari. Padahal memimpin rapat
bukanlah sekedar mengumpulkan orang, akan tetapi rapat adalah
untuk menyamakan persepsi dari semua unsur kepentingan. Untuk
menyamakan persepsi atau dataran juga bukan persoalan sepele.
Betapa tidak, jika gagal jusrtu akan menimbulkan masalah baru yang
tidak kala dahsyatnya.
Dalam memimpin rapat diperlukan seni yang memadahi sehingga
hasilnya maksimal. Terlebih lagi kalau sudah ada indikasi masing-
masing person akan memperjuangkan kepentingan pribadi atau
kelompokya. Hal ini perlu strategi bermain yang indah nan cantik
sehingga semua pemangku kepentingan dapat legawa dan maklum
adanya.
Seni memimpin rapat bukanlah hal baku dan berlaku untuk semua
situasi. Akan tetapi siapapun yang memimpin rapat jika kaya akan
berbagai macam seni memimpin rapat akan lebih meyakinkan dan
lebih bermanfaat dibanding orang yang cerdas kaya pengetahuan tapi
miskin seni memimpin rapat. Yang lebih konyol lagi biasanya orang
cerdas dan kaya pengetahuan tapi miskin seni biasanya otoriter, kaku,
dan terkesan memaksakan kehendak.
Jika hal itu terjadi bukannya untuk menyamakan dataran justru
membuat jurang yang dalam dan sulit dipertemukan bahkan
memerlukan waktu yang sangat lama. Hal ini akan menjadi penyakit
masyarakat yang akut dan dapat menghambat kemajuan guru sebagai
komunitas masyarakat yang ilmiah dan profesional.
Ada sekelumit pengalaman saya ketika ditunjuk menjadi ketua panitia
Pertemuan Wali Murid untuk Sosisalisasi Unas, Studi Lanjut bagi
Siswa kelas XII, dan Sosialisasi Penjurusan bagi siswa kelas X di
SMA Negeri 1 Kebomas Gresik. Pembentukan panitia berlangsung H-
3 dari pelaksanaan. Tentu saja saya kelabakan dan akhirnya pasra
karena sudah diberi amanat dan lebih pasnya ditodong oleh sekolah.
Bagaimanapun dan apapun yang terjadi harus suskes.
Oleh karena itu, pada H-2 langsung kami adakan rapat kilat tanpa
persiapan apapun. Saya selaku pimpinan rapat belum sempat
membuat deskripsi tugas dari masing-masing seksi. Akan tetapi saya
tidak kehilangan akal. Saya gunakan jurus mabuk. Yaitu saya berikan
gambaran umum (secara global) bagaimana prosesi acaranya.
Dilanjutkan dengan pemandangan semua peserta rapat bagaimana
pelaksanaan yang ideal, dan bermakna bagi para orang tua siswa yang
datang. Sebab agenda pertemuan tidak hanya untuk keperluan di atas
melainkan ada kepentingan lain misalnya penggalian dana untuk
pembangunan Masjid Al-Akbar, pembuatan taman sekolah yang
indah, penyambuatan pertukaran pelajar dari Kore Selatan Selama 8
hari di SMA Negeri 1 Kebomas Gresik.
Setelah semua peserta rapat menyampaikan gagasannya, maka
langkah berikutnya yaitu jedah lima menit. Selama waktu jedah
masing-masing seksi untuk merundingkan rencananya. Kemudian
masing-masing seksi menyampaikan langkah-langkah strategisnya.
Saya sebagai pemimpin rapat tinggal menggarisbawahi dan memberi
penguatan dari masing-masing seksi. Dengan demikian mereka yang
rapat merasa mempunyai andil yang besar dan merasa diakomodir
sehingga melahirkan komitemen yang luar biasa.
Dan haslnya sangat luar biasa, sangat suskes dan semua acara berjalan
luar biasa. Ternyata jika semua orang jika diberikan kepercayaan akan
lebih bertanggung jawab dan akan berbuat lebih dari yang kita
perkirakan.

BAB III MEMIMPIN RAPAT

Sebelum anda memimpin rapat, perlu disiapkan adanya:

• Agenda rapat yang jelas;
• Hari, tempat dan jam rapat;
• Undangan rapat dua minggu sebelumnya (minimal satu minggu
sebelumnya);
• Persiapan ruangan dan tempat duduk yang baik/santai serta
konsumsi yang cukup;
• Sound system yang baik.
Persiapan memimpin rapat :
1. Mengadakan checking dan rechecking 5 (A s/d E di atas)
2. Menguasai masalah agenda rapat
3. Menguasai kebiasaan-kebiasaan rapat (AD dan ART or).
4. Menguasai teknik memimpin rapat.
PENJELASAN

Titik I
sudah cukup jelas.

Titik 2
Menguasai agenda rapat berarti anda menguasai segala aspek
permasalahan materi rapat. Apa yang ingin dicapai? Apakah ada
faktor penghambat atau ada juga faktor yang menguntungkan? Mana
cara yang paling efektif untuk mencapai tujuan , mengatasi masalah ?
Siapa saja yang perlu diminta untuk membahas materi rapat, sebelum
pimpinan rapat membuka kesempatan untuk yang hadir guna
melontarkan gagasannya masing-masing ?
Pertanyaan-pertanyaan semacam itu sebaiknya dikuasai pemimpin
rapat sebelumnya. Dengan kata lain, pemimpin rapat perlu
mengantisipasi kemungkinan yang akan terjadi di dalam rapat yang
sebenarnya

Titik 3
Menguasai kebiasaan rapat sesungguhnya bermuara pada penguasaan
Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga organisasi.
Disamping itu, diperlukan penguasaan teknik rapat serta peraturan
dalam sebuah rapat. Hal ini akan kelihatan jelas pada waktu kita
membicarakan "Teknik Memimpin Rapat".

Titik 4
Hasil rapat dapat memperkuat atau memperlemah organisasi. Oleh
karena itu, kita berusaha agar rapat dapat berhasil baik, dengan cara
menguasai teknik memimpin rapat yang baik pula sbb :
Untuk mempermudah para pembaca tulisan ini, saya buatkan skenario
rapat sbb:
1. Saya mengadakan checking apakah undangan dan persiapan rapat
seperti A s/d E sudah siap betul.
2. Sekalipun saya sudah mempelajari materi agenda rapat, saya masih
mengulang sekali lagi untuk meneliti materinya serta kemungkinan
reaksi dari hadirin. Mungkin saya sudah mengetahui lebih dulu siap
yang pro dan yang kontra, sehingga saya dapat mempersiapkan taktik
dan strategi rapat. Mengenai hal ini, bacalah mengenai Teknik
Berunding, karena sangat mirip.
3. Saya ketahui dari AD dan ART, hak-hak para hadirin yang terdiri
dari Anggota Kehormatan, Anggota Luar Biasa dan Anggota Biasa
atau Dewan Komisaris. Dewan Direksi maupun Pemegang Saham
Prioritas dan Pemegang Saham Biasa serta para pejabat Eselon yang
lebih rendah jika mereka diundang untuk ikut rapat. Saya mengetahui
anggota yang punya hak bicara dan hak pilih serta yang hanya
mempunyai hak bicara saja, tetapi tidak memiliki hak untuk memilih
dan dipilih.
4. Pada waktu pembukaan rapat, saya akan menyampaikan:
o Membuka rapat dengan resmi dan terima kasih kepada semua
hadirin atas kehadirannya
o Membacakan materi agenda rapat dan tata tertib rapat
o Menjelaskan apa yang ingin dicapai, yang merupakan hambatan dan
yang ingin dijadikan faktor penentu. Semua hal itu untuk kebaikan
organisasi dan kebaikan anggota/bawahan. Hal ini sangat perlu guna
mengarahkan pembicaraan selanjutnya dalam rapat.
o Saya katakan bahwa pembahasan materi ini terdiri dari 2 sesi atau
"floor" dan mempersilahkan para hadirin untuk mendaftarkan diri
bagi yang ingin menyampaikan pendapat pada floor pertama.
Kemudian satu per satu dipersilahkan berbicara. Nah, pimpinan rapat
harus jeli/tajam mendengarkan pendapat pembicara yang
'menguntungkan', maka saya sebagai pimpinan rapat akan
mengatakan: "Ya, itu betul, memang sepatutnya begitu". Jika
pendapatnya 'merugikan' maka saya akan katakan "Ya, pendapat
saudara memang patut dikemukakan sebagai bahan perbandingan
dengan pendapat hadirin lainnya. Mungkin bisa lebih
disempurnakan". Pokoknya pendapat yang menguntungkan saya
katakan 'baik' dan yang merugikan saya arahkan 'mengambang'. Toh
nanti ada pendapat lainnya.
o Saya sebagai pimpinan rapat akan membuat resume dari semua
pendapat dalam floor pertama dengan cara merumuskannya mengarah
pada keinginan saya mencapai sasaran materi yang disidangkan. Lalu
saya akan menanyakan floor, apakah masih diperlukan floor kedua .
Kalau dikehendaki, saya lanjutkan dengan membuka kesempatan
untuk para hadirin dengan mendahulukan yang belum kebagian bicara
dalam floor pertama, dengan alasan kemungkinan ada ide-ide lain
yang belum dinyatakan dalam rapat. Setelah selesai, semua pembicara
dalam floor ke dua, saya membuat resume lagi. Kemudian saya
'tawarkan' untuk disetujui secara aklamasi (kalau menguntungkan).
Jika floor tidak menyetujui dengan cara aklamasi, maka diadakan
voting. Kemudian saya merumuskan rancangan keputusan sidang,
untuk kemudian disahkan menjadi keputusan rapat.
Di dalam sebuah rapat akan kita temui berbagai macam tipe manusia
sbb:
1. Yang punya gagasan, tetapi tidak berani menyampaikannya di
dalam rapat.
2. Yang punya gagasan dan berani menyampaikannya. Kategori ini
dapat dibagi lagi menjadi :
a. yang selalu menentang pendapat orang lain;
b. yang realistik sehingga dapat menerima pendapat orang lain asal
lebih baik dari pendapatnya;
c. yang menonjolkan dirinya tanpa menguasai materi yang sedang
dibahas;
d. yang diam saja sekalipun punya gagasan; hanya disampaikan di
luar sidang (ump. waktu istirahat).
Kalau sidang istirahat dan belum mengambil keputusan , maka saya
akan menghubungi tipe2 d tsb. (ump. saudara A). Jika ada gagasan
yang menguntungkan dari orang tersebut, maka dalam kelanjutan
sidang akan saya katakan "Saudara A mempunyai gagasan sbb:….
Dan gagasan itu sekarang saya sampaikan kepada floor untuk menjadi
bahan pengambil keputusan kita bersama".

Demikian juga jawaban/komentar saya terhadap pendapat tipe 2 c.

Menghadapi orang yang biasanya suka menentang, sebagai pimpinan

rapat, saya akan mengatakan : "Pendapat anda saya serahkan kepada
floor untuk dibahas atau tidak dibahas lebih lanjut". Dengan kalimat
semacam itu, sesungguhnya saya mengarahkan floor untuk tidak
membahas lebih lanjut.

Hal-hal mengenai rapat ini sangat berkaitan dengan "Teknik

Berunding". Oleh karena itu saya menganjurkan Anda mempelajari
dan mempraktekkan "Teknik Berunding" di tulisan saya berikutnya.

Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H,

yakni :
1. Why, mengapa rapat diselenggarakan
2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.
3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang
akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.
4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan.
5. When, Kapan rapat akan diselenggarakan.
6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non
formal, terbuka atau tertutup.
Pengelolaan Konsumsi dan Akomodasi.
1. Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan,
urusan konsumsi dan akomodasi perlu mendapat perhatian. Berikut
hal yang perlu diingat :
2. Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya tergantung
pada sikon keuangan perusahaan, dan lama rapat yang digelar.
3. Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan
minuman teh/kopi. Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan
beberapa penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang
(lunch), dan pemberian dua kali coffee break.
4. Coffee break pertama diberikan sejam setengah sebelum lunch
( biasanya jam 11 an). Coffee Break kedua diberikan sesaat sebelum
sholat ashar, sekitar jam 3 an.
5. Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, akomodasi biasanya
berupa pemberian “uang transport” kepada peserta rapat. Tetapi jika
rapat diselenggarakan perusahaan atau bahkan di luar kota ,
akomodasi diberikan dalam bentuk layanan pemberian penginapan
gratis beserta uang transport.
6. Urusan penginapan ditangani langsung oleh perusahaan. Dalam hal
ini yang melakukan reservasi tempat untuk rapat dan tempat unguk
menginap, adalah sekretaris.
Pengelolaan Tempat Rapat.
Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris bertugas penuh mengatur
dan menyiapkan tempat rapat.
1. Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, sekretaris bertugas
mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan
semua perlengkapan pendukung rapat.
2. Jika rapat diselenggarakan di luar kantor, sekretaris juga yang
bertugas mengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan
rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benar-benar
tersedia.
Mempimpin Rapat
Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan
perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai
pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh
pimpinan.
Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola
rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang
perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni;
1. Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.
2. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat
3. Memahami Setiap acara rapat
4. Memahami Perencanaan prosedur rapat
5. Menghubungi/menyiapkan notulen rapat
6. Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi
7. Mempersiapkan perlengkapan rapat
8. Memeriksa ruangan rapat.
Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ;
1. Berbicara spontan,
2. Mengemukakan gagasan cemerlang
3. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.
4. Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa
kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang
diharapkan.
Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus
senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan
penanganan pihak lain. Yakni :
1. Pengelolaan konsumsi dan akomodasi
2. Pengelolaan tempat rapat