TEKNIK DAN MEKANISME PERSIDANGAN

Tentang Persidangan

Persidangan merupakan salah satu alat atau unsur dari suatu organisasi
yang juga memiliki peranan penting. Secara sempit persidangan diartikan
sebagai pertemuan (meeting), rapat, musyawarah atau berkumpul untuk
proses pengambilan keputusan penting. Sehingga wajar bila dalam
dinamika persidangan, terjadi dialetika yang cukup keras diantara peserta
untuk saling mempertahankan gagasannya.

Agar dalam proses mempertahankan gagasan tersebut tidak terjadi debat

kusir, maka dibutuhkan sebuah mekanisme menyampaikan pendapat,
pengambilan keputusan, dan hal-hal lain yang selalu menyertai dalam
proses persidangan tersebut.

LATAR BELAKANG SEBUAH PERSIDANGAN

Setiap permusyawaratan dalam sebuah organisasi formal pasti

membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus
dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal.

Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan
terhadap aturan didalam sebuah persidangan. Persidangan didefinisikan
sebagai pertemuan formal sebuah organisasi guna membahas masalah
tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan
sebagai sebuah Ketetapan bersama.

Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen

organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut.
Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun
yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.

1|materi PMII
 CIRI-CIRI PERSIDANGAN

1. Forum yang dibentuk untuk sebuah tujuan berdasarkan hasil

kesepakatan bersama,

2. Peserta adalah orang-orang tertentu yang merupakan perwakilan dari

sub organisasi atau kelompok-kelompok tertentu. Biasanya dalam
persidangan dapat pula dihadiri oleh orang-orang yang termasuk dalam
kelompok peninjau,

3. Hasil keputusan dalam persidangan memiliki kekuatan hukum yang

mengikat para anggotanya untuk mematuhi apa yang telah disepakati
bersama.

KELENGKAPAN PERSIDANGAN :

1. Presidium sidang

a. Ketua Sidang (Presidium 1)

b. Wakil Ketua Sidang (Presidium 2)

c. Notulen (Presidium 3)

2. Peserta sidang

3. Draft keputusan atau ketetepan sidang, agenda acara, tata tertib sidang,
dan lembar rekomendasi.

4. Palu sidang

2|materi PMII
 5. Simbol-simbol atau panji-panji organisasi

6. Bendera merah putih

TEKNIK PERSIDANGAN

Tata cara, Peraturan, Etika atau segala hal yang berkaitan dengan kegiatan
persidangan

TUJUAN PERSIDANGAN

Membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan

yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama.

SIAPA YANG MELAKUKAN PERSIDANGAN?

Semua orang, organisasi, instansi pemerintahan, kejaksaan, legislatif,

eksekutif, dll

JENIS PERSIDANGAN :

1. Sidang Pleno

a. Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau

Permusyawaratan

b. Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang

c. Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee

3|materi PMII
 d. Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang
berhubungan dengan Permusyawaratan

2. Sidang Paripurna

a. Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau

Permusyawaratan

b. Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang

c. Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang

berhubungan dengan Permusyawaratan

3. Sidang Komisi

a. Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi

b. Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang

ditentukan oleh Sidang Pleno

c. Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang

Sekretaris Sidang Komisi

d. Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam
Komisi tersebut

e. Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari

Komisi yang bersangkutan
ATURAN UMUM SEBUAH PERSIDANGAN

1. Peserta (Penuh & Peninjau)

4|materi PMII
 2. Pimpinan Sidang

PESERTA PENUH

1. Hak peserta penuh :

a. Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan

mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

b. Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan
keputusan

c. Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses

pemilihan

d. Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

2. Kewajiban peserta penuh :

a. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

b. Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

PESERTA PENINJAU

1. Hak Peninjau :

Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan

mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

5|materi PMII
 2. Kewajiban Peninjau:

a. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

b. Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

PIMPINAN/PRESIDIUM SIDANG

1. Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan

melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah

2. Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya

persidangan seperti aturan yang disepakati peserta

3. Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata

tertib persidangan

SYARAT-SYARAT PRESIDIUM SIDANG :

1. Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab

2. Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan

3. Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis

4. Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi

persidangan
SIKAP PRESIDIUM SIDANG :

1. Simpatik, menarik, tegas dan disiplin

2. Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan

6|materi PMII
 3. Adil, bijaksana dan menghargai pendapat peserta

LANGKAH-LANGKAH PENGAMBILAN KEPUTUSAN:

1. Musyawarah untuk mufakat: pengambilan berdasarkan kesepakatan

bersama seluruh peserta sidang

2. Lobby: apabila dalam musyawarah tidak mendapatkan kesepakatan

bersama maka langkah yang digunakan adalah lobbying antara peserta
sidang yang pro dan kontra.

3. Voting: apabila dalam lobbying tidak mendapatkan kesepakatan

bersama maka langkah yang digunakan adalah voting.

a. voting terbuka: setiap peserta langsung memberikan hak suaranya secara

terbuka, misalkan dengan mengangkat tangan ataupun berdiri.

b. Voting tertutup : setiap peserta memberikan hak suaranya secara

tertutup, misalkan dengan menggunakan kertas.
QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1. Persidangan dinyatakan syah/ quorum apabila dihadiri oleh sekurang-

kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga
ditentukan melalui konsensus)

2. Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika

tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang
hadir di persidangan

7|materi PMII
 3. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara
seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara
ulang
ISTILAH DALAM PERSIDANGAN

1. Skorsing: memberhentikan sidang untuk sementara dengan menentukan

alokasi waktunya. Misalkan skorsing 5 menit.

2. Pending : memberhentikan sidang untuk sementara waktu dengan tujuan

tertentu seperti istirahat, lobby, penundaan sidang dan langsung
menetapkan waktu, jam, dan hari. Misalkan: pending sampai hari kamis,
tanggal 2 februari 2012. jam 10.00 wib.

3. PK/Peninjauan kembali : mekanisme yang digunakan untuk mengulang

kembali pembahasan/ putusan yang telah ditetapkan

4. Interupsi : memotong/menyela pembicaraan dikarenakan ada hal-hal

yang sagat penting untuk diungkapkan

5. Lobying : suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan

pendapat dalam pengambilan keputusan

ATURAN KETUKAN PALU DAN KONDISI-KONDISI LAIN

1. Satu (1) kali ketukan

a. Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.

b. Mengesahkan keputusan/ kesepakatan peserta sidang poin per poin

(keputusan sementara).

8|materi PMII
 c. Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak
terlalu lama (biasanya skor 1X??menit, dll) sehingga peserta sidang tidak
perlu meninggalkan tempat sidang.

d. Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap

keliru

2. Dua (2) kali ketukan

Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama
(biasanya 2 X ?? menit), misalnya istirahat, lobying, sembahyang, makan.

3. Tiga (3) kali ketukan

a. Membuka/menutup sidang atau acara resmi.

b. Mengesahkan keputusan final /akhir hasil siding

4. Ketukan lebih dari tiga (3) kali

a. Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.

b. Untuk menertibkan dan menenangkan persidangan.

CONTOH KALIMAT YANG DIPAKAI OLEH PRESIDIUM SIDANG

1. Membuka sidang

“Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya

nyatakan dibuka. ” tok…….tok…….tok

9|materi PMII
 2. Menutup sidang

“Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil ‘Alamin, sidang pleno I saya

nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok

3. Mengalihkan pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang

berikutnya” tok….

4. Mengambil alih pimpinan sidang

“Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok

5. Menskorsing sidang

“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok…

6. Mencabut skorsing

“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang
dilanjutkan” tok…

7. Pending, Skorsing / cabut Skorsing Sidang

”Dengan ini sidang saya skorsing 2×30 menit” tok..tok..

8. Memberi peringatan kepada peserta sidang

Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”

INTERUPSI

10 | m a t e r i P M I I
 Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang
karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang
tersebut.
PELAKSANAAN INTERUPSI

1. Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan

berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang

2. Interupsi diatas hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.

3. Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai

dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC)
diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas
permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang

MACAM-MACAM INTERUPSI

1. Point of Clarification :

interupsi untuk menjernihkan/meluruskan permasalahan atau isi

pembahasan.

2. Point of View :

interupsi untuk menyampaikan pendapat, tanggapan, usulan, saran

3. Point of Order :

11 | m a t e r i P M I I
 interupsi yang digunakan untuk menyampaikan redaksi/hasil/poin
pembahasan atau juga dapat untuk meminta pimpinan sidang meluruskan
jalannya sidang apabila keluar dari konteks, atau sidang dianggap janggal.

4. Point of Solution :

interupsi untuk memberikan solusi atas permasalahan yang dibahas.

5. Point of Information :

interupsi untuk memberikan informasi, baik tentang pembicaraan yang

tidak sesuai atau informasi yang berkaitan dengan kondisi yang menjadi
pokok pembahasan atau hal-hal yang dipandang urgen untuk
diinformasikan.

6. Point of Privilege (rehabilitation) :

interupsi yang berfungsi untuk membersihkan nama baik atau kehormatan

seseorang/kelompok karena dipandang pembicaraan tersebut menyimpang
dari etika atau menyinggung perasaan.
TATA TERTIB

Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada

saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan
nilai-nilai universal dimasyarakat.

12 | m a t e r i P M I I
 SANKSI-SANKSI

Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan

dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan
mempertimbangkan saran, dan usulan peserta sidang yang lain. Biasanya,
mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada
peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama,
presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau
mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang
yang lain

13 | m a t e r i P M I I