Tata Cara Bersidang dalam Organisasi

Setiap permusyawaratan dalam sebuah organisasi formal pasti membutuhkan persidangan-

persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang
maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan
terhadap aturan didalam sebuah persidangan.
Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal sebuah organisasi guna membahas
masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah
Ketetapan bersama. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen
organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya
final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika
persidangan berlangsung.

Jenis Persidangan

Sidang Pleno

o Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan

o Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang

o Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee

o Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan

dengan Permusyawaratan

Sidang Paripurna

o Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan

o Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang

o Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang

berhubungan dengan Permusyawaratan

Sidang Komisi

o Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi

o Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan

oleh Sidang Pleno

o Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris

Sidang Komisi

o Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi
tersebut
 o Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang
bersangkutan

Aturan Umum Sebuah Persidangan

Peserta

Peserta Penuh

Hak peserta penuh :

o Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan

usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

o Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan

o Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan

o Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

o Kewajiban peserta penuh :

Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan

Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

Peserta Peninjau

Hak Peninjau:

Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan

pendapatdan menajukan usulan kepada pimpinan baik
secara lisan maupun tertulis

Kewajiban Peninjau:

Mentaati tata tertib

persidangan/permusyawaratan

Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

Presidium Sidang dipilih dari dan oleh

peserta Permusyawaratan melalui Sidang
Pleno yang dipandu oleh Panitia
Pengarah

Presidium Sidang bertugas untuk

memimpin dan mengatur jalannya
 persidangan seperti aturan yang
disepakati peserta

Presidium Sidang berkuasa untuk

memimpin dan menjalankan tata tertib
persidangan

Presidium Sidang

Aturan Ketukan Palu dan kondisi-kondisi lain :

1 kali ketukan

o Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.

o Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin (keputusan

sementara).

o Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.

o Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu
lama (biasanya skor 1X??menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu
meninggalkan tempat sidang.

o Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.

2 kali ketukan

o Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama
(biasanya 2 X ?? menit), misalnya istirahat, lobying, sembahyang,makan.

o Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.

o Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan

pendapat dalam pengambilan keputusan

3 kali ketukan

o Membuka/menutup sidang atau acara resmi.

o Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang

Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang

Membuka sidang

Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka.

tok.tok.tok
Menutup sidang

Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil Alamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.

Tok..tok..tok

Mengalihkan pimpinan sidang

Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya tok.

Mengambil alih pimpinan sidang

Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih tok

Menskorsing sidang

Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit tok.tok.

Mencabut skorsing

Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan
tok.tok.

Memberi peringatan kepada peserta sidang

Tok. Peserta sidang harap tenang !

Syarat-syarat Presidium Sidang :

Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab

Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan

Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis

Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan

Sikap Presidium Sidang :

Simpatik, menarik, tegas dan disiplin

Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan

Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

Quorum dan Pengambilan Keputusan

Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya + 1

dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui konsensus)
 Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil
diambil melalui suara terbanyak ( + 1) dari peserta yang hadir di persidangan

Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang,
maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang

Interupsi

Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan
yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.

Macam macam interupsi antara lain.

o Interuption of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta

penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya
persidangan. Contoh: saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah
maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan
dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan
semakin bias.

o Interruption of information, Bentuk interupsi berupa informasi yang perlu

diperhatikan oleh seluruh peserta sidang termasuk pimpinan sidang. Informasi
bisa internal (misal: informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun
eksternal (missal: situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat
berpengaruh terhadap jalannya persidangan).

o Interruption of clarificatio, Bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi

tentang pernyataan peserta sidang lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias
ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap
suatu pernyataan.

o Interruption of explanatio, Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu

pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain
atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.

o Interruption of personal, Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan

yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung
menyerang secara pribadi.

Pelaksanaan Interupsi :

Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah
mendapat ijin dari Presidium Sidang

Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.

Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan
jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil
alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang
Tata Tertib

Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan
dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.

Sanksi-sanksi

Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib
persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta
siding yang lain. Biasanya, mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan
kepada peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium
sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain
dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain.

Pengertian

Sidang adalah forum formal bagi pengambilan keputusan yang akan menjadi kebijakan dalam
sebuah organisasi (berstruktur dan mempunyai susunan hierarkis) dengan diawali oleh
konflik.

Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam
bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik.

Musyawarah adalah forum informal sebagai sarana pengambil keputusan, kesepakatan,

penyebaran informasi atau lainnya dalam sebuah institusi tanpa harus didahului oleh konflik
Macam-macam persidangan
1. Sidang pleno : sidang yang dihadiri oleh seluruh peserta sidang. Termasuk kedalam
kategori
sidang ini adalah; Sidang pendahuluan yang biasanya untuk menetapkan jadual, tata tertib
dan
pemilihan presidium sidang.
Sidang pleno, biasanya di tengah persidangan untuk mengesahkan laporan
pertanggungjawabanyang dipimpin oleh presidium sidang.
2. Sidang paripurna, biasanya berisi tentang pengesahan hasil-hasil sidang.
3. Sidang komisi adalah sidang yang diikuti oleh leserta terbatas (anggota komisi), sidang ini
diadakan untuk pematangan materi sebelum diplenokan, dipimpin oleh pimpinan komisi.
4. Sidang sub komisi, sidang ini lebih terbatas dalm sidang komisi guna mematangkan materi
lanjut.

Macam-macam sidang dilihat dari jabatan peserta dalam sebuah organisasi;

Sidang Presidium
Sidang BPH ( Badan Pengurus Harian )
Sidang Badan Koordinasi.

Macam-macam Rapat
Rapat kerja (Raker), Munas, Muktamar, Mubes, Musda dan lain sebagainya.

Unsur-unsur persidangan
1. Tempat atau ruang sidang
2. Waktu dan acara sidang
3. Peserta sidang
4. Perlengkapan sidang
5. Tata tertib sidang
6. Pimpinan dan sekretaris

Istilah-istilah dalam persidangan

Skorsing adalah penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu
pada waktu sidang berlangsung
Lobbying adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk
menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara
informal.
Interupsi adalah memotong pembicaraan, ditempuh dengan menggunakan kata interupsi
yang pada hakekatnya meminta kesepakatan untuk berbicara.

Macam-macam interupsi
Interupsi point of order : meminta kesempatan untuk bicara atau dipergunakan untuk
memotong pembicaraan yang dianggap menyimpang dari masalah.
Interupsi point of information : memberikan atau meminta penjelasan atas apa yang telah
disampaikan
Interupsi point of clarification : meluruskan permasalahan agar penyimpangan tidak
semakin
menajam
Interupsi point of prevelage : tidak setuju atas pemojokan, penyinggungan persoalan
pribadi.

Penggunaan palu dalam rapat

Dalam rapat, penggunaan palu sangat penting sekali, pimpinan rapat harus memahami tata
cara penggunaan palu. Karena, kesalahan penggunaan atau pengetukan palu sidang akan
mengacaukan situasi sidang.

Macam-macam penggunaan palu rapat

1 kali ketukan berarti
Mengesahkan hasil rapat
Pengalihan palu sidang
2 kali ketukan
Skorsing
3 kaliketukan
Pembukaan rapat
Penutupan rapat
Berkali-kali sedang
Peringatan atau meminta perhatian peserta rapat

Sebelum sidang dimulai, biasanya sidang belum mempunyai pimpinan sidang. Untuk itu
sebagai pimpinan sidang sementara diambil alih oleh panitia pengarah (SC). Panitia pengarah
ini akan memilih pimpinan sidang atau presidium sidang untuk selanjutnya. Presidium sidang
terpilih memimpin jalannya persidangan. Pimpinan sidang terpilih dapat dipilih lebih dari
satu orang dan hendaknya dipilih lebih dari satu agar bergantian memimpin.