TEKNIK PERSIDANGAN Pengertian Sidang adalah forum formal bagi pengambilan keputusan yang akan menjadi kebijakan dalam

sebuah organisasi (berstruktur dan mempunyai susunan hierarkis) dengan diawali oleh konflik. Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik. Musyawarah adalah forum informal sebagai sarana pengambil keputusan, kesepakatan, penyebaran informasi atau lainnya dalam sebuah institusi tanpa harus didahului oleh konflik Macam-macam persidangan 1. Sidang pleno : sidang yang dihadiri oleh seluruh peserta sidang. Termasuk kedalam kategori sidang ini adalah ; Sidang pendahuluan yang biasanya untuk menetapkan jadual, tata tertib dan pemilihan presidium sidang.Sidang pleno, biasanya di tengah persidangan untuk mengesahkan laporan pertanggungjawabanyang dipimpin oleh presidium sidang. 2. Sidang paripurna, biasanya berisi tentang pengesahan hasil-hasil sidang. 3. Sidang komisi adalah sidang yang diikuti oleh peserta terbatas (anggota komisi), sidang ini diadakan untuk pematangan materi sebelum diplenokan, dipimpin oleh pimpinan komisi. 4. Sidang sub komisi, sidang ini lebih terbatas dalm sidang komisi guna mematangkan materi lanjut. Macam-macam sidang dilihat dari jabatan peserta dalam sebuah organisasi; Sidang Presidium Sidang BPH ( Badan Pengurus Harian ) Sidang Badan Koordinasi. Macam-macam Rapat Rapat kerja (Raker), Munas, Muktamar, Mubes, Musda dan lain sebagainya. Unsur-unsur persidangan 1. Tempat atau ruang sidang 2. Waktu dan acara sidang 3. Peserta sidang 4. Perlengkapan sidang 5. Tata tertib sidang 6. Pimpinan dan sekretaris Istilah-istilah dalam persidangan Skorsing adalah penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu pada waktu sidang berlangsung 1

 Lobbying adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara informal. Interupsi adalah memotong pembicaraan, ditempuh dengan menggunakan kata "interupsi" yang pada hakekatnya meminta kesepakatan untuk berbicara. Macam-macam interupsi Interupsi point of order : meminta kesempatan untuk bicara atau dipergunakan untuk memotong pembicaraan yang dianggap menyimpang dari masalah. Interupsi point of information : memberikan atau meminta penjelasan atas apa yang telah disampaikan Interupsi point of clarification : meluruskan permasalahan agar penyimpangan tidak semakin menajam Interupsi point of prevelage : tidak setuju atas pemojokan, penyinggungan persoalan pribadi. Penggunaan palu dalam rapat Dalam rapat, penggunaan palu sangat penting sekali, pimpinan rapat harus memahami tata cara penggunaan palu. Karena, kesalahan penggunaan atau pengetukan palu sidang akan mengacaukan situasi sidang. Macam-macam penggunaan palu rapat 1 kali ketukan berarti Mengesahkan hasil rapat Pengalihan palu sidang 2 kali ketukan Skorsing 3 kaliketukan Pembukaan rapat Penutupan rapat Berkali-kali sedang Peringatan atau meminta perhatian peserta rapat TEKNIK PERSIDANGAN PENGANTAR Teknik persidangan mempunyai peranan penting dalam kehidupan berorganisasi. Bagi para aktivis, pelajar, anggota partai dan organisasi lainnya. Teknik persidangan merupakan ilmu / ketermpilan yang harus dikuasai dengan baik. Teknik persidangan merupakan alt untuk memperlancar, menertibkan dan menyukseskan persidangan dalam berbagai bentuk forum. Beberapa forum yang biasanya memakai teknik persidangan yaitu: Kongres, Mubes, Rapat Pleno, Rapat Tahunan Anggota dan lain lain. Bisa juga 2

dilihat dalam forum forum ilmiah, forum pelatihan maupun manajemen kepemimpinan. Melihat pentingnya peranan teknik persidangan tersebut, maka seyogyanya setiap aktivis / organisatoris menguasainya dgn baik. Di sini saya akan menguraikan secara sederhana materi materi pokok teknik persidangan. PENGERTIAN Teknik persidangan adalah : suatu cara atau metode yang digunakan dalam berbagai forum untuk menertibkan, melancarkan atau menyukseskan suatu proses pengambilan keputusan atau jalannya suatu persidangan. INSTRUMEN PERSIDANGAN 1. Pimpinan Sidang 2. Peserta Sidang 3. Materi atau Agenda Sidang 4. Tata Tertib Persidangan 5. Perlengkapan Persidangan : Ruang Sidang Palu Sidang Meja dan Kursi Sidang Alat-alat Tulis Pengeras Suara (untuk forum tertentu) BENTUK BENTUK TEMPAT PERSIDANGAN 1. Bentuk Persegi Panjang 2. Bentuk Lingkaran 3. Bentuk Setengah lIngkaran 4. Bentuk Kelas 5. Dan lain lain ETIKA PERSIDANGAN A. Penggunaan Palu Ketukan Palu menggunakan kepala palu, penggunaannya: 1 kali : - Untuk skorsing kurang atau sama dengan 15 menit - Untuk mengalihkan pimpinan sidang - Pengesahan keputusan setiap point 2 kali : - Skorsing sidang lebih dari 2 x 15 menit 3 kali : - Membuka dan menutup sidang - Pengesahan keputusan umum, utama atau akhir Untuk menertibkan peserta sidang yang rebut atau gaduh cara mengetukan palu adalah dengan menggunakan gagang palu, bukan mata atau kepala palu. B. Skorsing Sidang Skorsing adalah menghentikan persidangan sementara karena alasan tertentu, misalnya: 3

beda pendapat yang tidak terselesaikan untuk memberikan kesempatan lobbying, kelaluasaan bagi pembicara dan sebagainya. C. Lobbying Lobbying adalah proses informasi diluar persidangan untuk mencari titik temu antara dua orang atau kubu atau lebih yang berselisih pendapat tentang suatu pokok masalah. D. Interupsi Interupsi ialah menyela atau menghentikan sementara pembicaraan orang lain dalam waktu persidangan, karena ada sesuatu yang akan disampaikan . Interupsi ditujukan kepada pimpinan sidang dengan maksud dapat dizinkan berbicara. Macam macam Interupsi: 1. Interupsi, point of information Interupsi karena ada informasi yang ingin disampaikan berkaitan dengan pembicaraan yang sedang berlangsung atau informasi dari luar persidangan. 2. Interupsi, point of order Interupsi karena ada sesuatau yang sangat mendasar berkaitan dengan ketertiban persidangan. 3. Interupsi, point of clarification Interupsi karena ingin menyelesaikan atau menjernihkan masalah yang sedah dibicarakan. 4. Interupsi, point of personal privaledge Interupsi yang dilakukan jika ada pembicaraan yang menyinggung masalah pribadi, tidak berkaitan dengan masalah organisasi atau hal yan sedang dibahas. 5. Interupsi, point of objection Interupsi yang dilakukan jika seseorang keberatan dengan materi pembicaraan atau terhadap sikap salah seorang peserta sidang lainnya. E. Komunikasi Khusus Komunikasi khusus antara pimpinan sidang dengan peserta atau panitia. Misalnya dengan menggunakan kertas (secara tertulis). PENUTUP Demianlah penjelasan saya terhadap beberapa pokok materi tentang persidangan dalam forum forum berorganisasi. Yang perlu diingat adalah teknik persidangan merupakan upaya mengatur jalannya sebuah persidangan agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien, dan bukan sebagai ilmu wajib, tetapi memainkan peranan penting. Smoga tulisan ini berguna bagi teman teman mahasiswa yang berniat untuk menjadi aktivis kampus dan yang lagi berniat untuk jadi caleg

Teknik Persidangan
20 03 2008

Latar belakang Sebuah Persidangan Setiap permusyawaratan dalam sebuah organisasi formal pasti membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusabw, n terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadap aturan didalam sebuah persidangan. Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal sebuah organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung. Jenis Persidangan

Sidang Pleno o Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan o Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang o Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee o Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan

Sidang Paripurna o Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan o Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang o Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan

Sidang Komisi o Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi o Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno o Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi o Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut o Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

Aturan Umum Sebuah Persidangan

Peserta Peserta Penuh Hak peserta penuh : Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan Kewajiban peserta penuh : Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan o Peserta Peninjau Hak Peninjau : Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapatdan menajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis Kewajiban Peninjau: Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan Presidium Sidang o Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah o Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta o Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan
o

Aturan Ketukan Palu dan kondisi-kondisi lain :

1 kali ketukan o Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang. o Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin per poin (keputusan sementara). o Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh. o Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama (biasanya skor 1X??menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang. o Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru. 2 kali ketukan

o o

Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama (biasanya 2 X ?? menit), misalnya istirahat, lobying, sembahyang,makan. Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu. Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan

3 kali ketukan o Membuka/menutup sidang atau acara resmi. o Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang

Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang Membuka sidang Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. tok.tok.tok Menutup sidang Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil Alamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup. Tok..tok..tok Mengalihkan pimpinan sidang Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya tok. Mengambil alih pimpinan sidang Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih tok Menskorsing sidang Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit tok.tok. Mencabut skorsing Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan tok.tok. Memberi peringatan kepada peserta sidang Tok. Peserta sidang harap tenang ! Syarat-syarat Presidium Sidang :

Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan

Sikap Presidium Sidang :

Simpatik, menarik, tegas dan disiplin Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta

Quorum dan Pengambilan Keputusan

Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui konsensus) Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak ( + 1) dari peserta yang hadir di persidangan Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang

Interupsi Ialah suatu bentuk selaan atau memotong pembicaraan dalam sidang karena adanya masukan yang perlu diperhatikan untuk pelaksanaan sidang tersebut.

Macam macam interupsi antara lain. o Interuption of order, Bentuk interupsi yang dilakukan untuk meminta penjelasan atau memberikan masukan yang berkaitan dengan jalannya persidangan. Contoh: saat pembicaraan sudah melebar dari pokok masalah maka seseorang berhak mengajukan interuption of order agar persidangan dikembalikan lagi pada pokok masalahnya sehingga tidak melebar dan semakin bias. o Interruption of information, Bentuk interupsi berupa informasi yang perlu diperhatikan oleh seluruh peserta sidang termasuk pimpinan sidang. Informasi bisa internal (misal: informasi atau data tentang topik yang dibahas) ataupun eksternal (missal: situasi kondisi di luar ruang sidang yang mungkin dapat berpengaruh terhadap jalannya persidangan). o Interruption of clarificatio, Bentuk interupsi dalam rangka meminta klarifikasi tentang pernyataan peserta sidang lainnya agar tidak terjadi penangkapan bias ketika seseorang memberikan tanggapan atau sebuah penegasan terhadap suatu pernyataan. o Interruption of explanatio, Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita. 8

Interruption of personal, Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.

Pelaksanaan Interupsi :

Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan. Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang Tata Tertib Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat. Sanksi-sanksi Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta siding yang lain. Biasanya, mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain.

Teknik Bersidang/Rapat
2007 Agustus 15 by Helsusandra Syam
Senin malam (11/08) sampai Selasa pagi saya berada di Puncak, Bogor Jawa Barat. Saya diundang oleh Badan Eksekutif Mahasiswa STIMIK Perbanas untuk mengisi dua sesi materi. Materi pertama tentang motivasi, saya putarin aja filem The Secret buat mereka, jadi saya nggak perlu banyak bicara cukup mereka ambil kesimpulan saja setelah nonton filem. Materi kedua saya menyampaikan Etika/Teknik Persidangan. Sudah beberapa tahun ini (5-7 tahun terakhir) saya rutin diminta untuk mengisi materi Etika/Teknik Persidangan. Barangkali pengalaman organisasi atau kenapa, mahasiswa STIMIK Perbanas selalu meminta saya untuk mengisi materi ini. Dari kantor saya dijemput oleh panitia, kemudian saya pulang jemput isteri buat diajak serta. Kasihan juga ditinggal sendiri di rumah. Sekitar pukul 7 malam berangkat dan sampai di lokasi acara sekitar pukul 9 malam.

Semestinya materi pertama saya pukul 20.45, tapi molor sampai mulai pukul 11 malam. Tak ada yang bisa saya sampaikan tentang materi ini, karena setelah saya beri kata pengantar lalu peserta saya suguhi filem The Secret dan ketika telah selesai waktu sudah memasuki dini hari. Sesi materi kedua, saya menyampaikan Etika/Teknik Persidangan. Ada beberapa catatan yang ingin saya sampai kepada Anda tentang materi ini dan pandangan atas hasil simulasi sidang yang dilakukan oleh para peserta pelatihan. Sidang atau rapat adalah pertemuan formal suatu organisasi untuk membahas masalah tertentu agar menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan organisasi. Penguasaan tata cara persidangan/rapat mutlak dimiliki oleh para pemain organisasi. Kenapa? Karena dari sidang/rapat inilah akan keluar keputusan yang mengikat dan akan menentukan perjalanan organisasi maupun individu-individu yang terlibat di dalamnya, dan dari keterjebakan keputusan yang dihasilkan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam persidangan/rapat: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Tempat/ruangan Waktu Agenda acara/pembahasan Perlengkapan dan peralatan Peserta Tata tertib Pimpinan sidang/rapat Keputusan/kesimpulan sidang/rapat

Tempat Sidang. Perlu diperhatikan tempat berlangsungnya sidang/rapat yang memadai. Jangan melangsungkan pertemuan yang penting di tempat dimana tidak bisa berlangsung dengan baik karena persoalan gangguan, tidak nyaman, format atau posisi peserta, tidak tersedianya sarana penunjang dan sebagainya. Waktu Sidang. Demi disiplin sidang faktor waktu mesti diperhatikan. Jangan sampai sidang berlangsung tanpa ada kepastian waktu, harus ditentukan durasi, dimulai dan diakhiri serta kapan waktu istirahat jika sidang berlangsung lama. Para peserta harus displin dengan persoalan waktu. Agenda Pembahasan. Sebelum sidang/rapat berlangsung para peserta harus sudah tahu materi apa yang akan dibahas. Jangan sampai peserta menduga-duga maksud pertemuan, ketidakjelasan agenda pembahasan membuat sidang/rapat bisa ngelantur kemana-mana. Kalau tidak ada agenda yang jelas, maka itu kongkow-kongkow namanya, bukan bersidang:) Perlengkapan/Peralatan. Siapkan apa saja perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan. Jika sidang/rapat berlangsung di tempat yang luas maka diperlukan pengeras suara. Dalam sidang formil perlu juga disiapkan palu untuk memutuskan/menetapkan hasil sidang/rapat. Peserta. Siapa saja yang boleh mengikuti persidangan, dan apakah dibolehkan peninjau. Siapa yang punya hak bicara (menyampaikan pendapat) dan punya hak suara (membuat keputusan). Tata Tertib. Harus diatur apa yang boleh dan tidak boleh, etika dan aturan main persidangan. Pimpinan Sidang/Rapat. Pimpinan bisa dari pimpinan organisasi atau ditunjuk oleh peserta sidang. Tergantung dari jenis sidang/rapat itu sendiri. Pimpinan sidang/rapat haruslah orang yang mengerti teknik bersidang/rapat. Sukses atau gagalnya persidangan sangat ditentukan oleh

10

keahlian dan kecakapan pimpinan. Banyak sidang berlangsung chaos dan amburadul karena kesalahan pimpinan. Pimpinan haruslah mempunyai sifat-sifat kepimpinan, berwibawa, peka, disiplin, bisa mengelola konflik, santun dan sifat-sifat positif lainnya. Pokoknya pimpinan harus bisa mengarahkan sidang ke arah keputusan secara efektif dan efisien. Keputusan/Kesimpulan Sidang. Output product dari persidangan/rapat adalah keputusan atau menghasilkan kesimpulan. Keputusan yang dibuat tidaklah bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, diusahakan memuaskan semua pihak. Hendaknya keputusan yang dibuat mengedepankan asas musyawarah untuk mufakat, jangan langsung ambil voting. Voting adalah cara terakhir jika musyawarah-mufakat tidak tercapai. Sewaktu para peserta pelatihan saya minta untuk mencoba simulasi sidang, banyak kejadiankejadian lucu atau dramatis terjadi. Cara memegang palu sidang yang salah, pimpinan yang gagap atau bingung mengarahkan sidang, masuknya penyusup, suara kegaduhan, hingga sidang berlangsung chaos. Pada simulasi sidang tahun sebelumnya, saking chaos-nya, sampai-sampai pimpinan sidang diculik oleh suatu kelompok. Nah lho! Kalau pimpinan sidang diculik gimana cara penyelesainnya? Beberapa poin kunci yang saya catat kenapa sidang berlangsung kacau karena para peserta sidang tidak memperhatikan unsur-unsur sidang seperti yang saya sampaikan di atas. Sebelum sidang berlangsung, tidak ditentukan tata tertib sidang, waktu sidang, agenda pembahasan, penelusuran masalah, hingga siapa saja peserta sidang atau peninjau, siapa yang boleh bicara dan bersuara. Untuk sidang yang besar dan penting, perlu juga dibentuk tim pendukung sidang, seperti keamanan dan lainya untuk menjaga sidang dari hal-hal yang tidak diinginkan dan berlangsung dengan baik. Contoh terbaik untuk belajar dan mengamati sidang sebenarnya adalah menonton sidang-sidang DPR/MPR kita. Banyak hal lucu dan mengecewakan terjadi, barangkali karena ketidak-tahuan mereka tentang tata-cara bersidang, atau malah sok tahu. Ada peserta sidang yang mencakmencak, megang-megang mike sambil teriak-teriak, mengejar pimpinan sidang sambil nunjuknunjuk dengan muka merah

11