“Manageman Forum dan Simulasi Persidangan”

Oleh:
GILANG RAMADAN

Disampaikan Pada Agenda Pelatihan Tata Kelola Organisasi PTKO PK PMII Universitas Nusa Putra
Sukabumi, 10 Februari 2022
Apa Itu Manajeman Forum.?
Dalam suatu forum, dikenal istilah manajemen forum.
Manajemen forum adalah suatu bentuk pengaturan
situasi atau keadaan peserta maupun bahan diskusi di
dalam forum rapat atau musyawarah. Suatu ‘tujuan’
terkadang dapat tercapai bahkan seringkali terealisasi
melalui manajemen forum ini.
Seberapa penting dilakukan?
• Strategi perjuangan sebuah organisasi banyak sekali caranya dalam
upaya mengegolkan suatu tujuannya dalam permusyawaratan. Ada
pembentukan opini, manajemen konflik, ada opini publik, juga ada
manajemen forum. Bagaimana suatu forum dikondisikan sedemikian
serupa sehingga terbentuk kondisi atau situasi yang dapat
memudahkan sekelompok orang atau suatu organisasi dapat tercapai
tujuan yang diinginkan.
Langkah-langkahnya
• dapat berupa main gertak, main pukul meja atau lempar kursi, hal itu
kalau cara yang kasar. Ada pula cara yang lembut seperti dengan
memberikan pernyataan yang bertele-tele, atau memainkan waktu
diskusi. Dapat pula dengan saling memberikan justifikasi pada
pendapat rekan yang yang memiliki pandangan maupun visi yang
sama dalam forum tersebut. Dan seringkali terjadi adalah adu debat
hanya untuk sebuah manajemen forum
apa gunanya manajemen forum?
• Banyak, dan penting untuk dicoba. Untuk memberikan penekanan
suatu titik permasalahan atau hal yang ingin disampaikan. Misalnya
tentang Kriteria seorang Ketua. Di situ disampaikan secara berulang-
ulang walau materi penyampaiannya terkadang dibuat melebar atau
potong permasalahan yang kemudian kembali difokuskan lagi. Yang
intinya kriteria versinya dapat diakomodir dalam suatu forum diskusi
atau permusyawaratan.
• Yang terpenting adalah bagaimana kemudian bahasa-bahasa yang
digunakan masih berada pada lingkaran etis dan tetap memakai pola
pikir terdidik dan bijaksana.
Teknik Persidangan
• Proses pengambilan keputusan (decision making) dalam sebuah
organisasi merupakan hal yang penting serta memiliki posisi strategis,
terutama apabila organisasi tersebut dihadapkan pada persoalan yang
sulit serta mengancam stabilitas kelangsungan organisasi tersebut.
Sebagai organisasi yang memiliki warna demokrasi seperti halnya
organisasi kemahasiswaan, langkah decision making senantiasa
diperlukan melalui jalan musyawarah antar anggota atau musyawarah
pengurus.
Persidangan
• Persidangan adalah termasuk jenis diskusi karena didalamnya
terdapat interaksi antara peserta sidang untuk merumuskan suatu
tujuan tertentu. Istilah persidangan memiliki nilai yang lebih sekedar
diskusi karena didalam persidangan menghasilkan sesuatu yang akan
memiliki kekuatan hukum. Hal itu dikarenakan bahwa persidangan
biasanya dilakukan oleh lembaga-lembaga formal atau nonformal
yang menempatkan persidangan sebagai forum tertinggi.
• Persidangan biasanya sangat alot, karena isi pembicaraan begitu
komplek serta berhubungan dengan tujuan ideal yang akan dicapai.
Selain itu dikarenakan banyaknya kepentingan yang muncul sehingga
tidak heran apabila suatu persidangan sangat alot dan kecenderungan
panas yang mengundang kontak fisik. Gesekan-gesekan dalam situasi
persidangan adalah suatu hal yang biasa karena didalamnya terjadi
proses dialog atau debat untuk merasionalkan suatu hal sehingga
sering pula persidangan disebut “perang dinging atau perang kata”.
Prinsip Persidangan
• Akan kejelasan dan fokus masalah atau kasus dalam pokok persoalan yang
akan dibahas.
• Dilaksanakan dalam suasana yang terencana dari segi waktu, tempat,
maupun kesempatan.
• Dilandasi oleh sikap saling menghargai dan menghormati yang ditunjang
dengan itikad baik untuk bersama-sama memikirkan kepentingan
organisasi.
• Terlepas dari kepentingan pribadi dan ambisi pribadi yang berlebihan.
• Adanya komunikasi yang dinamis dan dijiwai semangat musyawarah
mufakat.
• Konsisten dan konsekuen terhadap hasil-hasil persidangan secara mufakat.
Macam-macam Persidangan
1. Sidang Pleno : Sidang untuk membahas hasil kesepakatan
2. Sidang Komisi : Sidang rekomendasi organisasional
3. Sidang Istimewa: Sidang yang diadakan sesuai kesepakatan hierarki
4. Sidang Luar Biasa: Sidang untuk membahas perubahan hasil
konstitusi
5. Sidang Paripurna: Sidang keputusan akhir
6. Sidang Umum/ Tahunan : Sidang yang membahas LPJ dan atau
AD/ART sebagai rekomendasi tahun berikutnya
7. Mubes: Sidang lima tahunan untuk membahas perubahan struktur
hierarkis
Etika persidangan
• Etika persidangan adalah sikap atau prilaku yang harus dimiliki oleh
setiap peserta sidang. Hal hal yang harus diperhatikan dalam
pelaksanaan sidang adalah:
• Saling menghormati dan menghargai antar peserta sidang selama
persidangan berlangsung
• Tidak memaksakan pendapat
• Bersikap sopan santun
• Bersikap lapang dada
• Disiplin
Retorika
• Retorika adalah gaya bahasa yang digunakan dalam mengemukakan
pendapat, pernyataan atau pertanyaan. Hal-hal yang harus
diperhatikan ketika berbicara dalam suatu persidangan adalah:
• Intonasi suara harus jelas dan tegas
• Tidak berbicara bohong atau harus sesuai dengan fakta dan data yang benar
• Tidak mengeluarkan kata-kata yang bersifat SARA
• Dalam mengemukakan pendapat tidak bertele-tele dan membingungkan
peserta siding
• Bahasa yang digunakan mudah dipahami dan dimengerti oleh peserta siding
• Dalam mengambil keputusan harus berdasarkan kesepakatan bersama (suara
fraksi)
Pengambilan Keputusan:
a. Setiap pengambilan keutusan diusahakan melalui Musyawarah
Mufakat
b. Apabila point 1 tidak terpenuhi, maka diadakan Lobbying antara
pihak yang berbeda pendapat
c. Apabila point 2 tidak terpenuhi, maka diadakan Voting
d. Pengambilan keputusan melalui Voting dilakukan dengan bebas,
jujur dan adil serta bertanggung jawab
Komponen Persidangan
• Kelengkapan persidangan terdiri dari: pimpinan
sidang, notulen, ruang sidang, palu sidang, draft atau konsideran,
alat dan bahan yang dapat menunjang jalannya
persidangan seperti, pengeras suara, meja, kursi, alat tulis, kertas
suara, kotak suara, dan sebagainya.
Bentuk pimpinan sidang
• Pimpinan sidang tunggal terdiri dari: ketua, wakil ketua dan sekretaris
yang pada pelaksanaannya dapat diganti setiap session oleh anggota
persidangan.
• Pimpinan sidang presidium adalah Anggota persidangan yang ditugaskan
dalam persidangan dari mulai awal persidangan hingga akhir persidangan
dan bersifat sementara. Biasanya berjumlah ganjil yaitu 3 atau 5 orang yang
keseluruhannya disebut pimpinan-pimpinan presidium atau anggota
presidium. Tugas presidium sidang yaitu mengatur jalannya sidang secara
umum baik itu pengaturan lalu-lintas pembicaraan, memberikan
kesempatan berbicara, menjatuhkan sanksi, peringatan, memberikan
tekanan pada persoalan penting, menjelaskan rasionalisasi masalah dan
sebagainya. Jika komponen sidang terpenuhi, maka langkah selanjutnya
adalah bagaimana mengatur mekanisme persidangan dengan baik.
• Tugas Pimpinan Sidang
-Memimpin jalannya persidangan agar berjalan tertib dan aman
-Mempertemukan pendapat yang berbeda, menyimpulkan pembicaraan
dan mendudukkan persoalan yang sebenarnya serta mengembalikan pada
pokok permasalahannya
• Hak Pimpinan Sidang
-Mengatur urutan pembicaraan
-Menetapkan waktu pembicaraan
-Meluruskan pembicaraan yang menyimpang dari pokok permasalahan.
• Kewajiban Pimpinan Sidang
-Mengendalikan proses persidangan
-Mencatat proses dan hasil-hasil persidangan
-Membuat laporan dan hasil-hasil persidangan
-Menetapkan hasil persidangan
• Hak Peserta Sidang
-Mengeluarkan pendapat baik secara lisan dan atau tulisan
-Memperoleh prioritas yang sama tanpa adanya diskriminasi
• Kewajiban Peserta Sidang
-Menjaga kelancaran persidangan
-Mempertanggung jawabkan statemen yang diajukan
• Hak Pers dan Peninjau
-Hak dari Pers dan Peninjau hanyalah sebagai pengawas forum persidangan.
• Ruang sidang
Ruang sidang berfungsi sebagai forum pembahasan draf dan
efektifitas persidangan.
• Palu Sidang
Palu sidang berfungsi untuk pertanda hasil keputusan, mencabut
keputusan, membuka persidangan, menutup persidangan,
menenangkan forum, dll.
• Draf Agenda berfungsi sebagai:
a. Lembar kesepahaman / pembahasan
b. Bukti autentik guna mendukung keteraturan sidang
c. Lembar rekomendasi
• Isi Draf Agenda
a. Agenda acara
b. LPJ (dalam Sidang Pleno)
c. Rekomendasi Organisasional (dalam Sidang Komisi)
d. AD/ART (dalam Sidang Umum/ Sidang Tahunan)
e. Tata Tertib Persidangan
f. Job Describtion Hierarkis (dalam Sidang Tahunan)
Mekanisme Persidangan
• Ketukan palu sidang
-Satu ketukan : Hasil kesepakatan
-Dua ketukan : Mencabut hasil keputusan, pending, membuka &
menutup sidang
-Tiga ketukan : Menetapkan keputusan akhir
-Empat ketukan : Menertibkan sidang
• Lobying
Proses pembicaraan informal peserta sidang diluar acara persidangan apabila
suatu keputusan atau kesepakatan tidak dapat dicapai dalam persidangan.
Terlebih dahulu persidangan diskor/dihentikan oleh pimpinan sidang dengan
waktu yang ditentukan.
• Skorsing
Skorsing persidangan dapat dilakukan apabila menghadapi permasalahan
dalam persidangan baik berupa penyegaran, deadlock ataupun menghadapi
keadaan darurat dan gangguan pembicaraan. Hal ini dilakukan oleh pimpinan
sidang dengan jalan menghentikan persidangan dengan waktu yang
ditentukan.
• Usul
Usul yaitu keinginan dari peserta sidang atau pimpinan sidang pada saat
persidangan berlangsung.
Interupsi
• Point of Order
• Point of Information
• Point of Clear
• Point of Justification
• Point of Quistion
• Point of Time
• Point of Personal
• Point of Solution
“Urusan Nilai itu ada pada orang lain, Bukan diri kita...
Coba dulu gengs,!
Siapa tau semua orang menilai itu benar....
Walau kita menyadari itu semua adalah kesalahan”

Terimakasih