Teknik Rapat

Oleh Kanisius Karyadi

Pengantar Seringkali penulis disambati banyak orang tentang bagaimana mengadakan rapat. Untuk menjawab kegelisahan itu, penulis mencoba merangkai secara sederhana poin-poin penting terkait rapat. Semoga ini sedikit membantu dari sisi pengetahuan saja, masih diperlukan tindakan praktis di lapangan yang mesti didapat dari lapangan bernama rapat sesungguhnya. Istilah Dasar Teknik : Metode atau sistem mengerjakan sesuatu. (Kamus Besar Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, 2002) Rapat : Pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu; sidang; majelis. (Kamus Besar Bahasa Indonesia, Balai Pustaka, 2002), pada umumnya muncul keputusan. Teknik Rapat : Metode membicarakan sesuatu yang menghasilkan keputusan bersama. Ciri-Ciri Rapat yang Baik Ada pemberitahuan, etisnya melalui surat, diberikan empat atau tujuh hari sebelum rapat di mulai. Menerangkan segala hal (5W, 1H). Menentukan jenis rapat, rapat pimpinan, rapat pleno, atau dan seterusnya. Ada lobi lobi ke banyak pihak mensosialisasikan ide dan gagasan yang hendak diputuskan/ditetapkan. Ada agenda, tata tertib, materi dengan baik (tersusun rapi, kalau perlu dibagikan). Ada catatan yang runut Pelaksanaan rapat tepat waktu dan sesuai urutan agenda, tidak menyeleweng ke mana mana. Pimpinan rapat bisa bijaksana dan tegas Ada keputusan bersama yang dikerjakan bersama Minimal konflik. Perlengkapan Rapat Ruangan / tempat dan alat Sumber daya manusia (pengurus/pimpinan/anggota) Agenda rapat Tata tertib Materi rapat Kemampuan rapat Keputusan Logistik rapat Notulen Ruangan / tempat dan alat Diperlukan tempat yang representatif, demi suasana kondusif untuk menghasilkan keputusan yang baik. Tempat rapat : bisa di gedung sekretariat, kantor, hotel dan lain sebagainya sesuai dengan anggaran yang disediakan.

 Alat alat pendukung mesti disediakan, seperti sound sistem dan lain sebagainya Sumber Daya Manusia (Pengurus/Pimpinan/Anggota) Pimpinan : bijaksana dan tegas memimpin rapat. Memberikan kesempatan kepada semua peserta untuk aktif. Mengarahkan pada agenda sidang dengan runut dan sistematis. Bersama peserta rapat memutuskan dan menetapkan hasil hasil rapat. Sekretaris : terampil mendokumentasikan hasil hasil rapat dalam notulen. Anggota/peserta : terampil mengemukakan pendapat atau argumentasi, sehingga forum bisa dipengaruhi. Ciri Ciri Peserta Rapat ; Aktif Pasif Solutif Perusak Pendamai Pandai berbicara, lemah aksi Pasif berbicara, lemah aksi Dll. Agenda rapat Tertulis jelas agenda rapat yang disepakati untuk dibicarakan secara sistematis. Misal agenda rapat :laporan pertanggungjawaban ketua dan pembuatan program dan pemilihan ketua baru. Hal itu kemudian diperinci lebih detail susunannya agar memudahkan rapat. Tata Tertib Tata tertib digunakan untuk mengatur dan memperlancar rapat. Setidaknya tidak menyimpang dari Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga/Statuta lembaga. Materi Rapat Perlu dipersiapkan dengan matang, misal laporan tertulis yang dinilai valid. Ada baiknya ketika berangkat rapat tidak dengan kepala kosong, semetinya sudah mempersiapkan materi secara mendalam, ini untuk mengantisipasi pertanyaan dari beberapa pihak. Kemampuan Rapat public speaking yang bisa diandalkan. berkawan mempengaruhi pandangan umum menguasai materi berargumentasi dengan berbasis data yang valid. menggiring rapat bisa sesuai agenda rapat atau tidak sesuai rapat. Kemampuan mendengarkan dengan baik berempati dengan sesama Menguasai trik-trik rapat, metode walk out, mengulur waktu, memanaskan suasana, membubarkan rapat, dan lain sebagainya. (cara cara di atas sebaiknya digunakan seperlunya saja jika kondisi benar benar membutuhkan.) Di samping itu kita mesti bisa menciptakan rapat yang kondusif.

Keputusan Diharapkan setiap rapat menghasilkan keputusan yang perlu ditindaklanjuti. Keputusan perlu dilaksanakan sesuai dengan rencana Untuk itu diperlukan komitmen tinggi peserta rapat. Logistik Rapat Untuk menjaga vitalitas tubuh diperlukan sejumlah makanan dan minuman yang bervitamin dan lain lain Notulen Ada baiknya sebelum pertemuan dan sesudah pertemuan dibacakan ringkasan notulen. Notulen dibuat sebagai catatan / bukti acara dilangsungkan. Istilah-Istilah Rapat Quorum Jumlah tertentu orang yang hadir, sehingga rapat bisa dilaksanakan. Skors Rapat sudah berjalan sesuai kuorum, di tengah jalan perlu berhenti untuk memberikan kesempatan pihak-pihak negosiasi/lobi. Negosiasi Proses tawar menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara pihak satu dengan pihak yang lain. Lobi Kegiatan yang dilakukan seseorang untuk mempengaruhi orang lain dalam kaitannya dengan perihal penting, misal pemungutan suara menjelang pemilihan ketua organisasi. Floor / forum Bisa tempat/suasana pertemuan untuk bertukar pendapat. Musyawarah untuk mufakat Pengambilan keputusan dengan cara kesepakatan bersama. Voting Pengambilan keputusan dengan suara terbanyak. One man one vote satu orang satu suara Aklamasi Pernyataan setuju secara lisan dari seluruh peserta rapat terhadap suatu usul tanpa melalui pemungutan suara. Interupsi penyelaan atau pemotongan (pembicaraan, pidato dls)

 Interruption point of order Menyela pembicaraan, sembari memberi masukan atas pokok persoalan yang dibahas. Interruption point of information Menyela pembicaraan, sembari mohon informasi yang sebenarnya, atau tertinggal. Interruption point of clearance Menyela pembicaraan, sembari memberi masukan/membenarkan arus pembicaraan yang dirasa salah/melenceng. Interruption point of privilege Menyela pembicaraan supaya rapat membersihan nama baik atas sesuatu yang negatif terjadi pada orang / lembaga tertentu dalam rapat. Deadlock rapat berhenti tanpa keputusan karena terjadi silang pendapat yang tajam. Mandataris Tunggal Seorang yang menerima mandat untuk menjalankan roda organisasi dalam waktu tertentu. Mandataris Jamak Beberapa orang yang menerima mandat untuk menjalankan roda organisasi dalam waktu tertentu. Walk out keluar sidang dengan maksud dan tujuan tertentu. Keputusan segala putusan yang telah ditetapkan {sesudah dipertimbangkan, dipikirkan, dsb} yang berkekuatan hukum ke dalam Ketetapan Segala putusan yang mempunyai ketetapan hukum keluar dan ke dalam. Minderheidsnota Catatan dalam notulen yang menyebutkan siapa-siapa yang kalah suara apa alasan dan sebabnya Notulen / Notula Catatan mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notulis Orang yang melakukan pencatatan dalam pertemuan Notulensi Hal hal yang berkaitan dengan kegiatan pencatatan rapat. Team verifikasi Beberapa orang yang bertugas memeriksa laporan dengan kenyataan di lapangan.

 Panitia Ad Hoc Beberapa orang yang diberi kuasa sementara untuk melakukan tugas sementara, dalam rangka mempersiapkan segala hal terkait munculnya ketetapan baru, misal ketua baru dll. Laporan diterima Laporan pertanggungjawaban yang setelah dinilai forum ternyata sesuai dan bisa diterima forum. Laporan ditolak Laporan pertanggungjawaban yang setelah dinilai forum ternyata banyak ketidaksesuasian dan tidak bisa diterima forum. Laporan diterima dengan catatan Laporan pertanggungjawaban yang setelah dinilai forum ternyata sesuai dan bisa diterima forum, namun dengan catatan yang mesti dipenuhi dalam tempo waktu tertentu Ketua Demisioner Seorang ketua yang selesai mempertangungjjawabkan laporan, setelah diverifikasi lalu dinilai dan dinyatakan diterima, kemudian kuasa kepemimpinan dicabut, diserahkan kepada panitia ad Hoc yang pada akhirnya diberikan pada ketua terpilih. Ketua Terpilih Seorang yang diajukan atau mengajukan diri menjadi ketua dengan memenuhi persyaratan, lalu dinyatakan menang baik lewat aklamasi, musyawarah untuk mufakat atau voting. Pandangan Umum Pada umumnya diadakan dalam sidang/rapat besar, ini disampaikan wakil atau delegasi kelompok tertentu dalam menanggapi suatu pernyataan / pidato pertangungjawaban. Delegasi Utusan dari kelompok yang mewakili dalam sidang/rapat. Bisa seorang atau lebih. Silakan kalau menambahi sendiri, terima kasih...Materi ini pernah dipresentasikan di beberapa kelompok. Diposkan oleh K A R Y A D I di 22:02

Tehnik bersidang / rapat Senin malam (11/08) sampai Selasa pagi saya berada di Puncak, Bogor Jawa Barat. Saya diundang oleh Badan Eksekutif Mahasiswa STIMIK Perbanas untuk mengisi dua sesi materi. Materi pertama tentang motivasi, saya putarin aja filem The Secret buat mereka, jadi saya nggak perlu banyak bicara cukup mereka ambil kesimpulan saja setelah nonton filem. Materi kedua saya menyampaikan Etika/Teknik Persidangan. Sudah beberapa tahun ini (5-7 tahun terakhir) saya rutin diminta untuk mengisi materi Etika/Teknik Persidangan. Barangkali pengalaman organisasi atau kenapa, mahasiswa STIMIK Perbanas selalu meminta saya untuk mengisi materi ini. Dari kantor saya dijemput oleh panitia, kemudian saya pulang jemput isteri buat diajak serta. Kasihan juga ditinggal sendiri di rumah. Sekitar pukul 7 malam berangkat dan sampai di lokasi acara sekitar pukul 9 malam. Semestinya materi pertama saya pukul 20.45, tapi molor sampai mulai pukul 11 malam. Tak ada yang bisa saya sampaikan tentang materi ini, karena setelah saya beri kata pengantar lalu peserta saya suguhi filem The Secret dan ketika telah selesai waktu sudah memasuki dini hari. Sesi materi kedua, saya menyampaikan Etika/Teknik Persidangan. Ada beberapa catatan yang ingin saya sampai kepada Anda tentang materi ini dan pandangan atas hasil simulasi sidang yang dilakukan oleh para peserta pelatihan. Sidang atau rapat adalah pertemuan formal suatu organisasi untuk membahas masalah tertentu agar menghasilkan keputusan sebagai sebuah kebijakan organisasi. Penguasaan tata cara persidangan/rapat mutlak dimiliki oleh para pemain organisasi. Kenapa? Karena dari sidang/rapat inilah akan keluar keputusan yang mengikat dan akan menentukan perjalanan organisasi maupun individu-individu yang terlibat di dalamnya, dan dari keterjebakan keputusan yang dihasilkan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam persidangan/rapat:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Tempat/ruangan Waktu Agenda acara/pembahasan Perlengkapan dan peralatan Peserta Tata tertib Pimpinan sidang/rapat Keputusan/kesimpulan sidang/rapat

Tempat Sidang. Perlu diperhatikan tempat berlangsungnya sidang/rapat yang memadai. Jangan melangsungkan pertemuan yang penting di tempat dimana tidak bisa berlangsung dengan baik karena persoalan gangguan, tidak nyaman, format atau posisi peserta, tidak tersedianya sarana penunjang dan sebagainya. Waktu Sidang. Demi disiplin sidang faktor waktu mesti diperhatikan. Jangan sampai sidang berlangsung tanpa ada kepastian waktu, harus ditentukan durasi, dimulai dan diakhiri serta kapan waktu istirahat jika sidang berlangsung lama. Para peserta harus displin dengan persoalan waktu. Agenda Pembahasan. Sebelum sidang/rapat berlangsung para peserta harus sudah tahu materi apa yang akan dibahas. Jangan sampai peserta menduga-duga maksud pertemuan, ketidakjelasan agenda pembahasan membuat sidang/rapat bisa ngelantur kemana-mana. Kalau tidak ada agenda yang jelas, maka itu kongkow-kongkow namanya, bukan bersidang:)

Perlengkapan/Peralatan. Siapkan apa saja perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan. Jika sidang/rapat berlangsung di tempat yang luas maka diperlukan pengeras suara. Dalam sidang formil perlu juga disiapkan palu untuk memutuskan/menetapkan hasil sidang/rapat. Peserta. Siapa saja yang boleh mengikuti persidangan, dan apakah dibolehkan peninjau. Siapa yang punya hak bicara (menyampaikan pendapat) dan punya hak suara (membuat keputusan). Tata Tertib. Harus diatur apa yang boleh dan tidak boleh, etika dan aturan main persidangan. Pimpinan Sidang/Rapat. Pimpinan bisa dari pimpinan organisasi atau ditunjuk oleh peserta sidang. Tergantung dari jenis sidang/rapat itu sendiri. Pimpinan sidang/rapat haruslah orang yang mengerti teknik bersidang/rapat. Sukses atau gagalnya persidangan sangat ditentukan oleh keahlian dan kecakapan pimpinan. Banyak sidang berlangsung chaos dan amburadul karena kesalahan pimpinan. Pimpinan haruslah mempunyai sifat-sifat kepimpinan, berwibawa, peka, disiplin, bisa mengelola konflik, santun dan sifat-sifat positif lainnya. Pokoknya pimpinan harus bisa mengarahkan sidang ke arah keputusan secara efektif dan efisien. Keputusan/Kesimpulan Sidang. Output product dari persidangan/rapat adalah keputusan atau menghasilkan kesimpulan. Keputusan yang dibuat tidaklah bertentangan dengan kehendak dan tujuan organisasi, diusahakan memuaskan semua pihak. Hendaknya keputusan yang dibuat mengedepankan asas musyawarah untuk mufakat, jangan langsung ambil voting. Voting adalah cara terakhir jika musyawarah-mufakat tidak tercapai. Sewaktu para peserta pelatihan saya minta untuk mencoba simulasi sidang, banyak kejadian-kejadian lucu atau dramatis terjadi. Cara memegang palu sidang yang salah, pimpinan yang gagap atau bingung mengarahkan sidang, masuknya penyusup, suara kegaduhan, hingga sidang berlangsung chaos. Pada simulasi sidang tahun sebelumnya, saking chaos-nya, sampai-sampai pimpinan sidang diculik oleh suatu kelompok. Nah lho! Kalau pimpinan sidang diculik gimana cara penyelesainnya? Beberapa poin kunci yang saya catat kenapa sidang berlangsung kacau karena para peserta sidang tidak memperhatikan unsur-unsur sidang seperti yang saya sampaikan di atas. Sebelum sidang berlangsung, tidak ditentukan tata tertib sidang, waktu sidang, agenda pembahasan, penelusuran masalah, hingga siapa saja peserta sidang atau peninjau, siapa yang boleh bicara dan bersuara. Untuk sidang yang besar dan penting, perlu juga dibentuk tim pendukung sidang, seperti keamanan dan lainya untuk menjaga sidang dari hal-hal yang tidak diinginkan dan berlangsung dengan baik. Contoh terbaik untuk belajar dan mengamati sidang sebenarnya adalah menonton sidang-sidang DPR/MPR kita. Banyak hal lucu dan mengecewakan terjadi, barangkali karena ketidak-tahuan mereka tentang tata-cara bersidang, atau malah sok tahu. Ada peserta sidang yang mencak-mencak, megang-megang mike sambil teriak-teriak, mengejar pimpinan sidang sambil nunjuk-nunjuk dengan muka merah. Bukankah itu lucu, iyakan? he..he..(HS)