KELOMPOK 8

ETIKA RAPAT
 ETIKA RAPAT

 Pengertian Rapat
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media
komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat
penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta
maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui
musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat
merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa
orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan
tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat
dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat
dirumuskan.
 ETIKA RAPAT

 Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-
masalah yang sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta
rapat).
7. Dan lain-lain.
 ETIKA RAPAT

 Macam-macam Rapat
1. Berdasarkan tujuan
 Rapat Penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk
tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat
dari pimpinan.
 Rapat Pemecahan Masalah diselenggarakan untuk
menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang
terjadi atau dihadapi.
 Rapat Perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan
tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari
jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
 ETIKA RAPAT

2. Berdasarkan sifat

 Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu

perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku
dan semua peserta rapat memperoleh undangan.
 Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi
dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.
 Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh
anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah
yang tidak bersifat rahasia.
 Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan
tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal
yang menyangkut maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum
boleh diketahui oleh umum).
 ETIKA RAPAT

3. Berdasarkan jangka waktu

 Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin

setiap minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat
biasa yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
 Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan
dengan rutin, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa
yang dihadapi oleh setiap seksi atau subseksi.
 Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam
bulan sekali, guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah
tahun dan mencari serta menentukan rencana-rencana selanjutnya
untuk waktu enam bulan berikutnya.
 Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang
bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana
jangka pendek dan jangka panjang.
 ETIKA RAPAT

4. Berdasarkan frekuensi
 Rapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu aRapat
rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa,
missal mingguan, bulanan, dll.
 Rapat incidental adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan
terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan
penanganan dengan segera.

5. Berdasarkan nama
 Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan
pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan
pelaksanaan tugas suatu instansi.
 Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan
atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang
bertugas di instansi pemerintah).
 Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.
 ETIKA RAPAT

 Sy arat-syarat Rapat
 Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan
rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat,
ada beberapa sy arat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara
rapat.
 Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi
kriteria berikut,
yaitu:
1. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan,
instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara
bermusyawarah.
2.
3. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.

Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang
disembunyikan serta prasangka ).
4. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat,
masalah yang dibahas.
5. Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus
mengetahui syarat- syarat rapat yang baik.
 ETIKA RAPAT
 Tata Te rti b Rap at
Ag a r ra pa t bi sa m e n ca pa i m a k s ud da n tuj u an n ya, he n d ak n ya ra pa t h ar us di k e l ol a
de n g a n ba i k da n h a rus m e n g e tah u i ta ta te rti b ra pa t ya ng me me nu hi k r i te ri a s bb:
 Tepat waktu dalam memulai rapat.
 Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat
mengetahui susunan acara rapat.
 Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
 Adanya partisipasi dari peserta rapat.
 Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa
emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar
pendapat orang lain.
 Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
 Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling
melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
 Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan
lugas.
 Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi
perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan
rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.
 Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui
bersama.
 ETIKA RAPAT

Etika Rapat

1. Pastikan membawa buku catatan. Dalam setiap rapat atau meeting,

akan selalu mendapatkan banyak informasi yang penting. Bukan tidak
mungkin bila buku catatan sampai saat ini masih akan sangat
diperlukan untu menulis segala kebutuhan ataupun informasi.
Meskipun kini sudah tersedia note secara digital. Namun fungsi dari
buku catatan sendiri tidak tergantikan.
2. Bila hendak menggunakan laptop atau smartphone dalam meeting,
untuk keperluan mencatat atau sebagai pengganti buku catatan,
sebaiknya diberitahukan terlebih dahulu kepada peserta meeting yang
lain. Agar para peserta meeting tidak berfikiran kita akan melakukan
hal yang lain selain mencatat.
3. Jangan membuka Email dan Sosial Media. Ketika menggunakan laptop
atau smartphone, usahakan hindari membuka email, sosial media atau
message yang lain. Fokuskan pada tujuan awal anda yaitu mencatat
apa saja informasi atau kebutuhan dalam meeting .
 ETIKA RAPAT

4. Jangan menggunakan telepon genggam. Usahakan pada saat

mengikuti meeting hindari menggunakan telepon genggam.
Termasuk apabila telepon genggam bergetar, sebaiknya
5. jangan menerima panggilan tersebut kecuali panggilan tersebut
memang perlu direspon cepat. Hal ini tentu saja akan
mengganggu konsentrasi kita dan peserta lainnya dalam
mengikuti meeting.
6. Ikuti alur dalam meeting dengan baik. Hal ini tentu akan sangat
berpengaruh pada proses penyampaian materi pada saat meeting
berlangsung.
7. Hindari percakapan yang tidak relevan dalam meeting. Dalam
sebuah meeting tentu saja kita akan memiliki pertanyaan –
pertanyaan mengenai materi yang diajukan. Usahakan catat
terlebih dahulu pertanyaannya dan bila sudah tiba waktu tanya
jawab, segera tanyakan.
 ETIKA RAPAT

8. Hindari meninggikan nada bicara saat meeting. Ketika meeting

berlangsung tidak jarang terjadi sebuah perdebatan dan selisih
pendapat antar peserta meeting. Cobalah bersabar ketika
argumen atau pertanyaan kita tidak dijawab sesuai yang kita
harapkan. Jangan berbicara dengan nada yang tinggi dan dirasa
angkuh. Bila hendak menenkankan sesuatu cukup dengan bicara
dengan jelas dan lambat. Tingginya nada bicara menjadikan kita
dianggap sebagai orang yang keras dan kasar.
9. Jangan pernah telat. Point yang satu ini merupakan point yang
sangat penting. Usahakan datang 10 menit lebih awal sebelum
meeting tersebut dimulai.
10. Usahakan mengikuti meeting hingga selesai. Hal terakhir ini
perlu dilakukan, karena bukan hanya akan membantu kita
memperoleh informasi yang lengkap. Melainkan juga
menunjukkan keseriusan kita dalam mengikuti jalannya meeting.
 ETIKA RAPAT YANG EFISIEN

 Pra rapat
 Buat agenda pembahasa
 Hubungi peserta rapat secara lisan maupun tulisan
 Berikan informasi apa yg harus disiapkan, kapan waktu
pelaksanaan rapat,dimana lokasi rapat
 Ingatkan peserta rapat diharapkan datang dengan persiapan,
yakni dengan mengetahui agenda rapat, membaca terlebih
dahulu materi yang akan dibahas dan memahami bahan-
bahan yang akan didiskusikandan siap dengan konsep yang
ditawarkan C untuk menghemat sebaiknya siap konsep atau
laporan berupa mind mapping, tervisualisaikan dan telah
berhard copy –kan sehingga peserta lain dapat turut
mempelajarinya.
 THANK
YOU