KOMUNIKASI LISAN DALAM KELOMPOK

Pengertian Rapat
Rapat adalah pertemuan antara anggota lingkungan organisasi untuk
merundingkan atau menyelenggarakan suatu masalah yang menyangkut
kepentingan bersama.

Tujuan Rapat
1. Untuk memecahkan masalah atau mencari jalan keluar suatu masalah

2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan

3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern

4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang
terjadi

5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan

6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).

Jenis – Jenis Rapat

Komunikasi kelompok dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu

1. Komunikasi kelompok formal (resmi)

2. Rapat ditinjau dari segi tujuannya dibagi menjadi 3 yaitu

 Rapat penjelasan
Yaitu rapat yang diadakan untuk memberikan penjelasan kepada peserta
rapat yang menyangkut tentang kebijakan perusahaan/kantor. Misalnya
dibidang kepegawaian keuangan, produksi atau ada juga penjelasan
mengenai cara peningkatan prestasi kerja dan cara menggunakan peralatan
baru.

Rapat penjelasan masalah dapat dihadiri oleh tiga unsur yaitu :

1. Unsur panitia

2. Unsur undangan

3. Unsur peserta
Semua penjelasan, pertanyaan dan kejadian-kejadian dalam rapat haus
dicatat dan merupakan hasil rapat dan ditandatangani oleh panitia dan wakil
dari peserta.Keputusan rapat adalah mengikat dan harus dipatuhi oleh semua
pihak.

 Rapat pemecahan masalah

Dalam rapat penjelasan yang berperan adalah pimpinan rapat, namun dalm
rapat pemecahan masalah yang paling penting peran peserta, sebab dalm
pemecahan masalah diprlukan banyak pendapat.

Dalam hal ini peserta diberikan kesempatan untuk memberikan masukan

berupa saran/pendapat dan semua masukan ditampung kemudian
disimpulkan dan kesimpulan yang diambil dalam rapat disepakati bersama
sebagai jalan untuk memecahkan masalah yang dihadapi.

 Rapat perundingan
Rapat ini dilaksanakan jika terjadi perselisihan antara dua orang/lebih dan
juga bagi organisasi yang berselisih karena mempunyaikepentingan berbeda.

Rapat ditinjau dari sifatnya

 Rapat formal
Yaitu rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu
menurut ketentuan yang berlaku dan pesertanya secara resmi mendapat
undangan.

 Rapat informal
Yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan suau
perencanaan formal.Rapat ini setiap saat, kapan saja, dimana saja dan
dengan siapa saja.Rapat informal dapat terjadi secara kebetulan, karena para
pesertanya bertemu dan kemudian membicarakan sesuatu masalah yang
mempunyai kepentingan bersama.

 Rapat terbuka
Yaitu rapat ang dapat dihadiri oleh setia anggota.Materi yang dibahas bukan
masalah yang bersifat rahasia.

 Rapat tertutup
Yaitu rapat yang dihadiri peserta tertentu dan biasanya yang dibahas
menyangkut masalah – masalah yang bersifat rahasia.

Rapat ditinjau dari jangka waktunya

 Rapat mingguan
Yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu yang membahas masalah-
masalah rutin yang dihadapi oleh masing-masing peserta rapat.

 Rapat bulanan
Yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali setiap akhir bulan.Untuk membahas
hal-hal/peristiwa yang terjadi pada bulan lalu.

 Rapat semesteran
Yaitu rapat yang diadakan setiap semester yang bertujuan untuk
mengevaluasi hasil kerja enam bulan yang lalu dan mengambil langkah
selanjutnya dalm jangka waktu enam bulan berikutnya

 Rapat tahunan
Yaitu rapat yang diadakan sekali setahun.Misalnya rapat pemegang saham,
RAT dll.

Rapat ditinjau dari segi frekuensinya

 Rapat rutin
Yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan dll)

 Rapat incidental
Yaitu rapat yang tidak berdasarkan jadwal tergantung pada masalah yang
dihadapi.Biasanya rapat ini diadakan apabila ada masalah yang sangat urgen
yang harus segera dipecahkan bersama.

Komunikasi kelompok non formal (tidak resmi)

Ciri komunikasi kelompok tidak resmi adalah :

1. Jumlah pesertanya tidak banyak

2. Terjadi tidak sengaja

3. Tidak terikat dengan tempat, artinya dapat terjadi dimana saja.

Prinsip-prinsip yang harus dilakukan dalam komunikasi kelompok tidak resmi
adalah :

1. Materi pembicaraan bersifat umum. Misalnya masalah ilmu pengetahuan, masalah

praktek kerja lapangan, masalah kuliah dll.

2. Jangan menguasai pembicaraan. Berikan kesempatan kepada orang lain/lawan

bicara. Apabila lawan bicara tidak ada yang memanfaatkan barulah kita lnjutkan
pembicaraan, cara ini dapat mengurangi rasa bosan dan antipasti dari pendengar.

3. Jangan berbicara berbisik-bisik. Jika berbicara seperti ini dilakukan akan

menimbulkan kesan kurang baik dari orang lain yang akan menimbulkan
prasangka buruk. Jika ada masalah yang tidak jelas/pendapat tidak cocok,
kemukakakn sehingga semua orang mendengar apa yang dimaksud.. Jika ada
masalah pribadi bicarakan berdua setelah pembicaraan dengan orang lain selesai.

4. Memperlakukan sama semua peserta

Untuk pandangan mata pada saat berbicara harus tertuju ke semua lawan
bicara secara bergantian.

 Syarat – Syarat Rapat

Untuk mengadakan rapat yang baik diperlukan beberapa persyaratan yang
harus dipenuhi oleh semua pihak yang terlihat dalam rapat. Persyaratan itu
anatara lain :

1. Suasana terbuka
Artinya semua peserta rapat harus selalu siap dan rela menerima berbagai
informasi dari semua pihak yang terlibat dalam rapat itu.Apakah informasi itu
sudah diketahui atau informasi baru.

Dipihak pemimpin rapat harus selalu bersedia mendengarkandan

menampung jika mungkin menerima saran-saran yang dikemukakan oleh
peserta rapat.

2. Bimbingan dan pengawasan

Agar semua pelaksanaan dalam rapat berpedoman pada ketentuan-
ketentuan yang ada, maka kepada semua peserta rapat perlu diberi
bimbingan dan pengawasan.Hal ini perlu dilakukan karena dalam rapat
kadang-kadang terjadi hal-hal yang tidak dinginkan.

3. Hindari perdebatan
Sasaran rapat adalah mendapatkan masukan dari peserta rapat berupa
saran-saran, ide-ide dll. Beraneka ragam pendidikan, pengalaman dan
pengetahuan para peserta rapat akan menimbulkan pendapat yang berbeda-
beda, namun perbedaan itu hendaknya didasarkan pada alasan-alasan yang
kuat atas dasar fakta bukan karena emosi untuk memenangkan.

4. Hindari monopoli
Salah satu factor keberhasilan rapat adalah kebersamaan, dari mulai peserta
rapat, pimpinan rapat, mempunyai hak yang sama, baik dalam berbicara
mengeluarkan pendapat atau menggunakan fasilitas yang ada dan tidak
boleh ada yang memonopoli pembicaraan dalam rapat.

5. Pertanyaan singkat dan jelas

Agar pertanyaan pesera rapat dapat dijawab denga jelas oleh pimpinan rapat,
maka peserta harus mengajukan pertanyaan secara singkat
tetapi jelas.Untuk itu gunakanlah bahasa yang singkat, pertanyaan tidak
bertele-tele, langsung saja pokok persoalan dan sampaikan degan suara
yang jelas agar dapat didengar semua peserta rapat.

6. Partisipasi
Setiap peserta rapat dituntut untuk turut berpartisipasi aktif dalam
rapat.Peserta rapat harus menjadi pendengar yang baik saat menerima
penjelasan dan pada saat Tanya jawab atau diskusi. Jadilah peserta yang
baik berikan saran/pendapat yang positif dan jangan merugikan perusahaan
atau orang lain.

Tipe Pemimpin Rapat

Salah satu factor yang menentukan berhasilnya suatu rapat dapat juga
ditentukan oleh pemimpin rapat itu sendiri.Pemimpin rapat hrus memiliki
ketrampilan berkomunikasi.

Pemimpin rapat pada umumnya memiliki sifat dan tipe yang berbeda-beda.
Pada dasarnya tipe pemimpin rapat dapat dibedakan sebagai berikut :

1. Tipe Otoriter
Ciri tipe ini  pemimpin ingin menggunakan kekerasan dan paksaan dalam
rapat, merasa dirinya selalu benar dan pendapat orang lain selalu salah. Dan
selalu memaksakan pendapatnya pada orang lain tanpa memberikan
kesempatan orang lain untuk mengeluarkan pendapatnya.
Keadaan semacam ini akan membuahkan hasil rapat kurang dapat
dipertanggung jawabkan kebenarannya, karena merupakan pendpaat
seseorang yang belumtentu kebenarannya, akibatnya peserta rapat kurang
mendukung keputusan yang diambil sebab bukan keputusna bersama.

2. Tipe Laiizess Faire

Tipe pemimpin rapat ini mempunyai sikap apatis (masa bodoh) terhadap
jalannya rapat.Peserta rapat dibiarkan mengeluarkan pendapat dan
beragumentasi sendiri-sendiri, akibatnya pembicaraan engelantur atau
berlarut-larut karena masing-masing tidak ada yang mau mengalah merasa
pendapatnya benar.

Jika diamati seolah-olah rapat tidak ada yang memimpin.Hasil rapat tidak

sesuai dengan tujuan dari rencana semula.Akhirnya waktu, tenaga, biaya
yang dikeluarkan tidak sesuai yang dihasilkan.

3. Tipe Demokratis
Pemimpin ini mempunyai sifat keterbukaan artinya selalu bersedia menerima
saran/kritik dari peserta rapat.Peserta diberikan kesempatan yang seluas-
luasnya untuk mengeluarkan pendapat, sehingga terjadi komunikasi yang
harmonis antara pimpinan rapat dengan peserta rapat.

Pimpinan rapat membantu dalam memecahkan masalah yang dihadapi

sehingga tidak ada masalah yang dirasakan berat, selain itu juga bertindak
sebagai pengumpul data, sebagai dinamisator/penggerak, jika terjadi
kesalahpahaman cepat-cepat pemimpin bertindak sehingga begitu ada
masalah saat itu juga di atasi dan tidak akan berlaut-larut.