Kelompok 2

Nama : 1. Meilin pangkalangi (31190423)

2. Diana try Sentike Dara (31190417)
Matakuliah : Komunikasi Bisnis
Prodi : Akuntansi

Pengelolaan Rapat

A. Defenisi dan Tujuan Rapat

a. Definisi Rapat
Rapat adalah pertemuan atau. perkumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan,
instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk
membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil
kesepakatan bersama. Rapat juga merupakan suatu bentuk media komunikasi
kelompok resmi yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak
organisasi, baikswasta maupun pemerintah.
b. Tujuan Rapat
1. Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud
jika penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat,
maka dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsI.
2. Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan
membutuhkan masukan dari semua anggota.
3. Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk
memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera
diatasi.
4. Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang
diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya
akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian
lainnya.
5. Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak
bisa dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.
6. Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.
B. Fungsi Rapat
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai forum silaturahmi dan demokrasi, diharapkan peserta rapat dapat ikut
berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang dikemukakan.
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta rapat dengan perusahaan atau
organisasi.
5. Sebagai sarana untuk bernegosiasi.

C. Jenis-jenis Rapat
1. Jenis Rapat Berdasarkan Tujuannya
1) Rapat Penjelasan yaitu suatu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan
penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat tidak
hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga diberikan
kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.
2) Rapat Pemecahan Masalah yakni sebuah rapat yang dilaksanakan untuk
memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta sangat
besar untuk memberikan masukan.
3) Rapat Perundingan ialah salah satu jenis rapat yang dilakukan untuk
merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agar tidak
merugikan pihak yang berselisih.
2. Jenis Rapat Berdasarkan Sifatnya
1) Rapat Resmi (Formal Meeting) yaitu yang di selenggarakan untuk membahas
masalah-masalah yang sangat penting.
2) Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting) ialah rapat yang diadakan tidak
berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan
istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi
secara tiba-tiba.
3) Rapat Terbuka yakni salah satu jenis rapat yang dapat dihadiri oleh semua
anggota informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
4) Rapat Tertutup merupakan sebuah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu
dan masalah yang dibahas masalah yang bersifat rahasia.
3. Jenis Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya
1) Rapat Mingguan ialah suatu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya
membahas masalah yang bersifat rutin.
2) Rapat Bulanan yaitu salah satu rapat yang diadakan sebulan sekali dan
membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
 3) Rapat Semesteran yakni sebuah jenis rapat yang diadakan setiap enam bulan
sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan
program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
4) Rapat Tahunan merupakan jenis rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya
rapat dewan komisaris.

D. Tipe Pemimpin Rapat

1. Tipe Otoriter
Pemimpin rapat dengan tipe otoriter yaitu seorang pemimpin yang mempunyai rasa
bahwa dirinya orang yang paling berkuasa, paling mengetahui dalam segala hal, dan
setiap keputusan hanya ditentukan dari dirinya.
2. Tipe Demokratis
Pemimpin rapat dengan tipe demokratis yaitu seorang pemimpin yang bersifat adil,
terbuka, memberikan kesempatan kepada para peserta untuk mengemukakan
pendapat, pandangan, pertanyaan atau saran, berperan aktif, ikut menentukan tujuan
kelompok, pemimpin berusaha untuk membimbing dan mengarahkan peserta rapat,
memberi petunjuk memberikan bantuan kepada para peserta kelompok.
3. Tipe Laissez Faire
Pemimpin rapat dengan tipe laissez faire atau tipe liberal yaitu pemimpin rapat yang
memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengambil berbagai macam
langkah atau cara dalam menyelesaikan masalah.