Materi Pertemuan X

Media Rapat Untuk Pengambilan Keputusan

1. Definisi Rapat.
 Merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk
memutuskan suatu tujuan, dan juga sebagai media komunikasi kelompok yang
bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan atau dilakukan oleh banyak
organisasi baik itu swasta ataupun pemerintah (Lembaga Admistrasi Negara Republik
Indonesia, Derektorat Pembinaan Widyaiswara/dalam Wikipedia,
https://id.wikipedia.org/wiki/Rapat).
 Merupakan salah satu bentuk pertemuan orang-orang dalam suatu organisasi tertentu
untuk membicarakan masalah-masalah yang terjadi dalam organisasinya (Soetrisno,
2005 : 90).
 Adalah pertemuan sejumlah orang di suatu tempat dalam jangka waktu tertentu,
untuk membahas sesuatu hal secara bersama (Hardjana, 1997:88).
 Merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri beberapa orang untuk membicarakan
dan memecahkan masalah tertentu (Sumarto dan Dwiantara (2004 : 88).
2. Kegunaan Rapat.
Menurut Ernawati (2004 : 169), kegunaan rapat adalah :
2.1. Sebagai forum diskusi untuk memecahkan masalah, di mana dalam forum tersebut
diperlukan keaktifan para pesertanya untuk mengemukakan pendapat dalam upaya
memecahkan masalah organisasi.
2.2. Forum silaturahmi, yaitu menjalin hubungan harmonis diantara para pesertanya.
2.3. Sarana bernegosiasi, yaitu peluang melakukan kerjasama saling menguntungkan
diantara peserta rapat, khususnya yang berasal dari luar organisasi.
2.4. Ketentuan hukum, di mana jika muncul permasalahan hukum bagi suatu organisasi,
maka dalam forum rapat dapat dilakukan kesepakatan-kesepakatan hukum secara
positif.
2.5. Forum demokrasi, yaitu bahwa nuansa dan dimensi demokrasi bagi peserta rapat
akan mengemuka dikarenakan diantara mereka saling memunculkan keterbukaan
dan kesepakatan-kesepakatan bersama.
2.6. Brainstorming, sumbang saran, yaitu saran dan bahkan kritik membangun yang
dikemukakan peserta rapat yang akan sangat bermanfaat untuk tujuan rapat itu
sendiri.
2.7. Sarana berkonsultasi, yaitu saling memberikan informasi yang dibutuhkan antar
peserta rapat.
3. Tujuan Rapat.
Sumarno dan Dwiantara (2000 : 91) menyatakan bahwa tujuan rapat adalah :
3.1. Untuk menyajikan berita, yaitu berita seperti adanya kebijakan baru organisasi,
yang akan menimbulkan dampak-dampak tertentu.
3.2. Untuk pemecahan masalah, di mana rapat harus segera diselenggarakan apabila ada
masalah organisasi yang harus dipecahkan. Para peserta rapat diharapkan
berpartisipasi membantu memecahkan masalah, dan pimpinan rapat harus
mengidentifikasi masalah dengan jelas dan lengkap. Partisipasi, inisiatif dan
kreativitas peserta dalam upaya membantu pemecahan masalah diperlukan dan
diharapkan.
3.3. Untuk mengambil keputusan, yaitu bahwa hasil rapat yang sudah memuat berbagai
gagasan untuk memecahkan permasalahan organisasi, dijadikan landasan untuk
mengambil keputusan.
4. Persyaratan Rapat Yang Baik. .
4.1. Kegagalan Agenda Rapat.
Siagian menyatakan bahwa terdapat dua alasan yang menyebabkan agenda
rapat yang diselenggarakan organisasi gagal, yaitu disamping karena persiapannya
kurang, juga banyak diantara rapat-rapat yang sebenarnya tidak perlu diadakan.
1
 2
Oleh karenanya agar kegiatan rapat yang sebenarnya penting dalam upaya
memecahkan permasalahan dan pengambilan keputusan organisasi, harus dilakukan
dengan baik. Lebih lanjut Siagian menyatakan, terdapat beberapa hal yang
mencerminkan rapat yang gagal, yaitu :
4.1.1. Rapat diselenggarakan tanpa kriteria pemahaman yang jelas.
4.1.2. Pembahasan materi rapat menyimpang dari agenda yang telah dipersiapkan.
4.1.3. Mengundang peserta rapat yang sebenarnya tidak sesuai dengan materi yang
dibahas, disamping terlalu banyak pesertanya sehingga pembicaraan sulit
dibatasi.
4.1.4. Pimpinan rapat mendominasi pembicaraan dan tidak memberi kesempatan
kepada para peserta untuk berbicara, sehingga rapat berubah fungsi
menjadi semacam briefing atau pengarahan.
4.1.5. Waktu pembukaan dan penutupan rapat yang telah direncanakan tidak
ditaati oleh pimpinan rapat, sedangkan peserta yang berposisi jabatan
rendah malahan diwajibkan mentaati waktu rapat tersebut.
4.1.6. Menyelenggarakan rapat secara mendadak, sehingga peserta yang akan
diundang terpaksa membatalkan acara lain yang sebenarnya penting.
(Siagian, 2006 : 45-46).
4.2. Persyaratan Rapat Yang Baik.
Menurut Wahyuni (2004 : 84), penyelenggaraan rapat akan berjalan dengan
baik dan lancar apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut.
4.2.1. Adanya suasana terbuka, yaitu setiap peserta siap menerima informasi yang
datang dari siapa pun.
4.2.2. Berpartisipasi penuh, yaitu setiap peserta aktif ambil bagian dalam proses
rapat.
4.2.3. Adanya bimbingan dan kontrol, yaitu setiap peserta selalu terkontrol dan
terarah karena ada bimbingan dan pengawasan dari pemimpin rapat.
4.2.4. Ada argumentasi, yaitu mengedepankan kebenaran dan bukan menang-
menangan, dengan melandasi argumentasi yang masuk akal.
4.2.5. Pernyataan singkat, yaitu dalam penyampaian informasi atau pemberian
tanggapan adalah dalam bentuk pernyataan singkat, jelas serta langsung
menuju sasaran, tidak bertele-tele.
4.2.6. Menghindari “klik” kelompok, dalam arti jangan sampai suatu kelompok
memonopoli pembicaraan dan memaksakan pendapat kepada kelompok lain,
dan semua pihak mempunyai hak yang sama untuk mengeluarkan pendapat.
4.2.7. Ada kesimpulan, yaitu sebelum rapat berakhir harus dibuat kesimpulan
rapat yang diterima dan disepakati bersama oleh para peserta rapat.
5. Analisis Kesimpulan Materi.
Berlandaskan materi seputar media rapat untuk pengambilan keputusan yang
tertera di atas, maka perlu menyajikan analisis kesimpulan sebagian materi penting
yang dilengkapi dengan hasil observasi atau pengamatan terhadap kasus-kasus rapat
yang terjadi khususnya di lingkungan organisasi publik, sebagai berikut.
5.1. Definisi rapat salah satunya adalah pertemuan sejumlah orang di suatu tempat
dalam jangka waktu tertentu, untuk membahas sesuatu hal secara bersama
(Hardjana, 1997 : 88).
5.2. Latar belakang diselenggarakan rapat yang paling mengemuka adalah karena
terdapat permasalahan organisasi yang memerlukan pemikiran banyak orang untuk
memecahkannya.
5.3. Memerlukan dukungan partisipasi dari unsur-unsur terkait terhadap sesuatu hal,
yang akan direalisasikan ke dalam wujud pengambilan keputusan.
5.4. Jika permasalahan organisasi yang akan dibahas dalam forum rapat luas dan berat,
maka menuntut harus mengundang unsur-unsur lain di luar organisasi pemangku
kepentingan sebagai peserta rapat, sehingga hasil rapat dapat dicapai optimal.
 3
5.5. Unsur-unsur terkait peserta rapat yang berasal dari organisasi lain biasanya diikat
dalam satu tim terpadu, yang lazim disebut Tim Terpadu Lintas Sektoral. Dalam
kaitan ini unsur-unsur lain tersebut juga memiliki salah satu program kerja yang
senada dengan organisasi pemangku kepentingan (organisasi pengundang rapat).
Disamping itu di dalam tim terpadu, unsur organisasi pemangku kepentingan
berposisi sebagai Ketua Tim dan unsur-unsur lain sebagai wakil, sekretaris serta
anggota.
5.6. Kesepakatan-kesepakatan yang sudah dicapai dalam rapat, maka berarti itu
merupakan solusi pemikiran terbaik bersama diantara peserta, yang akan
dituangkan dalam suatu keputusan bersama pula.

Sumber Pustaka :
Hardjana, M, Agus, Sekretaris, Kedudukan, Tata Kerja, dan Kepribadiannya, Kanisius,
Yogyakarta, 1997.
Lembaga Admistrasi Negara Republik Indonesia, Derektorat Pembinaan Widyaiswara dalam
Wikipedia (https://id.wikipedia.org/wiki/Rapat).
Siagian, Sondang, P, Prof, Dr, MPA, Filsafat Administrasi, Penerbit Bumi Aksara, Jakarta,
2006.
Soetrisno, Drs, M.Psi dan Renaldi, Brisma, Ir, Manajemen Perkantoran Modern, Lembaga
Administrasi Negara Republik Indonesia, 2006.
Sumarno, Hadi, Rumsari dan Dwiantara, Lukas, Sekretaris Profesional, Kanisius,
Yogyakarta, 2000.
Wahyuni, Rita, Paket Keahlian Sekretaris, Yudhistira, Jakarta, 2004.