DISUSUN OLEH:

HERY IKHAS SHANDI 142160162

MUHAMMAD ILHAM K.A 142160165

Pengertian Rapat
Rapat adalah setiap jenis maksud tertentu dari orang-orang yang datang bersama-sama
untuk melaksanakan bisnis perusahaan. Rapat juga dapat didefinisikan sebagai pertemuan
dua orang atau lebih untuk membicarakan dan merundingkan suatu masalah yang
menyangkut kepentingan bersama.

Fungsi Rapat
Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut:
1. Untuk memecahkan masalah
2. Untuk menyampaikan informasi
3. Sebagai forum demokrasi
4. Sebagai alat koordinasi yang baik
5. Sebagai sarana bernegoisasi
6. Sebagai sarana pembentukan peraturan

Macam-macam Rapat
Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya
, yakni berdasarkan tujuan, sifat, jangka waktu, dan frekuensi.
1. Berdasarkan Tujuan
Berdasarkan tujuanya, rapat dibedakan menjadi tiga, yaitu rapat informasional, rapat
pengambilan keputusan, dan rapat perundingan.
2. Berdasarkan Sifat

Berdasarkan sifatnya, suatu rapat secara umum dibedakan menjadi dua, yaitu rapat yang
bersifat formal dan informal, serta rapat yang bersifat terbuka dan tertutup.

3. Berdasarkan Jangka Waktu

Berdasarkan jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi empat, yaitu rapat mingguan,
bulanan, semesteran, dan tahunan. Ada pula rapat dengan jangka waktu selain yang
dikemukakan diatas, tetapi tidak lazim, misalnya rapat dua bulanan.
4. Berdasarkan Frekuensi
Berdasarkan frekuensinya, rapat dibedakan menjadi dua, yaitu rapat rutin dan incidental.

Syarat-Syarat Rapat Yang Baik

Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat
sebagai berikut:
1. Suasana terbuka
2. Tidak ada monopoli
3. Partisipasi aktif dari peserta rapat
4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
5. Perdebatab berdasarkan argumentasi bukan emosi
6. Pertanyaan singkat dan jelas
7. Disiplin waktu

Merencanakan Rapat

1. Penentuan Tujuan
Sebelum mengadakan rapat, perlu ditentukan tujuan rapat. Penentuan tujuan rapat
akan mempertajam pusat perencanaan dan mengantisipasi hasil-hasil yang diinginkan dari
rapat tersebut. Rapat yang diselenggarakan dengan tujuan berbeda akan memperoleh hasil
yang berbeda pula.
2. Mengantisipasi Hasil
Hasil-hasil yang diperoleh dari suatu rapat diantisipasi kemungkinanya. Dengan
mengantisipasi hasil rapat, dapat disusun suatu hubungan jika-maka. Misalnya, pada suatu
rapat perundingan. Sebelum rapat diselenggarakan, sudah diantisipasi terlrbih dahulu hasil
seperti apa saja yang kira-kira diperoleh. Pada prinsipnya, apa yang akan dilakukan
tergantung pada pimpinan rapat itu sendiri.
3. Memilih Peserta Rapat
Undangan rapat dipandang oleh beberapa orang sebagai simbpl status. Status oarng
yang sering mendapatkan undangan rapat dinilai lebih tinggi daripada orang yang jarang atau
bahkan tidak pernah mendapatkan undangan rapat. Namun demikian, undangan rapat itu
tetap tidak dikehendaki oleh sebagian orang. Jika memungkinkan, mereka memilih tidak
mendapatkan undangan rapat.
Tidak ada ketentuan buku mengenai jumlah orang yang akan diundang. Namun, dari tujuan
rapat dapat ditentukan berapa orang yang kira-kira harus diundang. Untuk rapat
informasional, semua anggota organisasi atau semua karyawan diundang. Rapat pengambilan
keputusan dapat dilakukan dengan mengundang pihak pengambilan keputusan dan pihak-
pihak yang terkait dengan keputusan tersebut. Sementara dalam rapat perundingan, diundang
pihak-pihak yang terlibat dalam suatu perkara yang sedang dirundingkan.
4. Penyusunan Agenda
Suatu rapat dapat diibaratkan sebuah kapal yang sedang berlayar. Angin dapat
membawanya pergi kemanapun, tanpa tujuan yang jelas. Oleh karena itu, kapal memerlukan
kemudi. Dalam suatu rapat, kemudi yang dapat mengarahkan berjalanya rapat adalah agenda.
Agenda harus menyentuh topic-topik yang akan dibahas agar mencapai tujuan tertentu.
Agenda sebaiknya tidak terlalu berat sehingga berakibat seseorang merasa takut untuk dating.
Namun, agenda sebaiknya juga jangan terlalu ringan agar orang merasa tidak perlu datang.
5. Perimbangan Waktu
 Pertimbangan pertama menyangkut jam berapa sebaiknya rapat dilakukan. Pada
prinsipnya, rapat dapat dilaksanakan pada pagi, siang, sore, maupun malam hari. Rapat yang
diadakan begitu orang masuk kantor memberi indikasi bahwa rapat membahas masalah yang
sangat penting yang segera harus dilakukan, atau rapat tersebut tertunda sehari sebelumnya
sehingga harus dilaksanakan atau diteruskan pada pagi hari berikutnya. pada rapat-rapat
tertentu, bila masalah yang dibicarakan sangat penting, rapat dapat dimulai pada jam
berapapun, dan berlangsung sangat lama bahkan tidak menghiraukan waktu berakhirnya.
Menyangkut waktu yang dimulai dan berakhirnya rapat perlu direncanakan dan ditetapkan
sebelumnya. Setelah itu,waktu bisa diinformasikan kepada peserta rapat sehingga mereka
dapat mempertimbangkan pengguaan waktu rapat secara efisien.
6. Pertimbangan Lokasi
Rapat dapat diadakan dikantor itu sendiri, diluar kantor tetapi masih dalam satu kota,
atau diluar kota. Pertimbangan lokasi pada umumnya memperhatikan masalah ketersediaan
ruangan, kapasitas ruangan, kelayakan ruangan, dan alas an lain. Rapat rutin biasanya
diadakan di dalam kantor. Biasanya, setiap perusahaan memiliki ruang yang khusus
dipergunakan untuk rapat. Rapat yang mengundang seluruh anggota organisasi atau seluruh
karyawan biasanya diadakan didalam perusahaan sendiri.

Tipe-Tipe Pemimpin Rapat

1. Tipe otoriter
2. Tipe demokratis
3. Tipe laisezz-faire

Tipe-Tipe Peserta Rapat

1. Tipe pemberi informasi
2. Tipe pemberi semangat
3. Tipe inisiatif
4. Tipe pemersatu
5. Tipe penyerang
6. Tipe perantara
7. Tipe pendengar

Groupthink
Groupthink adalah salah satu teori dalam komunikasi kelompok. Groupthink
merupakan pemikiran kelompok yang muncul dari anggota kelompok yang berusaha keras
untuk mencapai kata mufakat ( adanya kebulatan suara ) saat merumuskan satu keputusan di
dalam kelompok. Gejala groupthink dapat diamati dalam kehidupan sehari-hari khususnya
dalam kehidupan berorganisasi. Gejala tersebut dapat berupa munculnya penilaian yang
berlebihan, ketertutupan pikiran dan tekanan untuk mencapai keseragaman. Groupthink dapat
dihindari diantaranya memberi kesempatan setiap anggota kelompok untuk berpartisipasi dan
mengembangkan sumberdaya untuk melakukan pengawasan dalam pembuatan kebijakan.
 Pemimpin yang baik selayaknya mampu mendengarkan usulan dan jalan keluar yang
diberikan oleh bawahannya. Pemimpin tidak boleh bersikap otoriter dan beranggapan bahwa
pendapatnya yang paling benar. Kecenderungan seperti ini akan mengabaikan munculnya
alternatif jawaban dalam mengambil keputusan kelompok. Selain itu bila kelompok tidak
memiliki norma yang disepakai untuk mengevaluasi masalah, dapatpula menimbulkan
groupthink. Ketiadaan norma yang disepakati akan membuat anggota kelompok akan terus
mencari penyebab dan cara menyelesaikannya. Kondisi seperti ini jika dibiarkan berlarut-
larut akan memunculkan groupthink.

Kehadiran Groupthink tekadang tidak dapat dihindari, mengingat anggota kelompok

memiliki rasa ikatan yang cukup kuat dengan kelompoknya. Fenomena saat ini menunjukkan
banyak orang terjebak ke dalam pemikiran kelompok yang sempit. Mereka menganggap
kelompoknya yang paling baik dan paling benar, secara agama, etnis ataupun ideologi politik.
Kita bisa melihat dalam kasus politik , dimana seseorang begitu kuatnya mempertahankan
bahwa ideologi politik yang dianut kelompoknya adalah yang paling benar. Meskipun dalam
realitanya, kelompok politik tersebut tersandung dengan kasus korupsi. Dilain pihak ada
anggota yang merasa bahwa etnis kelompoknya yang paling hebat dan selalu paling baik.
Padahal apabila diamati secara mendalam kelompoknya yang paling banyak melakukan
pelanggaran hukum dan merugikan masyarakat.

Fenomena terjadinya groupthink dapat dicegah dengan melakukan beberapa hal.

Pencegahan ini dimaksudkan agar proses pengambilan keputusan kelompok berjalan secara
egaliter. Adanya pengawasan dan mengizinkan adanya keberatan anggota kelompok
membuat proses pengambilan keputusan bisa berjalan secara demokratis. Proses ini
memungkinkan semua anggota kelompok untuk berperan aktif dan saling mengawasi,
sehingga munculnya fenomena groupthik dapat dicegah.