MANAJEMEN RAPAT

DEFINISI RAPAT
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan
pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini
membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat
organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan
kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada
armada penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu
direncanakan.
Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan
profesional. Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya
untuk rapat dan rapat. Pada dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai
persamaan persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan langkah-langkah
yang akan diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat
yang berlangsung efektif. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall
Street Journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif di kantor.
ARTI RAPAT DALAM ORGANISASI
Rapat merupakan sarana komunikasi dalam organisasi.
Meskipun demikian, rapat tidak selalu menghasilkan keputusan
yang efektif. Oleh karena itu, rapat perlu diselenggarakan dengan
efisien mengingat pentingnya arti waktu bagi pelaku bisnis.
Setiap hari suatu organisasi atau perusahaan menerima informasi
dari berbagai organisasi lain. Kecepatan arus informasi
memerlukan keputusan yang tepat. Keputusan yang diambil
berdasarkan informasi akan berpengaruh pada aspek perusahaan.
Informasi yang diterima dijadikan dasar perencanaan dan
pengambilan keputusan. Untuk mengantisipasi derasnya arus
informasi yang masuk, diperlukan rapat yang kritis, efisien dan
efektif. Rapat harus diselenggarakan pada waktu yang tepat.
Dengan rapat yang efektif, perusahaan dapat menyusun strategi
untuk merespon perkembangan.
PERTIMBANGAN PENYELENGGARAAN RAPAT
Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat
harus menentukan tahapan-tahapan untuk
keberhasilannya. Untuk itu, ia harus
menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan
rapat, menentukan tujuan, memilih peserta,
menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.
Tidak setiap permasalahan yang timbul dalam
suatu organisasi harus diselesaikan melalui
rapat. Perlu atau tidaknya penyelenggaraan
rapat didasarkan pada beberapa pertimbangan
sebagai berikut:
1.  Tujuan Rapat
Tujuan rapat berdasar urgensi harus ditetapkan dengan tepat pada tahap
permulaan. Jika tidak ada permasalahan serius untuk dibahas, rapat tidak perlu
diselenggarakan.

2.  Ketepatan Waktu
Penyelenggaraan rapat perlu mempertimbangkan waktu yang tepat untuk
membahas suatu permasalahan, dan kelengkapan informasi. Lebih baik tidak
menyelenggarakan rapat dari pada menunda undangan yang telah disampaikan.

3. Kemungkinan Terjadi Sesuatu Jika Rapat Tidak Diselenggarakan

Jika tidak ada kemungkinan terjadinya sesuatu karena tidak diselenggarakannya
rapat, maka rapat tidak perlu dilaksanakan. Namun, jika penyelenggaraan rapat
ditetapkan bahwa tanpa rapat keputusan akan tertunda atau informasi penting
tidak akan tersampaikan kepada mereka yang berkepentingan, hal ini merupakan
alasan yang tepat untuk penyelenggarakan rapat.

4.  Alternatif Selain Rapat

Rapat bukan satu-satunya cara untuk berbagi ide dan informasi dalam organisasi.
Pembicaraan telepon atau memo dapat berfungsi membicarakan tujuan dengan
lebih efisien.
Perlunya Menetapkan Tujuan Rapat
Rapat, pada umumnya dikategorikan sebagai rapat
informasional, atau rapat pengambilan keputusan. Tujuan
rapat informasional adalah berbagai informasi dan
mengoordinasikan suatu tindakan. Rapat ini dapat meliputi
“briefing” per orang oleh setiap peserta atau presentasi oleh
pimpinan yang diikuti dengan pertanyaan dari peserta.
Rapat pengambilan keputusan terutama berkenaan dengan
persuasi, analisis, dan pemecahan masalah. Rapat ini
seringkali terdiri dari sesi tukar pikiran tentang alternatif
kebijakan yang perlu ditetapkan. Dalam rapat tipe ini,
peserta diberi kesempatan untuk menyampaikan pikirannya
dalam suau perdebatan.
Siapa yang Harus Hadir dalam Rapat?
Meskipun peserta rapat yang diundang terbatas, perlu dipastikan bahwa
orang-orang yang dapat memberikan sumbangan pikiran dan yang
menentukan dalam pengambilan keputusan dapat hadir. Rapat akan kurang
berarti jika tanpa diikuti oleh orang-orang yang mempunyai informasi
penting yang berhubungan dengan subyek rapat. Untuk memudahkan
mengundang orang dalam rapat, maka ingatlah aturan ini, 8-18-1800:
1.  8 orang peserta. Jika harus memecahkan sebuah masalah undanglah tak
lebih dari 8 orang untuk rapat. Lebih dari 8 orang dalam suatu ruangan
selalu menyebabkan lebih banyak masalah daripada yang diselesaikan.
2.  18 orang peserta. Jika ingin melakukan sesi sumbang saran (brain
storming) maka bisa mengundang hingga 18 orang untuk rapat. Hanya saja,
jangan mencari konsensus dari jumlah peserta yang sedemikian besar.
3.  Jika ingin menyebarluaskan informasi, kirimkanlah sebuah memo. Maka
jika ingin mengobarkan antusiasme tim dengan memperkenalkan sebuah
produk baru, maka semakin ramai jumlah peserta rapat, suasana semakin
baik. Undanglah 1800 orang atau lebih untuk rapat.
Agenda Rapat
• Meskipun subyek rapat telah disebutkan dalam agenda, pimpinan rapat perlu mempersiapkan
rincian materi yang akan dibahas dan membaginya kepada peserta beberapa hari sebelumrapat
dilaksanakan.
• Berikut ini contoh format agenda:
• AGENDA
• RENCANA RAPAT PERUSAHAAN
• 26 Maret 2012
• Jam 10.00
• Ruang Rapat Eksekutif
• 1. Presensi
     

• 2. Persetujuan agenda
     

• 3. Persetujuan durasi waktu rapat

     

• 4. Laporan Pimpinan
     

• 5. Laporan Manajer
     

▫ a. Pengembangan pasar
      

▫ b. Produk baru
     

▫ c. Keuangan
      

• 6. Pekerjaan yang tertunda

     

• 7. Pengembangan tugas
     

• 8. Pengumuman
     

• 9. Penundaan
     
Menutup Rapat
Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup
rapat pada saat yang tepat. Apabila semua pokok bahasan yang
tersebut dalam agenda telah tercakup dalam rapat, ada
kecenderungan peserta untuk mulai membuat rekapitulasi.
Mereka kembali ke butir bahasan yang telah dibahas, memulai
diskusi baru, dan mengulangi pokok pembicaraan yang telah
dibahas dalam rapat. Apabila kecenderungan ini tidak dicek
kembali, waktu rapat menjadi lebih lama.
Rapat dapat selesai lebih cepat apabila peserta rapat menyetujui
topik dalam agenda. Meskipun demikian, apabila terdapat peserta
rapat yang menghendaki klarifikasi dan kemudian terjadi diskusi,
sepanjang hal itu tidak melampaui waktu yang telah ditetapkan
untuk penyelenggaraan rapat, harus diberikan toleransi.
Kesimpulan
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna
melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang
melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk
berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan,
atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung efektif,
penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.
Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-
tahapan untuk keberhasilannya. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya
penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih peserta, menyusun agenda,
dan menyiapkan lokasi rapat.
Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah peserta tidak banyak.
Suatu pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti oleh tujuh
orang peserta. Semakin banyak peserta dalam suatu rapat, akan semakin banyak
pula komentar dan pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien.
Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat yang
tepat. Apabila semua pokok bahasan yang tersebut dalam agenda telah tercakup
dalam rapat, ada kecenderungan peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka
kembali ke butir bahasan yang telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi
pokok pembicaraan yang telah dibahas dalam rapat. Apabila kecenderungan ini
tidak dicek kembali, waktu rapat menjadi lebih lama.