MAKALAH

OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN

KEPROTOKOLAN

Oleh :
HAMDANAH, S.Pd
NIP. 19700110 200312 2 002

PEMERINTAH PROVINSI KALIMANTAN SELATAN

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
SMK NEGERI 1 MARABAHAN
TAHUN 2020
 LEMBAR PENGESAHAN

1. Judul Makalah ” Otomatisasi Tata Kelola Humas Dan Keprotokolan”

2. Pembuat ;
a. Nama : HAMDANAH, S.Pd
b. NIP : 19700110 200312 2 002
c. Pangkat/Golongan : Penata, IV/a
d. Mata Pelajaran : Produktif Otomatisasi Tata
Kelola Humas dan Keprotokolan
e. Unit Kerja : SMK Negeri 1 Marabahan

Telah disetujui dan disahkan pada tanggal : Juli 2020

Marabahan, Juli 2020

Kepala SMKN 1 Marabahan

H. Hormuzi, S. Ag
NIP. 19681205 199802 1 006

i
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun panjatkan ke hadirat Allah SWT karena berkat izin,

karunia dan hidayah-Nya sehingga makalah  dengan judul Otomatisasi Tata
Kelola Humas Dan Keprotokolan ini dapat terselesaikan.
Makalah ini dapat menjadi sumber informasi belajar dan acuan bagi siswa
untuk melaksanakan Uji Kompetensi Keahlian (UKK) terutama bagi kelas XII
Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran.
Penyusun menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih banyak
terdapat kesalahan dan kekeliruan. Oleh sebab itu penyusun mengharapkan saran
dan kritikan yang membangun demi kesempurnaan dalam penulisan 
makalah selanjutnya.
Akhir kata penyusun ingin mengucapkan terimakasih kepada berbagai
pihak yang telah membantu dalam penulisan makalah ini, khususnya kepada
siswa kelas XII OTKP. Juga kepada Kepala SMK Negeri 1 Marabahan yang telah
memberikan persetujuannya dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu
persatu yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini.

           Marabahan,  Juli  2020

          Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN.................................................................................i
KATA PENGANTAR.........................................................................................ii
DAFTAR ISI........................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN...................................................................................1
A. Latar Belakang....................................................................................1
B. Rumusan Masalah..............................................................................2
BAB II PEMBAHASAN.....................................................................................3
A. Pengertian Keprotokolan....................................................................3
B. Asas-Asas Keprotokolan....................................................................3
C. Tujuan Keprotokolan..........................................................................4
D. Ruang Lingkup Keprotokolan............................................................5
E. Regulasi Bidang Keprotokolan...........................................................5
F. Pengelolaan Bidang Keprotokolan.....................................................7
G. Persiapan Penyelenggaraan Pertemuan Rapat....................................10
BAB III PENUTUP............................................................................................15
A. KESIMPULAN..................................................................................15
B. SARAN...............................................................................................15
DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................16

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Sejak diberlakukannya Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004
Bangsa Indonesia telah memulai proses perubahan mendasar dalam kehidupan
ketatanegaraan yang akan mempengaruhi segala dimensi kehidupan bangsa,
baik dimensi politik, ekonomi, sosial maupun budaya. Dalam konteks
organisasi publik, penilaian kinerja organisasi merupakan suatu hal yang
penting, karena dengan adanya penilaian kinerja maka akan diketahui tingkat
pencapaian hasil yang telah dicapai, atau akan diketahui seberapa jauh
pelaksanaan tugas-tugas yang dapat dilaksanakan.
Kinerja organisasi mengisyaratkan bahwa penilaian kinerja
sesungguhnya sangat penting untuk melihat sampai sejauh mana tujuan
organisasi telah tercapai. Sehubungan dengan hal tersebut, maka perlu
ditempuh usaha-usaha melalui perbaikan kinerja organisasi dan kinerja
pegawai aparatur, baik melalui kepemimpinan dari atasan langsung maupun
pelaksanaan dari para staf yang ada didalam bagian itu sendiri, agar segala
dampak negatif dari kegiatan pengelolaan pemerintahan dapat dihindarkan
serta dampak positifnya dapat ditingkatkan.
Sejalan dengan sistem pemerintahan saat ini, Protokol pemerintahan
dituntutuntuk merubah paradigma dalam setiap penyelenggaraan sistem
maupun kegiatan pemerintahan. Protokol berperan penting dalam
penyelenggaraan goodgovernance. Esensi dari goodgovernance adalah
peningkatan kinerja organisasi melalui supervisi atau pemantauan kinerja
manajemen dan adanya akuntabilitas manajemen terhadap pemangku
kepentingan lainnya, berdasarkan kerangka aturan dan peraturan yang berlaku.
Untuk itu pemerintah telah mengatur dalam Undang-UndangDasar dan
peraturan pemerintah. Dalam hubungan dengan tugas-tugasnya protokoler
telah diatur pada Undang-UndangNo. 9Tahun 2010 tentang Keprotokolan dan

1
 lebih spesifik telah dikaji pada peraturan pemerintah (PP) No.62 Tahun 1990
tentang ketentuan tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan.
Kedudukan protokol ini sangat penting keberadaannya. Bahkan
landasan hukum untuk kegiatan keprotokolan pun telah dibuat seperti yang
terdapat dalamPasal 1 Ayat (1) UU Nomor 9 Tahun 2010 tentang
Keprotokolan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan. Bila
dalam suatu acara kenegaraan atau acara resmi, pejabat negara, pejabat
pemerintah, dan tokoh masyarakat tertentu tidak memperoleh penghormatan
dan perlakuan protokol sesuai kedudukannya adalah merupakan pelanggaran
dengan tuduhan “pelecehan jabatan”. Sebuah peringatan bagi protokol dalam
menyelenggarakan suatu acara. Protokol sungguh profesi yang dapat
membawa pembaharuan yang positif dalam perusahaan maupun instansi.
Protokol telah menjadi bagian yang tak terpisahkan dari program
berbagai lembaga negara, pemerintah, swasta, maupun masyarakat. Dalam
pertemuan atau upacara di sebuah lembaga resmi, baik swasta, maupun
pemerintah, tentu ada tata cara baku yang tidak boleh ditinggalkan oleh kita
semua dengan apa yang disebut “keprotokolan”. Semua pandangan terhadap
apa saja yang telah menjadi bagian kerja protokol pembahasan di atas tidak
akan jauh berbeda dengan apa yang telah dilakukan oleh protokol dalam
naungan departemen hubungan masyarakat.

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan dalam makalah ini
adalah:
1. Apa pengertian keprotokolan?
2. Apa saja asas-asas keprotokolan?
3. Apa tujuan keprotokolan?
4. Bagaimana ruang lingkup keprotokolan?
5. Bagaimana regulasi bidang keprotokolan?
6. Bagaimana pengelolaan kegiatan keprotokolan?
7. Bagaimana persiapan penyelenggaraan pertemuan rapat?

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Keprotokolan
Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur
pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun masyarakat.
Secara etimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa
Perancis protocole, bahasa Latin protocoll(um), dan bahasa Yunani
protocollon.
Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan
pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan zaman,
pengertiannya berkembang semakin luas, yakni keseluruhan naskah yang
isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain
dalam lingkupsecara nasional maupun internasional.
Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan
peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket
diplomatik. Aturan-aturan protokoler inimenjadi acuan institusi pemerintahan
dan berlaku secara universal.
Menurut UU No. 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan:Keprotokolan
adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara
kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan
Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai
dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau
masyarakat.

B. Asas-asas Keprotokolan
1. Kebangsaan
Yang dimaksud dengan “kebangsaan” adalah keprotokolan harus
mencerminkan sifat dan watak bangsa Indonesia yang pluralistis
(kebinekaan) dengan tetap menjaga prinsip negara kesatuan Republik
Indonesia.

3
 2. Ketertiban dan Kepastian Hukum
Dalam hal ini yang dimaksud dengan “ketertiban dan kepastian
hukum” adalah keprotokolan harus dapat menimbulkan ketertiban dalam
masyarakat melalui adanya kepastian hukum.
3. Keseimbangan, Kesesuaian, dan Keselarasan
Dalam hal ini yang dimaksud dengan “keseimbangan, keserasian,
dan keselarasan” adalah keprotokolan harus mencerminkan keseimbangan,
keserasian, dan keselarasan, antara individu dan masyarakat dengan
kepentingan bangsa dan negara.
4. Timbal Balik
Pada asas keempat ini yang dimaksud dengan “timbal balik”
adalah keprotokolan diberikan setimpal atau balas jasa terhadap
keprotokolan dari negara lain.

C. Tujuan Keprotokolan
1. Tujuan Umum
a. Memberikan penghormatan kepada pejabat partai, tokoh partai dan
atau undangan sesuai dengan kedudukan dalam partai, negara,
pemerintahan dan atau masyarakat;
b. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan
tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan
yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional;
c. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar partai, negara,
dan atau organisasi.
5. Tujuan Khusus
a. Menunjukkan visi peradaban dan izah partai, baik kepada masyarakat
Indonesia maupun kepada dunia Internasional.
b. Lebih meningkatkan penerimaan dan elektabilitas masyarakat terhadap
Partai Keadilan Sejahtera dan kader-kadernya.
c. Lebih tertatanya dan tersinergikannya berbagai unsur kekuatan partai,
sehingga program dan kebijakan partai terlaksana dan terawat dengan

4
 d. kepahaman, keikhlasan, totalitas kerja, pengorbanan, komitmen,
kemurnian, ketaatan, keharmonisan, kesolidan, kesatuan, keselarasan
dan keistikomahan struktur dan kader kepada keputusan partai.
e.
D. Ruang Lingkup Keprotokolan
Ruang lingkup materi Pedoman Keprotokolan meliputi hal-hal yang
berkaitan dengan tugas dan fungsi tim protokol, ketentuan keprotokolan
meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan dalam setiapacara
resmi di lingkungan LAN.

E. Regulasi Bidang Keprotokolan

1. Undang-UndangNomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan
Pengaturan Keprotokolan dalam Undang-Undang ini berasaskan
kebangsaan, ketertiban dan kepastian hukum, keseimbangan, serta
keselarasan dan timbal balik yang bertujuan:
a. Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat
pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi
internasional, tokoh masyarakat tertentu, dan/atau tamu negara sesuai
dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat;
b. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan
tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan
yang berlaku, baik secara nasional maupun internasional; dan
c. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa.
Dalam Undang-Undang ini diatur mengenai penyelenggaraan
Acara Kenegaraan dan Acara Resmi yang dilaksanakan sesuai dengan Tata
Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan baik dalam upacara
bendera maupun bukan upacara bendara. Penyelenggara Acara
Kenegaraan dilaksanakan oleh Panitia Negara yang diketuai oleh menteri
yang membidangi urusan kesekretariatan negara, sedangkan
penyelenggara Keprotokolan Acara Resmi dilakukan oleh:

5
 a. Lembaga negara yang kewenangannya disebutkan dalam Undang-
Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945;
b. Lembaga negara yang dibentuk dengan atau dalam Undang-Undang;
c. Kementerian/lembaga pemerintah non kementerian;
d. Instansi pemerintah pusat dan daerah; dan
e. Organisasi lain.
Undang-Undang ini mengatur pula mengenai tata upacara bendera
dalam penyelenggaraan Acara Kenegaraan dan Acara Resmi yang meliputi
tata urutan upacara bendera, tata bendera negara dalam upacara bendera,
tata lagu kebangsaan dalam upacara bendera, dan tata pakaian dalam
upacara bendera.Ketentuan mengenai Keprotokolan bagi Tamu Negara,
tamu pemerintah dan/atau tamu lembaga negara lain yang berkunjung ke
negara Indonesiamerupakanpenghormatan kepada negaranya dan
dilaksanakan sesuai dengan asas timbal balik, norma-norma, dan/atau
kebiasaan dalam pergaulan internasional dengan tetap memperhatikan nilai
sosial dan budaya bangsa Indonesia yang berkembang, tanpa mengabaikan
kebiasaan yang berlaku dalam pergaulan internasional.
2. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 40 Tahun 2015
tentang Pedoman Keprotokolan di Lingkungan Lembaga Administrasi
Negara
Pedoman Keprotokolan ini dimaksudkan sebagai acuan bagi
pejabat, pegawai/staf, dan/atau tim protokol di lingkungan LAN dalam
rangka menyelenggarakan tugas-tugas keprotokolan. Tujuan Pedoman
Keprotokolan ini agar pelaksanaan kegiatan yang berhubungan dengan
keprotokolan dapat berlangsung lebih teratur, tertib, aman, lancar, efektif
dan efisien sesuai dengan rangkaian acara yang telah ditetapkan dan
kaidah peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Ruang lingkup materi Pedoman Keprotokolan meliputi hal-hal
yang berkaitan dengan tugas dan fungsi tim protokol, ketentuan
keprotokolan meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan
dalam setiapacara resmi di lingkungan LAN. Kegiatan protokol meliputi

6
 tahap persiapan, pelaksanaan, pelaporan dan evaluasi keprotokolan
kepada Pimpinan LAN dan kepada Istri/Suami Kepala LAN.
F. Pengelolaan Kegiatan Keprotokolan
1. Tata Tempat
Tata tempat pada hakikatnya mengandung unsur-unsur siapa yang
berhak lebih didahulukan dan siapa yang mendapat hak menerima prioritas
dalam urutan tata tempat. Orang yang mendapat tempat untuk didahulukan
adalah seseorang karena jabatan, pangkat atau derajat di dalam
pemerintahan atau masyarakat.
a. Aturan Dasar Tata Tempat
1) Orang yang berhak mendapat tata urutan yang pertama adalah
mereka yang mempunyai jabatan tertinggi yang bersangkutan
mendapatkan urutan paling depan atau paling mendahului.
2) Jika menghadap meja, maka tempat utama adalah yang menghadap
ke pintu keluar dan tempat terakhir adalah tempat yang paling
dekat dengan pintu keluar.
3) Pada posisi berjajar pada garis yang sama, tempat yang terhormat.
4) Apabila naik kendaraan, bagi Pimpinan Tinggi LAN atau
seseorangyang mendapat tata urutan paling terhormat, maka: 1) di
pesawat udara, naik paling akhir turun paling dahulu;2)di kapal
laut, naik dan turun paling dahulu;3)di kereta api, naik dan turun
paling dahulu; 4) di mobil, naik dan turun paling dahulu.
5) Orang yang paling dihormati datang paling akhir dan pulang paling
dahulu sesuai dengan sifat dan kondisi.
6) Jajar Kehormatan
a) orang yang paling dihormati harus datang dari sebelah kanan
pejabat yang menyambut.
b) apabila orang yang paling dihormati yang menyambut tamu,
maka tamu akan datang dari arah sebelah kirinya.
b. Aturan Tata Tempat

7
 Aturan Tata Tempat bagi Pejabat Negara dan Pejabat
Pemerintah mengikuti urutan sebagai berikut:

1) Presiden;
2) Wakil Presiden;
3) Pimpinan Lembaga Tinggi Negara (MPR, DPR, DPD, BPK,
MA,MK);
4) Duta Besar Asing untuk RI;
5) Menteri;
6) Pejabat setingkat Menteri;
7) Panglima TNI dan KAPOLRI;
8) Pejabat Negara/Pejabat Tinggi Lainnya;
9) Kepala LPNK;
10) Kepala Perwakilan RI di luar Negeri yang berkedudukan sebagai
11) Duta Besar Luar Biasa dan Berkuasa Penuh;
12) Gubernur dan Wakil Gubernur;
13) Ketua Muda MA, Anggota MPR, DPR, DPD, BPK, MA, MK,
danHakim Agung;
14) Bupati/Walikota dan Wakil Bupati/Wakil Walikota;
15) Tokoh masyarakat.
2. Tata Upacara
a. Kelengkapan Upacara terdiri atas :
1) Inspektur Upacara;
2) Perwira Upacara;
3) Komandan Upacara;
4) Peserta Upacara;
5) Pembaca Naskah Pancasila;
6) Pembaca Naskah Pembukaan Pembaca Doa;
7) Pengibar Bendera;
8) Pembawa Acara;
9) Ajudan;

8
 10) Komandan Kelompok;
11) Korps Musik;
12) Petugas dokumentasi dan publikasi.
b. Perlengkapan Upacara
1) Bendera Merah Putih;
2) Tiang Bendera;
3) Tali Bendera;
4) Podium;
5) Rambu Petunjuk Peserta Upacara;
6) Naskah Pembukaan UUD 1945;
7) Naskah Pancasila;
8) Naskah Amanat Inspektur Upacara;
9) Naskah Do’a;
10) Naskah Lainnya, antara lain:
11) Seragam dan Atribut Kelengkapan Upacara;
12) Soundsystem;
13) Alat Musik;
14) Alat dokumentasi dan publikasi;
15) Perlengkapan lain yang diperlukan.
c. Pakaian Upacara
1) Kelengkapan Upacara : Seragam KORPRI dan celana/rok biru tua
disertai lencana KORPRI atau seragam khusus yang ditentukan
oleh Perwira Upacara sesuai dengan sifat atau tema upacara, tanda
pengenal, sepatu hitam, dan atribut lainnya;
2) Inspektur Upacara : Seragam KORPRI atau PSL;
d. Susunan Upacara :
1) Pembukaan;
2) Komandan Upacara memasuki lapangan upacara;
3) Inspektur Upacara tiba di tempat upacara;
4) Penghormatan umum kepada Inspektur upacara, dipimpin oleh
Komandan Upacara;

9
 5) Laporan Komandan Upacara kepada Inspektur upacara;
6) Pengibaran Bendera Merah Putih diiringi lagu Indonesia Raya;
7) Mengheningkan Cipta diiringi lagu Mengheningkan Cipta;
8) Pembacaan Pancasila (diikuti oleh segenap peserta upacara);
9) Pembacaan Pembukaan UUD 1945;
10) Pembacaan Naskah Lainnya, antara lain:
11) Pemberian Satya Lencana Karya Satya, Piagam Penghargaan dan
Piagam Pengabdian (khusus untuk Upacara HUT Kemerdekaan
Republik Indonesia);
12) Amanat Inspektur Upacara;
13) Pembacaan Doa;
14) Menyanyikan Lagu Mars LAN;
15) Laporan Komandan Upacara kepada Inspektur Upacara;
16) Penghormatan umum kepada Inspektur Upacara, dipimpin oleh
Komandan Upacara;
17) Inspektur Upacara meninggalkan tempat upacara;
18) Komandan Upacara membubarkan barisan;
19) Upacara selesai.
3. Tata Penghormatan
Tata penghormatan meliputi tata cara pemberian penghormatan
kepada pejabat negara, pejabat pemerintah, dan tokoh masyarakat tertentu.
Tata penghormatan kepada pejabat dan tokoh masyarakat dimaksud dapat
dilakukan dengan:
a. Mengibarkan bendera negara setengah tiang di Kantor LAN Jakarta
dan seluruh PKP2A/Perguruan Tinggi di lingkungan LAN selama tiga
berturut-turut, apabila Kepala LAN meninggal.
b. Pemberian bantuan fasilitas, pemberian ketertiban dan keamanan
yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas.

G. Persiapan Penyelenggaraan Pertemuan Rapat

1. Definisi Rapat

10
 Rapat merupakan pertemuan atau berkumpulnya minimal dua
orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan. Rapat juga dapat
dijadikan sebagai media untuk berkomunikasi antar manusia atau
pimpinan kantor dengan stafnya. Rapat juga dapat diartikan juga sebagai
media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering
diselenggarakan atau dilakukan oleh banyak organisasi baik itu swasta
ataupun pemerintah. Rapat sering dijadikan seseorang atau sekelompok
orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan tertentu.
Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan
sekelompok orang yang bersifat formal dengan melibatkan empat orang
atau lebih dengan tujuan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan
kebijakan, pengambilan keputusan, dan pemberian motivasi. Sasaran akhir
diadakannya rapat yaitu untuk mempertemukan peserta rapat secara
langsung demi terjalinnya komunikasi, agar peserta rapat dapat
berkontribusi langsung dalam pembicaraan sehingga pemikiran ide untuk
penyelesaian masalah dapat tersampaikan langsung, agar peserta rapat
dapat terangsang secara langsung dalam memahami setiap permasalahan
yang dihadapi, agar peserta rapat dapat sama-sama berkontribusi dalam
pencapaian tujuan tertentu.
2. Syarat-syaratPertemuan
Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika
pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
a. Suasana Terbuka
Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap
untuk menerima informasi dari siapa pun. Hindari sikap saling
mencurigai atau berprasangka negatif di antara sesama peserta rapat.
Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan
dan kerja sama yang tinggi di antara para peserta rapat.
b. Tidak Ada Monopoli
Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta
rapat atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan

11
 menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan
peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat semua
pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam mengeluarkan
pendapat.
c. Partisipasi Aktif dari Peserta Rapat
Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam
memecahkan permasalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat
hendaknya menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-
penjelasan dan harus dapat memberikan sumbangan saran atau
pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.
d. Bimbingan Dan Pengawasan dari Pimpinan
Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada
seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat.
Seorang pemimpin rapat juga harus dapat memonitoring jalannya rapat
sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
e. Perdebatan Berdasarkan Argumentasi Bukan Emosi
Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yang biasa,
namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan
argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi
panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta
yang saling berdebat. Oleh karena itu hindari perdebatan yang
berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan
yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.
f. Pertanyaan Singkat dan Jelas
Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya
cukup singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh
seluruh peserta rapat. Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele
akan membuat pertanyaan menjadi tidak jelas dan cukup menyita
waktu. Padahal dalamrapat, waktu sangat berharga sekali.
g. Disiplin Waktu

12
 Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah
ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan
pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.

3. Pengaturan Tempat Duduk Pertemuan

a. Orang yang berhak mendapat tata urutan yang pertama adalah mereka
yang mempunyai jabatan tertinggi yang bersangkutan mendapatkan
urutan paling depan atau paling mendahului.
b. Jika menghadap meja, maka tempat utama adalah yang menghadap ke
pintu keluar dan tempat terakhir adalah tempat yang paling dekat
dengan pintu keluar.
c. Pada posisi berjajar pada garis yang sama, tempat yang terhormat
adalah:
1) tempat paling tengah;
2) tempat sebelah kanan luar, atau rumusnya posisi sebelah kanan
pada umumnya selalu lebih terhormat dari posisi sebelah kiri,
contoh sebagai berikut:
a) untuk pengaturan tata tempat dengan jumlah genap dengan
formasi:3 – 1 – 2 - 4
b) untuk pengaturan tata tempat dengan jumlah ganjil dengan
formasi: 3 – 1 – 2
Keterangan tata tempat:
Jika yang dianggap paling terhormat adalah Kepala LAN
maka tempat duduk nomor 1 dan seterusnya sebagai berikut: 1.
Kepala LAN;2.Deputi Penyelenggara;3.Penanggung jawab
kegiatan;4.untuk nomor 4 dan seterusnya dapat diisi oleh pejabat
lainnya.
4. Surat Undangan Pertemuan
Surat undangan rapat adalah salah satu surat resmi yang bertujuan
untuk mengundang atau memberitahu berita atau acara kepada seseorang

13
 tentang waktu, tempat serta tujuan rapat tersebut diadakan. Karena
surat undangan bersifat resmi, maka ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan.
Beberapa hal yang perlu disertakan dalam menulis surat undangan
rapat adalah:

a. Kop Surat
Dengan menyertakan kop surat, surat undangan pun terkesan
resmi. Kop surat sendiri merupakan logo dan nama instansi atau
perusahaan yang mengirim surat undangan rapat.
b. Identitas Pihak yang Diundang
Identitas pihak yang menerima undangan pun harus disertakan
dengan baik untuk menghindari kesalahpahaman dan sebagainya.
c. Isi Surat
Waktu, tujuan, dan tempat acara
Waktu, tujuan, dan tempat acara perlu di tulis secara singkat
dan jelas agar pihak yang di undang tidak mengalami kebingungan
d. Agenda
Agenda rapat pun sebaiknya disertakan sehingga pihak yang di
undang dapat mempersiapkan diri dengan baik.
e. Identitas Pengirim Surat
Identitas pengirim pun harus disertakan dengan lengkap agar
penerima undangan tahu dengan jelas siapa yang mengundangnya.

14
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan
aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat,
Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada
seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara,
pemerintahan, atau masyarakat.
Dalam Undang-Undang ini diatur mengenai penyelenggaraan Acara
Kenegaraan dan Acara Resmi yang dilaksanakan sesuai dengan Tata Tempat,
Tata Upacara, dan Tata Penghormatan baik dalam upacara bendera maupun
bukan upacara bendara. Penyelenggara Acara Kenegaraan dilaksanakan oleh
Panitia Negara yang diketuai oleh menteri yang membidangi urusan
kesekretariatan negara.
Maka ruang lingkup dari keprotokolan itu dibagi atas beberapa macam,
diantaranya penghormatan kedudukan, kebangsaan dan penghormatan
terhadap jenazah, perlakuan terhadap lambang kehormatan NKRI, pejabat
negara, pejabat pemerintah, dan tokoh masyarakat tertentu. Pengaturan
kunjungan dan upacara dalam acara kenegaraan dan acara resmi.

B. Saran
Penulis mengharapkan kepada pembaca makalah ini, supaya senantiasa
meninggalkan pesan yang mungkin saja kesalahan yang muncul diluar dari
titik sadar dan pengawasan penulis.Oleh karena itu, penulis mengharapkan
pembaca dapat menyampaikan kritik dan juga sarannya terhadap hasil
penulisan makalah penulis.

15
 DAFTAR PUSTAKA

Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan.

Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 40 Tahun 2015 tentang

Pedoman Keprotokolan di Lingkungan Lembaga Administrasi Negara.

http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/syarat-syarat-rapat_15.html

http://keprotokolantrisakti.blogspot.com/2014/08/keprotokolan-berdasarkan-
undang-undang.html

https://nurazizaharham.blogspot.com/2016/08/asas-dan-tujuan-protokol_1.html

http://jetnawati.blogspot.com/2017/06/asas-keprotokolan.html

16