Makalah

Administrasi kepegawaian di sektor swasta

Di susun oleh:

Budiman

Eman Sulaeman

Hesti Septiani

M Gugun Gunawan

Sarmain

JURUSAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

UNIVERSITAS STISIP STIABUDHI

2020
KATA PENGANTAR
Bismillahirohmanirohim

Alhamamduliah, puji syukur kehadirat allah atas karunianya berupa nikmat dan kesehatan ini
ahirnya kami dapat menyelesaikan makalah tentang administrasi kepegawaian di sektor swasta.
Tida lupa salawat beserta salam tercurahkan bagi baginda rasul allah saw baik kepada
keluarganya sahabatnya maupum kita selaku umatnya.

Kami ingin menyampaikan rasa trima kasih yang sebesar besarnya kepada semua pihak yang
telah membantu kami dalam pembuatan makalah ini. Semoga makalah ini dapat memberikan
manfaat bagi siapapun yang membacanya.

Kami menyadari sepenuhnya bahwa didalam makalah ini masih terdapat kekurangan dan jauh
dari kata sempurna oleh sebab itu, kami mohon maaf apabiladapat kesalahan kata kata yang
kurang berkenan dan kami memohon kritik dan saran yang membangun dari anda demi kebaikan
makalah ini di waktu yang akan datang.

Malimping 15 november 2020

TIM PENYUSUN

i
Contents
KATA PENGANTAR......................................................................................................................i
BAB 1..............................................................................................................................................1
PENDAHULUAN...........................................................................................................................1
Latar belakang..............................................................................................................................1
Rumusan masalah........................................................................................................................1
Tujuan..........................................................................................................................................1
BAB II.............................................................................................................................................2
PEMBHASAN.................................................................................................................................2
Pengertian administrasi................................................................................................................2
Pengertian pewagai......................................................................................................................2
Pengertian administrasi kepegawaian..........................................................................................3
Tujuan administrasi kepegawaian dalam sektor swasta...............................................................4
Sistem administrasi kepegawaian di sektor swasta ( PT BANK BCA).......................................5
BAB III..........................................................................................................................................10
PENUTUP.....................................................................................................................................10
Kesimpulan................................................................................................................................10
Saran...........................................................................................................................................10
DAFTAR PUSTAKA....................................................................................................................12

ii
 BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar belakang
Berbicara tentang masalah kepegawaian berarti kita tidak akan terlepas dari pada
pembicaraan tentang ketenagakerjaan. Berhubung karna pegawai itu juga tenaga kerja.
Pengunaan istilah pegawai dan pekerja, kepegawaian dan ketenagakerjaan pada
hakikatnya secara yuridis tidak mempunyai perbedaan arti dalam kaitannya dengan
kehadirannya didalam suatu perusahaan atau instansi pemerintah. Administrasi
kepegawaian berkaitan dengan penggunaan sumber daya manusia dalam suatu organisasi.
Pentingnya administrasi kepegawaian yaitu karena administrator adalah Pegawai Negeri
Sipil selaku pelaksana tugas pemerintahan baik di tingkat pusat maupun daerah. Selain
itu hal tersebut tersebar di pusat dan daerah. Sehingga administrasi sangat berperan
penting dalam hal pencapaian tujuan.
Sistem administrasi kepegawaian adalah bagian dari administrasi negara yang
kebijaksanaannya ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola kebijaksanaannya
tergantung pada bentuk negara yang dianut suatu negara, apakah federal ataukah
kesatuan.

B. Rumusan masalah
1. Apa yang di maksud dengan adminstrasi?
2. Apa yang di maksud dengan kepegawaian?
3. Sistem administrasi kepegawaian di sektor swasta.

C. Tujuan
1. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan administrasi
2. Untuk mengetahui apa yang dimaksud dengan kepegawaian
3. Untuk mengetahui sistem administrasi kepegawaian di sektor swasta

1
 BAB II

PEMBHASAN

A. Pengertian administrasi
Menurut Kamus Lengkap Bahasa Bisnis (2001:7) istilah administrasi
berasal dari kata latin “ad + ministrare” yang artinya membantu, melayani atau
memenuhi. Kata lain administrare ini dalam bahasa inggris adalah administration.
Di Indonesia istilah inggris yang tersebut diterjemahkan menjadi administrasi.
Pengertian ini menurut hakekatnya sama dengan pengertian tata usaha dalam
bahasa Indonesia. Administrasi dapat diartikan secara sempit dan secara luas.
Menurut Handayaningrat (2003), kata administrasi secara sempit berasal dari kata
“administratie” (dari bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat,
surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang
mempunyai sifat teknis ketatausahaan (clerical work). Kegiatan adminsitrasi yang
dilakukan termasuk pengarsipan surat serta kegiatan-kegiatan lainnya yang
bertujuan untuk menyediakan informasi serta mempermudah untuk memperoleh
informasi kembali ketika membutuhkan. Selain itu administrasi dapat diartikan
secara luas. Ahli yang mendefinisikan secara luas terhadap administrasi
diantaranya seperti Simon (1958) mendefinisikan administrasi sebagai berikut
“Administration as the activities of group cooperating to accomplish common
goals.” Sehingga administrasi memerlukan sebuah kerja sama terdiri dari dua
orang atau lebih untuk menyelesaikan tujuan bersama. The Liang Gie (2009)
mengatakan bahwa administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang
dilakukan sekelompok orang dalam sebuah kerjasama untuk mencapai tujuan
tertentu. Siagian (2008) mendefinisikan administrasi sebagai satu keseluruan
proses kerjasama yang dilakukan antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan
sebelumnya.

B. Pengertian pewagai
Pegawai merupakan salah satu sumber daya dalam organisasi dan
meruoakan sumber daya yang penting. Pegawai akan mengelola seluruh sumber
daya yang ada dalam organisasi. Sempurnanya semua sumber daya dalam
organisasi tetapi jika tidak dikelola dengan baik oleh pegawai atau manusia yang
ada maka organisasi tidak akan berhasil. Sehingga diperlukan pengelolaan yang
baik terhadap orang yang ada dalam organisasi atau administrasi kepegawaian.

2
C. Pengertian administrasi kepegawaian
Istilah kepegawaian, berasal dari kata pegawai yang artinya adalah orang
yang melakukan pekerjaan guna mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan
dari pemerintah atau badan usaha swasta. Tanpa unsur manusia sebagai pegawai
maka tujuan organisasi tidak akan tercapai sebagaimana yang diharapkan,
kerjasama tidak akan terwujud dan alat-alat akan merupakan benda mati sehingga
waktu akan terbuang dengan percuma. umumnya Administrasi Kepegawaian
mempunyai sasaran yang sama yaitu motivasi dan produktivitas sebuah kerja
maksimum dari anggota organisasi yang sekaligus juga berarti mencapai suatu
tujuan organisasi atau perusahaan itu sendiri dengan baik.
Ada beberapa pendapat tentang pengertian administrasi kepegawaian yang
dikemukakan oleh para ahli diantaranya, yaitu:
Menurut Drs. M. Manullang (1967) mengemukakan bahwa :“Administrasi
Kepegawaian adalah seni dan ilmu perencanaan, pelaksanaan dan pengontrolan
tenaga kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu, dengan
meningalkan kepuasan hati pada diri para pekerja.” Paul Pigors dan Charles A.
Myers serta Thomas G Spates berpendapat bahwa “Administrasi kepegawaian
adalah suatu tata cara atau prosedur tentang cara-cara mengorganisasi dan
memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka masing-
masing mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya, jadi
memperoleh efisiensi yang maksimum untuk dirinya sendiri dan golongannya.”
Menurut Felix A. Nigro (1988), personnel administration is the art of selecting
new employees and making use of old ones in such manner that the maximum
quality and quantity of output and service are obtained from the working force.
Administrasi kepegawaian merupakan seni untuk memilih karyawan baru dan
memanfaatkan karyawan lama dengan sedemikian rupa sehingga kualitas dan
kuantitas maksimum dari output kegiatan dan layanan diperoleh dari tenaga kerja.
Menurut Gie (1993:55) “ilmu administrasi kepegawaian adalah ilmu yang
mempelajari segenap rangkaian kegiatan penataan, pencarian, pelamaran,
pengujian, penerimaan, pengangkatan, penempatan, kepangkatan, pengembangan,
kesejahteraan, pemutasian, dan pemberhentian tenaga kerja dalam kerjasama
sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu”. Menurut Gie (1972:309),
“segenap aktivitas yang bersangkut paut dengan masalah penggunaan tenaga kerja
untuk mencapai tujuan tertentu”
Berdasarkan pengertian-pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa
yang dimaksud dengan administrasi kepegawaian adalah segala kegiatan yang
menyangkut personal pegawai mulai dari penerimaan pegawai sampai pada
pelepasan pegawai dalam rangka menjalani masa pensiun untuk kembali ke
masyarakat.
Administrasi Kepegawaian sangat penting peranannya bagi dunia usaha
yang baik yang berbentuk badan usaha milik Negara maupun swasta. Tanpa
3
 adanya penerapan administrasi kepegawaian yang baik maka badan usaha atau
kantor milik pemerintah tersebut tidak mungkin dapat berjalan dan berkembang
dengan lancar dan baik dan benar, sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan
akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat. Banyak faktor yang mempengaruhi
agar administrasi kepegawaian mempunyai citra yang positif antara lain adalah
pegawai yang terdidik dan terampil, terjaminnya keamanan pengelolaan data
kepegawaian, dan penyelanggaraan sistem kepegawaian dan pertukaran informasi
yang baik.
Demi kelancaran semua pekerjaan pegawai, sebuah kantor harus
mempunyai suatu sistem pengelolaan administrasi kepegawaian yang baik dan
benar baik di bidang kinerja maupun citra. Visi ini dijabarkan dalam penetapan
strategi-strategi yaitu Profesionalisme, Efisiensi, dan Pelayanan yang berguna
dalam proses kinerja pegawai. Strategi ini tidak akan berhasil bila tidak didukung
oleh SDM atau pegawai yang berkualitas dan berkompeten. Dalam rangka
pengembangan pegawai yang mampu mendukung strategi dan meningkatkan
kualitas kinerja, maka perlu dilandasi dengan strategi pengelolaan pegawai yang
tepat. Oleh sebab itu sub bagian umum kepegawaian membutuhkan informasi
dalam suatu sistem yang berbasiskan komputer.
Kebutuhan ini berkaitan dengan seluruh proses dalam pengelolaan
pegawai seperti kenaikan pangkat, kenaikan jabatan, mutasi, pendidikan dinas,
penindakan, berhenti, dan pensiun. Pengelolaan pegawai ini melibatkan banyak
aspek walaupun dalam sistem ini tidak terlibat secara langsung, sehingga dapat
memberikan kemudahan bagi kepala kantor dalam mengambil keputusan
menyangkut pegawai kantor. Pengelolaan ini dinamakan perancangan sistem
informasi kepegawaian yang dapat memberikan informasi berkaitan dengan
keberadaan pegawai di kantor tersebut.

D. Tujuan administrasi kepegawaian dalam sektor swasta

1) Adapun yang menjadi tujuan utama dari administrasi kepegawaian adalah:
2) Penggunaan tenaga kerja manusia secara efesien
3) Memperkuat sistem perencanaan dan pengembangan pegawai serta
pemenuhan/rekrutmen sesuai dengan tingkat kebutuhan dan yang tersedia.
4) Mengembangkan sistem manajemen informasi kepegawaian.
5) Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur untuk meningkatkan
kompetensi sesuai tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan melalui
pendidikanf dan latihan, peningkatan pendidikan formal dan
meningkatkan ketrampilan teknik dan fungsional aparatur pemerintah.
6) Terwujudnya penataan pegawai sesuai kompetensi jabatan dan syarat
jabatan serta memperhatikan pola karir.
7) Peningkatan pembinaan pegawai untuk meningkatkan akuntabilitas dan
kesejahteraan pegawai.

4
 8) Peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian dalam rangka meningkatkan
kapasitas pemerintah daerah guna mewujudkan tata pemerintahan yang
baik “Good Governance”.
Sedangkan untuk fungsi administrasi atau kegiatan administrasi
kepegawaian meliputi:
1. Pengembangan terhadap struktur organisasi untuk melaksanakan
program pada bagian kepegawaian termasuk tugas serta tanggung
jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.
2. Penggolongan jabatan yang dilakukan secara sistematis dan diikuti
dengan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan
persaingan yang berat dari sektor swasta.
3. Penarikan atau rekruten tenaga kerja yang baik.
4. Seleksi pegawai yang akan menjamin dalam proses pengangkatan
calon pegawai yang cakap serta penempatannya tersebut dalam
jabatan yang sesuai.
5. Perencanaan latihan jabatan untuk dapat menambah keterampilan
pegawai, memotivasi semangat kerja, dan mempersiapkan pegawai
untuk melakukan kenaikan pangkat.
6. Penilaian kecakapan pegawai yang dilakukan secara berkala dan
teratur yang bertuuan untukmeningkatkan hasil kerja pegawai dan
menentukan pegawai yang cakap.
7. Perencanaan untuk kenaikan pangkat pegawai yang didasarkan
atas kecakapan pegawai dengan adanya sistem jabatan. Pegawai-
pegawai yang baik akan diletakkan pada jabatan-jabatan yang
sesuai dengan kemampuannya sehingga pegawai tersebut dapat
mencapai tingkat jabatan yang paling tinggi.
8. Hubungan antarmanusia perlu dilakukan pada berbagai kegiatan
untuk meningkatkan hubungan baik antar pegawai.
9. Moril serta disiplin pegawai pada sebuah organisasi digunakan
untuk memelihara dan mempertahankan moril dan disiplin
pegawai termasuk budaya organisasi.

E. Sistem administrasi kepegawaian di sektor swasta ( PT BANK BCA)

a. Pimpinan Kantor Cabang Pembantu
Mengarahkan, mengkoordinasikan dan mengawasi tugas-tugas
bawahanya. Mengembangkan, membantu dan melatih bawahan sesuai
dengan pekerjaanya untuk memenuhi syarat-syarat pada unit kerja masing-
masing. Mengawasi jalanya pelayanan di unit ooperasional yang menjadi
tanggung jawab bawahanya. Menjalankan fungsi manajemen personalia
mulai dari pendelegasian wewenang, penilaian karyawan, pengendalian
lingkungan kerja.

5
b. Kepala Bagian Operasional Memonitor dan mengontrol terlaksananya
operasional bank. Menjalankan fungsi kepemimpinan pada bagian
operasional. Menyusun rencana kerja atau anggaran di bidang operasional.
Melaksanakan program kerja berdasarkan rencana anggaran kantor.
c. Head Teller Memberikan solusi apabila terjadi masalah di counter dan bila
teller selisih melakukan balancing akhir hari Memberikan offer rate atas
transaksi yang melebihi wewenang teller Melakukan verifikasi dan
pencocokan atas balancing akhir hari Melakukan pemeriksaan cash box
teller Memonitor penyelesaian pos-pos terbuka atau selisih yang belum
tersesuaikan Melaporkan transaksi valas kepada Kepala Bagian
Operasional Memonitor secara aktif dan melakukan pengarahan langsung
sesuai dengan wewenangnya atas seluruh jalannya transaksi yang
ditangani teller (setoran, penarikan, pemindah bukuan) serta
mengkoordinasi Menentukan pembukaan counter tambahan
d. Customer Service Officer Customer Sevice Officer mempunyai fungsi
dasar memberikan layanan kepada nasabah dalam hal memberikan
informasi, menampung keluhan nasabah, Cross Selling dan membantu
nasabah untuk menyelesaikan masalah yang timbul. Tugas Customer
Servise Officer Tugas-tugas dari Customer Servise Officer: Berhubungan
dengan nasabah untuk melayani berbagai jenis transaksi perbankan, dalam
hal ini Customer Servise melayani semua pendaftaran produk BCA dan
memberikan jawaban pertanyaan nasabah mengenai produk dan jasa BCA
Melayani dan memenuhi harapan nasabah
e. CSO harus memberikan pelayanan yang baik, menyelesaikan
permasalahan atas komplain dari nasabah yang tidak puas terhadap
layanan dan produk bank. CSO juga harus tanggap dan mampu memenuhi
harapan nasabah, biasanya nasabah ingin pelayanan yang cepat dan tepat.
Melakukan pekerjaan administrasiPekerjaan administrasi dalam hal ini
adalah melakukan sistem filying atas berkas-berkas yang ada dalam
tanggung jawab BCA dengan rapi dan benar, supaya jika suatu saat
diperlukan dapat dengan cepat dapat diberikan. Peranan Customer Service
CSO (Customer Servise Officer) mempunyai peranan sebagai berikut:
Membentuk persepsi seseorang terhadap kualitas layanan suatu bank
terutama membentuk BCA sebagai bank dengan layanan terbaik. Sebagai
ujung tombak dalam memberikan pelayanan langsung lepada nasabah
karena CSO sebagai petugas bank yang bertugas di front office. Sebagai
salah satu penghubung antara bank dengan nasabah. CSO sebagai bagian
dari bank yang didtangi nasabah pada saat baru memulai hubungan dengan
bank . Sebagai salah satu penentu citra bank. Citra bank di mata
nasabahnya tidak hanya ditentukan oleh pelayanan yang diberikan tetapi
petugas ban yang melayani. Pada umumnya orang melihat suatu bank dari
6
 petugas front office termasuk CSO sehingga jika pelayanan yang
diberikan CSO baik maka citra bank tersebut akan baik pula. Sebagai
Deskman Petugas membantu melayani berbagai aplikasi yaitu membantu
dan mengarahkan nasabah dalam mengisi formulir aplikasi dan
bertanggung jawab atas kelancaran pelayanan. Sebagai Komunikator
Bahwa CSO harus mampu menguasai produk-produk dan jasa-jasa yang
ditawarkan bank serta mengetahui keunggulan masing-masing produk
tersebut dan mrenyampaikan kepada nasabah dengan menggunakan
bahasa yang jelas, mudah dimengerti dan menarik perhatian nasabah.
Ruang Lingkup Customer Service
Ruang lingkup Customer Service Officer
a) Memberikan informasi tentang produk dan jasa serta layanan
BCA.
b) Menampung keluhan nasabah.
c) Memberikan alternatif pemecahan dan penyelesaian setiap masalah
dan keluhan nasabah kemudian meminta maaf dan mengucapkan
terima kasih.
e. Cross Selling Proses menjual dan menawarkan produk lain yang sesuai
dengan produk yang diminati nasabah, missal produk tahapan BCA
dilengkapi dengan ATM BCA, dll. Membantu nasabah menyelesaikan
masalah yang timbul, memberikan jalan keluar secara rinci dan jelas
sehingga nasabah merasa puas.
f. Teller Fungsi teller untuk memberikan jasa layanan transaksi baik yang
bersifat tunai maupun non tunai kepada nasabah., adapun ruang lingkup
tugas teller adalah:
 Penerimaan dan pembayaran tunai atau non tunai transaksi dalam
bentuk mata rupiah maupun valuta asing untuk produk atau jasa:
 Giro
 Tabungan Deposito/Sertifikat Deposito
 KliringBCA Dollar Kiriman uang dalam/luar negeri
 Inkaso dalam/luar negeri
 Bank Note/Traveller Cheque Listrik/telepon/PAM/Pajak/Credit
Card
 Memeriksa kelengkapan trnsaksi yang ditangani dan peningkatan
mutu layanan ke nasabah.
 Memeriksa saldo uang tunai teller pada cash box.
 Melaksanakan system failing dan arsip sesuai prosedur yang
berlaku.5. Melayani nasabah dalam transaksi financial yang
bersifat fisik.
 Pengaturan uang tunai.

7
  Menyelesaikan transaksi.
 Pencocokan atau verifikasi tanda tangan pada formulir dengan
dokumen asli untuk memetikan tanda tangan tersebut sah.
 Memeriksa kelengkapan formulir transaksi.
 Memeriksa keaslian dan pengisian warkat ( cek atau bilyet giro )
yang dilakukan oleh nasabah.
 Melaksanakan pengoperasian BDS ( Branch Delivery System ) dan
IDS ( Intergrated Deposit System ).
 Cash Vault
 Bertanggung jawab kepada kepala bidang operasional.
 Mengelola kas besar.
 Melakukan penyetoran dan pengambilan uang tunai oleh teller.
 Memeriksa dan mengisi mesin ATM bersama kepala bidang
operasional
g. Driver Tugas dari driver adalah sebagai berikut :
 Menunjang kelancaran transportasi yang diperlukan kantor.
 Merawat dan mengurusi mobil agar tetap bersih dan siap pakai.
 Melaporkan kerusakan mobil agar segera dilakukan perbaikan.
 Bersama petugas kantor dan satpam membawa uang setoran
dari kantor cabang pembantu ke kantor cabang utama atau
sebaliknya.
h. Satpam Tugas dari Satpam adalah sebagai berikut :
 Bertanggung jawab kepada pimpinan Kantor Cabang
Pembantu.
 Mengawasi dan menjaga keamanan dan kegiatan operasional
Kantor Cabang Pembantu.
 Mengawal penyetoran dan pengambilan uang dari Kantor
Cabang Pembantu ke Kantor Cabang Utama.
 Melakukan penjagaan terhadap kemungkinan kejahatan yang
dapat mengganggu kegiatan operasional
 Bertanggung jawab atas keamanan dan ketertiban kantor BCA
sehingga dapat menunjang kelancaran operasional bank.
i. Cleaning Service dan Office Boy Tugas dari Cleaning Service adalah
sebagai berikut :
 Bertanggung jawab kepada pimpinan kantor Cabang
Pembantu.
 Menjaga kebersihan kantor secara keseluruhan.
 Menyimpan arsip dan dokumen nasabah.

8
  Melakukan kegiatan pengiriman data ke Kantor Cabang Utama
atau kantor cabang lainya.

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan
maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan administrasi kepegawaian
adalah segala kegiatan yang menyangkut personal pegawai mulai dari penerimaan

9
 pegawai sampai pada pelepasan pegawai dalam rangka menjalani masa pensiun untuk
kembali ke masyarakat.

B. Saran

Penulis berharap dengan penulisan makalah ini dapat membantu pembaca. Dalam
pembuatan makalah ini mungkin masih terdapat beberapa kesalahan penulis baik isi
maupun cara penulisan. Maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan saran dari
pembaca atau pihak yang telah membaca makalah ini. Penulis mohon maaf apabila
banyak kekurangan dalam penulisan makalah ini atas pertisipasinya penulis
mengucapkan terimakasih.

10
11
 DAFTAR PUSTAKA

text-id.123dok.com › Pendidikan
tulisan terkini.com

12