PERSIAPAN RUANG RAPAT

Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai
berikut:
a. Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan
penerangan sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah
datangnya sinar matahari tersebut. Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh
beberapa keuntungan, di antaranya:
o Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah
o Kualitas pekerjaan lebih baik · Kesalahan-kesalahan berkurang
o Semangat kerja pegawai lebih baik
o Mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)
o Prestise lebih baik untuk perusahaan
b. Perencanaan warna
Warna akan mempengaruhi keadaan jiwa (perasaan, pengertian dan pikiran). Para ahli
membedakan tiga warna pokok yaitu warna merah, kuning dan biru.
c. Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu
dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
d. Pengaturan tempat duduk,
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat.

JENIS – JENIS TATA RUANG RAPAT

1. Theatre Style
Theatre Style di atur seperti ruang pertunjukkan sebuah teater atau seperti ruangan
gedung bioskop. Semua kursi menghadap ke depan tanpa sebuah meja.  Di mana ada
lorong di tengah yang digunakan audiens untuk memasuki tempat duduk mereka.
Kelemahan Theatre Style, audiens akan kesulitan membuat catatan, karena tidak
menggunakan meja. Kecuali kursi yang mereka gunakan memiliki landasan untuk
mencatat. Selain itu presenter juga akan sulit mengajak audiens berinteraksi satu sama
 lain karena posisinya yang tidak saling berhadapan. Kemudian akan sulit juga mengajak
audiens untuk bergerak seperti pindah tempat atau yang lain kecuali hanya satu ajakan
yaitu mengajak audiens untuk berdiri.

2. Banquet Style
Banquet Style adalah pengaturan ruangan presentasi yang menggunakan meja bundar
perjamuan dengan beberapa penempatan kursi melingkar.
Kelemahan menggunakan Banquet Style ini adalah pada saat diskusi atau kegiatan
kelompok belum dimulai yaitu pada saat semua peserta masih mendengarkan penjelasan
dari presenter.  Ini akan membuat satu atau dua audiens yang tidak menghadap ke
presenter harus memutar tempat duduk mereka .

3. Boardroom Style
 Boardroom style hampir semuanya sama dengan U-shape style, hanya saja
untuk boardroom style tidak ada lorong di tengah karena ditengah birisi meja panjang.
Sehingga tidak memungkinkan presenter untuk berjalan ke tengah. Bedanya hanya itu
saja.

4. U-Shape Style
U Shape Style adalah salah satu yang populer untuk penempatan tempat duduk audiens di
mana serangkaian meja persegi panjang di bentuk seperti huruf U.
Mengatur ruangan presentasi dengan U Shape Style baik untuk melibatkan audiens dalam
sebuah diskusi satu sama lain, karena posisinya yang saling berhadapan. Dengan posisi
seperti huruf U, akan membuat semua audiens terlihat sama rata, karena tidak ada yang
menempati urutan di depan atau di belakang. Selain itu presenter juga akan lebih leluasa
mendekati audiens dengan berjalan ke depan menelusuri lorong di tengah.

5. Classroom Style
Classroom Style tidak juah berbeda dengan Theatre Style, hanya ada sedikit
perbedaannya. Theatre Style tidak menggunakan meja sedangkan Classroom
Style menggunakan meja. Jadi masih memungkinkan bagi audiens untuk melakukan
aktivitas tulis menulis