142
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
A. Pendahuluan
1. Deskripsi Singkat
Pimpinan dalam sebuah perusahaan memiliki bermacam-macam
kegiatan yang harus dikerjakan, kegiatan tersebut mustahil dapat dikerjakan
sendiri. Dalam membantu tugas-tugas pimpinan tersebut, seorang sekretaris
sangatlah dibutuhkan, baik sekretaris yang menangani pekerjaan-pekerjaan
kantor secara umum maupun sekretaris yang menangani urusan pribadi
pimpinan. Salah satunya adalah sekretaris harus memiliki keterampilan dalam
menyusun jadwal perjalanan dinas pimpinan.
Perjalanan dinas merupakan salah satu pekerjaan dalam suatu organisasi
yang harus direncanakan dengan sebaik mungkin. Perjalanan dinas adalah
perjalanan yang dilakukan oleh seorang karyawan/pegawai suatu
perusahaan/instansi yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan. Tugas
pekerjaan kedinasan yang dimaksud adalah tugas pekerjaan yang berkaitan
dengan kepentingan lembaga perusahaan/instansi yang bersangkutan. Dalam
suatu perusahaan/instansi, yang paling sering melakukan perjalanan dinas
adalah pimpinan. Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena
berbagai kepentingan, diantaranya; pelaksanaan dan pengawasan, diklat,
seminar, tender, janji pertemuan dengan mitra kerja, penjajakan kerjasama,
acara seremonial, kegiatan-kegiatan sosial, dan lain-lain.
Sehubungan dengan perjalanan dinas, maka seorang pimpinan tidak
perlu mempersiapkan segalanya karena telah ada seorang sekretaris yang akan
mempersiapkan perjalanan dinas, mulai dari persiapan perjalanan dinas sampai
pimpinan kembali dari perjalanan dinas. Semuanya akan diatur sedemikian
rupa, dengan tertib dan rapi oleh seorang sekretaris.
Secara garis besar Modul Humas dan Kesekretarisan (Kegiatan
Belajar-4) ini membahas tentang Penyusunan Perjalanan Dinas, yang dibagi
143
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
2. Relevansi
Relevansi dalam modul ini akan dibahas tentang: 1) kegiatan perjalanan
dinas pimpinan; 2) laporan perjalanan dinas pimpinan; dan 3) daftar perjalanan
dinas pimpinan, baik dalam negeri maupun luar negeri. Kompetensi-
kompetensi tersebut di atas sangat diperlukan, khususnya bagi siapa saja yang
bekerja dalam bidang perkantoran, lebih khusus lagi oleh mereka yang
memiliki tugas dalam bidang administratif termasuk sekretaris. Sehingga
kehadiran modul ini memberikan pengetahuan dan kemampuan dalam
melakukan pengelolaan administrasi kantor, utamanya dalam hal menetapkan
penyusunan perjalanan dinas pimpinan. Kompetensi tersebut sangat penting
untuk dimiliki seorang sekretaris.
3. Petunjuk Belajar
Sebelum membahas kegiatan belajar 4 peserta PPG Dalam Jabatan
harus memiliki kemampuan awal atau penguasaan tentang keterampilan
berkomunikasi, kesekretarisan, kehumasan dan keprotokolan secara umum dan
telah dapat menggunakan bahasa yang komunikatif. Beberapa hal yang harus
dikuasai dengan tuntas sebelum mempelajari modul ini seperti materi tentang
tata kelola humas dan keprotokolan serta beberapa peraturan yang membahas
tentang tata kerja humas dan keprotokolan. Langkah-langkah atau petunjuk
belajar adalah sebagai berikut:
Peserta:
1. Bacalah dan fahami dengan baik setiap materi dalam modul ini dengan
cermat sebagai pengukur yang harus dikuasai dalam modul ini.
144
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
2. Diskusikan dengan sesama peserta apa yang telah anda cermati untuk
mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan
kompetensi yang ingin dicapai dalam modul. Bila masih ragu, maka
tanyakan kepada instruktur sampai betul-betul anda sudah paham .
3. Bila proses memahami materi anda menemui kesulitan, diskusikan dengan
teman-teman anda atau konsultasikan dengan instruktur.
4. Untuk kegiatan praktek diharapkan peserta selalu membaca dan
memahami teori yang mendukung materi praktek.
5. Perhatikan tentang alat-alat untuk kegiatan praktek, termasuk tentang
keselamatan kerja dalam menggunakan alat-alat praktek.
6. Setelah semua bahan ajar untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas
dipelajari, maka ajukan uji kompetensi
Instruktur:
1. Informasikan tentang bagaimana cara menggunakan modul, cara
pembelajaran, cara penilaian, alat yang digunakan dan waktu yang
dibutuhkan.
2. Berilah bimbingan kepada peserta bila mereka mendapatkan kesulitan
3. Monitor dan catat kemajuan peserta dan berikan feedback atas pencapaian
pembelajaran peserta didik.
4. Selama proses pembelajaran tetaplah berada di dalam kelas/tempat belajar.
5. Untuk kegiatan praktek, gunakan sarana dan alat-alat yang disesuaikan
dengan modul, dapat dilakukan di kelas, tetapi jauh lebih baik jika
menggunakan laboratorium kantor untuk kegiatan tersebut.
145
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
B. Inti
1. Capaian Pembelajaran
Mengelola Kesekretarisan
2. Pokok-Pokok Materi
a) Kegiatan pimpinan
b) Jadwal pimpinan
3. Uraian Materi
146
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
1. Surat tugas
Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di
perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakukan
pekerjaan tertentu.
2. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) adalah surat yang dikeluarkan
oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang
ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan
dinas.
b. Dokumen Eksternal
Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan
digunakan untuk perjalanan bisnis, jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :
1. Paspor ( Passport )
Paspor ( Passport ) adalah identitas warga negara yang akan melakukan
perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang
masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit. Masa berlaku
paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan
147
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
148
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
149
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
Setelah itu Anda akan diarahkan ke laman ini. Di sini Anda harus mengisi
semua data dengan benar
150
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
Setelah semua data lengkap, Anda bisa login dan memilih jadwal
pembuatan paspor
151
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
Jika kuota di lokasi pilihan belum penuh, Anda bisa langung memilih waktu
pengurusan paspor. Anda bisa memilih di antara ketiga pilihan waktu di
atas. Jangan lupa juga untuk datang, paling tidak, 15 menit lebih awal. Hal
ini karena Anda harus menyerahkan berkas persyaratan paspor sebelum
dipanggil untuk wawancara dan pengambilan foto. Berkas harus dicek oleh
petugas sebelum Anda dipanggil untuk proses selanjutnya.
Setelah proses ini selesai, Anda bisa melihat jadwal pada laman User
(Pengguna).
152
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
Dengan adanya jadwal ini juga, Anda akan mendapatkan QR code yang
nantinya harus Anda tunjukkan pada petugas pelayanan paspor.
153
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
6. Lakukan Pembayaran
Kemudian Anda perlu membayar biaya pembuatannya ke Bank BNI
dengan membawa bukti pengajuan paspor ini. Jika Anda ingin membayar
melalui ATM BNI maka pilih menu Pembayaran di ATM dan masukan
nomor permohonan atau kode pembayaran. Kini untuk pembuatan baru
atau perpanjangan paspor biasa dengan jumlah 48 halaman, biayanya
adalah Rp 355.000. Ditambah dengan biaya administrasi bank sebesar Rp
5.000, sehingga total Rp 360.000
154
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
7. Pengambilan Paspor
3 atau 4 hari kerja setelah proses tersebut Anda dapat datang kembali ke
lokasi Anda mengajukan paspor, untuk pengambilan paspor. Jangan
menunda pengambilan paspor, karena pihak imigrasi sudah menyiapkan
paspor-paspor yang siap diambil sesuai hari yang ditentukan.
Melalui Website
Sama halnya dengan mengambil antrian lewat aplikasi smartphone, pertama
Anda harus registrasi lalu mengambil nomor antrian secara online terlebih
dahulu. Kemudian barulah mengunjungi kantor imigrasi untuk kelanjutan
prosesnya. Berikut penjelasan langkah lebih detailnya:
155
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
Lalu isikan data Anda di Registrasi Form dan kemudian log in dengan
akun Anda yang diberikan.
156
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
Macam-macam paspor:
1. Paspor Biasa (normal passport)
Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor jenis ini
digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor
157
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah
lima tahun.
2. Paspor dinas
Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor jenis ini
digunakan oleh pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas
kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini
dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah.
Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun
atau lebih, ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
3. Paspor diplomatik
Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Paspor ini
digunakan oleh pejabat diplomati, seperti duta besar atau pejabat-pejabat
tertentu kedutaan. Paspor diplomatic dikeluarkan oleh Kementerian Luar
Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
4. Paspor khusus
Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nation (PBB).
Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah unuk pejabat
tinggi PBB dan bersampul warna biru muda unuk staf PBB.
Selain paspor, ada beberapa dokumen perjalanan (Travel Document) yang
setara dengan paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :
a. Sea Man Book
Dokumen ini dipergunakan oleh para pelaut selama melaut, dengan dilengkapi
surat jaminan dari perusahaan pelayaran.
b. Certificate of Identity
Dokumen ini dipergunakan oleh para pengungsi (stateless persons).
2. Visa
Visa adalah izin tinggal di suatu Negara untuk suatu periode tertentu. Visa
dikeluarkan oleh kedutaan besar atau oleh kantor perwakilan dari Negara
tujuan (kantor konsulat).
158
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
4. Exit permit
Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau
meninggalkan Negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa
lembar kertas yang sudah distempel oleh kantor imigrasi kemudian ditempel
atau dilampirkan pada paspor. Masa berlaku exit pemit adalah tiga bulan atau
sesuai visa.
6. Tiket transportasi
Tiket transportasi merupakan media pemindahan dari satu tempat ke tempat
yang lain. Sebelum memilih jenis alat transportasi yang akan digunakan,
diperlukan beberapa pertimbangan khusus, antara lain sebagai berikut :
a). Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga
jam dengan kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunakan pesawat
terbang tetapi menggunakan kendaraan kota, seperti bus atau kereta api.
b). Apabila perjalaan darat lebih dari empat jam, sebaikn ya menggunakan
pesawat terbang.
159
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
2. Kelas penerbangan
3. Status penerbangan
4. Pengaturan tempat duduk (seating arrangement), apakah :
a) Window seat (tempat duduk dekat jendela)
b) Middle seat (tempat duduk ditengah)
c) Aiste Seat (tempat duduk lorong)
5. Status tiket
a) Full farest/endorsable
Full farest merupakan tiket pesawat yang tarifnya paling mahal,
karena dapat mengganti jadwal dan dapat mengganti pesawat (flight)
ke airlines (pesawat maskapai penerbangan) yang lain.
b) Nonendorsable
Tarifnya lebih murah daripada endorsable, dimana dapat mengganti
jadwal penerbangan tetapi tidak dapat mengganti pesaawat (flight) ke
airlines (perusahaan maskapai penerbangan) lain.
c) Restricted
Tiket jenis ini tidak dapat mengganti jadwal penerbangan, tidak dapat
mengganti flight, baik dari airlines ( perusahaan penerbangan ) yang
sama maupun airlines lain.
7. Voucher penginapan
Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya
administrasi kantor atau sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel,
biasanya melalui biro perjalanan, di dalam voucher tersebut sudah tercantum
nama pemesan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.
160
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
161
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
Agar perjalanan dinas pimpinan dapat berjalan lancar sesuai dengan yang
diharapkan, administrasi kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan
pimpinan ketika mempersiapkan semua hal yang diperlukan dalam perjalanan
dinas. Persiapan perjalanan dinas pimpinan meliputi:
162
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
163
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
2. Persiapan Akomodasi
Akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan
selama melakukan perjalanan bisnis/dinas. Akomodasi meliputi :
hotel/tempat penginapan, sarana transportasi selama perjalanan dan daftar
hotel/penginapan beserta fasilitas yang disediakan maupu harga yang
ditentukan.
Persiapan yang harus dilakukan adalah :
a) Pemesanan kamar
164
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
165
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
2. Motel
Motel yaitu penginapan
yang dilengkapi dengan
tempat parkir kendaraan
yang terletak dekat kamar
dan biasanya tertutup.
3. Hostel
Hostel yaitu tempat
penginapan murah, biasanya
digunakan oleh mahasiswa
atau karyawan yang sedang
melaksanakan pendidikan dan
latihan ( diklat ). Didalam
kamar hostel terdapat lebih
Gambar 4.16. Hostel dari enam tempat tidur.
Sumber: https://www.google.com/search?safe
4. Losmen
Losmen yaitu rumah
penginapan yang hanya
menyewakan kamar, dan
tamu tidak mendapatkan
fasilitas makan.
166
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
5. Mansion
Mansion yaitu rumah besar yang disewakan.
6. Mess
Mess yaitu penginapan
yang biasanya dibangun
oleh instansi tertentu
dengan biaya sewa yang
relative murah.
Sumber:
Gambar 4.19. Mess
https://www.google.com/search?safe
7. Bungalow
Bungalow yaitu
penginapan yang
berupa rumah-rumah
kecil yang digunakan
untuk beristirahat di
daerah wisata.
167
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
168
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
169
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
170
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
171
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
Berikut adalah contoh perjalanan dinas pola pemerintah dan pola perusahaan swasta
a). Contoh daftar perjalanan dinas pola pemerintah
Makassar, .......................................
............................................... ...............................................
Makassar, .......................................
Mengetahui, Dibuat oleh,
Pimpinan Administrasi Kantor/Sekretaris
............................................... ..............................................
172
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
Makassar, .......................................
............................................... ..............................................
173
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
174
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
4. Forum Diskusi
Seorang sekretaris telah diberi kepercayaan oleh pimpinan untuk dapat
menyelesaikan tugas-tugasnya sebagai sekretaris secara baik dan benar. Bila
pelimpahan wewenang ini dapat dilaksanakan dengan baik, maka pimpinan dapat
memusatkan konsentrasinya pada pengawasan dan perencanaan perusahaan.
Salah satu tugas insidentil seorang sekretaris adalah mengatur perjalanan
dinas pimpinan. Perjalanan dinas pimpinan perlu diatur sedemikian rupa untuk
memastikan bahwa perjalanan dinas pimpinan dapat berjalan dengan baik. Namun
demikian, harapan tidak selalu sesuai dengan kenyataan di mana persiapan
perjalanan dinas yang telah direncanakan menemui kendala, misalnya perubahan
waktu kegiatan, tempat pelaksanaan, dan sebagainya
Jika anda bertindak selaku sekretaris, apa yang akan anda lakukan dalam
mengatasi kendala tersebut. Diskusikanlah dengan teman anda!
C. Penutup
1. Rangkuman
Berdasarkan serangkaian penjelasan di atas, maka dapat ditarik beberapa
kesimpulan sebagai berikut:
a) Perjalanan diartikan sebagai suatu kegiatan berpergian ke suatu tempat,
dinas diartikan sebagai orang yang memimpin suatu unit organisasi.
Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai
suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas suatu
lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasan.
Tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan
kepentingan lembaga/perusahaan yang bersangkutan
b) Perjalanan dinas dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, antara lain:
Perjalanan dinas ditinjau dari wilayah tujuan, meliputi perjalanan dinas
dalam negeri dan luar negeri. Perjalanan dinas ditinjau dari transportasi
meliputi perjalanan lewad darat, lau dan udara. Sedangkan ditinjau dari
tujuan perjalanan dinas dapat dilakukan untuk; rakernas, seminar nasional,
kunjungan kerja, pendidikan dan latihan, pelantikan, pengadaan
175
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
176
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
2. Tes Formatif
Pilihlah jawaban yang paling tepat (a, b, c, d, atau e)
1. Jenis – Jenis perjalanan dinas ditinjau dari wilayah tujuan yaitu, kecuali…..
a. Perjalanan dinas antarkota,
b. Perjalanan dinas antardaerah,
c. Perjalanan dinas antar provinsi
d. Perjalanan dinas antar kabupaten
e. Perjalanan dinas antarnegara
2. Jenis – Jenis Perjalanan Dinas ditinjau dari tujuan, dibedakan menjadi,
kecuali.....
a. Perjalanan dinas untuk seminar nasional.
b. Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja.
c. Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan.
d. Perjalanan dinas untuk liburan
e. Perjalanan dinas untuk pelantikan.
3. Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus
dimiliki pimpinan yang akan melaksanakan perjalanan dinas yaitu dokumen
internal dan dokumen eksternal. Berikut ini yang termasuk ke dalam
dokumen internal adalah…
a. Paspor
b. Viscal
c. SPPD
d. Exit Permit
e. Yellow Card
4. Berikut ini ,pernyataan yang benar terkait dengan Paspor kecuali…
a. Paspor adalah identitas warga negara yang akan melakukan
perjalanan ke luar negeri.
b. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku
atau masih ada lembar untuk exit permit.
c. Masa berlaku paspor adalah lima tahun.
177
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
178
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dengan Bahasa
Indonesia dan Bahasa Inggris adalah Paspor Dinas dengan sampul warna…
a. Merah
b. Kuning
c. Hijau
d. Biru
e. Hitam
8. Paspor jenis ini digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini
diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan
masa berlakunya adalah lima tahun merupakan jenis …
a. Paspor Biasa ( normal passport )
b. Paspor Dinas
c. Paspor Diplomatik
d. Paspor Khusus
e. Paspor Istimewa
9. Tiket transportasi merupakan media pemindahan dari satu tempat ke tempat
yang lain. Sebelum memilih jenis alat transportasi yang akan digunakan,
diperlukan beberapa pertimbangan khusus, yaitu…
a. Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang
dari tiga jam dengan kendaraan darat
b. Apabila perjalaan jauh, sebaiknya menggunakan pesawat
terbang.
c. Apabila perjalanan santai sebaiknya menggunakan kapal laut
d. Apabila perjalanan yang dituju lama perjalanan sejam
sebaiknya menggunakan kendaraan roda dua/ motor
e. Apabila perjalanan membawa keluarga besar sebaiknya
menggunakan kendaraan pribadi
10. Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya administrasi
kantor atau sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya
melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum …
a. Nama pemesan, tempat lahir, alamat, tanggal masuk
179
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
180
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
Daftar Pustaka
181
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
Tugas Akhir
Tugas 1
1. Ada 4 (empat) ciri utama humas yang disebut sebagai karakteristik humas,
uraikan keempat ciri utama humas yang dimaksud!
2. Agar penyelenggaraan rapat berlangsung menyenangkan, maka pengaturan
tempat duduk rapat perlu dilakukan. Menentukan pengaturan tempat duduk
rapat memerlukan keterampilan sendiri. Gambar dan jelaskan beberapa gaya
pengaturan tempat pertemuan.
Tugas 2
1. Dalam mengelola tata naskah persuratan, baik Indonesia maupun Inggris, salah
satu hal yang perlu diketahui adalah bagian-bagian surat. Sebutkan dilengkapi
gambar bagian-bagian surat Bentuk Resmi Indonesia Baru
2. Buatlah satu surat penawaran dalam bentuk Bahasa Inggris. Sesauikanlah
dengan sistematika tata naskah persuratan Bahasa Inggris
Tugas 3
Anda merupakan sekretaris pada perusahaan PT. Naufal Jaya Abadi. Bapak
Darwis Matta sebagai Pimpinan anda akan melakukan pertemuan dengan Bapak
Nazaruddin Direktur PT. Aqila Insan Cemerlang untuk membicarakan masalah
kerjasama dalam bidang pemasaran dan melibatkan semua manager dalam
perusahaan anda dalam pertemuan tersebut. Sebagai seorang sekretaris, apa yang
harus anda lakukan sehingga pertemuan tersebut dapat berjalan dengan baik, mulai
dari tahap persiapan sampai proses pertemuan tersebut selesai dilaksanakan
Tugas 4
Perusahaan anda menerima surat dari AFTA, untuk mengadiri acara Konferensi
Pedagang Seluruh ASEAN yang akan diselenggarakan dalam waktu 7 hari di
Brunei Darussalam yaitu tanggal 2-8 Februari 2019. Anda sebagai seorang
sekretaris diberi tugas oleh direktur perusahaan anda untuk membuat rencana
kegiatan perjalanan dinas. Selain mengunjungi konferensi tersebut pimpinan akan
melakukan perundingan bisnis dengan mitra usahanya di Brunei Darussalam.
Direncanakan berangkat ke Brunei Darussalam tanggal 1 Februari 2019 pukul
07.00 dari Bandara Soekarno-Hatta menggunakan pesawat Brune Airlines Flight
No. SQ 330. Diperkirakan pukul 10.30 tiba di Bandara Brunei Darussalam
(Agustina, Madziatul, 2019: 249). Berdasarkan hal tersebut, siapkanlah rencana
perjalanan dinas pimpinan (Transportasi dan Akomodasi)
182
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
Tes Sumatif
183
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
c. Kotak saran
d. Papan pengumuman
e. Kaset Audio
4. Dalam bagian-bagian penting surat bahasa inggris biasanya kita menemukan
kata “Sincerely”, “Sincerely yours”, “Your sincerely”, “Your very trully”,
“Your Excellency”. Kata tersebut merupakan bagian dari …
a. Printed Name
b. Body
c. Salutation
d. Closing
e. Signature
5. Setiap surat resmi yang akan dikirim keluar lingkungan kantor, hendaknya
diberi nomor yang disebut nomor verbal. Berikut adalah kegunaan nomor surat
kecuali ….
a. Untuk menjadikan surat beribawa sebagai duta organisasi
b. Untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode
tertentu.
c. Untuk memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan
surat-menyurat.
d. Untuk memudahkan mencari surat itu kembali bila sewaktu-waktu
diperlukan.
e. Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan
dan penemuan kembali surat (sebagai arsip).
6. Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang misalnya di mailinglist,
jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC, sebab jika anda melakukan hal
itu maka ….
a. Semua orang yang menerima e-mail Anda, tidak akan bisa melihat
alamat-alamat e-mail orang lain
b. Semua orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-
alamat e-mail orang lain
184
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
c. Semua orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-
alamat e-mail orang lain
d. Orang tidak suka jika alamat e-mailnya
e. Orang akan bingung melihat kotak masuk di e-mailnya
7. Perhatikan pernyataan berikut
1. Pernyataan maaf atas adanya ketidak sesuaian.
2. Usulkan solusi untuk mengatasi masalah tersebut
3. Bila dipandang perlu nyatakan belum dapat memnuhi kewajiban sesuai
pesanan, sebelum masalah diselesaikan.
Isi surat di atas merupakan bagian dari :
a. Surat Jawaban Pengaduan
b. Surat Pesanan
c. Surat Pengiriman Pembayaran
d. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
e. Surat Pengaduan
8. Perhatikan pernyataan berikut .
1) Sampaikan bahwa surat permohonan penangguhan telah diterima
2) Bila penjual dapat memahami permasalahan yang dihadapi oleh pembelim
nyatakan persetujuannya dan selanjutnya buat keputusan tentang cara
pembayarannya.
3) Namun bila penjual tidak dapat menyetujuinya, nyatakan dengan jelas
alasannya.
4) Yakinkan bahwa permasalahan akan segera berakhir
5) Buktikan bahwa perusahaan mampu bekerjasama
6) Penjual harus bisa bekerjasama
Yang merupakan isi surat penangguhan pembayaran adalah ……….
a. 1,2,3,4
b. 2,3,4,5
c. 3,4,5,6
d. 1,2,4,6
e. 2,3,5,6
185
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
186
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
187
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
188
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
18. Divisi atau bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan dinas pada
suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen,
mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan mengiap, serta keuangan dan
pembiayaan selama perjalanan dinas merupakan tugas …
a. In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )
b. Travel Bureau ( Biro Perjalanan )
c. Administrasi Kantor atau sekretaris
d. Staf yang sudah berpengalaman dalam menangani kegiatan perjalanan
bisnis.
e. Pegawai Khusus Bagian Keuangan
19. Dalam merencanakan perjalanan dinas, administrasi kantor atau sekretaris
harus segera mengumpulkan informasi perjalanan ( travelling information )
secara lengkap mengenai peraturan perjalanan dinas di perusahaan tersebut.
Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut antara lain di bawah ini, kecuali :
a. Siapa yang akan bertanggung jawab atas perjalanan dinas.
b. Tujuan utama perjalanan dinas pimpinan.
c. Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan bisnis yang
meliputi keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
d. Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai.
e. Biaya transportasi , konsumsi dan akomodasi
20. Bila Sekretaris tidak mampu mengurus perjalanan dinas sementara perusahaan
tidak memiliki divisi yang mengelolanya, persiapa pengurusan perjalanan
bisnis dapat diserahkan kepada…
a. Teman sejawat
b. Pihak lain yang ditunjuk pimpinan
c. Biro perjalanan
d. Pimpinan itu sendiri
e. Bagian kepegawaian
21. Benda yang diberikan oleh perusahaan kepada pimpinan selama perjalanan
bisnis, yang dapat dipergunakan untuk memerintahkan bank yang ditunjuk
189
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
190
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
c. Tujuan
d. Nama penginapan
e. Judul jadwal perjalanan dinas
26. Jika Pimpinan hendak melakukan perjalanan dinas ke Thailand selama tiga
hari, dokumen eksternal yang tidak perlu disipakan oleh sekretaris adalah…
a. Paspor
b. Visa
c. Surat tugas
d. Surat perintah perjalanan dinas
e. Draft MOU
27. Jika anda bekerja di perusahaan swasta, jenis paspor yang dipegang untuk
melakukan perjalanan dinas adalah…
a. Umum
b. Dinas
c. Khusus
d. Diplomatic
e. Internasional
28. Untuk membayar transaksi yang berjumlah besar dalam kegiatan bisnis di luar
negeri, pimpinan membuthkan alat bantu pembayaran berupa…
a. Uang tunai
b. Kartu kredit
c. ATM
d. Traveller’s cheque
e. Letter of credit
29. Paspor pimpinan berlaku mulai Januari 2014 dan didalammya masih terdapat
banyak lembaran yang kosong. Jika Pimpinan hendak melakukan perjalann
dinas ke luar negeri Pada Januari 2019, hal yang harus dilakukan adalah…
a. Mengajukan pembuatan paspor baru
b. Menggunakan paspor yang ada
c. Memperpanjang masa berlaku paspor
d. Meminta pihak terkait untuk menamnah lembaran paspor
191
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Kegiatan Belajar 4
Penyusunan Perjalanan Dinas
192
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran
Modul 4
Humas dan Kesekretarisan
MODUL 4
Humas dan Kesekretarisan
KEGIATAN BELAJAR 4
Penyusunan Perjalanan
Dinas
Mengelola Kegiatan
Perjalanan Dinas
Membuat Laporan
URAIAN
Perjalanan Dinas
MATERI
Menyusun Daftar
Perjalanan Dinas
193
PPG Dalam Jabatan
Bidang Studi Manajemen Perkantoran