BAB II

KEGIATAN KEPROTOKOLAN
Oleh:
Dede Nurasiah, S.E.
 KATA PENGANTAR
• Kegiatan keprotokolan harus dilaksanakan disemua lini penyelenggaraan
instansi dari karyawan hingga pimpinan. Didalam kegiatan keprotokolan
dibutuhkan orang-orang yang memahami aturan/tata cara protokoler,
sehingga kesahalan sekecil apapun yang mengganggu jalannya acar dapat
dihindari.
• Pada setiap jenis kegiatan memiliki perbedaan yang cukup je;as baik acara
bersifat formal dan semi formal, aturan penggunaan baju pun memiliki
peraturan yang berbeda pula.
A. Sifat Kegiatan Protokoler

1. Acara formal
2. Acara semi formal
3. Acara non formal
4. Acara kombinasi
 Acara formal
• Acara yang memiliki aturan baku dan harusdipatuhioleh orang yang
dating.
• Acara formal ditandai dengan adnya susunan acara yang detail dan pasti
• Waktu, acara dan petugas yang terlibat disusun secara pastiagar jalnnya
acara berjalan lancer.
• Menggunakan bahasa formal(bahasa Indonesia yang baik & benar)
• Orang yang hadir menggunakan pakaian resmi (batik, jas, celana kain,
sepatu)
 Contoh acara formal
• Sarasehan
• Lokakarya
• Diskusi panel
• Seminar
• Peringatan hari besar nasional
• Pelantikan pejabat
• Penagmbilan sumpah staff
• Kunjungan pimpinan perusahaan dsb
 Karakteristik acara formal
• Mc/pembawa acara tidak boleh beriomprovisasi apabila tidak menguasai
materi, hal ini bertujuan agar MC tidak salah berbicara.
• MC harus bisa menjaga citra baik instansi maupun sendiri, karena
audience sangat memperhatikan kata-kata yang diucapkan MC
 Acara semi formal
• Acar yang aturan di dalamnya tidak terlalu baku.
• Acara disusun dengan runtut namun tidak kaku
• Bahasa yang digunakan tetap baik dan sopan
• Pada acara-acara tertentu memiliki aturan berpakaian namun ada pula
pakaian bebas.
• Contoh acara semi formal; launching produk, peresmian gedung,
syukuran perusahaan dsb.
 Karakteristik acara semi formal

• MC/ moderator telah merancang ketentuan-ketentuan sesuai kondisi yang

ada. Sebagai acara semi resmi, MC/moderator diperbolehkan
berimprovisasi, namun ketika berimprovoisasi harus relevan sesuai
dengan tema acara.
 Acara Nonformal
• Acara yang tidak menggunakan susunan acara sebagai urutan kegiatannya.
• Pakaian yang digunakan untuk menghadiri acra bersifat santai
• Bahasa yang digunakan tidak harus bahasa baku karena sifatnya yang
santai
• Biasanya acara nonformal diadakan oleh instansi /lembaga untuk
mempererat hubungan/untuk menjalin komunikasi yang lebih erat.
• Contoh; ualng tahun perusahaan, pameran produk, pentas seni dsb.
 Karakteristik
• Pada acara nonformal protokoler jarang digunakan, namun tetap
membutuhkan MC sebagai pemandu acara, MC harus pandai
berimprovisasi sehingga hadirin tertarik dan terkesan dalam acara
 Acara kombinasi
• Gabungan dua/lebih acara yang disajikan dalam satu kegiatan.
• Gabungan antara acara formal, semi formal & nonformal. Biasanya acara
dilakukan lebih dari satu hari
• Contoh: dalam suatu seminae perusahaan pada hari pertama dilakukan
materi di dalam ruangan. Acara hari kedua di luar ruangan dengan outdoor
ataupun kegiatan lainnya.
 Karakteristik acara kombinasi
• Sebagai acara kombinasi, maka dibutuhkan moderator/MC yang serba
bias. Moderator harus dapat mengekspresikan acara baik acara formal,
semi formal maupun nonformal, dengan demikian peserta lebih tertarik
dan menikmati kegiatan.
B. Aktivitas protokoler
• Aktivitas protokoler merupakan serangkaian aturan dalam acara resmi
yang terdiri dari tata tempat, tata penghormatan, tata upacara dengan
maksud memberikan penghormatan dan perlakuan sesuai kedudukan
tamu.
• Untuk memperdalam pemahammu tentang aktivitas protokoler berikut ini
akan dipaparkan tentang jenis-jenis aktivitas protokoler:
 Workshop, seminar dan pembekalan
karyawan baru
• Tujuan acara ini untuk memperoleh pengetahuan dan wawasan terkait
bidang pekerjaan masing-masing.
• Acara ini dapat dilaksanakan secara dormal menggunakan pakaian dan
bahasa resmi. Tata tempatpun bias bervariasi, bias menghadap pemateri,
melingkur atau berkelompok.
 Rapat
• Rapat merupakan suatu forum untuk mencapai mufakat melalui
musyawarah kelompok. Rapat diadakan dengan menghadirkan anggota di
lingkungan perusahaan/instansi untuk merundingkan masalah yang
berhubungan dengan kepentingan bersama.
• Rapat diadakan Karena membutuhkan sumbangan pemikiran dari semua
pihak terkait.
• Melalui rapat ide dan gagasan dapat tercipta supaya tercapai tujuan rapat
sehingga diperlukan protocol.
 Pelantikan dan serah terima jabatan
• Pelantikan jabatan dalam suatu instansi biasanya dilakukan secara formal
• pelantikan dilakukan oleh pejabat yang lebih tinggi, seperti; kepala divisi produksi, kepala divisi
personalia (ketenagakerjaan), kepala divisi pemasaran (promosi&penjualan), kepala divisi
umum dapat dilantik oleh direktur /jabatan yang lebih tinggi.
• Serah terima jabatan dimaksudkan agar pejabat baru mengetahui tugas yang harus dilakukan.
• Sertijab bertujuan mengenalkan pejabat baru kepada karyawan /staff kantor lain dan pengalihan
tanggungjawab dan wewenang dari pejabat lama ke pejabat baru.
• Pada pelantikan maupun sertijab dapat dilakukan secara formal/semi formal. Pelaksanaan harus
menggunakan protocol sebagai penghormatan terhadap pejabat baru maupun lama.
 Peresmian proyek
• Peresmian proyek biasanya dihadiri oleh pejabat pemerintahan dan
petinggi perusahaan.dalam bidang infrastruktur peresmian proyek disebut
dengan groundbreaking/peletakan batu pertama, istilah ini menandakan
telah dimulainya sebuah proyek.
• Di bidang tansportasi peresmian proyek bias dilakukan dengan
pemotongan pita, memecahkan botol, potong tumpeng, pemukulan gong
dsb.
 Launching produk
• Launching/peluncuran produk bertujuan memperkenalkan produk baru
kepada calon konsumen.
• Peluncuran produk juga sebagai sarana komunikasi pemasaran efektif
alam membangun brand kepada calon konsumen.
• Acara dapat meningkatkan citra positif karena berinteraksi langsung
dengan konsumen
• Launching produk dilakukan secara nonformal.
Penandatanganan kerjasama /memorandum of
understanding (MoU)
• Penandatanganan kerjasama merupakan dokumen pernyataan yang memuat
pengertian kesepakatan diantara para pihak sebelum perjanjian kerjasama
dipersiapkan (Biro Perencanaan & kerjasama, universitas Sumatra utara,2013).
• MoU terdiri atas dua bagian; memorandum & understanding.
• Memorandum; ringkasan pernyataan yang menjelaskan syarat-syarat suatu
perjanjian atau transaksi.
• Understanding; pernyataan persetujuan tidak langsung berdasarkan perjanjian
tersebut yang bersifat informal.