PERENCANAAN PERJALANAN DINAS

(PENANGANAN AKOMODASI DAN

PENGATURANNYA)
RABU, 24 AGUSTUS 2016

Dr. H. BUSRIZALTI, SH., M.HUM

busrizalti875@yahoo.co.id
HP/WA : +6281320695900
Mendeskripsikan Perjalanan Bisnis

Pengertian Perjalanan Bisnis

Adalah perjalanan yang dilaksanakan oleh karyawan atau

pimpinan baik satu atau beberapa orang karyawan dalam
rangka kegiatan bisnis untuk mempercepat kelancaran
komunikasi dan meningkatkan hubungan dengan relasi.

Start small and think simple © OMF

Mendeskripsikan Perjalanan Bisnis

Pengertian Perjalanan Dinas

Adalah perjalanan yang dilaksanakan oleh karyawan atau

pimpinan baik dari level bawahan sampai level atasan dalam
rangka kedinasan.

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Mendeskripsikan Perjalanan Bisnis

Persamaan dan perbedaan antara perjalanan bisnis dan perjalanan dinas

Persamaan antara perjalanan bisnis dan perjalanan dinas adalah:

1. Keduanya melakukan perjalanan ke luar kantor/kota/daerah/luar
negeri untuk mewakili kantor /instansi
2. Dilakukan oleh perorangan atau kelompok
3. Biaya perjalanan ditanggung oleh kantor atau instansi
4. Setelah selesai perjalanan membuat laporan
5. Keduanya dilakukan dalam rangka mempercepat kelancaran
komunikasi dan meningkatkan hubungan dengan relasi

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Mendeskripsikan Perjalanan Bisnis

Perbedaan antara perjalanan bisnis dan perjalanan dinas

adalah:
Perjalanan Bisnis Perjalanan Dinas

1. Dilaksanakan oleh 1. Dilaksanakan oleh

kantor swasta / kantor-kantor
BUMN pemerintah
2. Berorientasi pada 2. Berorientasi pada
perolehan pelayanan
keuntungan masyarakat

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Melaksanakan Penanganan Perjalanan Bisnis

Menggumpulkan keterangan yang dilakukan secara lengkap,

jelas dan terinci, yaitu mengenai:
a. tujuan perjalanan, persinggahan dan
permberhentian baik pada waktu berangkat
maupun kembali
b. tanggal keberangkatan dan kembalinya
c. tanggal, waktu, tempat dan dengan siapa saja
pimpinan membuat janji pertemuan
d. waktu keberangkatan
e. jenis transportasi perjalanan (pesawat terbang,
kereta api, bus, kapal laut atau mobil dinas)

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Melaksanakan Penanganan Perjalanan Bisnis

f. jenis pelayanan (kelas utama atau ekonomi)

g. hotel yang dikehendaki di setiap kota yang dikunjungi
h. angkutan lokal yang diperlukan

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Melaksanakan Penanganan Perjalanan Bisnis

Mempersiapkan Daftar Perjalanan

Daftar perjalanan adalah perpaduan antara daftar kunjungan

dan daftar janji temu.

Daftar Perjalanan berisi:

a. hari, tanggal, waktu keberangkatan
b. Nomor penerbangan, waktu kedatangan, nama stasiun,
nama hotel, dsb.

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Melaksanakan Penanganan
Perjalanan Bisnis
Daftar Janji Temu berisi:
a. hari, tanggal, waktu bertemu
b. dengan siapa dan untuk tujuan apa pertemuan itu dilakukan
c. Dokumen yang diperlukan

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Melaksanakan Penanganan
Perjalanan Bisnis
Contoh Jadwal Perjalanan Dinas

Tanggal Waktu Kegiatan Tempat Keterangan

1 Jan 10 14.00-17.00 Berangkat ke Jakarta Kereta Api
18.00 Check In Hotel Jayakarta
2 Jan 10 09.00-16.00 Seminar Hotel Jayakarta Grand Room
3 Jan 10 10.00-15.00 Negosiasi Proyek PT. Suka Maju
Jl. Daan Mogot
No. 50 Jak-Ut
4 Jan 10 10.00-12.00 Kunjungan ke Kadin Jl. Keramat
Pusat Raya No. 203
Jak-Pus

13.00 Check Out

14.00-17.00 Perjalanan pulang ke Kereta Api
Bandung

Start small and think simple © OMF

Melaksanakan Penanganan
Perjalanan Bisnis
Mempersiapkan Dokumen Perjalanan

Dokumen perjalanan terdiri dari:

a. Surat Tugas
yaitu surat yang berisi penugasan kepada seseorang untuk
melakukan perjalanan keluar kantor (keluar negeri)
sehubungan dengan masalah dalam perusahaan yang
memerlukan hubungan keluar.

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Melaksanakan Penanganan
Perjalanan Bisnis
b. Paspor
yaitu dokumen perjalanan yang merupakan izin untuk
meninggalkan negaranya dan berpergian ke negara
tertentu.

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Melaksanakan Penanganan
Perjalanan Bisnis
c. Visa
yaitu tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor
untuk mengunjungi suatu negara tertentu dalam waktu
tertentu.

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Melaksanakan Penanganan
Perjalanan Bisnis
d. Fiskal
Yaitu pajak yang harus
dikeluarkan oleh warga
negara yang akan
berangkat ke luar negeri,
yang harus dipenuhi di
lapangan udara dan saat
keberangkatan.

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Melaksanakan Penanganan
Perjalanan Bisnis
e. Health Certificate
Yaitu sejenis sertifikat
kesehatan yang diberikan
Departemen Kesehatan
kepada warga negara yang
akan ke luar negeri.

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Melaksanakan Penanganan
Perjalanan Bisnis
Mempersiapkan Pengangkutan

Ada beberapa cara menyiapkan pengangkutan, misalnya

dengan menghubungi kantor penyewaan mobil setempat
atau meminta ke penyewaan penerbangan untuk
memesankan mobil travel.

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Melaksanakan Penanganan
Perjalanan Bisnis
Beberapa macam transportasi perjalanan dinas, yaitu:
a. Angkutan setempat
b. Angkutan jarak sedang
c. Angkutan jarak jauh
d. Angkutan udara
e. Angkutan sungai / pantai
f. Angkutan laut
g. Angkutan darat
h. Angkutan bawah tanah

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Melaksanakan Penanganan
Perjalanan Bisnis
Mempersiapkan Penginapan dan Perhotelan

Fasilitas penginapan dari perhotelan bergantung kepada

peraturan kantor/perusahaan.

Hal-hal yang dipesan dapat berupa:

a. ETA (Estimated Time of Arrifal)
b. ETD (Estimated Time of Departure)
c. nomor penerbangan
d. jenis kamar dan kelas hotel

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Melaksanakan Penanganan
Perjalanan Bisnis
Mempersiapkan Uang Perjalanan

Bila perusahaan menerapkan kebijakan membayar di muka

biaya perjalanan dinas, perlu ditanyakan berapa banyak
uang yang dibutuhkan sesuai dengan standar perusahaan.

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Melaksanakan Penanganan
Perjalanan Bisnis
Ada dua sistem yang dapat dipakai, yaitu:
1. Retribusi
yaitu penggantian biaya perjalanan dinas sesuai dengan
pengeluaran yang dibuktikan dengan voucher.

2. Lump Sum
yaitu penggantian biaya perjalanan dinas berdasarkan
standar (tarif) tanpa memperhatikan voucher (bon, kwitansi,
bukti pembayaran lainnya).

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Melaksanakan Penanganan
Perjalanan Bisnis
Beberapa tanda bayar yang dapat dipakai selama
perjalanan, yaitu:

1. Uang Tunai
Untuk perjalanan ke luar negeri, sekretaris harus
mengetahui mata uang apa yang dipakai di negara tersebut.

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Melaksanakan Penanganan Perjalanan Bisnis
2. Kartu Kredit (Credit Card)

Kartu yang dikeluarkan

oleh Bank, hotel, biro
perjalanan atau badan
lain yang memberikan
hak kepada pembawa
untuk memperoleh
barang atau jasa dalam
batas nilai tertentu
menurut persyaratan
yang ditetapkan.

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Melaksanakan Penanganan Perjalanan Bisnis
3. Traveller Cheque

Alat pembayaran
yang diciptakan
khusus untuk orang
yang berpergian
dan dapat
diuangkan pada
bank atau pihak-
pihak yang ditunjuk.

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen

Melaksanakan Penanganan
Perjalanan Bisnis
Membuat Laporan Perjalanan Bisnis

a. Teknik pengumpulan data yaitu metode

mengumpulkan bahan pembuatan laporan.
b. Penyusunan laporan terdiri dari perencanaan isi
dan susunan laporan.
c. Pengetikan laporan.
d. Penggandaan laporan.

Start small and think simple © OMF Bisnis dan Manajemen