A.

SKENARIO :
Anda diposisikan sebagai staf administrasi pada PT BINTANG HARAPAN,sebuah
perusahaan property yang beralamat di Jl. Pemuda No. 150 -152Surabaya, telepon: (031)
5942377, Fax: (031) 5944508, Email: info@bintangharapan.com. Website:
www.bintangharapan.com. Pimpinan Anda bernama Bagas Adijaya, SE,MM menjabat
sebagai Direktur Utama. maka Anda harus memiliki kompetensi yang memadai dalam :
mengatur rapat/pertemuan, mengaplikasi ketrampilan dasar komunikasi, menerapkan kerja
sama kolega/pelanggan, memberikan layanan kepada pelanggan, mengelola layanan
pelanggan berkualitas, menangani konflik, memproses keluhan pelanggan, memenuhi
kebutuhan pelanggan dan menerapkan etika profesi.
SOAL : Mengatur Pertemuan / Rapat

Anda berposisi sebagai sekretaris PT. Bintang Harapan. Buatlah surat undangan rapat
yang ditujukan kepada : 1). Kepala Divisi Anggaran, 2). Kepala Divisi Pemasaran, 3). Kepala
Divisi Humas. 4). Kepala Divisi Keuangan Tema rapat Penurunan Omzet Perusahaan
Hal-hal yang belum tercantum dalam soal (agenda rapat, dll)

Pada bulan Maret 2019, Pemimpin Anda mendapat laporan dari Manajer pemasaran bahwa
omzet mengalami penurunan yang cukup tajam dari bulan sebelumnya. Anda diminta untuk
Mengelola dan mengadakan rapat untuk membahas masalah tersebut.
Tugas
1. Mempersiapakan Pertemuan / rapat dengan ketentuan sebagai berikut :
a. Membuat Surat Undangan rapat, Kamis, tanggal 4 April 2019, pukul 09.00, di
ruang rapat
b. Membuat format Daftar Hadir peserta rapat
c. Membuat Agenda rapat yang sesuai dengan tujuan rapat
d. Membuat susunan acara rapat
2. Melaksanakan rapat
a. Membuat konsep membuka rapat
b. Membuat konsep menutup rapat
3. Menata ruang rapat
a. Tatalah ruang rapat dengan rapid an tepat sesuai dengan kebutuhan
4. Mencatat hasil pertemuan rapat
a. Membuat notulen rapat

1). Kepala Divisi Anggaran, 2). Kepala Divisi Pemasaran, 3). Kepala
Petunjuk :
 Rapat dilaksanakan pada hari Kamis, tanggal 4 April 2019, pukul 09.00 s.d
selesai
 Rapat dipimpin oleh Bapak Bagas Adijaya, SE,MM
 Peserta yang diundang adalah :
1. Ibu Ita Astuti (Kepala Divisi Anggaran )
 2. Bapak Dodi Purnama (Kepala Divisi Pemasaran )
3. Bapak Indra Lesmana (Kepala Divisi Keuangan )
4. Ibu Sita Nurlita (Kepala Divisi Humas )

 Skerario rapat :
Ketua Rapat : “ Saudara sekalian, selamat pagi dan terima kasih atas
kehadiran Saudara pada undangan rapat hari ini, Rapat pagi
ini sangat penting bagi kemajuan usaha kita, karena setelah
Kami periksa hasil rapat bagian pemasaran tiga hari yang
lalu, ternyata telah terjadi penurunan omzet penjualan sebesar
40% selama 6 bulan ditahun 2018. Hal ini merupakan
penurunan yang cukup timggi yang pernah dialami oleh PT
Bintang Haraoan selama 5 tahun terakhir. Penyebab utama
dari penurunan omzet tersebut adalah semakin banyaknya
pesaing yang menjual produk yang sama dengan harga yang
lebih murah, walaupun kualiatas belum tentu terjamin.
Dengan demikian, kita perlu memaksimalkan segala upaya,
agar penjualan kembali meningkat “.
Ibu Ita Astuti : “ Saya setuju dengan bapak Bagas Untuk meningkatkan
penjualan, Saya mengusulkan untuk mengubah atau
memperbaharui kemasan dengan bentuk yang lebih indah dan
menggunakan warna yang lebih menarik”
Bapak Dodi : “ Kalau Saya mengusulkan agar volume dalam kemasan
ditambah bonus sebanyak 10%.
Bapak Indara : “ Saat ini juga telah Kami siapkan dana inovasi produk,
sesuai dengan rencana anggaran tahun 2019.”
Ibu Sita : “ Saya ingin menambahkan usulan, bagaimana kalu
dilakukan berbagai macam promosi, sehingga produk kita
lebih dikenal oleh masyarakat, misalnya dengan pembagian
sampel gratis atau promosi khusus pada hari sabtu dan
minggu.”
Penutup : Rapat ditutup tepat pukul 11.30 WIb

5. Mendistribusikan Hasil Pertemuan

Mendistribusikan hasil rapat ( menggunakan buku ekspedisi Intern )
 PT BINTANG HARAPAN
JL. Pemuda No.150
SURABAYA

AGENDA RAPAT

Tema : Rapat Penurunan Omzet Perusahaan

Hari/Tanggal : Kamis, 4 April 2021

1. Pembukaan
2. Sambutan dari pimpinan perusahaan
3. Pembahasan Penurunan Omzet Perusahaan
4. Tanya Jawab
5. Penutup

3 April 2019
Mengetahui Dibuat oleh

(Bagas Adiwijaya, SH, MM.) . (Nama Sendiri)

Direktur Utama Sekretari
 PT BINTANG HARAPAN
JL. Pemuda No.150
SURABAYA

SUSUNAN ACARA RAPAT

Tema : Rapat Penurunan Omzet Perusahaan

Hari/Tanggal : Kamis, 4 April 2019

NO PUKUL KEGIATAN KETERANGAN

1 Pembukaan Pembawa Acara

09.00 – 09.10
2 09.10 – 09.25 Sambutan dan arahan pimpinan Bpk. Bagas Wijaya,
Perusahaan SH, MM
3 09.25 – 10.25 Pembahasan penurunan omzet Dipaparkan oleh :
perusahaan Divisi Pemasaran
dan Keuangan
4 10.25 – 11.10 Tanya Jawab

5 11.10 – 11.20 Penutup Pembawa Acara

Jakarta. 3 April 2019

Mengetahui Dibuat oleh

(Bagas Adiwijaya,SH, MM) (Nama Sendiri)

Direktur Utama Sekretaris
 PT BINTANG HARAPAN
JL. Pemuda No.150
SURABAYA

DAFTAR HADIR PESERTA RAPAT

Tema : Rapat Penurunan Omzet Perusahaan

Hari/Tanggal : Kamis, 4 April 2019

NO Nama Jabatan Tanda Tangan

1 Bagas Adiwijaya, SH, MM Direktur Utama

2 Ita Astuti Kepala Devisi Anggaran

3 Dodi Purnama Kepasa Devisi Pemasaran

4 Indra Lesmana Kepasa Devisi Keuangan

5 Sita Nurlita Kepasa Devisi Humas

6 Nama Sendiri Sekretaris

Jakarta. 4 April 2019

Mengetahui Dibuat oleh

(Bagas Adiwijaya, SH,MM) . (Nama Sendiri)

Direktur Utama Sekretaris
 PT BINTANG HARAPAN
JL. Pemuda No.150
SURABAYA

NOTULEN RAPAT

Hari/Tanggal : Kamis/ 9 April 2021

Waktu : 09.00 – 11.30 WIB
Tempat : Ruang Rapat
Pemimpin Rapat : Bapak. Bagas Adiwijaya, SH
Notulen Rapat : (Nama Sendiri)
Agenda Rapat : Penurunan Omzet Perusahaan
Susuna Acara : 1. Pembukaan
2. Sambutan dan Arahan Pemimpin Perusahaan
3. Pembahasan Penurunan Omzet Perusahaan
4. Tanya Jawab
5. Penutup
Peserta Rapat : 6 Orang
Hasil Rapat :

Ketua Rapat : “ Saudara sekalian, selamat pagi dan terima kasih atas
kehadiran Saudara pada undangan rapat hari ini, Rapat pagi ini
sangat penting bagi kemajuan usaha kita, karena setelah Kami
periksa hasil rapat bagian pemasaran tiga hari yang lalu,
ternyata telah terjadi penurunan omzet penjualan sebesar 40%
selama 6 bulan ditahun 2018. Hal ini merupakan penurunan
yang cukup timggi yang pernah dialami oleh PT Bintang
Haraoan selama 5 tahun terakhir. Penyebab utama dari
penurunan omzet tersebut adalah semakin banyaknya pesaing
yang menjual produk yang sama dengan harga yang lebih
murah, walaupun kualiatas belum tentu terjamin. Dengan
demikian, kita perlu memaksimalkan segala upaya, agar
penjualan kembali meningkat “.
Ibu Ita Astuti : “ Saya setuju dengan bapak Bagas Untuk meningkatkan
penjualan, Saya mengusulkan untuk mengubah atau
memperbaharui kemasan dengan bentuk yang lebih indah dan
menggunakan warna yang lebih menarik”
Bapak Dodi : “ Kalau Saya mengusulkan agar volume dalam kemasan
ditambah bonus sebanyak 10%.
Bapak Indara : “ Saat ini juga telah Kami siapkan dana inovasi produk, sesuai
dengan rencana anggaran tahun 2019.”
Ibu Sita : “ Saya ingin menambahkan usulan, bagaimana kalu dilakukan
berbagai macam promosi, sehingga produk kita lebih dikenal
oleh masyarakat, misalnya dengan pembagian sampel gratis
atau promosi khusus pada hari sabtu dan minggu.”
Penutup : Rapat ditutup tepat pukul 11.30 WIb

Jakarta. 9 April 2019

Mengetahui Dibuat oleh

(Bagas Adiwijaya, SH,MM) . (Nama Sendiri)

Direktur Utama Sekretaris
 PT BINTANG HARAPAN
JL. Pemuda No.150
SURABAYA

Nomor : 324/SUR/BINTANG HARAPAN/IV/2021 1 April 2019

Hal : Undangan Rapat

Kepada Yth,
Ibu Ita Astuti
Kepala Divisi Anggaran
Di tempat

Dengan hormat,
Menindak lanjuti laporan hasil penjualan selama kuartal pertama, ditemukan adanya
penurunan omzet penjualan perusahaan yang signifikan, karena masalah tersebut, maka
kami mengundang Saudara untuk bekerja sama dalam mengatasi permasalahan tersebut.
Rapat pembahasan akan diadakan pada :
Hari/ Tanggal : Kamis/ 4 April 2021
Waktu : 09.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Lantai 3
Besar harapan kami, Saudara dapat hadir tepat pada waktunya. Terimakaih atas
kerjasamanya.

Hormat kami,

Bagas Adiwijaya, SH
Pimpinan PT BINTANG HARAPAN
PT BINTANG HARAPAN
JL. Pemuda No.150
SURABAYA