KD. 3.

14 PERSIAPAN RAPAT/PERTEMUAN

PERSIAPAN RAPAT/PERTEMUAN

Terdapat beberapa persiapan yang harus disiapkan oleh protokol sebelum pertemuan atau
rapat diselenggarakan yaitu:

1. Pembuatan agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat merupakan suatu daftar yang berisi hal-hal pokok dari permasalahan yang akan
dibahas dalam rapat. Adapun susunan acara rapat merupakan suatu rincian atau penjabaran
yang berisi topik pembahasan. Dalam hal ini, protokol harus memastikan terlebih dahulu
mengenai acara yang akan diselenggarakan.
Acara rapat harus disusun secara sistematis dengan membuat garis besar acara
dengan jelas.

2. Menentukan peserta rapat

Persiapan berikutnya adalah menentukan pihak-pihak yang akan diundang. Setelah protokol
menyusun daftar peserta rapat yang akan diundang. Protokol
kemudian melakukan konsultasi kembali dengan pimpinan rapat guna memastikan ada tidaknya
penambahan atau pengurangan peserta rapat.

3. Membuat undangan rapat

Surat undangan adalah surat berisi pemberitahuan yang memiliki sifat untuk
mengharapkan kehadiran dari seseorang yang diundang.

Berikut syarat-syarat dalam membuat undangan rapat:

1) harus menggunakan kepala surat/kop surat.
2) harus mencantumkan tanggal pembuatan dan nomor surat undangan.
3) harus mencantumkan perihal undangan rapat.
4) harus mencantumkan nama-nama orang yang diundang.
5) harus mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat rapat
6) harus ditandatangani oleh pejabat yang memiliki tanggung jawab atas surat undangan
tersebut.

Pengiriman undangan lebih baik dipercepat dari pelaksanaan rapat. Jika waktu pengiriman
undangan terlalu lama akan memungkinkan orang yang dikirimi undangan akan lupa. Seorang
protokol harus memperkirakan waktu pengiriman undangan pada peserta. Hal tersebut
dilakukan dengan tujuan agar para peserta undangan memiliki kesempatan mempersiapkan
kehadiran dalam rapat dengan baik dan waktu yang cukup. Protokol juga harus
memperhitungkan waktu dalam melakukan pencetakan undangan sampai pada penyebaran
atau pengiriman undangan.

4. Membuat Daftar Hadir Rapat

Terdapat dua macam daftar hadir yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa yang dibuat pada
selembar kertas. Buku hadir berfungsi mengetahui jumlah peserta yang datang. Selain itu buku
hadir juga berfungsi untuk mengetahui jumlah dari sistem yang harus dipersiapkan misalnya,
kursi, konsumsi dan sebagainya.

5. Mempersiapkan Bahan Rapat

Berikut bahan-bahan yang harus dipersiapkan dalam rapat:

1) Agenda rapat.
2) Notula/hasil rapat terdahulu, jika rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat atau
pertemuan sebelumnya.
3) Bahan-bahan yang akan dibicarakan atau dibahas dalam rapat seperti laporan laporan,
makalah dan sebagainya.

Bahan-bahan tersebut kemudian disatukan di dalam map dan harus dibagikan pada seluruh
peserta ketika rapat akan dimulai. Jika bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang,
maka bahan-bahan tersebut harus diserahkan pada peserta rapat saat pengiriman surat
undangan. Dengan demikian, bahan tersebut mampu dipelajari terlebih dahulu oleh peserta
rapat.

6. Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat

Berikut peralatan dan perlengkapan rapat yang harus disiapkan, antara lain:
1) Papan tulis lengkap dengan spidol dan penghapus.
2) Flip chart lengkap beserta spidol.
3) OHP (Over Head Projector) atau LCD Proyektor lengkap dengan layarnya.
4) Sound system atau pengeras suara lengkap dengan mikrofonnya.
5) Tas/map yang dapat digunakan untuk menempatkan berbagai bahan-bahan untuk rapat.
6) Block note dan bolpoin.
7) Tanda pengenal peserta.
8) Komputer atau laptop.

7. Mempersiapkan Ruang Rapat

Berikut hal-hal yang harus disiapkan oleh protokol terkait

ruang rapat/pertemuan:
1) Cahaya Penerangan
Jika ruangan yang digunakan untuk rapat tidak memerlukan penerangan buatan atau lampu
akan tetapi menggunakan penerangan dari cahaya matahari, maka dalam pengaturan tempat
duduk baik pimpinan atau peserta rapat harus disesuaikan dengan arah dari datangnya sinar
matahari.
2) Ventilasi Udara
Ruangan yang digunakan untuk rapat harus sejuk. Jika ruangan panas atau terlalu dingin akan
mengakibatkan konsentrasi peserta rapat berkurang.
3) Pengaturan tempat duduk.
Pada dasarnya pengaturan tempat duduk ditentukan berdasarkan luas ruangan dan jumlah dari
peserta rapat.

Terdapat beberapa macam

pengaturan tempat duduk, antara lain:
1) Gaya klasikal/kelas
Gaya ini sesuai digunakan untuk rapat dengan jumlah peserta yang banyak. Pengaturan tempat
duduk gaya kelas sesuai jika diterapkan pada rapat yang memiliki sifat pemberian informasi.

2) Gaya konferensi
Gaya konferensi adalah pengaturan tempat duduk yang memiliki tujuan agar seluruh peserta
rapat merasa dihargai dan mampu menciptakan semangat team work.

3) Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk dengan gaya huruf U biasanya digunakan untuk rapat informal.

4) Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk gaya workshop biasanya cocok digunakan untuk rapat diskusi
kelompok.

8. Persiapan Akomodasi/Penginapan

Jika rapat dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta akan menginap
pada suatu tempat. Dengan demikian, protokol harus menyiapkan tempat untuk
pelaksanaan rapat. Hal ini dimulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar
penginapan hingga pengecekan akhir dari kesiapan penginapan bagi para peserta yang akan
mengikuti rapat/pertemuan.

9. Persiapan Transportasi

Apabila rapat dilaksanakan di luar kantor, tentu memerlukan alat transportasi bagi para peserta
menuju ke tempat rapat. Jika harus menggunakan bus atau mobil, seorang protokol harus
menyiapkan alat transportasi tersebut.

10. Mempersiapkan Konsumsi

Konsumsi yang digunakan dalam rapat dapat berupa makanan ringan dan makanan berat. Para
peserta rapat harus mendapatkan hal tersebut agar nyaman dalam mengikuti berbagai bentuk
kegiatan rapat. Apabila pelaksanaan dari kegiatan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan
harus diperhatikan oleh protokol. Karena hal ini akan berdampak pada motivasi dan semangat
dari peserta dalam mengikuti kegiatan rapat.

Penyajian konsumsi dapat disajikan dalam beberapa cara, yaitu:

1) Konsumsi dapat disajikan pada peserta rapat sebelum duduk.
2) Konsumsi dapat disajikan selama rapat berlangsung.
3) Konsumsi dapat disajikan pada saat waktu istirahat dengan cara peserta mengam bil sendiri.
4) Konsumsi dapat disajikan secara kombinasi yaitu pada awal rapat dan saat istirahat.

11. Mempersiapkan Anggaran Rapat

Anggaran pelaksanaan suatu rapat harus dibuat dengan

persetujuan pimpinan sehingga dapat ditindaklanjuti oleh bagian terkait. Perincian anggaran
yang telah ditetapkan
harus disertai bukti kuitansi atau tanda terima yang dicatat sebagai lampiran laporan
penggunaan biaya.

Dalam pembuatan anggaran rapat, terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan, antara
lain:
1). Persiapan anggaran.
Dalam tahap persiapan anggaran, bagian-bagian
yang bertanggung jawab atas pembuatan anggaran akan
mengadakan rapat persiapan. Rapat ini dilakukan untuk
menentukan bagian-bagian yang membutuhkan anggaran
beserta besarnya anggaran yang akan direalisasikan. Dalam rapat persiapan anggaran,
dilakukan penentuan pos-pos anggaran yang dibutuhkan di lapangan.
2). Penentuan pedoman anggaran.
Anggaran harus mengacu pada pagu anggaran yaitu alokasi anggaran yang ditetapkan untuk
mendanai belanja
pemerintah pusat dan/atau pembiayaan anggaran dalam
APBN. Anggaran yang akan dibuat pada tahun mendatang
sebaiknya disiapkan beberapa bulan sebelum tahun anggaran
berikutnya dimulai.

12. Persiapan Fasilitas Kesehatan

Jika kegiatan rapat/pertemuan diselenggarakan lebih dari satu hari, lebih baik jika disiapkan unit
kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

13. Pengecekan Persiapan Terakhir

Protokol harus melakukan pengecekan terakhir, satu hari sebelum pelaksanaan rapat. Protokol
harus melakukan pemeriksaan berbagai bentuk persiapan untuk meyakinkan kesiapan segala
sesuatu yang digunakan untuk rapat dalam kondisi sudah siap.