RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

Nama sekolah : SMK NEGERI 2 MALANG

Mata pelajaran : Humas Keprotokolan
Kompetensi keahlian : Administrasi perkantoran
Kelas/Semester : XI /1
Materi pokok : Mengidentifikasi sistematika, bentuk, fungsi, dan teknik
dalam penulisan laporan pertemuan.
Alokasi waktu : 2 x 4 JPS

A. KOMPETENSI INTI
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
2. Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong
royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap
sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif
dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan
bangsa dalam pergaulan dunia.
3. Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan
prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni,
budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan
peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik
untuk memecahkan masalah.
4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu
melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

B. KOMPETENSI DASAR
3.5 Menguraikan sistematika penulisan laporan pertemuan.
4.5 Membuat laporan pertemuan

C. INDIKATOR
Indikator KD 3
1. Siswa dapat mengetahui pengertian dari notula
2. Siswa dapat mengetahui bentuk catatan pertemuan
3. Siswa dapat mengetahui fungsi catatan pertemuan
4. Siswa dapat mengetahui tentang teknik menyusun notula
Indokator KD 4
1. Siswa dapat mendiskusikan pengertian notula
2. Siswa dapat mendiskusikan bentuk catatan pertemuan
3. Siswa dapat mendiskusikan fungsi catatan pertemuan
4. Siswa dapat mendiskusikan teknik menyusun notula

D. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah melalui metode ceramah, diskusi kelompok dan tanya jawab diharapkan siswa
mampu :
1. Menjelaskan mengenai pengertian notula
2. Menjelaskan bentuk catatan pertemuan
3. Menjelaskan fungsi catatan pertemuan
4. Menjelaskan teknik menyusun notula

E. MATERI AJAR
1. Pengertian notula (terlampir)
2. Bentuk catatan pertemuan (terlampir)
3. Fungsi catatan pertemuan (terlampir)
4. Teknik menyusun notula (terlampir)

F. METODE PEMBELAJARAN
Pendekatan pembelajaran : Saintifik approach
Metode pembelajaran : Diskusi, ceramah dan tanya jawab
Model pembelajaran : Jigsaw

G. MEDIA, ALAT, DAN SUMBER BELAJAR

Media : buku, internet
Alat : LCD dan personal computer (PC) atau laptop
Sumber belajar : internet dan buku Humas Keprotokolan kelas XI
H. KEGIATAN PEMBELAJARAN
Pertemuan pertama
No Alokasi
Kegiatan Deskripsi
. Waktu
1 Pendahuluan Orientasi 20 menit
a. Membuka pelajaran dengan mengucapkan salam dan
berdoa bersama (menghayati ajaran agama)
b. Memeriksa kehadiran peserta didik untuk menunjukkan
sikap disipin.

Apersepsi
Siswa diminta memberikan contoh yang pernah ditemui
tentang rapat/pertemuan
Motivasi
Siswa menyimak penjelasan guru mengenai pentingnya
belajar penulisan laporan pertemuan serta memberi motivasi
pentingnya topik ini.
Pemberian Acuan
a. Memberi informasi tentang tujuan yang akan dicapai
dalam mempelajari penulisan laporan pertemuan
b. Menjelaskan metode yang akan digunakan dalam
pembelajaran

2 Inti Mengamati 100 menit

a. Peserta didik diminta untuk membaca dan memahami
tentang pengertian dan bentuk dari catatan pertemuan.
b. Peserta didik diminta untuk menjelaskan pengertian dari
notula dan menyebutkan apa saja bentuk dari .catatan
pertemuan.
c. Peserta didik berusaha memahami bacaannya tentang
pemahaman pengertian dan bentuk dari catatan pertemuan.
Menanya
Jika ada peserta didik yang belum faham, siswa bertanya dan
guru menjelaskan.

Eksperimen/ Eksplore
Peserta didik mencari dari buku/browsing internet tentang
bentuk dari catatan pertemuan dan contoh dari catatan
pertemuan

Menalar/Asosiasi
a. Tiap peserta didik ditanya mengenai bentuk catatan
pertemuan beserta contohnya
b. Selama peserta didik mencari jawaban materi guru
memperhatikan dan mendukung mereka agar mencari
jawaban sebanyak mungkin.
Komunikasi
Guru meminta 5 perwakilan siswa untuk menyampaikan hasil
pekerjaannya dan siswa yang lain memberikan tanggapan.
3 Penutup a. Peserta didik bersama guru menyimpulkan materi yang 15 menit
telah dipelajari.
 No Alokasi
Kegiatan Deskripsi
. Waktu
b. Guru menyuruh siswa untuk mengumpulkan hasil
pekerjaan yang telah dikerjakan.
c. Guru menugaskan peserta didik untuk mempelajari
materi fungsi dan teknik penulisan catatan pertemuan.
d. Guru mengakhiri kegiatan pembelajaran dengan
memberikan pesan untuk tetap belajar.

Pertemuan kedua
No Alokasi
Kegiatan Deskripsi
. Waktu
Pendahuluan Orientasi 20 menit
1 a. Membuka pelajaran dengan mengucapkan salam dan
berdoa bersama (menghayati ajaran agama)
b. Memeriksa kehadiran peserta didik dan menanyakan
kesiapan peserta didik untuk memulai pelajaran.
Apersepsi
Guru menanyakan kembali materi yang sudah diajarkan pada
pertemuan sebelumnya.
Motivasi
Siswa menyimak penjelasan guru mengenai pentingnya
belajar tujuan dari penulisan laporan pertemuan serta
memberi motivasi pentingnya topik ini.
Pemberian Acuan
a. Menginformasikan tujuan yang akan dicapai dalam
mempelajari materi penulisan laporan pertemuan.
b. Menjelaskan model yang akan digunakan dalam
pembelajaran
c. Membentuk kelompok yang beranggotakan 3-5 orang.

2 Inti Mengamati 100 menit

Peserta didik diminta mengamati fungsi dan teknik dari
penulisan laporan pertemuan.

Menanya
Peserta didik diberi kesempatan untuk menanyakan hal
belum dimengerti dalam metode pembelajaran yang
digunakan.

Eksplorasi
a. Peserta didik bekerja dalam kelompok untuk membahas
materi mengenai fungsi dan teknik dari penulisan laporan
pertemuan beserta hal-hal yang harus diperhatikan dalam
penulisan laporan pertemuan.
b. Masing-masing kelompok diberi sebuah soal tentang
fungsi dan teknik dari penulisan laporan pertemuan beserta
hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan laporan
pertemuan.
Menalar/Asosiasi
Melalui bimbingan guru masing-masing kelompok
mendiskusikan dan menjelaskan fungsi dan teknik dari
penulisan laporan pertemuan beserta hal-hal yang harus
 No Alokasi
Kegiatan Deskripsi
. Waktu
diperhatikan dalam penulisan laporan pertemuan.
Membentuk jejaring/mengomunisasikan
a. Guru membagi siswa ke dalam kelompok asal dan
kelompok ahli. Perwakilan siswa dibagi ke kelompok yang
lain untuk menjelaskan mengenai soal yang telah diberikan
guru.
b. Dalam menyamapaikan hasil diskusi guru memantau cara
kerja anggota kelompok dalam menyampaikan hasil diskusi.
3 Penutup a. Peserta didik diberikan ulasan singkat tentang materi 15 menit
yang telah disampaikan.
b. Guru menyampaikan materi yang akan disampaikan pada
pertemuan berikutnya
c. Guru memberikan tugas kepada peserta didik mengenai
fungsi dan teknik dari penulisan laporan pertemuan beserta
hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan laporan
pertemuan..
d. Guru mengakhiri kegiatan pembelajaran dengan
memberikan pesan untuk tetap belajar.

I. PENILAIAN HASIL BELAJAR

1. Observasi (disiplin, jujur, tanggung jawab, santun) untuk menilai kemampuan non
akademik (pedoman penilaian terlampir)
2. Tugas bentuk soal essai (soal dan jawaban terlampir)
3. Kegiatan diskusi kelompok (pedoman penilaian terlampir)

23 November 2016
Guru mata pelajaran

Wilis Saputri
Lampiran 1

A. PENILAIAN SIKAP
Rubrik Penilaian Sikap
Aspek Pengamatan
No. Nama Siswa Predikat Skor
Kerjasama Pro aktif Toleransi
1.
2.
3.
Dst.

Format Penilaian Sikap

No Aspek Perilaku yang dinilai Nilai
1 2 3 4
1 Disiplin
2 Tanggung Jawab
3 Santun
4 Kejujuran

Keterangan :
4 = Jika empat indikator terlihat
3 = Jika tiga indikator terlihat
2 = Jika dua indikator terlihat
1 = Jika satu indikator terlihat

Disiplin
a. Tertib mengikuti instruksi
b. Mengerjakan tugas tepat waktu
c. Tidak melakukan kegiatan yang diminta
d. Tidak membuat kondisi kelas menjadi tidak kondusif

Tanggung Jawab
a. Pelaksanaan tugas piket secara teratur
b. Pera serta aktif dalam kegiatan diskusi kelompok
c. Mengajukan usul pemecahan masalah
d. Mengerjakan tugas sesuai yang ditugaskan

Santun
a. Berinteraksi dengan teman secara ramah
b. Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan
c. Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat
d. Berperilaku sopan

Kejujuran
a. Menyampaikan sesuatu berdasarkan keadaan yag sebenarnya
b. Tidak menutupi kesalahan yang terjadi
c. Tidak meyontek atau melihat data/pekerjaan orang lain
d. Mencantumkan sumber belajar dari yang dikutip atau dipelajari

Nilai akhir dari sikap diperoleh dari modus (skor yang sering muncul) dari keempat aspek diatas.

Kategori Nilai Sikap:

Sangat Baik : apabila memperoleh nilai akhir 4
Baik : apabila memperoleh nilai akhir 3
Cukup : apabila memperoleh nilai akhir 2
Kurang : apabila memperoleh nilai akhir 1

rubrik penilaian sikap

Tanggung
Nama Siswa/ Disiplin Jujur Santun Nilai
No Jawab
Kelompok Akhir
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1.
2.
3.
4.
5.
N

1. Penilaian pengetahuan
Jenis peniaian : test tertulis
Bentuk soal : essai

Soal
1. Jelaskan apa yang disebut dengan notula !
2. Apa saja hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun notula ?
3. Sebutkan macam-macam dari bentuk catatan pertemuan !
4. Jelaskan mengenai macam-macam dari bentuk catatan pertemuan !
5. Jelaskan minimal 3 fungsi dari catatan pertemuan !
6. Apa yang dimaksud dengan rapat semu ?
7. Apa saja kemampuan yang harus dimiliki oleh notulis ?
8. Apa saja fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang notulis ?
9. Sebutkan apa saja teknik dalam menyusun notula !
10. Berilah satu contoh tentang notula !
Kunci Jawaban
1. Notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang
dibicarakan dan diputuskan. Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga sebagai
notulis.
2. Hal yang harus diperhatika adalah sebagai berikut :
 Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan
penafsiran yang berbeda-beda.
 Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
 Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya
agar tidak membingungkan
 Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian
informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa
keputusan
 Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan.
3. Macam-macam dari bentuk catatan pertemuan adalah :
 Notula harfiah
 Notula Rangkuman
4. Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi
kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain
(kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi,
menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.Sedangkan notula
rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu,
notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat
memilah dan memilih setiap pembicaraan.
5. Fungsi Catatan Pertemuan
a. Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di
pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau
penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan
tugas tersebut.
b. Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui
materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
c. Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya
sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
d. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga
dapat mengingatkan para peserta rapat.
e. Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan
dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
6. Rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat
menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.
7. Kemampuan yang harus dimiliki oleh notulis adalah sebagai berikut :
 Mendengarkan dan menulis
 Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
 Konsentrasi yang tinggi
 Menulis cepat
 Bersikap obyektif dan jujur
 Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan
 Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
 Menguasai metode pencatatan secara sistematis
 Menguasai metode pengolahan data
 Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.
 Menyimpulkan hasil rapat
8. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang notulis adalah sebagai
berikut:
 Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok
masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui
susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat
dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.
 Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat yang
lain pada saat pelaksanaan rapat.
 Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau
menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.
  Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat
berlangsung.
 Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan
kesimpulan rapa
 Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi.
 Notulis duduk disebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan
memperoleh informasi secara maksimal.
 Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk
menulis notulis.
 Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena
menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.
 Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot dan
rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun notula
akhir.
9. Teknik penyusunan notula :
 Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun
rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007
 Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat
pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.
 Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan
pimpinan dan notulis rapat
 Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu
disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang
 Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
 Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula
10. Contoh dari notula :
Notulen
Rapat Pemilihan Calon Ketua Departemen
Bahasa dan Sastra Indonesia FKSS IKIP Malang 2009

I. Hari : Selasa
Tanggal : 28 Juli 200
Jam : 10.00 – 12.30
 Bertempat : di ruang P-8
II. Ketua : Ketua Departemen
Sekretaris : Sekretaris Departemen
Hadir
Tidak hadir
(Di lihat dalam daftar hadir)
III.
1. Pembukaan
2. Penjelasan tentang tata cara pemilihan calon Ketua Departemen
3. Pemilihan calon Ketua Departemen
4. Tanya, jawab , dan lain-lain
5. Penutup
Acara :

IV.
1. Jam 10.00 rapat dibuka oleh sekretaris departemen.
2. Sekretaris membacakan para dosen yang hadir dan tidak hadir
3. Sekretaris membaca jadwal pemilihan Pembantu Dekan, Ketua, dan Sekretaris
Departemen.
Risalah Pembicaraan :
Acara ke-1 :

1. Jam 10.00 rapat dibuka oleh sekretaris departemen.

2. Sekretaris membacakan para dosen yang hadir dan tidak
hadir
3. Sekretaris membaca jadwal pemilihan Pembantu Dekan,
Ketua, dan Sekretaris Departemen

acara ke -2
1. Syarat-syarat calon pejabat Departemen
2. Pemilihan
3. Prosedur pencalonan
4. Prosedur pertimbangan
5. Prosedur penetapan

Acara ke-3 : Pemilihan Calon Ketua

Departemen
1. Berdasarkan SK Rektor IKIP
Malang NO. Sp 222/R/1/2009, pasal 2, ada 6 orang dosen
yang dapat dicalonkan, yaitu:
a. Prof. Drs. S. Wojowasito
b. Drs. R. Umar Wirasno
c. Drs. Imam Hanafi
d. Dra. Anis Aminoedin
e. Drs. Abd. Rachman HA
f. Dres. I.L. Marsoedi Oetama
 2. a. Prof. Drs. S. Wojowasito dan Dra, Anis Aminoedin tidak
bersedia dicalonkan.
b. Drs. R. Umar Wirassno dan Drs. Imam Hanafi bertugas
sebagai penat di P3G Jakarta, sehingga tidak mungkin
dicalonkan.
c. Drs. I.L. Marsoedi Oetama sudah dicalonkan sebagai
Pembantu Dekan I.
d. Calon satu-satunya adalah Drs. Abd. Rachman HA

Acara ke-4 : Tanya jawab dan lain-lain

1. Drs. Imam Syafi’i menanyakan prosedur pertimbangan dan
penetapan Ketua Departemen
2. Pejabat lama tetap menjalankan tugasnya sampai
dikeluarkannya SK pengangkatan pejabat yang baru.
Acara ke-5 : Penutup
Tepat pada pukul 12.30 rapat ditutup oleh Ketua dengan ucapan
terimakasih.

Mengetahui dan Menegaskan Malang, 28 Juli 2009

Ketua Sekretaris

Drs. Sujanto Drs. Soedjito

NIP. 130112406 NIP. 130078312
Pedoman penilaian pengetahuan
Skor maksimal untuk
Soal no 1 = 3
Soal no 2 = 7
Soal no 3 = 5
Soal no 4 = 10
Soal no 5 = 15
Soal no 6 = 5
Soal no 7 = 10
Soal no 8 = 10
Soal no 9 = 15
Soal no10= 20

Total skor maksimal pengetahuan = 100

Rumus Konversi Nilai
Nilai = Jumlah skor yang diperoleh 10 =
Jumlah skor maksimal

1. Penilaian keterampilan / psikomotor

Format Penilaian keterampilan membuat laporan pertemuan :
NILAI
NO. ASPEK PENGAMATAN DISKUSI
1 2 3 4
1 Kerapian
2 Ketepatan
3 Teknik
4 Hasil akhir

Keterangan :
Masing- masing kolom diisi dengan kriteria:

Nilai= X 100

4: Sangat Sesuai / Baik Sekali 2: Cukup

3: Sesuai / Baik 1: Kurang
 Instrumen dan Rubrik Penilaian Diskusi
ASPEK PENGAMATAN DISKUSI
Nama
No Hasil
Siswa Kerapian Ketepatan Teknik Skor Nilai Predikat
akhir
1
2
3
4
5
N
Aspek penilaian diskusi
Keterangan :
Masing-masing kolom diisi dengan kriteria :
4 : baik sekali
3 : baik
2 : cukup
1 : kurang

Nilai = × 100

Hasil nilai pengetahuan dikonversi sebagai berikut :

INTERVAL HASIL KONVERSI PREDIKAT
96 – 100 4.00 A
91 – 95 3.66 A-
86 – 90 3.33 B+
81 – 85 3.00 B
75 – 80 2.66 B-
70 – 74 2.33 C+
65 – 69 2.00 C
60 – 64 1.66 C-
55 – 59 1.33 D+
≤ 54 1.00 D
Lampiran materi 2.
MATERI POKOK
SISTEMATIKA, BENTUK, FUNGSI, DAN TEKNIK DALAM
PENULISAN LAPORAN PERTEMUAN.

A. A. Pengertian Notula
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa
notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan
dan diputuskan. Orang yang melakukan pekerjaan notula disebut juga sebagai notulis.
Apakah notulis dengan sekretaris sama? Dalam situasi tertentu sekretaris dapat pula menjadi
seorang notulis, namun seorang notulis tidaklah otomatis menjadi seorang sekretaris.
Notulen merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus
ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. Penyusunan notulen memerlukan kemampuan menulis
secara jalas dan singkat. Penulisan notulen harus didahului dengan judul yang menyatakan
dengan jelas badan yang mengadakan rapat, serta dimana rapat tersebut diselenggarakan.
Setelah itu menyusun daftar nama peserta rapat beserta jabatannya dan yang terakhir adalah
peserta rapat yang berhalangan hadir juga harus ditulis.
Kemudian notuis mencatat apa yang terjadi dalam rapat. Yang pertama dicatat ialah
pengesahan notulen rapat sebelumnya bila rapat yang diadakan waktu itu adalah lanjutan dari
rapat terdahulu. Selanjutnya yang perlu dicatat adalah pembahasan-pembahasan serta
keputusa-keputusan yang dambil mengenai hal-hal yang tercantum didalam agenda rapat.
Dan yang terakhir adalah mencatat pukul berapa rapat tersebut ditutup.

B. Garis Besar Notula

a. Isi Notula
Notula yang baik bukan notula yang panjang lebar, tetapi isinya kurang lengkap dan
pembicaraan yang bertele-tele. Notula yang baik adalah yang ringkas tetapi lengkap serta
jelas.
Notula yang lengkap berisi hal-hal seperti dibawah ini, walaupun ada organisasi
yang menyimpang dari urutan-urutan berikut :
 Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan rapat.
 Sifat rapat (rutin, biasa, luar biasa, tahunan, rahasia dan lain-lain).
 Hari dan tanggal diselenggarakannya rapat.
 Tempat rapat.
 Waktu mulai dan berakhirnya (kalau tidak pasti, ditulis sampai dengan selesai).
 Nama dan jabatan pimpinan rapat.
 Daftar hadir peserta.
 Koreksi dan perbaikan rapat yang terdahulu.
 Catatan semua persoalan yang belum ada keputusannya.
 Usul-usul atau perbaikan-perbaikan.
 Tanggal atau bulan kapan akan diadakan rapat berikutnya.
 Penundaan rapat dan tanggal penundaan (bila ada).
 Tanda tangan notulis dan ketua rapat.

Notula harus obyektif tanpa ada hal-hal yang dikarang sendiri oleh notulis, sehingga
menyimpang dari isi pembicaraan yang asli. Notula yang baik juga harus memenuhi
ketentuan sebagai berikut :
 Lengkap berisi tentang semua informasi walaupun dalam penulisannya ringkas (tidak
bertele-tele).
 Bahasa notula mudah dipahami pembaca.
 Setiap pembicaraan ditulis secar terperinci dan satu sama lain saling terkait.
 Dapat membantup impinan dalam pengambilan kebijakan dan keputusan.
 Dapat dijadikan sebagai alat bukti apabila terjadi suatu permasalahan.
 Dapat membantu untuk mengingatkan kembali setiap orang yang terkait bila memerlukan
lagi notula tersebut.
b. Susunan Notula
Susunan notula secara garis besarnya hampir sama, walaupun tidak persis. Karena
masih ada perbedaan sedikit-sedikit, maka dibawah ini ada beberapa hal yang harus
diperhatikan pada saat menyusun notula.
 Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan, apalagi jika pembicaraan itu dilaksanakan
secara berkala.
 Jam berapa dibuka, harus disebutkan secara jelas dan jam berapa rapat tersebut ditutup.
Tetapi jika rapat tersebut belum selesai maka ditulis mulai pukul ..... sampai selesai ....
 Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan pada notula.
 Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus disebutkan
namanya. Misalnya Saudara Majid mengemukakan bahwa ............, maka ketua
menyetujui usulan tersebut dan .........
 Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui, jangan ditulis. Lebih baik ditulis
jumlanya, misalnya yang setuju ......... orang dan yang tidak setuju ......... orang. Orang
yang setuju dan tidak setuju cukup dengan mengancungkan tangan saja, tidak perlu
berbicara.
 Setelah rapat selesai, notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali salinannya,
diketik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta Ketua rapat tersebut.
 Bila perlu, digandakan untuk dibagikan pada peserta rapat yang tidak hadir pada saat rapat
berlangsung.

C. Bentuk Catatan Pertemuan

a. Notula Harfiah
Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata
seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata dari
notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali
hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya.
b. Notula Rangkuman
Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu,
notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat
memilah dan memilih setiap pembicaraan.

D. Fungsi Catatan Pertemuan

f. Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di
pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau
penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan
tugas tersebut.
g. Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui
materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
h. Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
 Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya
sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
i. Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga
dapat mengingatkan para peserta rapat.

j. Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan
dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
k. Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau
rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli
hukum.
Untuk menjadi notulis yang handal, diperlukan beberapa keahlian yang harus dimiliki
seorang notulis. Seorang notulis harus terampil atau mampu:
 Mendengarkan dan menulis
 Memilah dan memilih hal yang penting dan yang tidak penting
 Konsentrasi yang tinggi
 Menulis cepat
 Bersikap obyektif dan jujur
 Menguasai bahsa teknis baku dan menguasai materi pembahasan
 Mengetahui dan memenuhi kebutuhan pembaca notula
 Menguasai metode pencatatan secara sistematis
 Menguasai metode pengolahan data
 Menguasai berbagi hal yang berhubungan dengan rapat.
 Menyimpulkan hasil rapat
Seorang notulis memiliki beberapa fasilitas penunjang untuk membantu dalam
menyelesaikan tugasnya. Beberapa fasilitas dan keistimewaan yang harus diperoleh seorang
notulis adalah sebagai berikut:
o Notulis diberi informasi mengenai perihal latar belakang rapat, tujuan rapat, pokok
masalah rapat, dan jenis rapat sebelum rapat dilaksanakan. Notulis harus mengetahui
 susunan acara beserta pokok masalah atau materi yang akan dirapatkan agar dapat
dipelajari sehingga memudahkan dalam menyusun notula.
o Notulis diberi dokumen atau makalah yang dibagikan kepada para peserta rapat yang
lain pada saat pelaksanaan rapat.
o Notulis diperbolehkan untuk meminta agar peserta rapat menjelaskan atau
menyempurnakan kesimpulan yang dikemukakan notulis.
o Notulis mempunyai kesempatan untuk mengajukan pertanyaan pada saat rapat
berlangsung.
o Setiap sesi berakhir, notulis mempunyai hak untuk memperoleh rangkuman dan
kesimpulan rapa
o Agar dapat menyempurnakan notulanya, notulis berhak berbicara pada setiap sesi.
o Notulis duduk disebelah pemimpin rapat, agar mudah berkomunikasi dan memperoleh
informasi secara maksimal.
o Apabila rapat berlangsung terlalu lama, maka perlu disiapkan beberapa orang untuk
menulis notulis.
o Ketika menyusun notula, seorang notulis tidak boleh mengerjakan hal lain karena
menyusun notula memerlukan konsentrasi yang penuh.
o Jika rapat membutuhkan waktu pengkajian yang lebih lama dan berlagsung alot dan
rumit, maka notulis berhak memperoleh keleluasaan waktu untuk meyusun notula
akhir.

E. Teknik Menyusun Notula

1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat.
Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007
2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat
pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.
3. Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan
pimpinan dan notulis rapat
4. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan
namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang
5. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
6. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula
F. Hal-Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Pembuatan Notula

1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan
penafsiran yang berbeda-beda.
2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar
tidak membingungkan
4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi,
materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan
5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan.