Mapel : Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian

Guru : Intan Nopita Sari, S.E

BAB 1
Memahami Administrasi Kepegawaian

A. Menelaah Administrasi Kepegawaian

B. Menjabarkan Fungsi Administrasi Kepegawaian

C. Mengenali Ruang Lingkup Administrasi

Kepegawaian

Rabu, 26 Juli 2021

 Rabu, 26 Juli 2021
A. Menelaah Administrasi Kepegawaian

1. Definisi Administrasi Kepegawaian

Dalam bukunya yang berjudul Perilaku Administrasi (2009). Ismail
Nawawi menjelaskan Istilah Administrasi berasal dari bahasa inggris yang
artinya mengelola (to manage) atau menggerakan (to direct). Namun, dalam
bahasa belanda yang berarti Tata Usaha (Administratie) dan tata usaha disini
meliputi manajemen kegiatan-kegiatan organisasi (bestuur) dan manajemen
sumber daya yang mencakup financial, personel, dan gudang (beheer).
Ismail Nawawi menjelaskan bahwa kata administrasi mengambil istilah dari
Eropa Kontinental dan Eropa Barat melalui penjajahan belanda. Seperti
halnya negara-negara kontinental lainnya, kata administrasi berasal dari
bangsa romawi.
Kata administrasi dalam bahasa romawi memiliki berbagai
macam pengertian, antara lain:
a) Administer (Abdi, Kaki tangan, Pembantu).
b) Administratio (Pemberian bantuan, pemeliharaan,
pimpinan, pemerintahan, pengelolaan dan pelaksanaan).
c) Administro (Membantu, memelihara, mengabdi,
mengatur, mengurus, dan memimpin).
d) Administrator (pengurus, pengelola, pemimpin,
pengatur).
 Pengertian administrasi terdapat 2 arti,
yaitu kata administrasi dalam arti sempit dan luas.

Berikut ini beberapa penegertian Administrasi dalam arti sempit menurut para ahli:
a. Admosudirjo (1980) menjelaskan administrasi dalam arti sempit disebut sebagai tata usaha
(clerical office, work office).administrasi dalam arti sempit memiliki pengertian kegiatan
pengendalian informasi (bersifat mencatat segala kegiatan yang terjadi dalam organisasi
untuk dilaporkan kepada pimpinan.
b. Siagian (2001) menerangkan administrasi dalam arti sempit hanya mencakup pada
kegiatan tata usaha. Tata usaha dianggap sebagai “darah” bagi sebuah organisasi sebab
tugas dari tata usaha adalah menangani berbagai informasi yang keluar dan masuk dalam
organisasi.
c. Nawawi (2009) menjelaskan secara definitif tata usaha merupakan seluruh himpunan
catatan secara tertulis yang diberikan pada pimpinan untuk pelaksanaan tugas dalam
organisasi.
d. The Liang Gie (1996) mengungkapkan bahwa inti dari kegiatan tata usaha tugas pelayanan
disekitar keterangan-keterangan yang terwujud dalam enam pola perbuatan:
1. Kegiatan penghimpunan
2. Kegiatan pencatatan
3. Kegiatan pengolahan
4. Kegiatan pengadaan
5. Kegiatan pengiriman
Rabu, 26 Juli 2021
6. Kegiatan penyimpanan
 Pengertian administrasi terdapat 2 arti,
yaitu kata administrasi dalam arti sempit dan luas.

Sedangkan pengertian Administrasi dalam arti luas menurut para ahli:

a. Menurut Siagian (2001) administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses dua
orang atau lebih yang didasarkan atas pertimbangan tertentu untuk mencapai
tujuan yang telah disepakati sebelumnya.
b. Nawawi (2009) menyimpulkan bahwa administrasi dalam arti luas merupakan
seluruh proses rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang dengan pola kerja tertentu untuk mencapai tujuan yang
rasional secara efektif dan efisien

KESIMPULAN:
Administrasi dalam arti sempit adalah segala kegiatan menulis, menggambar,
merekam, mengolah dan menyampaikan informasi yang akan disampaikan kepada
pihak yang berkepentingan.
Administrasi dalam arti luas adalah proses kegiatan yang dilakukan dengan bekerja
sama untuk mengahasilkan atau mencapai tujuan tertentu.
Rabu, 26 Juli 2021
 2. Definisi Tenaga Kerja pada Umumnya

Tenaga kerja atau disebut pekerja merupakan pengganti dari istilah buruh
yang disematkan oleh penjajah hindia belanda pada zaman feodal. Yang
dimaksud dengan buruh adalah para pekerja kasar seperti kuli (kerah biru
“blue-collar”). Sedangkan untuk para pekerja yang bekerja didalam ruangan
atau para pimpinan-pimpinan disebut sebagai white-collar (kerah putih).
Penyebutan ini bermaksud untuk membedakan kelas.
Dalam UU No. 14 tahun 1969 tentang ketentuan pokok ketenagakerjaan,
pengertian mengenai tenaga kerja adalah setiap orang yang mampu
melakukan pekerjaan baik dalam maupun diluar hubungan kerja guna
menghasilkan barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan masyarakat.
Sedangkan dalam UU No. 13 Tahun 2003 pasal 1 angka 2
tentang ketenagakerjaan disebutkan bahwa tenaga kerja
adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan
guna menghasilkan barang atau jasa baik memenuhi
kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat.

Tenaga kerja itu sendiri mencakup buruh, pegawai negeri

baik sipil maupun swasta, karyawan. Semua istilah
tersebut mempunyai maksud dan tujuan yang sama yaitu
orang bekerja pada orang lain dan memperoleh upah
Rabu, 26 Juli 2021 sebagai imbalannya.
 3. Definisi Pegawai

Menurut Mardiasmo (2011) Definisi pegawai adalah orang pribadi yang

bekerja pada pemberi kerja baik sebagai tenaga tetap ataupun tenaga
honorer berdasarkan perjanjian atau kesepakatan kerja.
Pegawai adalah salah satu sumber daya utama dalam menjalankan sebuah
kegiatan usaha. Utamanya dibidang-bidang yang sangat padat karya.
Pegawai sebuah organisasi memiliki potensi antara lain:
1. Kemampuan fisik
2. Kemampuan psikis
3. Kemampuan karakteristik
4. Kemampuan pengetahuan.

4. Definisi Administrasi Kepegawaian

Di Amerika serikat, istilah administrasi kepegawaian disebut

dengan personel administration. Istilah ini digunakan dalam
bidang pemerintahan. Sedangkan dalam bidang bisnis
menggunakan kata personel management.
Di indonesia lebih cenderung menggunakan istilah
management kepegawaian (personnel management) baik
dalam bidang pemerintahan maupun bisnis.
Rabu, 26 Juli 2021
 Rabu, 26 Juli 2021
Berikut ini merupakan penjelasan mengenai definisi
administrasi kepegawaian menurut beberapa ahli yang telah
dirangkum:
a. Felix A. Nigro (1988) menjelaskan bahwa administrasi kepegawaian adalah seni dalam
memilih pegawai-pegawai baru dan memperkerjakan pegawai lama dengan cara
tertentu sehingga organisasi dapat memperoleh mutu, hasil, serta pelayanan maksimum
dari para pegawainya.
b. Menurut Paul Pigors, Charles A. Meyers, dan Thomas G. Spates (1976) administrasi
kepegawaian adalah suatu tata cara atau prosedur tentang cara-cara mengorganisasikan
dan memperlakukan orang yang bekerja sedemikian rupa sehingga mereka
mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari kemampuannya.
Jadi administrasi kepegawaian merupakan proses memperoleh efisiensi yang
maksimum untuk dirinya sendiri dan golongannya. Untuk organisasi, administrasi
kepegawaian menjadi bagian yang menentukan keuntungan yang bersifat kompetitif dan
hasil yang optimum.
William E. Mosher dan J. Donald Kingsley (1992) mengemukakan mengenai aktivitas
administrasi kepegawaian, antara lain:
1. Klasifikasi –yurisdiksi 6. Penilaian kinerja pegawai 11. Kehadiran dan Absensi
2. Klasifikasi –kewajiban 7. Pemindahan 12. Pengeluaran pegawai
3. Penarikan tenaga kerja 8. Kenaikan pangkat 13. Disiplin
4. Seleksi dan sertifikasi 9. Penempatan kembali jabatan 14. Pengajuan Keberatan
5. Percobaan 10. Latihan dan pendidikan 15. Kompensasi, Imbalan, jasa
 B. Menjabarkan Fungsi Administrasi Kepegawaian

Menurut Felix A. Nigro (1988), Fungsi-fungsi administrasi adalah:

1. Mengembangkan struktur organisasi agar program kepegawaian dapat
terlaksana dengan baik, termasuk didalamnya tugas dan tanggungjawab dari
setiap pegawai harus ditentukan dengan tegas dan jelas dalam sistem
administrasi kepegawaian.
2. Untuk merencanakan besaran gaji yang sesuai serta penggolongan jabatan
yang sistematis agar bisa bersaing dengan sektor pariwisata.
3. Untuk menyusun rencana penarikan pegawai yang baik.
4. Menjamin setiap calon pegawai untuk diangkat menjadi pegawai yang andal
dan menempatkan calonon pegawai dan pegawai untuk jabatan yg sesuai.
5. Merencanakan pemberian latihan bagi para pegawai untuk meningkatkan
keterampilan, motivasi, serta untuk menempati jabatan tertentu.
6. Melakukan penilaian seluruh pegawai secara berkala dan teratur.
7. Membuat sistem kenaikan jabatan yang sistematis yang dinilai berdasarkan
kapasitas dan kapabilitas pegawai sehingga akan tetap menempatkan pegawai
sesuai dengan kemampuannya.
8. Menyusun kegiatan-kegiatan yang dapat dijadikan sarana bagi para pegawai
untuk saling menjaga hubungan.

Rabu, 26 Juli 2021

 B. Menjabarkan Fungsi Administrasi Kepegawaian

Menurut Glen O. Stahl (1986), fungsi dari administrasi kepegawaian antara lain:

1. Upaya untuk menambah tenaga kerja

2. Menyiapkan sistem untuk menguji pelamar dan pengembangan para calon yang lulus
ujian.
3. Menyusun sistem sertifikasi dan penempatan calon pegawai, penilaian masa
percobaan, pemindahan dan kenaikan pangkat, cuti dan kehadiran, sikap dan
kedisipinan, serta pemecatan dan pensiun.
4. Mengembangkan petunjuk dan informasi agar tercipta praktik pengawasan terbaik,
serta program-program yang menunjang pekerjaan pegawai, menjamin keamanan
dan kesehatan pegawai dan juga pemberian rekreasi dan latihan jabatan.
5. Menyelenggarakan riset kepegawaian.
6. Memelihara rencana untuk membangun hubungan dengan masyarakat.
7. Menyusun saran dan perbaikan dalam manajemen kepegawaian kepada pimpinan
secara berkala.

Rabu, 26 Juli 2021

 C. Mengenali Ruang Lingkup Administrasi Kepegwaian

1. Peranan Pegawai Negeri

Peranan serta kedudukan pegawai negeri menjadi penting dan
menentukan, sebab pegawai negeri merupakan aparatur negara yang
ditugaskan untuk menyelenggarakan pemerintahan dan pembangunan.
Dalam rangka mencapai tujuan nasional yang terus membangun negara,
maka diperlukan adanya pegawai negeri yang penuh kesetiaan dan ketaatan
kepada pancasila, UUD 1945, negara, dan pemerintah.
Pegawai negeri haruslah menjadi aparat yang bersatu-padu, bermental baik,
berwibawa, kuat, berdayaguna, berkualitas tinggi, dan sadar akan tanggung
jawabnya.

2. Proses Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian memiliki dua fungsi utama
(Enceng,2014) yaitu fungsi manajerial dan fungsi
teknis. Fungsi manajerial berkaitan dengan aktivitas
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengendalian. Sedangkan fungsi Teknisi berkaitan
dengan aktivitas pengadaan, pengembangan,
kompensasi, integrasi, pemeliharaan dan
pemberhentian.
Rabu, 26 Juli 2021
TUGAS :

1. Kegiatan administrasi terdapat diberbagai kantor. Deifinisi

Administrasi yang digagas ole The Liang Gie salah satunya
adalah adanya kegiatan pengiriman. Berikanlah contoh dan
penjelasan kegiatan pengiriman dalam administrasi
kepegawaian!
2. Terdapat banyak penyebutan untuk seseorang yang bekerja
pada orang lain dengan imbalan tertentu, seperti buruh,
pekerja, karyawan dan pegawai. Berikanlah pendapatmu
mengenai perbedaan dari kata tersebut!
3. Ada 5 Fungsi teknis administrasi kepegawaian, salah satunya
pengadaan. Jika kamu adalah seorang kepala sekolah, apa
yang sebaiknya dilakukan untuk melakukan pengadaan guru
disekolahmu?
Rabu, 26 Juli 2021
 TERIMAKASIH

Rabu, 26 Juli 2021