MENGELOLA PERALATAN KANTOR

N.821100.074.02
 DAFTAR ISI

Daftar Isi ........................................................................1

Kata Pengantar .......................................................................................3
A. Pendahuluan …………………………………………………………………… ..4
B. Panduan Penggunaan Modul ............................................................4
C. Daftar Ikon .......................................................................................5
D. Bacaan Referensi ..............................................................................6
E. Pengantar Teori.................................................................................7
F. Langkah Kerja ..................................................................................25
G. Implementasi Unit Kompetensi .........................................................30
1. Elemen Kompetensi 1 ..................................................................30
1.1 Referensi ...........................................................................30
1.2 Aktivitas 1……………………….………………………………….. 30
1.3 Video Youtube ...................................................................30
2. Elemen Kompetensi 2 ..................................................................31
2.1 Referensi……………………………………………………………. ...31
2.2 Diskusi ..............................................................................31
2.3 Video Youtube ……………………………………………………… .31
3. Elemen Kompetensi 3………………………………………………………..32
3.1 Referensi……………………………………………………………. ...32
3.2 Diskusi ..............................................................................32
3.3 Video Youtube ……………………………………………………… .32
H. Lampiran ..........................................................................................34
1) Kamus Istilah ..............................................................................34
2) Referensi .....................................................................................36
3) Unit Kompetensi ..........................................................................37
4) Daftar Nama Penyusun ...............................................................40
 KATA PENGANTAR

Dalam proses pelatihan, materi pelatihan merupakan salah satu

instrumen yang menunjang keberhasilan suatu pelatihan. Materi Pelatihan
berisi informasi dan kegiatan yang meliputi pengetahuan (knowledge) untuk
membangun pondasi teori, keterampilan (skill) untuk memiliki pengalaman
melakukan praktek yang sebenarnya dan seluruh rangkaian prosesnya
dibangun sikap kerja yang melekat dalam perilaku kerja sesuai tuntutan
yang mengacu kepada Standar Kompetensi Kerja (Standar Kompetensi Kerja
Nasional, Standar Kompetensi Kerja Khusus,dan Standar Internasional)
Materi pelatihan ini berorientasi kepada Pelatihan Berbasis
Kompetensi (Competence Based Training) dan dalam bentuk cetak
diformulasikan menjadi 2 (dua) buku, yaitu Buku Materi dan Buku Asesmen.
Keduanya merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan sebagai
referensi dalam media pembelajaran bagi peserta pelatihan dan
instruktur/pembimbing, agar pelaksanaan pelatihan dapat dilakukan secara
efektif dan efisien.
Materi Pelatihan dengan judul “Mengelola Peralatan Kantor“, ini
digunakan sebagai salah satu media pembelajaran yang digunakan pada
program pelatihan. Kami berharap buku materi dan buku asesmen ini
membantu para instruktur/pembimbing dalam menstimulasi teori (softskill)
ataupun praktek (hardskill) dalam proses pembelajaran, sehingga menjadi
efektif dalam proses pelatihan.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan tuntunan kepada kita
semua dalam melakukan berbagai upaya untuk menunjang proses
pelaksanaan pelatihan berbasis kompetensi guna menghasilkan tenaga kerja
yang kompeten dan berdaya saing tinggi sesuai kebutuhan pasar kerja baik
nasional maupun global.

3
A. PENDAHULUAN

Tuntutan pembelajaran berbasis kompetensi menjadi sangat penting

dalam meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang
kompeten, sesuai dengan tuntutan kebutuhan pasar kerja. Selaras
dengan tuntutan tersebut, maka dibutuhkan mekanisme pelatihan yang
lebih praktis, aplikatif, serta dapat menarik dilaksanakan sehingga
memotivasi para peserta dalam melaksanakan pelatihan yang diberikan.
Seiring dengan mudahnya teknologi digunakan, maka materi pelatihan
dapat disajikan dengan berbagai media pembelajaran sehingga dapat
diakses secara offline dan online.
Materi pelatihan ini terdiri dari buku Panduan Materi Pelatihan dan
buku Panduan Asesmen. Serta dilengkapi dengan materi yang bersifat
soft copy seperti materi presentasi dan video.

B. PANDUAN PENGGUNAAN MODUL

Beberapa ketentuan panduan penggunaan materi yang harus

diperhatikan adalah sebagai berikut:

1. Materi ini dapat dijadikan rujukan untuk pelaksanaan PBK dengan

penggunaannya dapat dikembangkan dan dikontekstualisasikan
sesuai dengan kebutuhan, materi ini terdiri dari:

a. Bacaan Referensi

b. Pengantar Teori

c. Langkah Kerja

d. Implementasi Unit kompetensi

e. Lampiran :

1) Kamus istilah

2) Daftar referensi

3) Unit kompetensi

4) Daftar penyusun

2. Slide powerpoint dan video merupakan kelengkapan yang dapat

dijadikan referensi bagi para instruktur.
4
 3. Peran instruktur terkait dengan penggunaan modul, antara lain:

a. Instruktur dapat menggunakan modul dengan referensi video dan

powerpoint yang terlampir dalam modul sebagai referensi,
diharapkan dapat mengembangkan bahan yang disesuaikan
dengan BLK masing-masing

b. Proses pembelajaran dapat disampaikan dengan menggunakan

berbagai sumber yang menguatkan peserta pelatihan, baik melalui
tahapan persiapan, pelaksanaan di kelas, praktek, melakukan
investigasi, menganalisa, mendiskusikan, tugas kelompok,
presentasi, serta menonton video.

c. Keseluruhan materi yang tersedia sebagai referensi dalam buku

ini dapat menjadi bahan dan gagasan untuk dikembangkan oleh
instruktur dalam memperkaya materi pelatihan yang akan
dilaksanakan.

4. Buku penilaian menjadi kesatuan, namun disajikan dalam paket

buku penilaian secara terpisah. Buku penilaian dapat berupa soal
tertulis, panduan wawancara, serta instruksi demonstrasi yang akan
dilaksanakan sesuai dengan proses penilaian yang dilaksanakan.

5. Referensi merupakan referensi yang menjadi acuan dalam

penyusunan buku panduan pelatihan ini.

6. Lampiran merupakan bagian yang berisikan lembar kerja serta bahan

yang dapat digunakan sebagai berkas kelengkapan pelatihan.

C. DAFTAR IKON

Daftar ikon yang dapat digunakan dalam buku ini, antara lain:

Ikon Keterangan

Ikon ini memiliki arti anda diminta untuk mencari

atau menemui seseorang untuk mendapatkan
informasi
Pemeriksaan

5
 Icon ini memiliki arti anda diminta untuk
menuliskan/mencatat,melengkapi,latihan/aktivitas
(bermain peran, presentasi) dan mencatatkan dalam
lembar kerja pada buku/media lain sesuai instruksi
Aktivitas

Icon ini memiliki arti anda harus melihat pada

aturan atau kebijakan yang berlaku dan prosedur-
prosedur atau materi pelatihan/ sumber informasi
lain untuk dapat melengkapi latihan/ aktivitas ini.
Referensi
material/manual

Icon ini memiliki arti ambil waktu untuk Anda dapat

berpikir/ menganalisa informasi dan catat gagasan-
gagasan yang anda miliki.
Berpikir

Icon ini memiliki arti berbicara/ berdiskusi lah

dengan rekan anda untuk gagasan yang anda miliki.
Komunikasi/
Diskusi

Icon ini memiliki arti pilihlah bacaan yang

dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan materi
pelatihan.
Membaca

Icon ini memiliki arti pilihlah video/youtube yang

dibutuhkan dalam materi pelatihan.
Video/Youtube

D. BACAAN REFERENSI

Membaca secara lengkap :

 Undang-Undang No. 1 Tahun 1970 tentang

Keselamatan dan Kesehatan Kerja
 Peraturan Pemerintah nomor 101 Tahun 2014
tentang Pengelolaan Limbah B3

6
E. PENGANTAR TEORI

Mengelola Peralatan kantor

Tahukah kita bahwa perkembangan teknologi memberikan dampak

positif dalam kehidupan kita? Hal ini terlihat dengan munculnya berbagai
peralatan, salah satunya adalah peralatan kantor. Dengan peralatan kantor
tersebut kita dapat menyelesaikan berbagai pekerjaan kantor dengan mudah,
cepat, dan tepat.
Apakah yang dimaksud dengan peralatan kantor itu? Peralatan kantor
yang juga sering disebut perbekalan kantor adalah semua fasilitas atau
barang-barang yang terdapat dalam kantor, baik secara langsung maupun
tidak langsung digunakan utuk melaksanakan pekerjaan kantor sehingga
menghasilkan sesuatu. Dengan demikian, kita dapat mengartikan bahwa
semua barang yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor
disebut peralatan kantor.
Peralatan kantor merupakan perangkat keras yang digunakan untuk
membantu proses penyelesaian pekerjaan kantor yang menunjang aktvitas
pencapaian tujuan kegiatan organisasi kerja terkait dengan tugas pokok
organisasi kerja. Perangkat keras ini merupakan rangkaian komponen /
unsur - unsur dalam peralatan kantor sehingga dapat menopang dalam
membantu proses penyelesaian pekerjaan administrasi.

1. Menggunakan Peralatan Kantor Sesuai Fungsi

a. Peralatan kantor
Di sekitar kita terdapat bermacam-macam peralatan kantor.
Secara umum peralatan kantor dapat dibedakan menjadi lima macam,
yaitu perabot kantor, perlengkapan kantor, mesin kantor, alat
komunikasi kantor, interior kantor. Setiap kantor memiliki jenis
peralatan yang berbeda-beda sesuai dengan jenis pekerjaannya. Oleh
karena itu, pilihlah peralatan kantor yang sesuai dengan karakteristik
pekerjaannya.
1) Perabot kantor
Perabot kantor adalah semua barang yang bersifat
menunjang pekerjaan kantor yang biasanya berkaitan dengan
tulis menulis dan penyimpanan hasil pekerjaan kantor. Contoh

7
perabot kantor, antara lain : meja, kursi, lemari, dan rak
dokumen.

Sumber : Provokantor.com

2) Perlengkapan kantor
Perlengkapan adalah semua barang yang digunakan untuk
menghasilkan suatu pekerjaan kantor. Perlengkapan kantor
dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu barang habis pakai
dan barang tahan lama. Barang habis pakai adalah semua
barang kantor yang bersifat tahan lama dan hanya dapat
digunakan dalam satu kali pemakaian. Contoh barang habis
pakai antara lain kertas, tinta, spidol white board, dan amplop.
Barang tahan lama adalah semua barang kantor yang bersifat
tahan lama dan dapat dipakai berulang kali. Contoh barang
tahan lama, antara lain : gunting, stapler, dan stempel.

8
Sumber : Tumpi.id

3) Mesin kantor
Mesin kantor adalah mesin yang digunakan untuk
membantu pekerjaan kantor menjadi lebih mudah serta dapat
menghemat tenaga dan waktu. Contoh mesin kantor, antara lain:
komputer, mesin fotocopy dan mesin scanner.

Sumber : ilmu-ekonomi-id.com

4) Alat komunikasi kantor

Alat komunikasi kantor adalah alat kantor yang digunakan
untuk mengadakan komunikasi, baik secara intern maupun
ekstern. Contoh alat komunikasi kantor, antara lain : interkom,
telepon, telepon seluler, dan faksimile.

9
 Sumber : ofiskita.com

5) Interior kantor
Interior kantor adalah barang atau fasilitas yang berfungsi
sebagai penghias ruangan kantor sehinga tercipta ruangan yang
serasi dan nyaman. Pemilihan interior kantor hendaklah
disesuaikan dengan kebutuhan yang mempertimbangkan fungsi,
macam, dan banyaknya. Contoh interior kantor, antara lain : jam
dinding, lukisan, dan vas bunga.

Sumber : 99.co

10
6) Pengadaan peralatan kantor
Kantor dalam menyediakan peralatannya tentu
disesuaikan dengan kebutuhan. Untuk mengetahui banyaknya
peralatan yang dibutuhkan tersebut, terlebih dahulu dilakukan
identifikasi kebutuhan peralatan kantor. Selanjutnya, bagian-
bagian perusahaan mengurus pengadaan tersebut hingga
peralatan berada di kantor dan siap untuk digunakan.

Pada waktu menyusun perencanaan peralatan kantor, perlu

memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a) Mengikuti prosedur pengelolaan peralatan kantor
b) Menentukan jenis, kuantitas, dan kualitas peralatan
kantor yang diperlukan
c) Mengadakan peralatan kantor yang diperlukan sesuai
dengan anggaran yang disediakan
d) Menyediakan dan menggunakan peralatan kantor dalam
kegiatan operasional
e) Menyimpan dan memelihara peralatan kantor
f) Mengumpulkan dan mengolah data peralatan kantor
g) Menghapus perlengkapan sesuai dengan prosedur yang
berlaku

Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor:

a) Membuat surat permohonan atau daftar permintaan ke
gudang
b) Petugas memeriksa stock barang di gudang
c) Surat diserahkan kepada bendahara
d) Meminta persetujuan kepada pimpinan
e) Apabila disetujui, serahkan pada bagian logistic untuk
dibeli
f) Periksa barang sebelum diterima
g) Terima menggunakan buku serah terima
h) Selesai dicatat simpan barang tersebut di gudang

Prosedur pengadaan alat tulis dan perlengkapan kantor sesuai

11
 rencana kebutuhan
a) Pengadaan Barang Habis Pakai
(1) Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan
dengan kebutuhan dari rencana kegiatan
(2) Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk
pengadaan barang tersebut tiap bulan
(3) Menyusun rencana pengadaan barang tersebut
menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi
rencana tahunan

b) Pengadaan Barang Tidak Habis Pakai

(1) Menyusun analisis dan menganalisis keperluan
perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta
memperhatikan perlengkapan yang masih ada dan
masih dapat dipakai
(2) Memperkirakan biaya perlengkapan yang
direncanakan dengan memperhatikan standar yang
telah ditentukan
(3) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang
tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana
pengadaan tahunan

2. Memfasilitasi keperluan sarana dan prasarana kantor

a. Perabot Kantor
Kita tentu tidak asing dengan perabot kantor, misalnya
meja, kursi, dan lemari. Barang-barang itu disebut dengan
perabot kantor karena berada di kantor. Berikut ini macam-
macam perabot kantor yang umumnya digunakan dan cara
penggunaannya.
1) Meja kantor
Meja kantor adalah meja yang digunakan untuk
tulis-menulis pekerjaan kantor. Meja kantor yang baik
memiliki ciri-ciri antara lain pada bagian muka tidak
sepenuhnya tertutup sampai lantai untuk memperlancar
peredaran udara dan mempermudah pembersihannya.
Selain itu, meja kantor hendaknya memiliki permukaan
12
 yang tidak mengkilat dan tidak berwarna hitam. Oleh
karena permukaan yang mengkilat dapat menyilaukan
mata, sedangkan warna gelap dengan perpaduan warna
kertas yang umumnya putih dapat melelahkan mata.
Meja kantor memiliki bentuk dan ukuran yang bermacam-
macam. Pilihlah bentuk dan ukuran meja kantor sesuai
dengan kebutuhan agar dapat mendukung pekerjaan. Pada
umumnya meja kantor dapat dibedakan menjadi empat
macam, yaitu meja staf, meja reseptionis, meja pimpinan,
dan meja rapat.
2) Kursi kantor
Kursi kantor merupakan tempat duduk karyawan
dan pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan kantor.
Oleh karena itu, pemilihan kursi kantor hendaknya
memeprtimbangkan kenyamanan dan kesehatan sehingga
pekerjaan kantor dapat lebh efektif dan efisien. Kursi yang
aman dan menunjang kesehatan, yaitu kursi yang dapat
diatur tinggi rendahnya sehingga sesuai dengan
kenyamanan. Kerangka kursi terbuat dari baja agar
kukuh. Selain itu bentuk kursi sesuai dengan bentuk
badan orang dan sisi belakang terdapat penyangga tubuh.
3) Lemari arsip
Lemari arsip atau filling cabinet merupakan lemari
untuk meletakkan dan menyimpan dokumen penting atau
arsip. Cara menyimpannya, yaitu disesuaikan dengan
system kearsipannya apaah sesuai abjad, wilayah,
masalah, tanggal, dan nomor. Saat ini filling cabinet
umumnya dibuat beroda untuk memudahkan dalam
mengubah tata ruang kantor, apabila seorang karyawan
ingin berpindah ruang kerja, cukup menarik filing cabinet
tersebut ke ruang kerja yang baru.
b. Perlengkapan Kantor
Setiap perlengkapan kantor hendaknya digunakan dengan
hati-hati agar tidak terjadi pemborosan. Berikut ini contoh
penggunaan beberapa perlengkapan kantor.

13
 1) Amplop
Amplop merupakan perlengkapan kantor yang digunakan
untuk menyampuli surat. Bentuk amplop dapat berbeda-
beda. Gunakan amplop yang sesuai dengan ukuran kertas
yang akan disampuli
2) Kertas
Kertas merupakan perlengkapan kantor yang utama untuk
menulis atau mencetak dokumen. Macam kertas dapat dibagi
menjadi beberapa macam, misalnya kertas HVS ukuran
kuarto, kertas HVS ukuran folio, kertas folio bergaris, kertas
karbon, kertas berupa formulir, dan kertas stensil.
3) Stapler
Stepler merupakan perlengkapan kantor yang di dalamnya
terdapat staples untuk menjepit kertas. Berdasarkan bentuk
dan kemampuannya, stapler dibedakan menjadi tiga, yaitu
stapler kecil, stapler sedang, dan stepler besar. Stapler kecil
memiliki kemampuan maksimal menjepit kertas sebanyak 10
lembar. Stepler sedang memiliki kemampuan maksimal
menjepit kertas sebanyak 10 lembar hingga 20 lembar. Stepler
besar memiliki kemampuan menjepit kertas sebanyak 20
lembar hingga 150 lembar. Oleh karena itu, pilihlah jenis
stapler sesuai dengan banyaknya kertas yang akan dijepit.
c. Mesin Kantor
Dewasa ini kemajuan teknologi telah mendorong
pemanfaatan mesin-mesin untuk membantu menyelesaikan
pekerjaan kantor. Mesin-mesin tersebut beragam jenisnya
tergantung pula pada jenis pekerjaannya. Mulai dari mesin
pengganda, mesin tik, mesin lain-lain, sampai alat bantu
presentasi. Agar kita dapat memanfaatkan mesin-mesin tersebut
dengan baik, dibutuhkan pemahaman tentang cara
pengoperasiannya. Berikut ini beberapa jenis mesin kantor
beserta cara pengoperasiannya.

14
1) Mesin Pengganda
Agar kita dapat mengoperasikan mesin pengganda dengan
baik, hendaknya kita mengetahui cara pengoperasian mesin
pengganda, antara lain mesin fotocopy, dan mesin scanner.
a) Mesin Fotocopy
Mesin fotocopy adalah alat pengganda dokumen
yang dapat memperbesar atau memperkecil dari ukuran
aslinya. Saat ini mesin fotocopy umumnya menggunakan
teknologi Xerografi, yaitu suatu system yeng
menggunakan energy listrik. Namun, ada pula yang masih
menggunakan teknologi pencairan tinta.
Langkah-langkah menggandakan dokumen dengan
mesin fotocopy, antara lain sebagai berikut:
(1) Hidupkan mesin fotocopy dengan menekan tombol
on.
(2) Letakkan lembaran asli pada kaca dengan posisi
menghadap ke bawah dan bagian tepi menempel
pada garis skala hingga tepat di tengah.
(3) Tekan tombol nominal untuk mengatur hasil
penggandaan yang dilanjutkan dengan menekan
tombol start.
(4) Apabila penggandaan telah selesai, matikan mesin
fotocopy dengan menekan tombol off.
b) Mesin perekam
Kantor membutuhkan mesin perekam untuk
memudahkan pendokumentasian kejadian yang
berlangsung secara cepat dan tidak memungkinkan jika
direkam secara manual. Mesin perekam kantor antara
lain tape recorder, Dictaphone, dan transcriber
c) Mesin Scanner
Mesin scanner adalah sejenis mesin pengganda yag
dapat menyalin ulang kembali berbagai proses, kondisi,
atau keadaan fisik melalui pembuatan master sheet
dengan cara merekam. Mesin scanner ini seperti mesin
fotokopy yang dapat menyalin, tetapi hasil kopinya bukan
dibawah melainkan disamping dokumen aslinya.
15
 Langkah-langkah menggandakan dokumen dengan
mesin scanner, antara lain sebagai berikut:
(1) Pastikan computer terhubung pada driver printer
(2) Pastikan computer dan printer sudah terkoneksi
(3) Taruh dokumen pada mesin scanner
(4) Buka aplikasi pengaturan pada computer
(5) Melakukan scanning dan editan
(6) Simpan dokumen

d) Mesin penghancur dokumen

Mesin penghancur dokumen merupakan mesin yang
digunakan untuk menghancurkan arsip-arsip atau
dokumen yang sudah terpakai. Mesin ini mampu
menghancurkan kertas sebanyak 20 lembar sekaligus.
Kertas dihancurkan menjadi potongan-potongan
memanjang dengan ukuran 2 mm sampai 2,5 mm. satu
lembar kertas berukuran folio dapat dihancurkan menjadi
46 cacahan hingga 144 cacahan karena menggunkan
system gigi piranha.
Langkah-langkah mengoperasikan mesin
penghancur kertas yaitu :
(1) Siapkan kertas yang akan dihancurkan dengan
memastikan bahwa kertas bebas dari klip atau
staples.
(2) Memasukkan kertas dalam mesin kemudian tekan
tombol on.
(3) Tekan tombol off jika proses penghancuran
dokumen telah selesai.
(4) Ambil potongan-potongan kertas pada mesin dan
buang di tempat sampah.
e) Mesin penjumlah
Mesin penjumlah merupakan mesin untuk
mempermudah dan memperlancar kegiatan hitung-
menghitung. Mesin penjumlah dapat dibedakan menjadi
beberapa macam, antara lain : mesin penghitung uang,
mesin hitung saku, printing calculator, mesin kasir.
16
 Mesin penghitung uang (money counter) merupakan
mesin untuk menghitung banyaknya lembaran uang
kertas agar pekerjaan menghitung uang dapat cepat dan
akurat. Mesin ini sering kita temui di bank.
Mesin hitung saku (kalkulator) merupakan mesin
untuk membantu pekerjaan hitung-menghitung yang
bersifat sederhana, misalnya menambah, mengurang,
mengali, dan membagi. Mesin ini memiliki bentuk dan
ukuran yang bermacam-macam. Begitu pula dengan
digitnya, ada yang 6 digit, 10 digit, 12 digit 14 digit, dan
16 digit.
Printing calculator merupakan kalkulator yang
dilengkapi dengan alat pencetak untuk mengetahui hasil
penghitungannya. Mesin ini biasanya digunakan pada
perusahaan atau toko.
Mesin kasir merupakan mesin untuk menyelesaikan
pekerjaan transaksi secara tunai. Mesin ini biasa
digunakan oleh kasir untuk melayani pelanggan yang
melakukan pembayaran tunai. Secara umum mesin ini
dapat dibedakan menjadi dua, yaitu mesin kasir dengan
inframerah dan mesin kasir manual.
f) Mesin Absensi
Mesin absensi merupakan mesin untuk mencatat
kehadiran karyawan, baik waktu datang maupun waktu
pulang. Proses pencatatnnya dapat dilakukan secara
langsung atau mengambil data dari yang lain. Mesin
abensi secara umum dapat dibedakan menjadi tiga
macam, yaitu mesin absensi dengan kartu absensi, mesin
absensi dengan ID Card, mesin absensi dengan sidik jari.
Mesin absensi manual dengan kartu absensi
membutuhkan kartu absensi sebagai media
pencatatannya. Kartu absensi biasanya telah dibuat
khusus. Kartu absensi umumnya diletakkan pada tempat
yang jauh dari mesin absensi. Karyawan cukup
mengambil kartu absensi sesuai namanya dan
memasukkannya ke dalam mesin tersebut. Mesin secara
17
 otomatis akan mencetak tanggal dan waktu sesuai dengan
jam analog yang menunjukkan waktu pada saat itu.
Mesin absensi dengan ID card membutuhkan alat
bantu ID card atau tanda pengenal. Cara
pengoperasiaanya yaitu, karyawan tinggal menggesekkan
ID card tersebut pada mesin. Mesin akan membacanya
melalui pita magnetic yang terdapat pada ID card tersebut
kemudian secara otomatis data akan dikirim ke computer
untuk diproses.
Mesin absensi dengan sidik jari lebih praktis
dibanding dengan mesin absensi yang lain. Setiap
karyawan tinggal menempelkan salah satu jari tangannya
ke layar, maka secara otomatis data waktu kehadiran dan
pulang akan terkirim ke computer untuk diproses.
g) Mesin laminating
Mesin laminating merupakan mesin untuk melapisi
dokumen, sertfifikat, atau kartu-kartu lain dengan plastic
tipis agar dokumen-dokumen tersebut tidak mudah rusak
karena noda, debu, air, atau termakan oleh rayap.
Langkah-langkah mengoperasikan mesin laminating,
antara lain sebagai berikut :
(1) Hidupkan mesin dengan menghubungkan steker
dengan stopkontak
(2) Tunggu beberapa saat sampai mesin terasa panas
(3) Lapisi dokumen yang akan delaminating dengan
plastic khusus
(4) Lapisi pula dengan kertas agar plastik tidak
menempel pada rol mesin
(5) Ulangi beberapa kali hingga plastic bener-bener
menempel pada dokumen
h) Liquid Crystal display Projector
LCD merupakan alat bantu presentasi yang dapat
memperbesar tampilan tulisan, gambar, foto, dan data
lainnya dari alat digital ke layar. Data atau informasi yang
ditampilkan harus berbentuk digital. Oleh karena itu,

18
 agar alat ini dapat berfungsi, maka dihubungkan dengan
alat digital lain, seperti kamera, komputer, dan laptop.
i) Mikrofon (Microphone)
Mikrofon adalah alat yang dapat mengubah
gelombang suara menjadi sinyal audio. Mikrofon dapat
dibagi menjadi beberapa macam, antara lain : mikrofon
kabel, mikrofon clip on, dan wireless mic.
d. Alat Komunikasi Kantor
Setiap kantor tidak mungkin dapat berjalan degan baik
tanpa adanya hubungan komunikasi antar sesama maupun
dengan pihak luar. Oleh karena itu dibutuhkan alat komunikasi
kantor. Berikut ini cara pengoperasian alat komunikasi kantor
antara lain : airphone, telepon, telepon seluler, facsimile, dan
surat elektronik.
1) Aiphone (Intercom)
Intercom merupakan alat komunikasi kantor untuk
menyampaikan informasi dalam satu ruangan ke ruangan
lain. Dengan adanya intercom menjadikan tata hubungan
kantor lebih efektif karena informasi dapat disampaikan
atau diterima lebih cepat.
2) Telepon
Telepon merupakan alat komunikasi untuk
melakukan hubungan dengan orang lain yang berjauhan
tempatnya.
3) Telepon seluler
Telepon seluler atau handphone adalah alat
komunikasi jarak jauh maupun dekat tanpa menggunakan
kabel. Telepon seluler memiliki fungsi antara lain,
menerima serta menyampaikan informasi dengan tulisan
dan lisan
4) Faksimile
Faksimile merupakan mesin untuk mengirim dan
menerima informasi berupa gambar dan tulisan melalui
telephoto atau komunikasi radio dengan system
reproduksi fotografi. Mesin ini dikombinasikan dengan

19
 pesawat telepon karena peralatan yang dipakai merupakan
system komuikasi sambungan kabel.
5) Surat elektronik
Surat elektronik atau email merupakan cara mengirim atau
menerima surat melalui jalur internet. Pada surat biasa
kita akan dibebankan biaya pengiriman yang disebut
dengan prangko. Namun pada surat elektronik ini kita
tidak dikenakan biaya. Kita hanya dikenakan biaya
sambungan internet saja.
e. Interior Kantor
Pada saat memasuki suatu kantor kita akan menemukan
beberapa interior. Barang-barang tersebut misalnya vas bunga,
jam dinding, dan lukisan. Barang-barang tersebut diletakkan
dalam kantor yang berfungsi sebagai penghias atau pemanis
ruangan agar tampak lebih menarik.
f. Dalam internal perusahaan, diperlukan adanya rutin
pemeliharaan terhadap peralatan kantor. Contoh internal
komunikasi antar departemen tercantum di halaman berikut.
- Maintenance Work Order Form
g. Laporan Inventori peralatan kantor perlu dilakukan secara rutin
(ie. setahun sekali) untuk mengetahui keberadaan asset
perusahaan. Contoh formulir inventori bisa dilihat di halaman
berikut.

20
21
 2. Memelihara peralatan kantor sesuai dengan SOP
3. Memelihara peralatan kantor sesuai dengan SOP
Mesin kantor merupakan peralatan kantor yang paling banyak
membutuhkan perawatan. Merawat mesin kantor terdiri dari lima
macam, yaitu mesin pengganda, mesin perekam, mesin tik, mesin-
mesin lainnya, dan merawat alat bantu presentasi. Berikut ini
uraiannya.
a. Merawat mesin pengganda
Merawat mesin pengganda berupa mesin fotokopi dapat
dilakukan dengan berbagai cara tergantung pada merk mesin
yang digunakan. Berikut ini cara merawat mesin fotokopi pada
merek umumya digunakan
1) Bersihkan badan mesin fotokopi dari debu menggunakan
kain halus
2) Bersihkan kaca pada mesin menggunakan alcohol
3) Periksalah kertas dan tinta secara berkala agar tidak
kehabisan pada saat menggandakan dokumen
4) Bersihkan transfer bawah
5) Tidak diperbolehkan mencabut lampu mesin fotokopi
untuk selamanya, kecuali pada saat perpindahan tempat
dalam waktu kurang dari 2 kali 24 jam

b. Merawat mesin perekam

Cara merawat mesin perekam berupa tape recorder,
Dictaphone, dan transcriber secara umum yaitu sebagai berikut:
1) Gunakan mesin perekam sesuai dengan prosedur
pemakaian.
2) Jangan memaksa mesin untuk beroperasi jika mesin macet
atau ada kelainan. Apabila terjadi hal demikian, lebih baik
hentikan terlebih dahulu dan adakan pemeriksaan
3) Apabila terjadi kerusakan, jangan memperbaiki atau
membongkar mesin tana memiliki keahlian. Perbaikilah
mesin di tempat yang ahli
4) Bersihkan mesin dari debu menggunkan kain halus
5) Apabila mesin tidak dipakai, simpan mesin di rak atau
lemari
22
c. Merawat komputer
Cara merawat komputer dapat dilakukan dengan dua
acara, yaitu perawatan dari luar dan perawatan dari dalam.
1) Perawatan komputer dari luar
Langkah-langkah merawat komputer dari luar (Hadware),
antara lain bersihkan motherboard dan peripheral setiap
enam bulan sekali, gunakan UPS atau stavolt untuk
mengantisipasi listrik mati secara tiba-tiba yang dapat
merusak harddisk, berikan ventilasi yang cukup, serta
jauhkan medan magnet dari computer.
2) Merawat computer dari dalam (Software)
Langkah-langkah merawat computer dari dalam (software),
antara lain deffrag harrdisk secara berkala, aktifkan
screensaver, tutup program yang tidak digunakan,
bersihkan recycle bin secara teratur, instal program
antivirus, dan hapus program yang tidak terpakai.
Cara merawat laptop, antara lain bersihkan casing laptop
dengan kain lembut yang dibasahi dengan sedikit detergen,
hindarikan laptop dari benda-benda tajam agar casing tampak
selalu baru, jauhkan layar dari benda-benda tajam yang dapat
menimbulkan goresan atau lubang pada layar, jangan
menyentuh layar dengan menekan terlalu keras, serta bersihkan
layar secara berkala dengan kain lembut dan kering.

d. Merawat mesin lain-lain

Merawat mesin lain-lain terdiri atas empat macam, yaitu
merawat mesin penghancur dokumen, mesin abensi, mesin
penjumlah, dan mesin laminating. Merawat mesin penghancur
dokumen yaitu bersihkan bagian pisaunya dari kotoran berupa
sisa-sisa kertas yang tertinggal di sela-sela gerigi. Selain itu,
bersihkan badan mesin penghancur dokumen dari debu dan
kotoran lainnya menggunakan kain halus.
Cara merawat mesin absensi secara umum, yaitu bersihkan
badan mesin dengan kain halus. Letakkan mesin absensi
ditempat terlindung dari air hujan dan panas matahari langsung.
23
Khusus untuk mesin absensi dengan sidik jar, bersihkan
permukaan kaca atau lensa dengan tisu atau kain khusus
lainnya seminggu sekali.

Berikut ini adalah contoh Standard Operating Procedures (SOP)

Yang dimiliki sebuah kantor:

24
F. LANGKAH KERJA

MELAKSANAKAN MERAWAT MESIN KANTOR

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

Mampu merawat Berikut ini cara merawat mesin fotokopi pada
1.
mesin fotocopy merek umumya digunakan
dengan baik dan 1) Bersihkan badan mesin fotokopi dari debu
sesuai SOP menggunakan kain halus
2) Bersihkan kaca pada mesin menggunakan
alcohol
3) Periksalah kertas dan tinta secara berkala
agar tidak kehabisan pada saat
menggandakan dokumen
4) Bersihkan transfer bawah
5) Tidak diperbolehkan mencabut lampu mesin
fotokopi untuk selamanya, kecuali pada saat
perpindahan tempat dalam waktu kurang
dari 2 kali 24 jam

25
 MELAKSANAKAN MERAWAT MESIN KANTOR

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

2. Mampu merawat Cara merawat mesin perekam berupa tape
mesin perekam recorder, Dictaphone, dan transcriber secara
dengan baik dan umum yaitu sebagai berikut :
sesuai SOP 1) Gunakan mesin perekam sesuai dengan
prosedur pemakaian
2) Jangan memaksa mesin untuk beroperasi
jika mesin macet atau ada kelainan. Apabila
terjadi hal demikian, lebih baik hentikan
terlebih dahulu dan adakan pemeriksaan
3) Apabila terjadi kerusakan, jangan
memperbaiki atau membongkar mesin tana
memiliki keahlian. Perbaikilah mesin di
tempat yang ahli
4) Bersihkan mesin dari debu menggunkan kain
halus
5) Apabila mesin tidak dipakai, simpan mesin di
rak atau lemari

26
 MELAKSANAKAN MERAWAT MESIN KANTOR

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

3. Kesesuaian Cara merawat komputer dapat dilakukan dengan
penggunaan dan dua acara, yaitu perawatan dari luar dan
pemeliharaan perawatan dari dalam.
peralatan kantor di 1) Perawatan komputer dari luar
tempat kerja Langkah-langkah merawat komputer dari
luar (Hadware), antara lain bersihkan
motherboard dan peripheral setiap enam
bulan sekali, gunakan UPS atau stavolt untuk
mengantisipasi listrik mati secara tiba-tiba
yang dapat merusak harddisk, berikan
ventilasi yang cukup, serta jauhkan medan
magnet dari computer.
2) Merawat computer dari dalam (Software)
Langkah-langkah merawat computer dari
dalam (software), antara lain deffrag harrdisk
secara berkala, aktifkan screensaver, tutup
program yang tidak digunakan, bersihkan
recycle bin secara teratur, instal program
antivirus, dan hapus program yang tidak
terpakai.

27
 MELAKSANAKAN MERAWAT MESIN KANTOR

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

4. Cara merawat laptop, antara lain bersihkan casing
laptop dengan kain lembut yang dibasahi dengan
sedikit detergen, hindarikan laptop dari benda-
benda tajam agar casing tampak selalu baru,
jauhkan layar dari benda-benda tajam yang dapat
menimbulkan goresan atau lubang pada layar,
jangan menyentuh layar dengan menekan terlalu
keras, serta bersihkan layar secara berkala dengan
kain lembut dan kering

5. Merawat mesin penghancur dokumen yaitu

bersihkan bagian pisaunya dari kotoran berupa
sisa-sisa kertas yang tertinggal di sela-sela gerigi.
Selain itu, bersihkan badan mesin penghancur
dokumen dari debu dan kotoran lainnya
menggunakan kain halus.

28
 MELAKSANAKAN MERAWAT MESIN KANTOR

No PANDUAN GAMBAR CAPAIAN KETERANGAN

6. Cara merawat mesin absensi secara umum, yaitu
bersihkan badan mesin dengan kain halus.
Letakkan mesin absensi ditempat terlindung dari
air hujan dan panas matahari langsung. Khusus
untuk mesin absensi dengan sidik jar, bersihkan
permukaan kaca atau lensa dengan tisu atau
kain khusus lainnya seminggu sekali.

29
G. IMPLEMENTASI UNIT KOMPETENSI

Elemen Kompetensi 1

Menggunakan peralatan kantor sesuai fungsi

Baca Referensi 1.1:

 Silahkan untuk mencari informasi dan membaca

beberapa hal cara menggunakan peralatan kantor sesuai
fungsi pada buku Puspitasari, fita. 2010. “ Mengelola
Peralatan Kantor”. Dalam KTSP, I. Yogyakarta

Aktivitas 1.2 :

Silahkan untuk membaca jenis-jenis peralatan kantor sesuai

fungsinya

Video Youtube 1.3 :

Silahkan melihat youtube berikut ini:

Link:
https://www.youtube.com/watch?v=TYHsBFpofec

Catat rangkum hasil Anda menyaksikan tayangan video

tersebut.

30
 Elemen Kompetensi 2

Memfasilitasi keperluan sarana dan prasarana kantor

Baca Referensi 2.1:

Silahkan untuk mencari informasi dan membaca beberapa hal
Memfasilitasi keperluan sarana dan prasarana kantor
pada buku Puspitasari, fita. 2010. “ Mengelola Peralatan
Kantor”. Dalam KTSP, I. Yogyakarta

Diskusi 2.2:
Silahkan untuk mendiskusikan hasil mencarian informasi
mengenai hal yang telah Anda pelajari:
1. Macam-macam peralatan kantor
2. Macam-macam perlengkapan kantor
3. Macam-macam mesin kantor
4. Macam-macam alat komunikasi kantor
5. Macam-macam interior kantor

Dari hasil diskusi yang dilakukan dalam kelompok, buatlah

catatan dan presentasikan di kelas hasil diskusi setiap
kelompok.

Video Youtube 2.3 :

Silahkan melihat youtube berikut ini:

Link:
https://www.youtube.com/watch?v=4qf1r1PBvyM

Catat rangkum hasil Anda menyaksikan tayangan video

tersebut.

31
 Elemen Kompetensi 3

Memelihara peralatan kantor sesuai dengan SOP

Baca Referensi 3.1:

Silahkan untuk mencari informasi dan membaca beberapa hal
Memelihara peralatan kantor sesuai dengan SOP pada
buku Puspitasari, fita. 2010. “ Mengelola Peralatan
Kantor”. Dalam KTSP, I. Yogyakarta

Diskusi 3.2:
Silahkan untuk mendiskusikan hasil mencarian informasi
mengenai hal yang telah Anda pelajari:
1. Cara merawat mesin kantor
2. Cara merawat alat komunikasi kantor

Dari hasil diskusi yang dilakukan dalam kelompok, buatlah

catatan dan presentasikan di kelas hasil diskusi setiap
kelompok.

Video Youtube 3.3 :

Silahkan melihat youtube berikut ini:

Link:
https://www.youtube.com/watch?v=MIp5ogHh6rc

Catat rangkum hasil Anda menyaksikan tayangan video

tersebut.

32
Penilaian:

Penilaian Catatan :
Memenuhi/Belum Memenuhi
Capaian Kompetensi
Peserta Instruktur

Nama/Tandatangan/tgl Nama/Tandatangan/tgl

33
H. LAMPIRAN

KAMUS ISTILAH

Casing Rumah bagi peragkat keras terutama komputer

Clip on Merupakan mikrofon denganukuran kecil tanpa

kabel

Defrag Suatu proses merapikan data pada harddisk

untuk mempercepat pemprosesan dara dan
mengoptimasi kecepatan kerja komputer

Dictaphone Merupakan alat yang biasa digunakan oleh

pimpinan untuk merekam berbagai idenya
berkaitan dengan pembuatan suratyang akan
dilakukan oleh staff atau bawahannya.

Email Sarana kirim mengirim surat melalui jalur

jaringan computer

Filling cabinet Lemari arsip

Fotocopy Mesin pengganda dokumen

Harddisk Sebuah komponen perangkat keras yang

menyimpan data sekunder dan berisi piringan
magnetis
ID Card Tanda pengenal

Printing calculator Merupakan kalkulator yang dilengkapi dengan

alat pencetak untuk mengetahui hasil
perhitungannya
Recycle bin Wadah/tempa/direktori untuk menampung file-
file sementara yang telah dihapus
Screensaver Kondisi dimana PC/laptop mencegah berjalan
mode sleep. Biasanya muncul ketika PC/laptop
dibiarkan menyalalebih dari 5-10 menit

34
Tape recorder Merupakan alat yang dapat digunakan untuk
merekam informasi dengan media penyimpanan
berupa pita kaset

Transcriber Merupakan suatu alat perekamyang mampu

menerjemahkan Bahasa dari Bahasa yag
digunakan pemberian informasi ke Bahasa yang
diinginkan oleh penerima informasi

Wireless mic Mikrofon yang tidak menggunakan kabel tapi

menggunakan sinyal

Xerografi Suatu system yeng menggunakan energy listrik

35
 REFERENSI

 Puspitasari, fita. 2010. “ Mengelola Peralatan Kantor”. Dalam KTSP, I.

Yogyakarta
 https://www.youtube.com/watch?v=TYHsBFpofec
 https://www.youtube.com/watch?v=4qf1r1PBvyM
 https://www.youtube.com/watch?v=MIp5ogHh6rc
 Adeindahdianaa.blogspot.com

36
 UNIT KOMPETENSI

: N.821100.074.02
KODE UNIT

: Mengelola Peralatan Kantor

JUDUL UNIT

: Unit ini merupakan kompetensi yang berhubungan

DESKRIPSI UNIT dengan pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja
dalam mengelola dan memelihara peralatan kantor.

ELEMEN
KRITERIA UNJUK KERJA
KOMPETENSI
1. Menggunakan 1.1 Peralatan kantor disiapkan sesuai
peralatan kantor sesuai kebutuhan.
fungsi 1.2 Peralatan kantor digunakan sesuai
fungsinya dan mengacu pada panduan
penggunaan peralatan.

2. Memfasilitasi keperluan 2.1 Keperluan sarana dan prasarana kantor

sarana dan prasarana diidentifikasi sesuai permintaan.
kantor 2.2 Sarana dan prasarana kantor disediakan
sesuai persetujuan pejabat yang berwenang.
2.3 Pencatatan dilakukan terhadap sarana dan
prasarana kantor yang digunakan.

3. Memelihara peralatan 3.1 Peralatan kantor yang digunakan

kantor sesuai dengan diidentifikasi cara pemeliharaan-nya
SOP 3.2 Penempatan dan penyimpanan peralatan
kantor disesuaikan dengan tata ruang kantor
dan SOP.
3.3 Pemeliharaan dilakukan sesuai SOP
3.4 Pencatatan pemeliharaan dilakukan sesuai
SOP.

BATASAN VARIABEL
1. Konteks variabel
1.1 Unit ini berlaku untuk mengetahui cara mengelola peralatan kantor.
1.2 Kompetensi ini dapat dilakukan di kantor atau TUK.
2. Peralatan dan perlengkapan
2.1 Peralatan
2.1.1 Alat komunikasi jarak jauh (pesawat telepon)
2.1.2 Alat pengendali jaringan komunikasi (PABX)
2.1.3 Mesin penggandaan dokumen

37
 2.1.4 Mesin pengirim dokumen
2.1.5 Alat hitung
2.1.6 Alat pemindai
2.1.7 Alat pencetak dokumen
2.1.8 Alat proyeksi layar
2.2 Perlengkapan
2.2.1 Lemari/tempat penyimpanan arsip
2.2.2 Ordner/hanging map
2.2.3 Divider
2.2.4 Alat tulis kantor
3. Peraturan yang diperlukan
(tidak ada).
4. Norma dan standar
4.1 Norma
(Tidak ada.)
4.2 Standar
4.2.1 SOP pengelolaan dan pemeliharaan peralatan kantor
4.2.2 Panduan penggunaan peralatan kantor

PANDUAN PENILAIAN
1. Konteks penilaian
1.1 Penilaian kompetensi pada unit ini dapat dilakukan di tempat kerja
atau pada tempat yang disimulasikan serta dapat secara individu
ataupun kelompok.
1.2 Dalam pelaksanaannya harus dilengkapi dengan
peralatan/perlengkapan dokumen serta fasilitas asesmen.
1.3 Perencanaan dan proses asesmen ditetapkan dan disepakati bersama
dengan mempertimbangkan aspek-aspek tujuan dan konteks
asesmen, ruang lingkup kompetensi, persyaratan peserta, sumber
daya asesmen, tempat asesmen serta jadwal asesmen.
1.4 metode asesmen yang sesuai harus diidentifikasi dan ditetapkan
sesuai bukti yang ada dengan metode meliputi metode tes lisan,
tertulis, observasi/demonstrasi serta metode lain yang relevan

2. Persyaratan kompetensi
(tidak ada).
38
3. Pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan
3.1 Pengetahuan
3.1.1 Mengetahui jenis-jenis peralatan kantor
3.2 Keterampilan
3.2.1 Mampu menggunakan peralatan kantor
3.2.2 Mengenali jenis-jenis peralatan kantor

4. Sikap kerja yang diperlukan

4.1 Cermat
4.2 Teliti
4.3 Responsif

5. Aspek kritis
5.1 Kecermatan dalam memfasilitasi keperluan penggunaan peralatan
kantor
5.2 Cepat memberikan respon dalam megajukan permintaan terhadap
sarana dan prasarana kantor

39
 NAMA PENYUSUN

NO. NAMA PROFESI

1. Zulfa Miftachul Jannah, S.Kom  Instruktur kejuruan Bisnis

Manajemen BBPLK Semarang

2. Tantiarini Hidayati, BBA, M.Sc  Praktisi Bisnis Manajemen

40