PERALATAN KANTOR

Sebuah kantor tak bisa berfungsi dengan baik tanpa adanya

peralatan kantor yang memadai sesuai dengan kebutuhan.
Memfasilitasi kantor dengan mesin-mesin modern bertujuan untuk
mencapai produktifitas pekerjaan kantor yang seefisien mungkin
secara tenaga, biaya maupun waktu. Oleh karenanya
penggunaan peralatan dan mesin-mesin kantor yang tepat
sangatlah penting dalam sebuah perusahaan.
Menurut Ensiklopedi Administrasi, perlengkapan kantor
(office equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan
untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang terdiri
perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor.
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia,
peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat
dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan
bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya
mencapai tujuan yang diinginkan. Secara keseluruhan dapat
disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan dengan peralatan
atau perlengkapan kantor adalah suatu sarana dan prasarana
yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan
perkerjaan kantor.
PERLENGKAPAN KANTOR

JENIS – JENIS PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan Kantor memiliki peranan yang cukup penting bagi
pekerjaan instansi, perlengkapan kantor yang baik, cukup
jumlahnya, beraneka ragam jenisnya akan semakin
mempermudah pekerjaan para pegawainya. Contohnya saja, jika
kita memiliki mesin printer pasti akan memudahkan kita untuk
mencetak dokumen dikomputer tanpa harus pergi ke tempat
rental komputer, contoh lainnya jika kita memiliki mesin fotocopy
tentunya kita tidak perlu repot harus pergi ke tukang foto copy.
Berikut adalah CONTOH Jenis-jenis Perlengkapan Kantor yang
sering digunakan pada suatu instansi.
1. Perbekalan kantor (office suplies)
(office suplies) yaitu benda-benda yang akan habis pemakainnya
sehari-hari di kantor. Benda ini biasanya digunakan untuk
kegiatan tulis menulis dan biasanya tidak tahan lama. Pengertian
habis bukan berarti tidak ada bekasnya numun bisa masih ada
tapi tidak dapat digunakan kembali.

2. Peralatan kantor (office appliences)

Adalah segenap alat yang digunakan dalam pekerjaan tata
usaha. Misalnya alat-alat bukan mesin, atk.

3. Mesin-mesin kantor (office machine)

Segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat,
mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha
yang bekerja secara maknetik, elektronik dan mekanik.

4. Perabot kantor (office furniture)

Yaitu benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari bahan
yang kuat seperti kayu atau baja yang digunakan untuk pekerjaan
tata usaha.

5. Hiasan kantor (office ornament)

Yaitu benda-benda kantor pada umumnya untuk menambah
suasana menyenangkan di kantor. Berfungsi untuk menambah
suasana indah di dalam kantor sehingga semangat kerja pegawai
dapat meningkat, dengan adanya hiasan di kantor diharapkan
dapat mengurangi stress pegawai sehingga kinerja meningkat.

6. Perabot kantor tempelan (office fixture)

Yaitu perabot yang telah melekat menjadi satu dengan bangunan
lain di kantor. Misalnya lemari yang telah menjadi satu dengan
gedung, rak buku yang menempel di dinding.
Faktor Faktor untuk memilih perlengkapan dan Mesin Mesin
Kantor
Dalam mempersiapkan perlengkapan dan mesin kantor, maka
akan dilaksankana pekerjaan perencanaan kantor. Dalam
pekerjaan perencanaan kantor ini, terdapat 12 faktor yang perlu
untuk dipertimbangkan dengan seksama.
Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih perlengkapan dan
mesin kantor yakni :

1. Pekerjaan dan Cara Menyelesaikannya

Tujuan pekerjaan dan cara menyelesaikannya harus dapat
dirumuskandengan jelas. Perlu pula diperiksa dengan sesksama
sehingga bsia menjamin akan pentingnya tujuan tersebut. Rincian
yang memang tidak perlu harus dihapuskan. Jadi, kita perlu
mengetahui cara -cara terbaik untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan serta cara -cara alternatifnya yang paling efektif.

2. Kebutuhan Pegawai Perseorangan

Kebutuhan dari pegawai perseorangan yang ada dalam kantor
tertentu juga penting untuk dipertimbangkan. Pendekatan
kebutuhan individu ini penting terutama dalam hubungannya
dengan penggunaan mesin kantor.

3. Penghematan Jumlah dan Nilai Waktu Seluruhnya

penghematan dalam keseluruhan waktu, baik dalam jumlah
maupun nilainya adalah hal yang penting. Jumlah ini biasanya
tergantung dari volume pekerjaan, dan penghematan ini tidak
bisa diperoleh bila kesatuan tidak melaksanaan bagian waktu
dengan baik.
Artinya, pencapaian volume yang besar ini bisa lebih unggul
bergantung pada kemungkinan untuk menggabungkan pekerjaan,
serta fleksibilitas kesatuan dalam menyelenggarakan bermacam
-macam jenis pekerjaan. Agar menguntungkan, penggunan waktu
yang dihemat yang digunakan untuk pekerjaan kantor yang
produktif lainnya.

4. Fleksibilitas Penggunaannya
Penggunaan perlengkapan dan mesin mesin kantor ini dapat
mencapai penghematan lantaran dipengaruhi oleh luasnya
kesatuan -kesatuan dari mesin yang dapat dipergunakan untuk
bermacam -macam jenis pekerjaan dalam kantor.
Artinya, kita perlu untuk mempertimbangkan kesatuan dari
peralatan kantor sehingga peralatan tersebut bisa digpergunakan
secara efektif untuk banyak jenis pekerjaan dalam kantor.

5. Harga dan Penanaman Modal

Harga selalu menjadi pertimbangan manajeman yang amat
penting. Pertimbangan harga atau nilai ini harus dipertimbangkan
bersamaan dengan pelayanan -pelayanan yang diberikan dan
dimungkinkan.
Artinya, pertimbangan ini harus dipikirkan berdasarkan dari
apa yang diterima dan atas penghematan yang diharapkan
dapat mengurangi modal pokok.

6. Kemampuan Kesatuan
Kemampuan kesatuan ini artinya adalah ketika suatu
kesatuan mampu untuk melaksanakan pekerjaan secara
efisien.

7. Nilai Keindahan
Faktor keindahan juga merupakan hal penting dalam rangka
memilih perlengkapan dan mesin mesin kantor. Sebab, wajah
atau rupa dari kantor pun merupakan hal penting. nilai
keindahan sangat subjektif dan dipengaruhi oleh rasa
senang seseorang, dan bukannya oleh data -data yang bisa
dihitung secara matematis.
8. Preferensi Pegawai
Preferensi pegawai ini adalah pertimbangan dari sudut
keinginan dan kenyamanan pegawai. Hal ini penting
dipertimbangkan sebab dapat menentukan perlengkapan
yang layak dipergunakan.

9. Pengaruh terhadap Syarat -Syarat Pegawai

Ada kalanya, penggunaan perlengkapan dan mesin kantor ini
mempengaruhi kondisi pegawai. Dalam artian, syarat -syarat
mengenai jumlah pegawai, tingkat kecakapan para pegawai
dan masalah -masalah terkait ketenagakerjaan lain dapat
dipengaruhi dari pemilihan peralatan dan mesin kantor yang
ada.

10. Ramalam Mengenai Beban Pekerjaan

Ramalan atau perencanaan yang perlu dipertimbangkan
adalah mengenai kebutuhan waktu yang akan datang serta
kecukupan kesatuan untuk dapat memenuhi kebutuhan yang
akan datang.
Misalnya, kebutuhan untuk 10 tahun mendatang, harus pula
diperkirakan. Sayangnya, ramalan atau perencanaan seperti
ini seringkali sangat sulit dilakukan.

11. Kualitas Pekerjaan Tata Usaha

Penggunaan perlengkapan dan mesin kantor juga harus bisa
mempengaruhi terhadap ketelitian dan wujud pekerjaan
dalam kantor. Artinya, bila sebuah mesin digunakna untuk
mengganti pekerjaan tangan, maka mesin ini seharusnya
bsia menghasilkan ketelitian yang lebih besar.

12. Keperluan untuk Salinan -salinan dan Data Statistik

Sebuah mesin sangat mungkin untuk memberikan jumlah
salinan yang lebih banyak. Pertimbangan yang penting
dalam hal ini adalah ketersediaan salinan data yang benar
-benar diperlukan dan apakah salinan tersebut dapat
memenuhi tujuan -tujuan yang mendorong perbaikan
kegiatan manajemen.
Namun, bila kondisi seperti ini tidak terpenuhi, maka adanya
salinan -salinan tambahan justru akan mengakibatkan
praktek menejemen menjadi semakin tidak efisien.

Faktor yang Harus Diperhatikan dalam Membeli Perabot Kantor

Perabot kantor yang baik harus dapat memberi pengaruh
positif terhadap kinerja pegawai, seperti dapat menghemat
gerak pegawai, membantu pengawasan pegawai, serta dapat
menambah kesehatan dan efisiensi para pegawainya. Untuk
itu, ketika hendak membeli perabot kantor, ada faktpr -faktor
yang harus diperhatikan. Faktor yang harus diperhatikan
dalam membeli perabot kantor yakni :
 Harus dapat menghemat ruang lantai
 Tinggi meja terhadap kursinya haruslah sepadan
 Tidak begitu berat, sehingga mudah untuk dipindah
-pindahkan
 Harus terdapat ruangan yang cukup di bawah meja
untuk bisa dibersihkan. Hal ini terkait denan masalah
kesehatan.
 Keawetan perabot dari logam yang biasanya lebih tinggi
dari perabot dari kayu
 Risiko kebakaran yang terjadi para perabot kayu relatif
lebih besar daripada perabot yang terbuat dari logam.