Cara memilih peralatan kantor dalam kegiatan

administrasi ?
Memilih Peralatan dan Mesin Mesin Kantor
Dalam memilih peralatan dan mesin mesin kantor, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan. Hal yang perlu diperhatikan dalam memilih mesin mesin kantor menurut
Drs Moekijat seperti yang tertulis dalam bukunya berjudul Tata Laksana Kantor,
yakni :
 Mesin yang akan dipakai harus betul-betul diperlukan
 Jenis mesin hendaknya adalah mesin yang praktis
 Mesin tersebut bisa mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
 Mesin bisa mempercepat selesainya suatu pekerjaan
 Mutu dari mesin harus benar -benar baik
 Mesin bisa membantu mengurangi kesulitan pekerjaan
 Mesin dapat digunakan untuk bermacam -macam pekerjaan
 Pemelihataa mesin bisa dilakukan dengan cara yang mudah
 Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut bisa dilakukan dengan mudah
 Mesin bisa disesuaikan dengan mutu pegawai
 Pertimbangkan apakah terdapat ruang kantor untuk mesin tersebut
Faktor Faktor untuk memilih perlengkapan dan Mesin
Mesin Kantor
Dalam mempersiapkan perlengkapan dan mesin kantor, maka akan dilaksankana
pekerjaan perencanaan kantor. Dalam pekerjaan perencanaan kantor ini, terdapat 12
faktor yang perlu untuk dipertimbangkan dengan seksama.

Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih perlengkapan dan mesin kantor yakni :

1. PEKERJAAN DAN CARA MENYELESAIKANNYA

Tujuan pekerjaan dan cara menyelesaikannya harus dapat dirumuskandengan jelas.
Perlu pula diperiksa dengan sesksama sehingga bsia menjamin akan pentingnya tujuan
tersebut. Rincian yang memang tidak perlu harus dihapuskan. Jadi, kita perlu
mengetahui cara -cara terbaik untuk menyelesaikan suatu pekerjaan serta cara -cara
alternatifnya yang paling efektif.

2. KEBUTUHAN PEGAWAI PERSEORANGAN

Kebutuhan dari pegawai perseorangan yang ada dalam kantor tertentu juga penting
untuk dipertimbangkan. Pendekatan kebutuhan individu ini penting terutama dalam
hubungannya dengan penggunaan mesin kantor.
3. PENGHEMATAN JUMLAH DAN NILAI WAKTU SELURUHNYA
Perbandingan kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan memang penting
dipertimbangkan. Tapi, yang lebih penting adalah penghematan dalam keseluruhan
waktu, baik dalam jumlah maupun nilainya. Jumlah ini biasanya tergantung dari
volume pekerjaan, dan penghematan ini tidak bisa diperoleh bila kesatuan tidak
melaksanaan bagian waktu dengan baik.

Artinya, pencapaian volume yang besar ini bisa lebih unggul bergantung pada
kemungkinan untuk menggabungkan pekerjaan, serta fleksibilitas kesatuan dalam
menyelenggarakan bermacam -macam jenis pekerjaan. Agar menguntungkan,
penggunan waktu yang dihemat yang digunakan untuk pekerjaan kantor yang
produktif lainnya.

4. FLEKSIBILITAS PENGGUNAANNYA
Penggunaan perlengkapan dan mesin mesin kantor ini dapat mencapai penghematan
lantaran dipengaruhi oleh luasnya kesatuan -kesatuan dari mesin yang dapat
dipergunakan untuk bermacam -macam jenis pekerjaan dalam kantor.

Artinya, kita perlu untuk mempertimbangkan kesatuan dari peralatan kantor sehingga
peralatan tersebut bisa digpergunakan secara efektif untuk banyak jenis pekerjaan
dalam kantor.

5. HARGA DAN PENANAMAN MODAL

Harga selalu menjadi pertimbangan manajeman yang amat penting. Pertimbangan
harga atau nilai ini harus dipertimbangkan bersamaan dengan pelayanan -pelayanan
yang diberikan dan dimungkinkan.

Artinya, pertimbangan ini harus dipikirkan berdasarkan dari apa yang diterima dan
atas penghematan yang diharapkan dapat mengurangi modal pokok.

6. KEMAMPUAN KESATUAN
Kemampuan kesatuan ini artinya adalah ketika suatu kesatuan mampu untuk
melaksanakan pekerjaan secara efisien.

7. NILAI KEINDAHAN
Faktor keindahan juga merupakan hal penting dalam rangka memilih perlengkapan
dan mesin mesin kantor. Sebab, wajah atau rupa dari kantor pun merupakan hal
penting. nilai keindahan sangat subjektif dan dipengaruhi oleh rasa senang seseorang,
dan bukannya oleh data -data yang bisa dihitung secara matematis.
Meski berdasarkan penilaian subjektif, tapi keuntungan yang diperoleh dari nilai
keindahan ini cukup positif. Sebuah kantor yang menarik sangat mungkin
memberikan keuntungan terhadap moriil kantor dan kinerja para pegawai
-pegawainya.

Perlengkapan mesin -mesin kantor ini tidak hanya perlu dipandang sebagai alat fisik
semata, melainkan juga harus dipandang sebagai alat pendorong rokhaniah.
Perlengkapan dan mesin mesin yang tepat dapat menempatkan para pegawai merasa
berada dalam tempat yang tepat untuk bekerja secara efiesien.

8. PREFERENSI PEGAWAI
Preferensi pegawai ini adalah pertimbangan dari sudut keinginan dan kenyamanan
pegawai. Hal ini penting dipertimbangkan sebab dapat menentukan perlengkapan
yang layak dipergunakan.

9. PENGARUH TERHADAP SYARAT -SYARAT PEGAWAI

Ada kalanya, penggunaan perlengkapan dan mesin kantor ini mempengaruhi kondisi
pegawai. Dalam artian, syarat -syarat mengenai jumlah pegawai, tingkat kecakapan
para pegawai dan masalah -masalah terkait ketenagakerjaan lain dapat dipengaruhi
dari pemilihan peralatan dan mesin kantor yang ada.

10. RAMALAM MENGENAI BEBAN PEKERJAAN

Ramalan atau perencanaan yang perlu dipertimbangkan adalah mengenai kebutuhan
waktu yang akan datang serta kecukupan kesatuan untuk dapat memenuhi kebutuhan
yang akan datang.

Misalnya, kebutuhan untuk 10 tahun mendatang, harus pula diperkirakan. Sayangnya,

ramalan atau perencanaan seperti ini seringkali sangat sulit dilakukan.

11. KUALITAS PEKERJAAN TATA USAHA

Penggunaan perlengkapan dan mesin kantor juga harus bisa mempengaruhi terhadap
ketelitian dan wujud pekerjaan dalam kantor. Artinya, bila sebuah mesin digunakna
untuk mengganti pekerjaan tangan, maka mesin ini seharusnya bsia menghasilkan
ketelitian yang lebih besar.

Ini disebabkan sifat mesin yang cenderung membuat kesalahan yang lebih sedikit
ketimbang manusia. Aneka format kertas, surat, formulir dan sebagainya, juga
biasanya dapat lebih baik dan rapi bila dibuat dengan menggunakan mesin, ketimbang
sekedar ditulis tangan.
 12. KEPERLUAN UNTUK SALINAN -SALINAN DAN DATA STATISTIK
Sebuah mesin sangat mungkin untuk memberikan jumlah salinan yang lebih banyak.
Pertimbangan yang penting dalam hal ini adalah ketersediaan salinan data yang benar
-benar diperlukan dan apakah salinan tersebut dapat memenuhi tujuan -tujuan yang
mendorong perbaikan kegiatan manajemen.

Namun, bila kondisi seperti ini tidak terpenuhi, maka adanya salinan -salinan
tambahan justru akan mengakibatkan praktek menejemen menjadi semakin tidak
efisien.

Faktor yang Harus Diperhatikan dalam Membeli Perabot

Kantor
Perabot kantor yang baik harus dapat memberi pengaruh positif terhadap kinerja
pegawai, seperti dapat menghemat gerak pegawai, membantu pengawasan pegawai,
serta dapat menambah kesehatan dan efisiensi para pegawainya. Untuk itu, ketika
hendak membeli perabot kantor, ada faktpr -faktor yang harus diperhatikan. Faktor
yang harus diperhatikan dalam membeli perabot kantor yakni :

 Harus dapat menghemat ruang lantai

 Tinggi meja terhadap kursinya haruslah sepadan
 Tidak begitu berat, sehingga mudah untuk dipindah -pindahkan
 Harus terdapat ruangan yang cukup di bawah meja untuk bisa dibersihkan. Hal
ini terkait denan masalah kesehatan.
 Keawetan perabot dari logam yang biasanya lebih tinggi dari perabot dari kayu
 Risiko kebakaran yang terjadi para perabot kayu relatif lebih besar daripada
perabot yang terbuat dari logam.