1
Jurusan Tarbiyah IAIN MADURA, Prodi Manajemen Pendidikan Islam Jl. Raya Panglegur KM 04 Pamekasan,
Jawa Timur Indonesia, email: Mahbub Emzhet@gmail.com.
1
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Tata ruang kantor atau biasa disebut juga Layout adalah salah satu penunjang
sistem kerja yang harus diperhatikan dalam perkantoran. Di Indonesia, banyak sekali
terdapat perkantoran dengan skala produktivitas besar, menengah dan kecil dengan
sistem tata ruang yang sangat bervariasi, dimana masing-masing sistem saling
berhubungan dalam menunjang proses kerja. Pada dasarnya tata ruang kantor
berhubungan langsung dengan manajemen perkantoran. Kantor adalah tempat penyedia
informasi dalam rangka memperlancar tugas maupun aktifitas kerja di segala bidang.
Dengan demikian kantor merupakan tempat diselenggarakannya aktifitas-aktifitas yang
berkaitan dengan informasi untuk memperlancar kegiatan di berbagai unit dan merupakan
proses untuk menangani informasi mulai dari penerimaan, mengumpulkan, mengelola,
menyimpan, dan mendistribusikan (mengumpulkan) informasi.
Alat-alat pembantu dan perlengkapan yang ada dalam ruangan bertujuan untuk
memudahkan aktifitas bagi para karyawan yang ada di kantor tersebut. Kantor sebagai
pusat administrasi perkantoran, dimana segala aktifitas perusahaan berlangsung
memerlukan suasana yang baik dan teratur sehingga akan mendapat kenyamanan,
keefektifitas dan keefisienan dalam bekerja. Bila tata ruang kantor tidak sesuai, maka
para karyawan akan merasa bosan dan jenuh dalam menjalankan aktifitas mereka di
dalam kantor. Semangat dan kegairahan bekerja para karyawan akan menurun dan pada
akhirnya tujuan kantor tersebut tidak akan tercapai sebagaimana yang diharapkan oleh
perusahaan.
2
Untuk mencegah terjadinya hal yang demikian, maka harus diusahakan agar
membuat tata ruang kantor tersebut lebih nyaman, teratur dan menyenangkan.
Penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor yang memadai harus disediakan
bukan hanya untuk menempatkan perabot dan peralatan lain tetapi juga untuk
memungkinkan pergerakan yang mudah dari satu bagian ke bagian lain. Oleh sebab itu,
penataan ruang kantor pegawai harus memperhatikan berbagai aspek yang mengandung
kelancaran kerja. Penerapan tata ruang kantor (layout) pada Kantor Pelayanan Pajak
Pratama Padang sudah cukup baik, karena tata ruang kantor yang diatur sedemikian rupa
akan memberikan kenyamanan dalam bekerja. Perasaan nyaman adalah langkah awal
untuk menciptakan produktivitas kerja karyawan. Tata ruang kantor yang baik dan efisien
tidak tercipta dengan sendirinya, melainkan hasil dari perencanaan yang tepat dari
seseorang atau tim yang bertanggungjawab dalam merancang ruang kantor dan mereka
harus memahami dulu bahwa pemakaian ruang suatu kantor merupakan proses yang
berjalan terus dan berkelanjutan mengikuti beragam kebutuhan dan tuntutan pekerjaan.
PEMBAHASAN
3
ruang secara terperinci, untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dan faktor-faktor
fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan pekerjaan kantor dengan biaya yang layak.
Gie menyatakan bahwa penyusunan tata ruang kantor harus berdasarkan aliran
pekerjaan kantor, sehingga perencanaan ruang kantor dapat membantu para pekerja
dalam menngkatkan produktifitas. Apalagi pengaturan tata ruang kantor yang baik akan
memberikan keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mundar-
mandir yang sebetulnya tidak perlu.
b. Menjamin kelancara proses pekerjaan yang bersangkutan.
c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu
dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
d. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh public yang akan memenuhi
suatu bagian tertentu.2
Menurut Wallace, P.D. bahwa tata ruang kantor mengacu pada susunan yang
sistematis dari furniture, mesin, dan fasilitas lainya dalam ruang kantor yang tersedia. Ini
menyiratkan penempatan orang dan peralatan pada masing-masing departemen atau
bagian kantor sehingga pemanfaatan akomodasi atau ruangan yang tersedia dapat
dilakukan dengan sebaik mungkin.3
Sedangkan menurut Gibson, P bahwa secara umum tata ruang kantor dapat
didefinisikan sebagai penataan fasilitas kerja dan meja kerja. Tata ruang kantor yang
efektif didasarkan pada interaksi antara peralatan, aliran kerja, dan karyawan.
B. Tujuan Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor harus memastikan susunan terbaik dari furniture dan peralatan
sesuai dengan aliran kerja dalam ruangan tertentu, sehingga dapat menghasilkan
produktifitas yang maksimum dan biaya yang minimum. Tujuan dari tata ruang kantor
adalah sebagai berikut :
1. Memastikan kelancaran dan efektifitas aliran kerja di kantor.
2. Meminimalkan biaya ruang kantor melalui pemanfaatan ruang kantor yang efektif.
3. Meningkatkan kepuasan, kenyamanan, dan semangat kerja karywan dengan
menyediakan ruang kerja yang memadai dan kondisi yang baik.
2
Donni Juni Priansa, Agus Garnida, Manajemen perkantoran, (Bandung : Alfabeta, 2015), hlm.116-117.
3
Wallace, P.D. Enclyclopedia of ecommerce, (New Delhi: Sarup & Sons, 2001), hlm.702.
4
4. Memudahkan pengawasan pekerjaan.
5. Meningkatkan citra yang baik dari kantor kepada pelanggan dan pengunjung.
6. Menjaga fleksibilitas tata ruang kantor untuk beradaptasi dengan perubahan output,
layanan pelanggan, dan volume dokumen.
7. Memastikan kapasitas yang seimbang antara peralatan dan personel untuk setiap
tahap pada aliran kerja. 4
4
Bhatia, Prinsip manajemen office, (New Delhim: Lotus Tekan, 2007), hlm. 33.
5
Rasto, Manajemen Perkantoran, (Bandung: Alfabeta, 2015), hlm. 219-220.
5
lurus aliran kerja akan meningkatkan kecepatan kerja, menghilangkan gerakan yang tidak
perlu, serta memungkinkan pengendalian dan pengawasan yang efektif.
Pengaturan antar departemen
Departemen atau bagian yang sering berinteraksi harus diletakkan secara
berdekatan. Hal ini membantu mengurangi waktu perjalanan dokumen, arsip dan
personel. Sebagai contoh, departemen pembeliyan harus ditempatkan berdekatan dengan
departemen persediaan. Demikian pula, ruang tamu dan ruang petugas yang sering
dikunjungi oleh orang luar harus dekat dengan pintu masuk utama.
System dan prosedur kantor
Penataan mesin dan peralatan harus sesuai dengan system dan prosedur kantor
yang telah ditetapkan. Ini akan memastikan keteraturan dan kesetabilan aliran kerja.
Kebutuhan staff dan layanan
Setiap karywan harus dilengkapi dengan ruang kerja dan fasilitas pelayanan yang
memadai. Misalnya, lemari arsip, harus dekat meja kerja sehingga pegawai tidak perlu
pindah dari tempat duduk mereka ketika memerlukan arsip.
Ruang privasi
Jika pekerjaan bersifat rahasia atau memerlukan konsentrasi mental, ruang privasi
harus disediakan. Gunakan partisi bergerak untuk memberikan privasi dan kerahasiaan
dalam pekerjaan kantor.
Kebutuhan supervisi
Ruang supervisor harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga supervisor dapat
mengamati para pegawai. Sedapat mungkin, ruangan atau meja karywan menghadap
atasan.
Pemisahan kebisingan
Ruang pegawai yang menggunakan peralatan bising harus ditempatkan secara
terpisah untuk menghindari gangguan terhadap kelompok kerja lainnya.
Furniture dan peralatan
Furnitur dan peralatan harus ditempatkan sehingga tersediia ruang yang cukup
untuk pergerakan orang. Penempatan furniture dan peralatan juga harus memberikan
kemudahan untuk membersihkan dan memperbaiki. 6
6
Ibid., hlm. 225-226.
6
E. Macam-macam Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor pada dasarnya dibedakan menjadi dua macam yaitu Tata Ruang
Terpisah (tertutup) dan Tata Ruang Terbuka.
Tata ruang terpisah (tertutup) biasa juga disebut tata ruang bersel, yaitu apabila
unit kerja yang satu tetapkan secara terpisah dari unit kerja lainnya. Pemisahan ini berupa
kamar-kamar atau sekat-sekat yang dibuat menggunakan kayu, teak wood, teak block,
kaca, atau kombinasi diantara ketiganya.
1. Kelebihan tata ruang terpisah.
a. Keamanan dan kerahasian pekerjaan lebih terjamin.
b. Suasana kerja lebih tenang karena tidak terganggu oleh unit lain.
c. Apabila berjangkit penyakit yang menular atau timbul rasa tidak senang/ ketidak
puasan para pegawai tidak begitu cepat menular.
d. Dapat menimbulkan rasa memiliki atau bertanggung jawab atas peralatan kantor
yang ada diruangannya.
e. Bagi para pegawai senior/ pimpinan tidak merasa kehilangan status,karena ia
menempati tempat atau ruangan yang terpisah dari tempat bawahannya.
2. Kelemahan tata ruang terpisah.
a. Perlu biaya besar untuk keperluan membuat sekat-sekat, lampu-lampu, alat
pengatur suhu, pelayanan dan pemeliharaan umum lainnya.
b. Ruangan tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal.
c. Pengawasan pegawai sulit dilaksanakan.
d. Komunikasi antara atasan dan bawahan tidak mudah dilakukan.
e. Fleksibilitas tat ruang kantor rendah (tidak mudah diadakan perubahan). 7
Tata ruang terbuka, yaitu ruangan untuk bekerja yang tidak dipisah-pisahkan
tetapi semua aktifitas dilaksanakan pada satu ruangan besar.
1. Kelebihan tata ruang terbuka.
a. Biaya lebih rendah karena tidak diperlukan biaya pembuatan penyekat, juga
terhindar dari tambahan biaya perawatan.
b. Bidang-bidang ruangan dapat dimanfaatkan secara maksimal
7
Ibid., hlm.89-90.
7
c. Ada fleksibilitas bagi pegawai, bagian/seksi dapat berpindah dengan mudah
disesuaikan dengan berkembangnya organisasi.
d. Pengawasan pegawai mudah dilakukan.
e. Komunikasi mudah dilaksanakan.
f. Tataruang mudah diubah.
g. Penggunaan mesin kantor dapat bergantian.
h. Kerjasama antara atasan dengan bawahan lebih erat.
2. Kelemahan tata ruang terbuka.
a. Keamanan dan kerahasiaan pekerjaan kurang terjamin.
b. Kebisingan dan gangguan dari tempat kerja, karena suara dari bagian ruangan
lainnya, disamping itu lalu lintas pegawai dan orang luar dapat mengganggu
pegawai yang sedang melakukan pekerjaan.
c. Letak meja-meja kerja yang selalu tetap, menimbulkan rasa bosan dan dapat
menurunkan semngat kerja serta kurang bertanggung jawab atas peralatan kantor
karna dipakai bersama-sama.
d. Bagi staf senior dan pimpinan dapat mengakibatkan rasa statusnya berkurang
karena ia sehari-hari berada satu ruangan dengan bawahannya. 8
Kesimpulan
1. Tata ruang kantor dalam bahasa inggris disebut dengan “ office layout”. Terdapat
beberapa definisi tentang tata ruang kantor menurut para ahli. Quible menyatakan
8
Ibid., hlm.24-27.
8
bahwa tata ruang kantor menjelaskan bagaimana penggunaan ruang secra efektif serta
mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan,
maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai.
2. Tata ruang kantor harus memastikan susunan terbaik dari furniture dan peralatan
sesuai dengan aliran kerja dalam ruangan tertentu, sehingga dapat menghasilkan
produktifitas yang maksimum dan biaya yang minimum.
3. Tata ruang kantor adalah faktor yang sangat penting dalam mewujudkan efisiensi
organisasi. Oleh karena itu, tata ruang kantor harus direncanakan oleh seorang ahli
dan dirancang secara ilmiah. Jika perencanaan tata ruang kantor kurang memadai
akan mengakibatkan berkurangnya produktifitas karyawan, absensi meningkat,
peningkatan Turn over karyawan, penurunan kenyamanan fisisk, dan semangat kerja
karyawan yang menurun.
4. Prinsip tata ruang kantor yaitu sesuai dengan aliran kerja, pengaturan antar
departemen, system dan prosedur kantor, kebutuhan staf dan layanan, ruang prifasi,
kebutuhan supervisi, pemisahan kebisingan, furniture dan peralatan.
5. Tata ruang kantor pada dasarnya dibedakan menjadi dua macam yaitu Tata Ruang
Terpisah (tertutup) dan Tata Ruang Terbuka.
DAFTAR PUSTAKA
Agus Garnida , Donni Juni Priansa, Manajemen perkantoran, Bandung : Alfabeta, 2015.
P.D.Wallace, Enclyclopedia of ecommerce, New Delhi: Sarup & Sons, 2001.
Bhatia, Prinsip manajemen office, New Delhim: Lotus Tekan, 2007.
Rasto, Manajemen Perkantoran, Bandung: Alfabeta, 2015.