MAKALAH

LETAK TATA RUANG KANTOR

Disusun untuk memenuhi tugas Otomatisasi Tata Kelola Sarana

Prasarana

Disusun oleh :
1. Agustina Nurhaliza
2. Atisah Marshada
3. Davina Khaira
4. Kirana Rizqia
5. Neng Ajeng
6. Nadira Rosthalin
7. Salwa Nisrina
8. Tanisa Rahma
9. Tiara Okta Sapira

Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran

Yayasan Badan Perguruan Indonesia
SMK BPI Bandung
2020
KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI
DARTAR GAMBAR
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Didalam penyelenggaraan kegiatan perkantoran, salah satu hal penting yang
turut menentukan kelancaran pelaksanaan pekerjaan adalah penyusunan tempat
kerja dan perlengkapan kantor. Penyusunan alat perlengkapan, perabot atau fasilitas
kantor pada letak yang tepat dan pengaturan tempat kerja yang menimbulkan
kepuasan dan kegairahan bekerja pada para pekerja akan berdampak pada hasil
kerja yang maksimal.
 Jika dilihat dari sisi pegawai, ketepatan pemilihan tata ruang kantor ini dapat
menentukan produktivitas, kekreatifan dan kenyamanan karyawan secara tidak
langsung. Begitu pula jika dihubungkan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas
kegiatan. Tata ruang dan lingkungan fisik kantor dapat menentukan bagaimana
kualitas serta kuantitas hasil pekerjaan yang dilakukan.
Penataan ruang dan tata letak perabot kantor merupakan prasyarat yang
sangat penting dalam sebuah perkantoran, karena ia merupakan salah satu unsur
dari manajemen perkantoran. Tata ruang kantor yang baik akan memberikan
banyak keuntungan atau manfaat bagi satuan organisasi/satuan kerja yang
bersangkutan dalam memproses dan menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan kantor.
Tata ruang kantor yang baik juga akan membuat mekanisme kerja berjalan lancar,
mempengaruhi produktivitas kerja baik secara positif maupun negatif dan
memberikan efek pelayanan prima kepada para pelanggan (warga masyarakat) yang
dilayani.
Pada umumnya, pemimpin kurang memiliki perhatian terhadap tata ruang
kantor. Karena dianggap tata ruang kantor bukanlah hal yang penting untuk
diperhatikan. Akan tetapi, sebenarnya tata ruang kantor yang salah akan
menghambat dari kinerja dan pelayanan suatu organisasi.

1.2.Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah yang telah dipaparkan di atas, maka dapat
ditarik rumusan masalah sebagai berikut.
1. Apa yang dimaksud dengan tata ruang kantor?
2. Apa tujuan tata ruang kantor?
3. Apa manfaat tata ruang kantor?
4. Apa saja macam-macam tata ruang kantor?
5. Apa saja asas-asas dari tata ruang kantor?
6. Sebutkan Faktor-Faktor Yang Berpengaruh dalam Penataan Tata Ruang
kantor?
7. Apa saja persyaratan lingkungan fisik kantor?
8. Bagaimana cara membuat tata ruang kantor?

1.3. Tujuan
Dari masalah-masalah yang telah dirumuskan di atas, maka penulisan
makalah ini memiliki beberapa tujuan, antara lain:
1. Untuk mengetahui apa itu tata ruang kantor.
2. Untuk mengetahui tujuan dari tata ruang kantor.
3. Untuk mengetahui maksud dari tata ruang kantor.
4. Untuk mengetahui manfaat tata ruang kantor.
5. Untuk mengetahui macam-macam tata ruang kantor
6. Untuk mengetahui asas-asas dari tata ruang kantor.
7. Untuk mengetahui Faktor-Faktor Yang Berpengaruh dalam Penataan Tata
Ruang kantor
8. Untuk mengetahui persyaratan lingkungan fisik kantor.
9. Untuk mengetahui cara membuat tata ruang kantor.

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Mengenal Tata Ruang Kantor

2.1.1 Pengertian Tata Ruang Kantor
Istilah tata ruang kantor berasal dari Bahasa Inggris, yaitu Office Layout atau
sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan,
mesin, dan sebagainya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang
mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :
1. Menurut Drs. The Liang Gie
 Tata ruang kantor adalah penyusunan alat - alat pada letak yang tepat serta
pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya.
2. Menurut Litlefield & Petterson (1956)
“Office layout may be defined as the arrangement of furniture and
equipment within available flour space.“ ( Tata ruang kantor dapat dirumuskan
sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia ).
3. Menurut Terry (1966)
Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan dalam
penggunaan ruang secara terperinci untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis
dan factor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan pekerjaan kantor dengan
biaya yang layak.
4. Menurut Quible (2014)
Tata ruang kantor adalah bagaiman penggunaan ruang secara efektif serta
mampu memberikan kepuasan kepada karyawan terhadap pekerjaan yang
dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi karyawan.
5. Menurut Ida Nuraida (2014)
Tata ruang kantor adalah pengaturan ruang kantor serta penyusunan alat dan
perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia, untuk
memberikan suasanan bagi pekerja.

2.1.2 Manfaat Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor dikatakan efektif apabila mampu memberikan manfaat
bagi organisasi dan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan. Beberapa manfaat
tata ruang kantor diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Efisiensi tenaga dan waktu bagi pegawai
2. Memperlancar proses atau arus pekerjaan
3. Memungkinkan penggunaan ruang secara efektif
4. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai
5. Memberi kesan positif bagi pelanggan dan rekan perusahaan
6. Meningkatkan produktivitas kerja pwgawai
7. Mengantisipasi pengembangan organisasi dengan melakukan perancangan
tata ruang yang fleksibel
8. Memudahkan pengawasan kerja
9. Memperlancar arus komunikasia
2.1.3 Tujuan Tata Ruang Kantor
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut :
1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus
kerja.
2. Memberikan kondisi kerja yang baik baik setiap orang
3. Memudahkan pengawasan sehingga manager dapat melihan staf yang
sedang bekerja
4. Memberikan kemudshan yang tinggi kepada karyawan dari meja ke meja
5. Menghindari diri dari kemungkinan saling mengganggu antara karyawan
dengan yang lainya
6. Mempergunakan segenap ruangan yang baik
7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh, dan mengganggu dari
pekerjaan yang sunyi
8. Terciptanya kesan yang baik bagi tentang perusahaan tersebut dari relasi
dan tamu yang datang
9. Pelaksanan pekerjaan dapat menempuh jarak yang terpendek

2.2 Prinsip - prinsip Tata Ruang Kantor

Ruangan kantor yang ditata dengan sedemikian rupa dimaksudkan untuk
memberikan dampak positif bagi kantor. Menurut soedjadi dalam garnida (2013)
dijelaskan bahwa tata ruang kantor harus memperhatikan beberapa prinsip berikut
ini :

1. Aliran pekerjaan harus di usahakan bergerak maju ke depan, sehingga

mengurangi terjadinya penyimpangan arus yang bolak balik.
2. Menempatkan karyawan sedekat mungkin dengan:
a) Pimpinan yang memberikan pekerjaan
 b) Mesin dan perlengkapan yang banyak digunakan
c) Pimpinan yang selalu memberikan bimbingan langsung tentang
pekerjaan
d) Pimpinan lain ke mana ia harus menyerahkan pekerjaan yang telah di
selesaikan
3. Seorang manajer hendaknya dibuatkan ruangan masing - masing, sebab
mereka dipandang sebagai pusat kosentrasi pemikiran seluruh organisasi.
4. Setiap bagian - bagian organisasi hendaknya memiliki ruangan masing –
masing.
5. Ruangan operasional sebagai salah satu alat pengendalian kegiatan sebaiknya
jangan terlalu jauh dari ruang kerja top manajer.
6. Unit - unit yang melayani umum, hendaknya menempati ruangan yang mudah
dicapai agar tidak menganggu ketenangan kerja yang lain.
7. Ruangan untuk unit yang berhubungan dengan permesinan, pergudangan dan
alat - alat sebaiknya ditempatkan di belakang agar mengurangi kegaduhan.
8. Diusahakan adanya tempat bekerja beserta perabot-perabotnya yang tetap
letaknya dan tidak berpindah - pindah.
9. Khusus untuk pekerjaan administrasi diusahakan agar space kerja setiap
orang tidak kurang dari 1,5*2m.
10. Tempat duduk karyawan diatur jangan sampai mereka saling berhadapan satu
dengan yang lain, agar mereka tidak saling mengobrol diluar hal pekerjaan.
11. Dalam segi keselamatan kerja, pegawai harus dijamin dengan melaksanakan
hal-hal sebagai berikut:
a) Adanya alat pemadam kebakaranm alat P3K serta alat keamanan lainnya
b) Harus ada jalur khusus keadaan darurat
c) Dinding, jendela dan pintu sebaiknya dibuat dari bahan yang
tidakmemperkuat gema suara dan jangan lupa selalu memberi minyak pada
engselnya
d) Hendaknya dalam kantor tersedia kafetaria murah khusus untuk pegawai
12. Untuk keperluan pribadi karyawan hendaknya disediakan toilet, kamar rias
dan tempat air minum yang bersih.
13. Untuk keperluan pertemuan hendaknya ada ruangan khusus atau aula.
14. Untuk mempermudah tamu mengetahui tata letak kantor, diperlukan adanya
:
a) Denah dari seluruh unit dalam instansi ditaruh di ruang tamu
b) Daftar nama pemimpin dengan jabatan dan nomor ruang kerjanya
c) Nomor - nomor untuk ruangan tertentu dipasang disetiap pintu ruangan
sebelah kiri nomor ganjil dan kanan genap
15. Adanya lubang peranginan yang cukup, tingkat kelembapan berkisar antara
45%-60% dan daya penerangan lampu hemat energi untuk keindahan dalam
ruangan.
16. Hendaknya di laksanakan adanya jalan disekitar tempat kerja yang cukup
lapang dan sejuk serta adanya tanaman bunga - bunga yang segar dan tempat
parker yang luas.

2.3 Asas-asas Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor merupakan unsur yang penting yang turut menentukan
kelancaran pekerjaan, memberi kenyamanan pegawai dan tamu, serta memberi
dampak positif lain.

Menurut Nuraida (2014) dalam buku Manajemen Administrasi Perkantoran,

asas-asas tata ruang kantor ialah asas jarak terpendek, asas rangkaian kerja, asas
penggunaan segenap ruangan, asas perubahan susunan tempat kerja, asas integrasi
kegiatan, dan asas keamanan dan kepuasan kerja bagi pegawai.

1. Asas Jarak Terpendek

Jarak antar karyawan dengan karyawan lain dapat ditempatkan dengan jarak
yang ideal sehingga memungkinkan mereka berkomunikasi dan bekerja sama
dalam menyelesaikan pekerjaan.
2. Asas Rangkaian Kerja
Ruang kantor di desain senyaman mungkin, berkaitan dengan rangkaian
sistem kerja antar devisi, hal ini dilakukan untuk mempermudah koordinasi antar
devisi yang mempunyai alur kerja berkaitan atau berantai.
3. Asas Penggunaan Segenap Ruangan
Penggunaan segenap ruangan tidak berarti bahwa semua ruangan digunakan
untuk bekerja, namun ruang - ruang tersebut dapat dimanfaatkan untuk meletakkan
peralatan kantor yang belum digunakkan atau untuk ditempatkan berbagai barang
yang berfungsi sebagai hiasan.
4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja
Untuk kenyamanan dan menghindari kebosanan, tata ruang kantor dapat
dibentuk dan diusah susunan tempatnya.
5. Asas Integrasi Kegiatan
Tata ruang dan peralatan kantor harus diselesaikan dengan fungsi ruang
yang digunakan.
6. Asas Keamanan dan Kepuasan Kerja bagi Pegawai
Ruangan yang nyaman dapat membuat pegawai betah berlama-lama di
kantor sehingga mereka dapat bekerja lebih maksimal.

2.4 Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

2.4.1 Tata Ruang Kantor Terbuka
Ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang
beraktivitas atau bekerja bersama - sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh
penyekat.
 Kelebihan :
a) Mudah dalam pegawasan, pengaturan cahaya, udara, warna, dan dekorasi
b) Luwes/fleksibel jika diperlukan perubahan ruangan
c) Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, penyeragaman kerja, dan
pembagian peralatan kerja
d) Biaya untuk pemeliharaan ruang kerja lebih hemat.
 Kekurangan :
a) Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu,
misalnya antarpegawai sering mengobrol.
b) Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak jelas.
c) Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit untuk dilakukan
d) Kemungkinan adanya tumpukan berkas/kertas yang berserakan membuat
pemandangan yang terlihat menjadi kurang baik.

2.4.2 Tata Ruang Kantor Tertutup

Penataan ruang kantor yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.
 Kelebihan :
a) Menjamin konsentrasi kerja
b) Menjamin pekerjaan yang bersifat rahasia
c) Aktivitas antar pegawai tidak terganggu karena terhindar dari kebisingan.
d) Menimbulkan kesan positif pada relasi karena perusahaan dianggap lebih
menghargai pegawai.
e) Memudahkan pemeliharaan peralatan dan perabot kantor.
 Kekurangan :
a) Membutuhkan biaya yang lebih besar untuk pemeliharaan ruangan,
pengaturan, penerangan, dan biaya peralatan lainnya.
b) Pemakaian ruangan kurang luwes/fleksibel jika ada perubahan dan
perkembangan organisasi.
c) Hubungan pribadi antarpegawai menjadi kurang erat karena masing-masing
dibatasi oleh sekat atau ruang-ruang sehingga menyulitkan pegawai
mengadakan komunikasi langsung.
d) Pengawasan kerja pegawai relatif lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh
penyekat.

2.4.3 Tata Ruang Kantor Semi Tertutup

Penataan ruang kantor yang dipisah oleh sekat-sekat setinggi 1,5 meter. Tata
ruang kantor semi tertutup ini memiliki kelebihan diantaranya adalah untuk
menjaga privasi kerja karyawan. Sedangkan kerugian ruang kantor semi tertutup
adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan jika dibandingkan dengan tata ruang
kantor terbuka.
 2.4.4 Tata Ruang Kantor Berpanorama
Tata ruang kantor yang dihiasi oleh dekorasi taman.
 Kelebihan :
a) Pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja.
b) Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan.
c) Kebisingan dan kegaduhan dapat dihindari.
d) Pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efisien.
e) Produktivitas kerja dapat meningkat sehingga tujuan organisasi mudah
tercapai.
 Kekurangan :
a) Biaya cukup tinggi untuk membuat taman dan dekorasi lainnya
b) Biaya pemeliharaan tinggi
c) Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah

2.4.5 Tata Ruang Gabungan

Tata ruang kantor yang mengombinasikan beberapa tata ruang kantor di atas.
Tata ruang kantor ini diterapkan dengan mempertimbangkan kelebihan dan
kekurangan masing-masing tata ruang kantor sehingga mendapatkan bentuk tata
ruang kantor yang tepat.

Tata Ruang Kantor dapat dibedakan menjadi beberapa bagian yaitu tata ruang
kantor pribadi dan antar bagian

1. Tata Ruang Kantor Pribadi

Selain pimpinan, karyawan juga memerlukan ruangan pribadi untuk ber

konsentrasi atau karena dia bekerja dengan peralatan yang mahal. Jadi
memerlukan ruangan pribadi.

2. Tata Ruang Antarbagian

Terdiri dari 4 yaitu :

a) General Office Area

Lebih disukai daripada tata ruang kantor pribadi. Hal ini disebabkan karena :
1. Biaya pembuatan lebih murah.
2. Memudahkan pengawasan atasan terhadap bawahan.
3. Suatu saat dimungkinkan adanya perubahan layout.
4. Tidak ingin disulitkan dengan adanya penganturan penerangan, sirkulasi
udara dan alat komunikasi.
5. Keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi tinggi.
6. Adanya rasa kebersamaan cukup tinggi.
b) Private Office Area
Misalnya ruang rapat atau konferensi, ruang tamu, dan ruang pelayanan.
c) Service Area
Merupakan ruangan yang berisik seperti dapur, ruang fotokopi, cafeteria dan toilet.
d) Storage Area
Digunakan untuk menyimpan barang misalnya, ruang penyimpanan bahan mentah,
barang setengah jadi dan ruang arsip.

2.5 Merancang Tata Ruang Kantor

2.5.1 Perencanaan Tata Ruang Kantor
Dalam merencanakan tata ruang kantor harus mempertimbangkan
factor - faktor berikut :
a) Tugas pegawai
Jenis tugas dan otonomi yang dimiliki pegawai akan
mempengaruhi fasilitas kantor yang dibutuhkan guna
mengoptimalkan kinerja mereka.
b) Arus kerja
Mengacu pada pergerakan informasi dan tugas secara
vertical dan horizontal terutama dalam perancangan layout, arus
kerja yang efisien akan menempatkan pegawai dan peralatan dengan
pola garis lurus informasi sehingga akan mengeliminasi
backstracking pekerjaan.
c) Bagan Organisasi
Ketika arus kerja berlangsung secara vertical, bagan
organisasi akan menggambarkan rentang wewenang masing -
 masing anggota organisasi. Hal ini juga akan mengidentifikasi
hubungan kerja antar pegawai di level yang sama dan membantu
dalam menjelaskan lokasi yang tepat bagi pegawai maupun unit
kerja.
d) Proyeksi kebutuhan tenaga kerja di masa datang
Menjelaskan berapa luas area yang dibutuhkan jika di
perusahaan akan melakukan perluasan atau pengurangan di masa
depan. Perluasan di lakukan karena hal - hal berikut :
1. Pengembangan produk baru yang membutuhkan pegawai baru
yang mungkin di ikuti perluasan area.
2. Ekspetasi tingkat pertumbuhan perusahaan pertahun.
3. Kemungkinan perubahan pengoprasian kantor yang membutuhkan
penambahan atau pengurangan pegawai.
e) Jaringan komunikasi
Analisis bentuk interaksi maupun media yang di gunakan untuk
berkomunikasi yang dilakukan oleh pegawai maupun departeman sangan
membantu dalam perancangan layout kantor. Semakin tinggi frekuensi
hubungan yang dilakukan maka semakin dekat ruangannya.
f) Departeman dalam organisasi
Banyak perusahaan mengelola kantornya berdasarkan fungsi, terutama
departeman yang berpengaruh terhadap keputusan penempatan ruang kerja
yang biasanya di tetapkan berdasarkan arus kerja di antara mereka.
g) Kantor public dan privat
Pada masalalu penggunakan kantor privat akan menunjukan prestise dan
status suatu perusahaan atau organisasi di mata masyarakat. Namun
pemanfaatan kantor sekarang lebih mengarah pada pemakaian kantor
bersama, karena biaya pengoprasian kantor privat lebih mahal, sulit
mengontrol sejumlah pegawai yang bersifat teknis, sulit megubah layout,
serta penataan cahaya maupun AC lebih sulit dilakukan.
h) Kebutuhan ruang
 Beberapa factor yang dapat menjelaskan ruangan minimum yang di
butuhkan oleh pegawai adalah pegawai yang membutuhkan peralatan dalam
melaksanakan tugasnya akan membutuhkan ruangan yang lebih besar di
bandingkan yang tidak.
i) Pertimbangan keamanan
Pada dasarnya, desain dan layout kantor memfasilitasi pergerakan pegawai
dari satu are ke are yang lain. Perencanaan tersebut harus dapat membuat
pegawai bergerak secara mudah tanpa terhambat, serta lorong tempat
pegawai bergerak tidak di isi furniture dan peralatan yang dapat
menghalangi.
j) Pembiayaan ruang perkantoran
Dapat di katakana bahwa infestasi perusahaan dalam ruang kantor melebihi
investasinya di bidang SDM, dimana hubungan positif keduannya sangan
dibutuhkan.

2.5.2 Pedoman Merata Tata Ruang Kantor

Slamet Soesanto (1995) menyatakan pedoman penyusun tata ruang kantor
yang baik dan efektif yaitu:
a. Menjalin terselenggaranya komunikasi dan transportasi yang mengalir
secara garis lurus bukannya saling menyilang.
b. Sebaiknya ruang tidak dibagi - bagi menjadi ruang-ruang kecil,
melainkan dibiarkan dalam ruang lebar yang sifatnya terbuka.
c. Dinding penyekat hendaknya bias dipindah - pindah.
d. Ruang hendaknya dihemat sebanyak mungkin tanpa mengekang tempat-
tempat kerja individual.
e. Bagian yang memerlukan kontak dengan masyarakat seperti bagian
personalia harus ditempatkan disuatu ruangan yang memudahklan
hubungan dengan masyarakat
f. Alokasi ruangan didasarkan pada aliran-aliran tugas utama yang berfungsi
di sekitar penyimpanan dokumen untuk bagian - bagian yang membutuhkan
 komunikasi silang dengan departemen lain haris diletakkan berdekatan satu
sama lain.

2.5.3 Cara Membuat Model Tata Ruang Kantor

Langkah dalam merancang ruang kantor adalah membuat penskalaan ruang
kantor beserta letak dari peralatan dan furniture. Untuk membuat
penskalaan, dapat dilakukan dengan:
a. Templates

Terdiri atas versi skala kecil dari vurniture dan peralatan kantor yang
biasanya terbuat dari plastik atau kertas.

b. Cutouts
Terbuat dari kertas atau plastik yang dilekatkan, merupakan versi
skala kecil furniture dan peralatan kantor.
c. Plastic Models
Versi kecil dari furniture dan peralatan kantor berupa model 3
dimensi yang dapat diletakkan dilantai perencanaan.
d. Magnetic board
Yang terdiri dari model yang bermagnet dan biasa diletakkan di
papan perencanaan.
Computer Aided Desain (CAD). Penggunaan program computer CAD
dalam membuat layout kantor yang memungkinkan tampilan 3 dimensi
kantor dan semakin memudahkan diskusi yang dilakukan antara desainer,
kontraktor dan manajer kantor yang melakukan perencanaan dan
pembangunan kantor perusahaan.

2.5.4 Langkah - Langkah Merancang Tata Ruang Kantor

Menurut Gie (2007) dalam merancang tata ruang kantor diperlukan langkah
- langkah sebagai berikut:
a. Hendaknya dibuat denah kantor yang bersangkutan dengan skala
tertentu sesuai dengan kebutuhan.
 b. Mempelajari segenap pekerjaan dan hendaknya semua aktivitas
kantor dicatat.
c. Menyusun letak-letak meja untuk para pegawai.
d. Tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan gambar meja
dan kurdsi diatas meja denah apabila pada suatiuu ketika terjadi
perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap tata ruang kantor
tersebut, peninjauan kembali merupakan keharusan.

2.6 Ergonomi Tata Ruang Kantor

Ergonomi merupakan hubungan pekerja dengan faktor fisiologi dan psikologi di
lingkungan mereka. Ergonomi juga ditetaokan dalam penataan ruang kantor. Pegawai dan
lingkungan kerja merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan, karena lingkungan
mempengaruhi pegawai dalam bekerja.

2.6.1 Pengertian Tata Ruang yang Ergonomi

Ergonomic diterapkan dalam perancangan tata ruang kantor, yaitu dengan
menata ruang kantor sesuai dengan kebutuhan dari karyawan. Menurut
Wignjosoebroto dalam buku Manajemen Perkantoran efektif, efisien, dan
professional (Priansa dan Garnida, 2013) menjelaskan bahwa tata ruang
kantor yang ergonomi adalah pengaturan tata letak dan fasilitas kerja untuk
mencari gerakan-gerakan kerja yang efektif seperti halnya dengan aliran
kegiatan dan gerakan yang efisien. Selain menurut wignjosoebroto terdapat
pula pengertian tata ruang kantor yang ergonomic menurut gie. Menurut gie
tata ruang kantor yang ergonomic adalah penentuan mengenai kebutuhan-
kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini
untuk menyiapka suatu susunan yang praktis dari factor - faktor fisik yang
dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang
layak.

2.6.2 Prinsip – Prinsip Ergonomi Gerakan

Tata ruang yang ergonomic bertujuan untuk mengurangi Gerakan karyawan
yang disebt dengan ekonomi Gerakan. Yaitu untuk meningkatkan kinerja
 dan produktivitas. Berikut ini bebeapa prinsi ekonomi Gerakan
wignwijosoebroto dalam priansa dan garnida (2013).

a. Prinsip ekonomi Gerakan dihubungkan dengan tempat kerja

berlangsung.
1. Tempat yang tidak sering dipindah - pindah harus disediakan
untuk semua alat dan bahan, sehingga dapat menyimpulkan
kebiasan yang tetap.
2. Letakkan bahan dan peralatan pada jarak yang dapat dengan
mudah dan nyaman dicapai pekerja sehingga mengurangi usaha
mencari - cari.

b. Prinsip ekonomi Gerakan dihubungkan dengan desain peralatan

kerja yang digunakan
1. Kurangi pekerjaan yang dilakukan secara manual, apabila hal tersebut
dapat dikerjakan dengan peralatan kerja.
2. Usaha menggunakan peralatan kerja yang dapat melaksanakan berbagai
macam pekerjaan sekaligus, baik yang sejenis maupun yang berlainan.

2.6.3 Aspek - aspek Ergonomi Dalam Perancangan Ruang Kantor

Merancang ruang kantor yang sesuai dengan ergonomi penting untuk
mempertimbangkan beberapa aspek berikut ini.

a. Sikap dan posisi kerja

Berikut ini sikap dan posisi kerja yang baik berdasarkan ergonomi
1. Untuk mengurangi karyawan yang bekerja dengan posisi membungkuk,
maka dirancang fasilitas kerja seperti meja, yang sesuai dengan data
antropometri agar pegawai menjaga posisi kerja tetap tegak dan normal.
2. Karyawan harus bekerja dalam jarak jangkauan normal sehingga sikap
dan posisi kerja aman dan nyaman.
 3. Karyawan tidak duduk atau berdiri pada saat bekerja untuk waktu yang
lama.
4. Karyawan tidak seharusnya dipaksa bekerja dalam dengan lengan
berada dalam posisi diatas level siku yang normal.
b. Antropometri dan dimensi ruang kerja
Antropomentri menyangkut ukuran tubuh atau fungsi dari tubuh manusia
termasuk berat, volume, ruang gerak.
Dimensi ruang kerja dipengaruhi oleh 2 hal pokok yaitu situasi fisik dan
kerja yang ada.
Dalam menentukan dimensi ruang kerja perlu diperhatikan jarak jangkau
yang dilakukan oleh karyawan batasan ruang gerak yang enak dan cukup
yang harus dipenuhi untuk kegiatan tertentu.
Berikut ini hal yang berhubungan dengan antropometri dan dimensi ruang
kerja.
1. Kondisi lingkungan fisisk ergonomic sangat memperhatikan lingkungan
fisik kerja yang memiliki potensi bahaya pada saat proses perancangan
ruang kerja. Dengan demikian, kondisi bahaya dapat dicegah.
2. Efisiensi ekonomi gerakan dan pengaturan fasilitas kerja.
Prinsip ekonomi gerakan yang perlu dipertimbangkan dalam
perancangan ruang kerja yakni:
a. Organisasi fasilitas kerja agar karyawan mengetahui lokasi
penempatan peralatan kerja dan mekanisme control.
b. Merancang fasilitas kerja dengan dimensi yanhg sesuai data
antropometri agar pegawai dapat bekerja dengan leluasa.
c. Mengatur pengiriman perlengkapan secara teratur ke ruang kerja
yang dibutuhkan.
d. Membakukan rancangan lokasi dari peralatan kerja untuk model
yang sama.
e. Membuat rancangan kegiatan kerja sedemikian rupa agar terjadi
keseimbangan kerja.
 f. Mengatur tata letak fasilitas ruang kerja sesuai dengan aliran proses
produksinya.
g. Mengombinasikan dua atau lebih peralatan kerja sehingga akan
memperkuat proses kerja.
3. Energi kerja yang dikonsumsikan
Mengaplikasikan prinsip ergonomi dalam tahap perancangan dan
pengembangan system kerja secara umum dapat meminimalkan energi
yang harus dikonsumsi dan meningkatkan efesiensi output kerja itu
sendiri.

2.6.4 Tata Letak Fasilitas Kantor sesuai Ergonomi

Tata letak fasilitas dapat diartikan sebagai kumpulan dari unsur unsur fisik kantor
yang diatur mengikuti aturan atau ilmu tertentu guna menunjang kelancaran kerja.
Unsur - unsur yang dimaksud dapat berupa mesin kantor, peralatan kantor, perabot
kantor, bangunan dan sebagainya.

Aturan atau logika pengaturan yang dimaksud yaitu dengan penerapan system
Ergonomi. Tujuan strategi tata letak adalah untuk membangun tata letak yang
ekonomis yang memenuhi kebutuhan kantor. Dalam menyusun tata letak fasilitas
kantor yang ergonomic, dapat dilakukan dengan menerapkan beberapa jenis tata
letak, diantaranya adalah sebagai berikut :

a. Tata Letak Aliran Lini

Tata letak aliran lini adalah pengaturan fasilitas kantor dalam sebuah garis.
Taat letak aliran lini biasanya digunakan untuk kantor yang memberikan
pelayanan bergerak atau pabrik dengan proses berkesenimbungan.
1) Keuntungan dari Tata letak aliran Lini
a) Berkurangnya penanganan bahan produksi bagi perusahaan
manufaktur.
b) Sedikitnya jumlah barang dalamproses bagi perushaan manu faktur.
c) Berkurangny waktu pemrosesan keseluruhan bagi perusahaan
manufaktur dan perusahaan non manufaktur.
 d) Penyederhanaan system perencanaan dan control produksi bagi
perusahaan manufaktur.
e) Peneyederhanaan tugas dan memungkinkan pekerja yang tidak
terampil untuk menyelesaikan tugas dengan cepat.
2) Kekurangan dari Tata Letak Liran Lini
a) Tidak terdapat fleksibilitas dalam proses
b) Tidak terdapat fleksibilitas dalam pengaturan waktu
c) Investasi yang diperlukan besar
d) Ketergantungan dari keseluruhan pada tiap bagian
e) Terjadinya kemonotonan dalam tugas

b. Tata Letak Proses

Tata letak proses adalah pengaturan fasilitas dengan menempatkan semua
orang dan peralatan yang memiliki fungsi yang sama dalam satu tempat.
1) Langkah - langkah Tata Letak Proses
a) Menentukan ukuran setiap bagian.
b) Menentukan pengaturan dapartemen sehubungan dengan satu sama
lain.
c) Menentukan pengaturan peralatan dan orang dalam tiap dapartemen.
2) Kelebihan dan Kekurangan dari Tata Letak Proses
a) Kelebihan Tata Letak Proses
(1) Fleksibilitas peralatan dan personil.
(2) Investasi lebih kecil dalam peralatan.
(3) Keahlian pengawas untuk setiap dapartemen akan memiliki
pengetahuan yang luas mengenai fungsi departemen yang
menjadi objek pengawasan mereka.
(4) Adanya keragaman tugas.
b) Kekurangan dari Tata Letak Proses
(1) Tidak terdapat efisiensi dalam penanganan bahan.
(2) Tidak dapat efisiensi waktu.
 (3) Terjadi komplikasi dalam perencanaan dan pengendalian
produksi.
(4) Membutuhkan biaya yang besar.
(5) Produktivitas lebih rendah.

c. Tata Letak Fasilitas Tetap

Tata letak fasilitas tetap merupakan metode pengaturan dan penempatan
satuan kerja dimana material atau komponen utama akantetap pada
posisi/lokasinya, sedangkan fasilitas prosuksi seperti peralatan, mesin,
manusia, serta komponen lainya bergerak menuju lokasi komponen utama
tersebut.

1) Kelebihan Tata Letak Fasilitas Tetap

a) Meminimalkan terjadinya kerusakan barang produksi dan biaya
pemindahan barang.
b) Mengurangi masalah perencanaan ulang dan pengitruksian orang
setiap kali aktivitas baru dimulai.

2) Kekurangan Tata Letak Fasilitas Tetap

a) Tingkat bayaran pekerja tinggi.
b) Biaya pemindahan orang dan peralatan tinggi.
c) Pemanfaatan peralatan rendah.