PENGERTIAN DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR

PENGERTIAN
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut
juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam
ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya,
sebagai berikut :

·         Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak
yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.
·         Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement
of furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan
sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

TUJUAN
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:
1.     Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.
2.    Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
3.    Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.
4.    Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.
5.    Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan
lainnya.
6.    Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
7.    Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.
8.    Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.
9.    Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa keuntungan,
diantaranya:
1.     Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai 
2.    Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3.    Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.
4.    Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
5.    Pengawasan mudah dilaksanakan.
6.    Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.
Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut:
1.     Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.
2.    Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.
3.    Pengawasan dapat dipermudah.
4.    Hubungan dapat dipercaya.
5.    Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
6.    Jalannya pekerjaan lebih lancar.
7.    Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.

B.    ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR

1.      Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor
Azas tata ruang kantor
Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu
semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur.
Keempat Azas tersebut adalah:

Asas jarak terpendek.

Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan
jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak
antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja
lain, bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.
Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan
lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah
runtut/teratur.

Asas penggunaan segenap ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan
yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga
membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

Asas perubahan susunan tempat kerja

Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun
pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

2.      Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor

a.    Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
b.    Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan
secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
c.    Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan
penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
d.    Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
e.    Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
f.    Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap
pada sumber cahaya.
g.    Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.
h.    Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya
dijauhkan dari satuan lainnya.
i.     Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah
terjangkau oleh petugas.

C.BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

I. Tata Ruang Tertutup
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-
bagi dalam beberapa bagian.

Keuntungannya:
§  Moral pekerja atau staf tetap terjaga.
§  Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
§  Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
§  Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan
para karyawan.
Kelemahannya:
§  Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.
§  Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
§  Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan
dan sulit merubah ruangan.
§  Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses
penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

II.  Tata Ruang Terbuka

Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak
menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka
sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.
Keuntungannya:
§  Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.
§  Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
§  Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-
mandir meninggalkan tempat kerja.
§  Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.
§  Mudah merubah ruangan.
§  Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.
§  Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena
ruangan terbatas.

Kelemahannya:
§  Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.
§  Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.
§  Pekerja akan kehilangan kepribadian.
§  Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang
lain.
§  Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang
membutuhkan ketenangan.
§  Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

§  Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja
§  kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

D.    LINGKUNGAN FISIK KANTOR

 Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi.
Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor lingkungan, apabila
kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak
dapat bertahan lama dan akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan,
diantaranya:
   -  Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.
   -  Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.
   -  Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.
    -  Udara yang bersih dan segar.
    -  Ongkos pemeliharaan yang rendah.
 -  Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.
E.     FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG
1. Perencanaan Cahaya
Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:
a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
b. Kualitas pekerjaan lebih baik.
c. Kesalahan-kesalahan berkurang.
d. Semangat kerja pegawai lebih baik.
e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.

2. Perencanaan Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:
a.    Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan
b.    Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.
c.    Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
d.    Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
e.    Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.
               Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:
a.    Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja.
Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca indra dan jiwa agar semangat
dalam melaksanakan suatu pekerjaan.
b.    Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk
merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang gembira dengan
melenyapkan perasaan tertekan.
c.    Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan
keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan
darah.
       Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang  
datang, diantaranya:
a. Kepercayaan terhadap kantor
b. Efisiensi atau produktifitas
c. Moral

3.Perencanaan Udara
 Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan, diantaranya:
a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi
c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik
d. Semangat kerja yang lebih tinggi
e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
f. Kesan yang lebih baik dari para tamu

4.Perencanaan Suara
Dengan suara gaduh berakibat pada:
a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
b. Kesulitan mengadakan konsentrasi
c. Kesalahan yang lebih banyak
d. Kelelahan yang bertambah
e. Semangat kerja pegawai berkurang
Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya
diperhatikan hal berikut:
a.    Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
b.    Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis
c.    Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
d.    Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak banyak
meneruskan suara.

F. PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

1.               Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek
2.              Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer
3.              Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4.              pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5.              pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
6.              Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.
G. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR
Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
1.     Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.
2.    Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan kantor itu.
3.    Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman pada
teknik penataan meja kerja.
4.    Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya
masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat memenuhi prinsip dan asas tata ruang
yang baik.

TEKNIK PENATAAN MEJA KERJA RUANG KANTOR

Penataan meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan kantor
yang relatif lebih banyak dari peralatan lainnya, pada umumnya karena setiap personil memiliki
satu meja kerja. Dengan demikian semakin banyak jumlah personil suatu kantor akan memiliki
 meja kerja yang relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa
sehingga dapat memenuhi prinsip tata ruang kantor yang baik.
Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :
1.     Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan yang sama atau
dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan posisi beradu punggung.
2.    Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa
baris.
3.    Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu disediakan jarak untuk
lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang mendapat layanan.
4.    Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan lorong
diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.
5.    Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap searah
dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan personil.
6.    Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung terbuka
ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.
7.    Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak mengerjakan
pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan jauh dari lalu lintas
orang-orang, demikian juga personil yang banyak berhubungan dengan pihak luar ditempatkan
dekat pintu masuk.
8.    Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising) ditempatkan pada
tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain yang memerlukan konsentrasi
kerjayang tinggi
9.    Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan ditempatkan dekat
dengan perlengkapan kerjanya
10. Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding atau
tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.
11.  Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan dekat
dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke tembok atau tiang untuk
mendapatkan penyangga
12. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia organisasi
ditempatkan pada kamar tersendiri
13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan tersendiri dapat
dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja pimpianan
(150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu
lintas pimpinan dan tamu.

STANDAR RUANG KANTOR

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan
diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara
Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang
antara lain menetapkan persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor. 
Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :
a.  Kebersihan
Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih
b.  Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai
Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas.
c.   Suhu Udara
Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F) 
d.  Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja
e.  Penerangan Cahaya 
Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan
dirawat dengan seharusnya
f.   Fasilitas kesehatan 
Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara
kebersihannya
g.  Fasilitas Cuci 
Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan
untuk secukupnya.
h.  Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat penampungan
khusus 
i.   Tempat pakaian 
Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas
sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah
j.   Tempat duduk 
petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu
k.  Lantai, gang , dan tangga
Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan
bagian–bagian yang terbuka diberi pagar
l.    Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya harus cukup
terlatih 

m.  Beban berat
Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat
mendatangkan kecelakaan 
n.   Pertolongan pertama 
Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun
seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu 
o.   Penjagaan kebakaran
 Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan
secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran 
p.  Pemberitahuan kecelakaan
 Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus
dilaporkan kepada pihak yang berwajib.

H. MERANCANG TATA RUANG KANTOR BERBAGAI MACAM BENTUK

Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan diantaranya:
a)    Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.
b)   Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.
c)    Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.
d)   Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut.
e)   Penerangan atau pencahayaan yang baik.
f)    Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.

g)   Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan
ruangan