Tata Ruang Kantor (Pengertian, Tujuan.

Asas-asas,
Prinsip, Bentuk Tata Ruang Kantor, Contoh)
 Unknown  Friday, May 02, 2014

A.    PENGERTIAN DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR

PENGERTIAN
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut
juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam
ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai
berikut :

·         Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang
tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.
·         Menurut Litlefield & Petterson mengatakan “ Office lay out may be defined as the arrangement of
furniture and equipment within available flour space” (tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai
penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

TUJUAN

Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

1.     Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

2.    Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
3.    Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja.
4.    Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.
5.    Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.
6.    Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
7.    Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.
8.    Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang.
9.    Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa keuntungan,
diantaranya:

1.     Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai 

2.    Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3.    Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui satu bagian lain.
4.    Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.
5.    Pengawasan mudah dilaksanakan.
6.    Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

Drs. Moekijat mengatakan tata ruang yang baik akan memberikan manfaat sebagai berikut:

1.     Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan.
2.    Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.
3.    Pengawasan dapat dipermudah.
4.    Hubungan dapat dipercaya.
5.    Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.
6.    Jalannya pekerjaan lebih lancar.
7.    Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.

B.    ASAS-ASAS POKOK DAN PRINSIP TATA RUANG KANTOR

1.      Asas-Asas Pokok Tata Ruang Kantor

Azas tata ruang kantor

Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat azas itu semestinya
harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor yang rapi dan teratur. Keempat Azas
tersebut adalah:

Asas jarak terpendek.

Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak meja-meja dengan jarak
antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar
meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain,
bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.
Asas rangkaian kerja
Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih
cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainya, karena pengaturan mejanya sudah
runtut/teratur.

Asas penggunaan segenap ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang
kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat
ruangan semakin nyaman dan asri.

Asas perubahan susunan tempat kerja

Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai
tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

2.      Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor

a.    Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.
b.    Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara
berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.
c.    Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian
surat-surat dalam jarak yang pendek.
d.    Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya.
e.    Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
f.    Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada
sumber cahaya.
g.    Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.
h.    Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan
dari satuan lainnya.
i.     Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau
oleh petugas.

C.BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

I. Tata Ruang Tertutup
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi
dalam beberapa bagian.

Keuntungannya:

§  Moral pekerja atau staf tetap terjaga.

§  Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.
§  Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.
§  Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para
karyawan.

Kelemahannya:

§  Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

§  Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
§  Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan
sulit merubah ruangan.
§  Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan mengenai proses
penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

II.  Tata Ruang Terbuka

Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak
menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka
sehingga semua yang bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.

Keuntungannya:
§  Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.
§  Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.
§  Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir
meninggalkan tempat kerja.
§  Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.
§  Mudah merubah ruangan.
§  Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes.
§  Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit menampungnya, karena ruangan
terbatas.

Kelemahannya:

§  Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus.
§  Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.
§  Pekerja akan kehilangan kepribadian.
§  Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat menggangu yang lain.
§  Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu pekerjaan lainnya yang
membutuhkan ketenangan.
§  Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

III. TATA RUANG KANTOR SEMI TERTUTUP

Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

§  Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja
§  kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

D.    LINGKUNGAN FISIK KANTOR

Salah satu yang harus diperhatikan dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi.
Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor lingkungan, apabila
 kehadiran suatu kantor tidak dikehendaki oleh lingkungan masyarakat maka kantor tersebut tidak
dapat bertahan lama dan akhirnya akan mati. Karena itu pula faktor lain yang harus diperhatikan,
diantaranya:
   -  Pengembangan kantor dimasa yang akan datang.
   -  Gambaran perkembangan wilayah dimasa datang.

   -  Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.

    -  Udara yang bersih dan segar.

    -  Ongkos pemeliharaan yang rendah.

 -  Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.

E.     FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG
1. Perencanaan Cahaya

Penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:

a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.

b. Kualitas pekerjaan lebih baik.

c. Kesalahan-kesalahan berkurang.

d. Semangat kerja pegawai lebih baik.

e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.

f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.

2. Perencanaan Warna

Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:

a.    Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan

b.    Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.
c.    Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.
d.    Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.
e.    Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

               Para ahli membedakan tiga warna pokok, yaitu:

a.    Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja.
Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam
melaksanakan suatu pekerjaan.
b.    Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk
merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang gembira dengan
melenyapkan perasaan tertekan.
c.    Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan keluwesan.
Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

       Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang  

datang, diantaranya:

a. Kepercayaan terhadap kantor

b. Efisiensi atau produktifitas

c. Moral

3.Perencanaan Udara

Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan,
diantaranya:

a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin

b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi

c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik

d. Semangat kerja yang lebih tinggi

e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik

f. Kesan yang lebih baik dari para tamu

4.Perencanaan Suara

Dengan suara gaduh berakibat pada:

a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai

b. Kesulitan mengadakan konsentrasi

c. Kesalahan yang lebih banyak

d. Kelelahan yang bertambah

e. Semangat kerja pegawai berkurang

Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya
diperhatikan hal berikut:

a.    Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara

b.    Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis
c.    Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat
d.    Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak banyak
meneruskan suara.
 F. PEDOMAN DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

1.               Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek

2.              Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer
3.              Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4.              pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik
5.              pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang kantor tersebut.
6.              Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

G. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

Penyusunan tata ruang dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut :

1.     Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.
2.    Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan kantor itu.
3.    Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik
penataan meja kerja.
4.    Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya
masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang
baik.

TEKNIK PENATAAN MEJA KERJA RUANG KANTOR

Penataan meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan kantor
yang relatif lebih banyak dari peralatan lainnya, pada umumnya karena setiap personil memiliki satu
meja kerja. Dengan demikian semakin banyak jumlah personil suatu kantor akan memiliki meja kerja
yang relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat
memenuhi prinsip tata ruang kantor yang baik.

Teknik penataan meja kerja dapat dilakukan dengan cara berikut :

1.     Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan yang sama atau dengan
pola susunan yang saling bertolak belakang atau dengan posisi beradu punggung.
2.    Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.
3.    Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu disediakan jarak untuk lalu
lintas personil, atasan, maupun orang lain yang sedang mendapat layanan.
4.    Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan lorong diantara
satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.
5.    Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap searah dengan
personil atau didepan personil berhadapan dengan personil.
6.    Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada rung terbuka ditempatkan
dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.
7.    Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak mengerjakan
pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-
orang, demikian juga personil yang banyak berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu
masuk.
8.    Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising) ditempatkan pada
tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil lain yang memerlukan konsentrasi kerjayang
tinggi
9.    Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan ditempatkan dekat dengan
perlengkapan kerjanya
10. Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding atau tiang
agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.
11.  Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan dekat dinding
agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke tembok atau tiang untuk mendapatkan
penyangga
12. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia organisasi
ditempatkan pada kamar tersendiri
13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan tersendiri dapat dibuat
ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi
pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan
tamu.

STANDAR RUANG KANTOR

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur
sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam
1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain
menetapkan persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor. 

Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :

a.  Kebersihan

Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersih

b.  Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai

Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2 untuk setiap petugas.

c.   Suhu Udara

Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja ( minimum 16 C = 61F) 

d.  Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja

e.  Penerangan Cahaya 

Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat
dengan seharusnya

f.   Fasilitas kesehatan 

Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya

g.  Fasilitas Cuci 

Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan
untuk secukupnya.

h.  Air minum

Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa / tempat penampungan
khusus 

i.   Tempat pakaian 

Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas
sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah

j.   Tempat duduk 

petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perlu

k.  Lantai, gang , dan tangga

Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan, dan
bagian–bagian yang terbuka diberi pagar

l.    Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya harus cukup
terlatih 

m.  Beban berat

Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat
mendatangkan kecelakaan 

n.   Pertolongan pertama 

Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan pertama maupun seseorang
pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu 

o.   Penjagaan kebakaran

 Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran harus disediakan secara
memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran 

p.  Pemberitahuan kecelakaan
  Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus
dilaporkan kepada pihak yang berwajib.

H. MERANCANG TATA RUANG KANTOR BERBAGAI MACAM BENTUK

Dalam merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan diantaranya:

a)    Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.

b)   Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.
c)    Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.
d)   Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut.
e)   Penerangan atau pencahayaan yang baik.
f)    Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.

g)   Lain-lain hal yang penting dianggap penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan ruangan

Nah kalo teorinya sudah semua, ini dia gambarnya ...

CONTOH GAMBAR TATA RUANG KANTOR TERBUKA

 CONTOH GAMBAR TATA RUANG KANTOR TERTUTUP

CONTOH GAMBAR TATA RUANG KANTOR BERKAMAR / TERTUTUP

Pengertian Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor bisa disebut juga dengan istilah office layout atau layout saja.

Pada dasarnya tata ruang kantor adalah penentuan kebutuhan ruang untuk
menyiapkan susunan yang praktis dari faktor fisik yang dianggap dibutuhkan bagi
pelaksanaan kerja di perkantoran.

Atau juga bisa didefinisikan sebagai cara penyusunan perabotan dan juga peralatan
pada luas lantai yang tersedia.

Jadi, tata ruang kantor adalah pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat
perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga
pegawai bisa bekerja dengan nyaman, baik, bebas, dan leluasa untuk bergerak. Hal
tersebut tentunya akan tercapai efisiensi kerja.
Terdapat 2 rumusan yang berkaitan dengan pengertian dari tata ruang kantor, yaitu
sebagai berikut.

1. Penataan kantor sebagai penyusunan alat perlengkapan dan

perabotan pada luas yang tersedia.
2. Penataan kantor adalah penentuan tentang berbagai kebutuhan
ruang dan penggunaan secara detail dari sebuah ruang. Hal
tersebut bertujuan untuk penggunaan suatu susunan yang praktis
dari berbagai faktor pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya
yang se minimal mungkin.
Hal yang Perlu Diperhatikan
Untuk menata ruang kantor tersebut perlu diperhatikan berbagai hal berikut ini.

1. Penataan ruang kantor sebaiknya bisa memperpendek jarak

tempuh antara satu bagian ke bagian lainnya, sehingga dalam
pelaksanaan pekerjaan kantor bisa ditempuh dengan singkat dan
lancar.
2. Semua ruangan digunakan secara efisien.
3. Penataan dari sebuah ruang kantor sebaiknya bisa untuk
mempermudah pengawasan terhadap suatu pekerjaan supaya
pekerjaan tersebut bisa berjalan dengan baik.
4. Penataan dari ruang kantor harus memperoleh kesan yang baik
dari pihak luar pada saat mereka berkunjung ke kantor tersebut.
5. Penataan ruang kantor sebaiknya dirancang dengan susunan
tempat kerja yang bisa diubah sewaktu-waktu jika dibutuhkan.
Tata ruang kantor ini tidak hanya sebatas tentang bagaimana penempatan dan juga
penyusunan peralatan dan juga perlengkapan kantor.

Namun juga menyangkut jumlah perlengkapan dan juga peralatan tersebut, jumlah
orang yang menempati ruangan, jumlah dan fungsi ruangan serta biaya yang
dibutuhkan.

Tata ruang kantor yang efektif dan juga baik adalah tata ruang yang menekankan
pada penempatan dan penyusunan perabot dan alat perlengkapan secara tepat.

Sehingga dengan pengaturan tersebut diharapkan akan terwujud suatu ruang yang
dapat menunjang kelancaran aktivitas pegawai dalam bekerja.

 
Asas – Asas Tata Ruang Kantor
Dalam menata tata ruang kantor diperlukan beberapa asas supaya penataan bisa
dilakukan dengan baik.

Asas tersebut akan menjadi pedoman untuk menata ruang kantor. Menurut Richard
Muther asas-asas dalam tata ruang kantor adalah sebagai berikut.
1. Asas Jarak Terpendek
Asas jarak terpendek adalah penyusunan perlengkapan atau alat dan perabotan yang
menunjang pekerjaan yang tidak berjauhan.

Apalagi untuk berbagai pekerjaan yang saling berhubungan, terutama dalam

menyusun tempat kerja dan penempatan berbagai alat yang dibutuhkan.

Asas ini dapat memungkinkan proses penyelesaian pekerjaan bisa dilaksanakan

dengan singkat atau dengan waktu efektif.

2. Asas Rangkaian Kerja

Menurut asas ini, tata ruang yang baik adalah yang menempatkan para karyawan
dan alat-alat berdasarkan rangkaian yang sejalan dengan urutan penyelesaian suatu
pekerjaan. Asas ini adalah kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek.

Asas rangkaian kerja juga adalah kesinambungan dari asas jarak terpendek, karena
tata letak dari suatu ruang yang baik yaitu yang dapat memudahkan karyawan
menjangkau alat pekerjaan yang diperlukan. Sehingga pekerjaan bisa dilakukan
secara efisien dan efektif.

3. Asas Penggunaan Segenap Ruangan

Asas penggunaan segenap ruangan adalah asas yang dipakai untuk menata ruang
kantor dengan memakai ruang kantor yang ada, termasuk penggunaan ruangan
secara vertical ke atas dan juga ke bawah. Asas ini memakai pemaksimalan ruangan.

Asas ini sangatlah baik dipakai untuk ruang kerja yang kecil tapi membutuhkan
tempat penyimpanan barang yang cukup luas. Jadi dalam asas ini tidak terdapat
ruangan yang dibiarkan kosong atau tidak terpakai.

4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Berdasarkan asas ini, tata ruang yang baik adalah tata ruang yang bisa diubah atau
disusun kembali dengan mudah, dan tidak memerlukan biaya yang besar.
Perubahan tata letak kantor ini dilakukan untuk membuat suasana baru dalam suatu
kantor. Asas ini pun hanya memperhatikan besar kecil dan berat ringan dari
perabotan ruang kerja yang dipakai.

5. Asas Integrasi Kegiatan (Terintegrasi)

Tata ruang dan peralatan harus mengintegrasikan kegiatan antar dan inter bagian
yang ada di dalam organisasi. Sehingga akan saling berkaitan atau terintegrasi secara
harmonis.

Pengintegrasian ini sangatlah penting dilakukan supaya proses penyelesaian

pekerjaan bisa berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan.

Asas integrasi kegiatan ini sangat berhubungan dengan asas kesatuan fungsi dan
juga asas hubungan individual dalam berbagai asas pengorganisasian kantor.
Adanya kerjasama ini disebabkan karena asas hubungan individual dan kesatuan
fungsi.

6. Asas Keamanan dan Kepausan Kerja Bagi Pegawai

Dalam penataan ruang kantor, penerapan dari asas keamanan dan juga kepuasan
kerja sangat perlu untuk dilaksanakan.

Berdasarkan asas ini, tata ruang dan peralatan kantor harus bisa membuat karyawan
bisa bekerja secara nyaman, aman, dan puas.

Sehingga tujuan dari organisasi/perusahaan bisa tercapai dengan baik dan maksimal.
Apabila asas ini tidak diaplikasikan, mustahil pekerjaan kantor bisa dilaksanakan
dengan baik.

Tujuan Tata Ruang Kantor

Penataan ruang kantor adalah salah satu penting yang bisa menentukan kelancaran
dari pelaksanaan tata usaha perkantoran.

Tata ruang yang baik akan memberikan manfaat bagi organisasi yang bersangkutan
dalam menyelesaikan semua pekerjaannya sehingga tujuannya akan dapat tercapai
sesuai harapan.
Menurut 2 orang ahli yang berasal dari Inggris, yaitu Geofrey Mills dan Oliver
Standing Ford, menyatakan bahwa tujuan dari tata ruang kantor adalah sebagai
berikut.
1. Persyaratan perundang-undangan dipenuhi.
2. Ruang dimanfaatkan se-optimal mungkin.
3. Pelayanan tersedia sepanjang dibutuhkan. Misalnya telpon, air,
tenaga listrik, dan lain sebagainya.
4. Persyaratan kerja yang baik disediakan untuk setiap orang.
5. Pengawasan bisa melihat para karyawan bekerja.
6. Rasa kesetiaan dan kesatuan terhadap kelompok kerja bisa dijaga.
7. Komunikasi dan juga arus kerja diperlancar.
8. Dimudahkannya lalu lalang juru tata usaha diantara meja-meja
dan lemari arsip.
9. Pelaksanaan kerja yang mengganggu dan gaduh bisa dipisahkan.
10.Saling mengganggu antar karyawan harus dipisahkan.
11.Keamanan dan kebebasan diri sangat dibutuhkan.
Jenis – Jenis Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor yang baik akan memperlancar kinerja para karyawan. Pada
dasarnya terdapat 4 jenis tata ruang kantor, yaitu sebagai berikut.

1. Tata Ruang Kantor Berkamar/Bersekat (cubicle type

offices)
Tata ruang kantor berkamar/bersekat adalah tata ruangan untuk bekerja yang
dibagi-bagi dalam skat atau kamar-kamar.

Sekat kerja tersebut dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari
kayu. Cubicle type offices ini disebut juga dengan tata ruang kantor tertutup.
Kelebihan tata ruang kantor berkamar/bersekat (cubicle type offices)
1. Terjaminnya konsentrasi terhadap pekerjaan.
2. Kerahasiaan dari suatu pekerjaan terjamin.
3. Meningkatnya kewibawaan dari pekerja, terutama yang
mempunyai jabatan. Sehingga status pejabat menjadi selalu
terpelihara berkat adanya kewibawaan.
4. Bisa menjamin keberhasilan kerja dan merasa untuk ikut
bertanggungjawab terhadap ruangan dan akan tumbuhnya rasa
memiliki.
Kekurangan tata ruang kantor berkamar/bersekat (cubicle type
offices)
1. Komunikasi secara langsung antar pegawai menjadi tidak lancar
karena adanya pemisahan. Sehingga kesempatan untuk
melakukan komunikasi menjadi berkurang.
2. Pemisahan ruang kantor dengan cara bersekat/berkamar
membutuhkan biaya yang lebih besar, terutama biaya umtuk
pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan, dan biaya
peralatan lainnya.
3. Penggunaan ruangan menjadi kurang fleksibel jika ada perubahan
atau perkembangan organisasi.
4. Pemisahan ruang kantor dapat mempersulit pengawasan.
5. Memerlukan ruangan yang luas.
2. Tata Ruang Kantor Terbuka (open plan offices)
Tata ruang kantor terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh
beberapa karyawan yang bekerja secara bersama-sama di ruangan tersebut tanpa
adanya pemisah/penyekat.

Konsep tata ruang terbuka ini bisa meningkatkan kerjasama antar karyawan. Yaitu
dengan terciptanya lingkungan kantor yang mendukung komunikasi terbuka.
Sehingga produktivitas dari pekerjaan administrasi meningkat.

Bahkan open plan offices ini bisa mendorong proses kreatif yang diinginkan dari
karyawan yang berkaitan dengan berbagai hal yang bersifat kreatif.
Menurut Quible (2001) terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam
penggunaan konsep tata ruang terbuka ini, yaitu sebagai berikut.
 1. Penggunaan dari dinding permanen yang minim.
2. Penempatan dari masing-masing unit kerja harus meminimalisir
terjadinya pekerjaan yang menyimpang dan juga tumpang tindih.
3. Memberikan perhatian khusus terhadap gangguan suara guna
menciptakan lingkungan kerja yang nyaman. Kualitas gangguan
suara yang bisa dianggap baik jika dalam jarak 15 kaki dari
sumber suara tidak mengganggu karyawan yang lain.
4. AC dan juga control kelembaban yang terpusat akan mudah
untuk dikendalikan.
5. Pola warna dan juga pengaturan furniture yang tepat akan
menjadikan suasana dan lingkungan kerja kondusif bagi
karyawan. Penggunaan panel atau meja kursi yang portable akan
menyediakan privasi dan menambah estetika area tersebut.
Kelebihan tata ruang kantor terbuka
1. Memudahkan proses pengawasan, pengaturan cahaya, udara,
pengaturan warna, dan juga dekorasi.
2. Fleksibel jika diperlukan suatu perubahan ruangan dan tidak
membutuhkan biaya yang tinggi. Bahkan pengurangan jumlah
dinding permanen dan kantor private bisa meningkatkan
penggunaan ruang yang ada.
3. Mudah dalam mengadakan hubungan secara langsung,
pengawasan, penyeragaman kerja, dan juga pembagian peralatan
kerja.
4. Biaya lebih murah untuk hal pemeliharaan ruangan kerja,
penggunaan telpon, penggunaan kelengkapan ruangan dan
peralatan, dan lain-lainnya. Bahkan biaya untuk merubah layout
ini sangat murah jika dibandingkan dengan konsep bersekat atau
berkamar.
5. Memudahkan dalam penggunaan, penempatan, dan perawatan
peralatan kerja.
6. Memudahkan dalam koordinasi dan komunikasi kerja antar
karyawan.
7. Menghemat penggunaan peralatan kerja dan penerangan.
8. Biaya instalasi pertama lebih murah dibandingkan dengan konsep
konvensional atau bersekat/berkamar.
Kekurangan tata ruang kantor terbuka
1. Kebisingan atau kegaduhan kemungkinan dapat terjadi.
2. Karyawan sulit untuk melakukan pekerjaan dengan dengan penuh
konsentrasi karena dalam tata ruang terbuka setiap orang dapat
 melihat orang lain yang mondar mandir, tamu yang datang,
suara-suara karyawan yang lain dan sebagainya.
3. Betas kedudukan antara bawahan dan juga pimpinan tidak
nampak jelas.
4. Sulit untuk merahasiakan pekerjaan yang sifatnya rahasia.
5. Kemungkinan adanya tumpukan berkas dan pekerjaan lainnya.
Sehingga akan mengakibatkan pemandangan yang kurang enak
dipandang.
6. Memerlukan air conditioning untuk dapat mengurangi debu
dan air cleaner untuk mengurangi debu.
7. Kurang efektif bagi karyawan yang memerlukan konsentrasi yang
tinggi, seperti departemen administrasi keuangan.
3. Tata Ruang Kantor Berhias/Berpanorama (landscape
offices)

Tata ruang kantor berhias/berpanorama adalah ruangan yang digunakan

untuk bekerja yang berhias-kan oleh tanaman, dekorasi, dan lain sebagainya.

Bentuk dari ruangan kantor berhias ini mengusahakan supaya lingkungan ruang
perkantoran ini nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar seperti
lingkungan yang nyaman, menyenangkan, dan ekonomis dalam pemanfaatan
ruangan.

Kelebihan tata ruang kantor berhias

1. Para karyawan akan merasa betah dan nyaman bekerja.
2. Kantor menjadi terlihat lebih segar hal ini dikarenakan
pemandangan yang hijau.
 3. Ketegangan syaraf akibat bekerja dapat dihindari atau berkurang.
4. Apabila terjadi sesuatu misalnya kebakaran, maka akses keluar
menjadi mudah dan cepat.
5. Kebisingan dan juga kegaduhan bisa berkurang dan dihindarkan.
6. Kepengapan kantor bisa diminimalisir dengan suplai oksigen yang
berasal dari udara sekitar.
7. Produktivitas kerja menjadi meningkat, karena pekerjaan
dilaksanakan secara efisien sehingga tujuan dari organisasi dapat
tercapai dengan mudah.
8. Tidak memerlukan lampu dengan pencahayaan yang tinggi,
karena sudah terbantu dengan cahaya yang berasal dari luar
ruangan.
Kekurangan tata ruang kantor berhias
1. Untuk membuat tanaman dan dekorasi dibutuhkan biaya yang
cukup tinggi.
2. Keadaan cuaca juga dapat mempengaruhi kinerja. Misalnya jika
hujan yang disertai dengan petir, otomatis bisa mengurangi
konsentrasi dari para karyawan.
3. Biaya dari pemeliharaan dan perawatan yang cukup tinggi, karena
tidak hanya di dalam ruangan saja yang membutuhkan
pemeliharaan dan perawatan, namun juga di luar ruangan.
4. Memnutuhkan tenaga ahli yang tidak murah.
5. Konsentrasi juga dapat berkurang apabila terdapat sesuatu di luar
ruangan.
3. Tata Ruang Kantor Gabungan (mixed offices)
Tata ruang kantor gabungan adalah tata ruang kantor yang merupakan sebuah
gabungan antara bentuk tata ruang kantor yang sudah disebutkan sebelumnya.

Tata ruang gabungan ini perlu untuk dipertimbangkan, karena ke-3 bentuk tata
ruang tersebut mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing.

Untuk mencegah atau mengurangi kerugian yang ditimbulkan bisa dengan cara bisa
menciptakan mixed offices.
 

Pembagian Tata Ruang Kantor

Jika ditinjau dari ruang lingkup kantor, tata ruang kantor ini bisa dibedakan menjadi
beberapa bagian, yaitu sebagai berikut.
1. Tata Ruang Pribadi (private offices)
Tata ruang pribadi ini digunakan dengan berbagai macam alasan seperti
menunjukan prestise dan status. Misalnya seperti ruang atasan.

Selain itu, pegawai juga membutuhkan private office jika memerlukan ruangan yang

sepi untuk dapat berkonsentrasi dalam melakukan pekerjaannya.
Pegawai yang bekerja menggunakan berbagai alat-alat atau material yang mahal
juga membutuhkan ruangan tersendiri.

2. Tata Ruang Antar Bagian

Tata ruang ini terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu sebagai berikut.

General office area, area ini lebih banyak disukai dibandingkan dengan private
office area. Hal ini disebabkan karena beberapa hal berikut ini.
1. Biaya yang dibutuhkan untuk membuat private area dirasakan
lebih mahal.
2. Membutuhkan suatu kemudahan dalam pengawasan secara
langsung terhadap bawahannya.
3. Di-kemudian hari dimungkinkan adanya perubahan layout.
4. Tidak ingin direpotkan atau disulitkan oleh pengaturan
penerangan, alam komunikasi mebel, sirkulasi udara, dan
furniture.
5. Keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi cukup
tinggi.
6. Terdapat asas kebersamaan yang cukup tinggi dan memudahkan
pengambilan keputusan dari bawah ke atas.
Private office area, area ini pada umumnya dimiliki oleh setiap kantor. Contohnya
seperti ruang rapat atau ruang konferensi, ruang tamu, dan ruang pelatihan.
Service area, area ini biasanya adalah tempat yang kotor dan juga berisik. Misalnya
seperti ruang dapur, café, ruang fotocopy, toilet, dan ruang percetakan.
Storage area, area ini digunakan untuk menyimpan berbagai jenis barang. Misalnya
seperti bahan mentah, barang setengah jadi, dan barang jadi, serta ruang arsip.
 

Faktor – Faktor Lain yang Berhubungan dengan Tata

Ruang Kantor
Dalam suatu tata kantor yang baik, terdapat beberapa faktor lain yang harus
diperhatikan supaya penataan ruang kantor bisa lebih maksimal. Faktor-faktor lain
yang berhubungan dengan tata ruang kantor antara lain sebagai berikut.
1. Cahaya
Cahaya ini perlu untuk diperhatikan dalam tata ruang kantor. Cahaya ini adalah
penerang dalam suatu kantor.

Tanpa adanya cahaya, pekerjaan kantor dalam sebuah ruangan akan sulit untuk
dilakukan, apalagi untuk ruang kantor yang sifatnya tertutup.

Cahaya ini terdiri dari 2 jenis yaitu cahaya permanen seperti matahari dan cahaya
buatan seperti lampu.

Berdasarkan penelitian yang sudah dilakukan menyebutkan bahwa cahaya matahari

bisa menembus 5-7,5 meter dalam ruangan.

Cahaya terbagi menjadi 4 yaitu sebagai berikut.

1. Cahaya langsung seperti lampu.

2. Cahaya setengah langsung, biasanya dibuat suatu penopang
lampu dengan kaca.
3. Cahaya setengah tidak langsung.
4. Cahaya tidak langsung, penerangan yang terbaik adalah cahaya
yang tidak langsung, karena akan dapat memelihara kesejukan
mata.
2. Warna
Warna adalah faktor yang penting untuk dapat mempengaruhi keadaan dari jiwa
karyawan.

Menurut para ahli terdapat 3 warna pokok yaitu merah, kuning, dan biru. Merang
menggambarkan panas dan juga kegemparan dalam bekerja, serta bisa
menimbulkan emosi.

Kuning menggambarkan kehangatan matahari, merangsang mata dan syaraf, serta

bisa menimbulkan perasaan riang gembira.

Warna biru menggambarkan kelembutan langit dan samudra, keleluasaan,

menyejukan, dan ketentraman. Pengaruh dari warna biru bisa mengurangi
ketegangan otot tubuh dan tekanan darah.

Berdasarkan penelitian, warna-warna yang sering digunakan dalam gedung

perkantoran antara lain sebagai berikut.
 1. 88% warna putih
2. 88% warna putih dan hijau
3. 83% warna abu-abu
4. 81% warna gading
Warna yang tepat untuk suatu kantor ini tergantung pada macam dan sifat pekerjaan
yang ada di kantor tersebut.

Apabila pekerjaannya membutuhkan ketenangan sebaiknya gunakan-lah warna biru

pada dinding kantor. Apabila pekerjaannya adalah produktivitas dibutuhkan warna
putih.

3. Udara
Udara yang sejuk dan juga segar dalam suatu ruangan kantor juga sangat
dibutuhkan. Biasanya dalam ruang kantor digunakan AC (air conditioning) atau kipas
angina.

Beberapa hal yang dapat dilakukan untuk memperoleh udara yang baik dalam
ruangan antara lain sebagai berikut.

1. Mengatur suhu udara yang ada dalam ruangan dengan AC atau

kipas angin.
2. Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam
ruangan kerja dengan cara membuat fentilasi udara.
3. Menambahkan pengharum ruangan.
4. Suara
Suara adalah faktor lain yang sangat berkaitan dengan tata ruang kantor. Suara yang
mengganggu semaksimal mungkin harus dikurangi supaya konsentrasi kerja bisa
terjaga.

Suara yang mengganggu tersebut bisa berupa suara gaduh. Suara bisa dikurangi
dengan melalui lubang-lubang ventilasi supaya suara terbawa angina keluar.

Akhir Kata
Demikianlah pembahasan tentang tata ruang kantor. Semoga artikel ini bisa
bermanfaat bagi kamu dan menambah wawasan. Jika ada saran, kritik atau
pertanyaan silahkan sampaikan di kolom komentar. Terimakasih