LEMBAR KERJA SISWA (LKS VI)

Mata Pelajaran : Administrasi Perkantoran

Kelas/Semester : X/1
Kompetensi Keahlian : Akuntansi Keuangan Lembaga
Alokasi Waktu : 2 JP @ 45 Pertemuan
Kompetensi Dasar : 3.6. Menerapkan Penanganan Surat Masuk

Indikator Pencapaian Kompetensi
: 3.6.1. Menjelaskan pengertian surat dan surat masuk
3.6.2. Mengemukakan penanganan surat masuk dengan sistem
buku agenda
3.6.3 Mengemukakan penanganan surat masuk dengan sistem
kartu kendali

Petunjuk: Bacalah materi di bawah ini dengan seksama dan jawablah pertanyaan dan tugas yang diberikan!

I. PENGERTIAN SURAT DAN SURAT MASUK

Surat adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak
lain, baik perorangan maupun organisasi yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi/instansi yang berasal dari seseorang
atau organisasi lain.

Peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam penanganan surat:

1. Baki surat (tray): alat yang digunakan sebagai tempat berkas surat yang ada
2. Buku agenda surat masuk dan keluar untuk mencatat surat dengan sistem buku agenda
3. Kartu kendali: lembar untuk mencatat data surat yang masuk maupun keluar dengan sistem kartu
kendali
4. Ordner (Secretaries desk file) dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan tertentu
5. ATK (Alat Tulis Kantor) seperti pensil, bolpoin, penggaris, kertas polos, kertas
berkop/berkepala surat, amplop, penjepit kertas, staples, stapler, gunting, cutter, perforator
6. Letter opener: mesin pembuka surat
7. Stempel, tinta stempel dan bantal stempel
8. Formulir tanda terima atau ekspedisi
9. Lembar disposisi: lembar untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan proses tindak
lanjut surat.

Pola penyelenggaraan kegiatan administrasi persuratan dibedakan atas dua yakni:

1. Pola sentralisasi yakni pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, dimana terdapat
satu unit tata usaha bertugas menangani administrasi seluruh kantor
2. Pola desentralisasi yakni pola penanganan berkas yang dilakukan oleh setiap bagian/unit yang
ada pada kantor

II. PENANGANAN SURAT MASUK DENGAN SISTEM BUKU AGENDA

Buku agenda adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar.
Pencatatan surat dengan menggunakan sistem buku agenda ini disebut juga pola lama

Prosedur penanganan surat masuk dengan sistem buku agenda:

1. Penerimaan surat
Penerimaan surat dilakukan oleh petugas penerima surat yang biasanya berada pada bagian
depan kantor (front office) atau resepsionis, dapat juga oleh satpam kantor.
Tugas penerima surat:
a. Menghimpun dan menghitung surat masuk
b. Meneliti ketepatan alamat surat
c. Menandatangani bukti penerimaan surat
 2. Penyortiran surat
Surat yang telah diterima dari resepsionis, selanjutnya dipisah-pisahkan atau dikelompokkan
menurut jenis surat (dinas biasa, penting, rahasia dan pribadi). Jika surat yang diterima
merupakan surat pribadi, maka langsung diberikan kepada yang bersangkutan, sedangkan surat
yang tergolong surat dinas akan diproses lebih lanjut.
Tugas penyortir surat:
Memisahkan surat berdasarkan jenisnya (surat dinas biasa, penting, rahasia atau surat pribadi).

3. Pencatatan surat
Pencatatan perlu dilakukan untuk mengetajui banyaknya surat masuk setiap hari, minggu, bulan
dan tahun. Selain itu pencatatan juga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda.
Tugas pencatat surat:
a. Membuka surat (surat dinas biasa dan penting);
b. Memeriksa lampiran surat;
c. Membaca isi surat;
d. Mencatat surat tersebut dalam buku agenda;
e. Memberi stempel agenda sebagai tanda bahwa surat tersebut sudah dicatat;
f. Menyampaikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk
mendapat instruksi pimpinan sebagai tindak lanjut dari penanganan surat tersebut.
Untuk surat rahasia, petugas tidak boleh membukanya (kecuali jika sudah diberi izin oleh
pimpinan) surat langsung diberikan kepada orang yang dituju pada alamat surat dalam keadaan
tertutup.

Ada beberapa bentuk buku agenda yang digunakan dalam pencatatan surat yakni:
a. Buku agenda tunggal: buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk maupun surat
keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan dalam satu halaman dan hanya digunakan
untuk satu tahun.
Contoh Format Agenda Tunggal

No Tanggal Isi
Tanggal M/K Nomor Surat Dari/Kepada Kode Ket
. Surat Ringkas
1. 12/12/201 M 28/P/XII/2018 10/12/2018 Dari: Penawaran Ca
8 PT Cahaya Peralatan
Jalan Jenderal Kantor
Sudirman No. 77
Surakarta
2.

b. Buku agenda kembar

Buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar secara terpisah
atau sendiri-sendiri.
Untuk surat masuk disebut buku agenda surat masuk, sedangkan untuk surat keluar disebut
buku agenda verbal.
Contoh Format Agenda surat masuk

No Tanggal Terima Tanggal dan Perihal/ Diteruska

Lampiran Ket
. Terima Dari Nomor Surat Isi Ringkas n
1. 20/12/2018 PT Amanah 18/12/2018 Penawaran 1 Bagian
Sentosa 22/P/XII/2018 Mesin Cetak Pembelian

2.
 c. Buku agenda berpasangan/berganda
Adalah buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam
satu buku, di mana halaman sebelah kiri untuk mencatat surat masuk (format agenda surat
masuk) dan sebelah kanan mencatat surat keluar (format agenda surat keluar/verbal).
Pencatatan ini dilakukan dengan penomoran masing-masing.
Petunjuk pengisian buku agenda adalah sbb:
 Kolom Nomor: diisi nomor urut.
 Kolom Tanggal Terima: diisi tanggal penerimaan surat masuk.
 Kolom Nomor Surat: diisi nomor surat yang tercantum dalam surat, baik surat
masuk/keluar.
 Kolom Tanggal Surat: diisi tanggal yang tercantum pada surat.
 Kolom Dari: diisi alamat pengirim surat (surat masuk).
 Kolom Kepada: diisi alamat yang dituju dalam surat (surat keluar).
 Kolom Isi Ringkas: diisi perihal surat.
 Kolom Kode/Indeks: diisikode klasifikasi sesuai pokok masalah.
 Kolom Keterangan: diisi keterangan yang tidak tercakup pada kolom yang ada,
misalnya banyaknya lampiran, jenis surat (biasa, penting, rahasia).

4. Pengarahan surat
Merupakan proses penentuan siapa yang akan memproses surat berkaitan dengan isi surat
tersebut. Pengarah surat adalah pimpinan organisasi, yang bertanggungjawab terhadap
penanganan surat tersebut. Setelah surat diterima bersama lembar disposisi dari pencatat, surat
diteliti kebenarannya, kemudian pimpinan membubuhkan instruksi pada lembar disposisi dan
menuliskan siapa yang akan memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan
proses tindak lanjut terhadap surat yang diterima.

Contoh Lembar Disposisi

Disposisi
Indeks : Cahaya, PT Rahasia :
Penting : √
Biasa :
Kode : Ca Tanggal Penyelesaian: 12 Desember 2018
Tanggal/No. : 28/P/XII/2018
Asal : PT Cahaya, Jalan Jenderal Sudirman No. 77 Surakarta
Isi Ringkas : Penawaran Peralatan Kantor
Instruksi : Diteruskan Kepada :
1. Anang Sahrul, SE Bagian Pembelian
Segera Proses!
2.
3.
Sudah digunakan harap segera dikembalikan kembali:
Kepada : Bagian Administrasi
Tanggal : 13 Desember 2018

Keterangan:
 Baris ke 1, 2, 3 dan 5 diisi oleh sekretaris
 Baris ke 4, diisi oleh pimpinan

Tugas Pengarah surat:

Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat lebih lanjut, dengan mencatat instruksi
pimpinan dalam lembar disposisi.

5. Penyampaian surat
Setelah pimpinanmenuliskan instruksinya di lembar disposisi, surat beserta lembar disposisi
selanjutnya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh pimpinan yang namanya tercantum
dalam lembar disposisi. Apabila orang yang ditunjuk lebih dari satu, surat tersebut diperbanyak
 sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Ketika surat tersebut
diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, penerima surat harus menandatangani bukti
penerimaan di buku ekspedisi intern.

Contoh Format Buku Ekspedisi Intern

Tanggal Tanggal dan Ditujukan Nama Tanda

No Perihal
Kirim Nomor Surat Kepada Penerima Tangan
1. 12 Desember 28/P/XII/2018 Pesanan Anang Sahrul, SE Endang (Tanda
2018 Tangan
Penerima

Tugas Penyampai surat:

Menyampaikan surat kepada pihak-pihak yang ditunjuk pimpinan pada lembar disposisi dan
mencatat dalam buku ekspedisi intern.

6. Penyimpanan surat
Setelah selesai diproses, surat asli diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan
menggunakan sistem penyimpanan/kearsipan tertentu, seperti sistem abjad, masalah, tanggal,
wilayah dan nomor.
Tugas Penyimpan Surat:
Menyimpan surat dengan menggunakan sistem kearsipan tertentu.

III. PENANGANAN SURAT MASUK DENGAN SISTEM KARTU KENDALI

Sistem penanganan surat masuk dengan kartu kendali disebut juga sistem pola baru, dan saat ini
sangat banyak diterapkan di berbagai instansi baik pemerintah maupun swasta.
Kartu Kendali adalah lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan
penyimpanan surat masuk dan keluar.
Keuntungan menggunakan kartu kendali:
a. Lebih efisien
b. Dapat membedakan sifat surat (biasa, penting dan rahasia) karena lembarnya berbeda
c. Dapat menghilangkan pencatatan yang berulang
d. Memudahkan melacak lokasi surat yang sedang dalam proses
e. Memudahkan dalam penyusunan arsip
f. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip

Istilah-istilah yang berhubungan dengan penanganan surat masuk dan keluar dengan sitem kartu
kendali adalah:
a. Surat Biasa
Disebut juga surat rutin adalah surat yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut,
dan apabila surat tersebut sudah hilang informasinya dapat diperoleh dari sumber lain sehingga
tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.

b. Surat Penting
Adalah surat yang isinya mengikat atau tidak terdapat di surat lain, memerlukan tindak lanjut,
menyangkut masalah kebijakan, dan apabila terlambat atau hilang dapat merugikan perusahaan
karena tidak dapat diganti dengan surat lain.

c. Surat Rahasia
Adalah surat yang isi dan sifatnya perlu perlindungan, karena jika surat bocor akan meberi
dampak kerugian besar bagi perusahaan dan menyulitkan operasional perusahaan.
Surat rahasia biasanya bersampul lebih dari satu dan pada sampul surat terdapat kode RHS atau
SRHS.

d. Unit Kearsipan
Yakni satuan kerja yang mempunyai tugas pokok mengelola arsip.
Unit kearsipan terdiri atas penerima, pencatat, piñata, dan penyimpan surat.
 e. Unit Pengolah
Yakni satuan kerja yang melaksanakan salah satu fungsi organisasi.

f. Tata Usaha Unit Pengolah

Yakni unsur unit pengolah, yang selain melaksanakan tugas ketatausahaan, juga mengelola
kearsipan unitnya sendiri.

g. Pengolah Surat
Yakni petugas yang berada di unit pengolah yang bertugas mengolah, memproses, atau
melaksanakan instruksi sesuai isi surat.

h. Lembar Pengantar
Adalah lembar untuk menuliskan surat rutin dan surat rahasia, baik surat masuk maupun surat
keluar, sebagai pengganti buku ekspedisi intern dan ekstern.

Berikut Prosedur Penanganan Surat Masuk dengan Sistem Kartu Kendali untuk:
1. Surat Penting:
a. Penerima Surat
Penerima surat masuk adalah unit kearsipan.
Tugasnya:
a. Menerima surat dan menandatangani tanda bukti penerimaan surat;
b. Membubuhkan cap tanggal pada sampul surat;
c. Menyortir surat berdasarkan tanda yang terdapat pada sampul antara lain surat kilat,
surat segera, surat pribadi, surat salah alamat, dan surat rahasia;
d. Menyerahkan surat kepada pencatat surat;
e. Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirimkan melalui kurir atau pos.

b. Pencatat Surat
Pencatat menerima surat dari penerima selanjutnya menilai apakah termasuk kategori
penting, biasa atau rahasia.
Tugasnya:
a. Mencatat surat penting, dengan menggunakan kartu kendali rangkap tiga, surat biasa
dengan lembar pengantar surat biasa dan surat rahasia menggunakan lembar pengantar
surat rahasia.
b. Menyatukan kartu kendali bersama surat dengan menggunakan paper clip dan
meneruskan ke pengarah surat.

Contoh Format kartu Kendali

Tgl. : 5 Januari 2016

Indeks: Adiatma, CV Kode: Ad
No. Urut: 1 M/K: M
Isi Ringkas: Pesanan barang
15 Unit Air Conditioner (AC) Merk Sharp
30 Unit Kipas Angin Merk Maspion
Lampiran: 1 Lembar Tgl. Surat: 3 Januari 2016 No. Surat: 03/A/I/2016
Dari : CV Adiatama, Jalan Muhamad Yamin No. 44 Surabaya
Kepada : PT Indo Distributor, Jalan Kapten No. 13 Jakarta
Pengolah : Bagian Pemasaran (Doni Ardi) Paraf :
Catatan :

Cara pengisian Kartu Kendali di atas sbb:

1) Kolom Indeks: diisi dengan indeks sesuai dengan sistem kearsipan yang digunakan.
2) Kolom Tanggal, No. Urut, M/K: diisi dengan tanggal masuk atau keluarnya surat.
No. Urut diisi dengan nomor urut hari tersebut, sedangkan M/K dilingkari/ditulis M
jika surat Masuk dan K jika surat Keluar.
3) Kolom Kode: diisi dengan kode sesuai indeks yang digunakan. Dapat juga berupa
daftar klasifikasi subjek jika menggunakan indeks subjek, atau abjad jika
menggunakan indkes abjad.
 4) Kolom Isi Ringkas: diisi dengan perihal surat.
5) Kolom Lampiran: diisi apabila surat dilengkapi dengan lampirannya.
6) Kolom Dari: diisi dari mana asal surat itu, dari instansi/organisasi.
7) Kolom Kepada : diisi kepada alamat yang dituju surat tersebut.
8) Kolom Tanggal Surat: diisi tanggal surat yang tertera pada surat masuk/keluar
tersebut.
9) Kolom Nomor Surat: diisi dengan nomor surat yang tertera pada surat masuk/keluar
tersebut.
10) Kolom Pengolah: diisi dengan unit kerja yang akan memproses surat tersebut.
11) Kolom Paraf: diisi dengan paraf dari penerima surat jika surat sudah diterima oleh
unit kerja yang bersangkutan sebagai bukti bahwa surat sudah diterima.
12) Kolom Catatan: diisi catatan mengenai hal-hal yang perlu dijelaskan tentang surat
tersebut, misalnya surat tidak lengkap lembarannya, dll.

c. Pengarah Surat
Pengarah surat ialah pimpinan pada unit kearsipan, seperti Kepala Tata Usaha.
Tugasnya:
a. Menerima surat dari pencatat surat, beserta tiga lembar kartu kendali;
b. Menentukan kepada siapa atau unit ke unit manakah surat diteruskan;
c. Mengisi kolom indeks, kode, dan pengolah pada kartu kendali;
d. Mengambil kartu kendali 1 (putih) kemudian menyimpannya di kotak kartu kendali
yang berfungsi sebagai alat pengendali surat dan setelah satu tahun dijilid;
e. Meneruskan surat beserta kartu kendali 2 dan 3 kepada unit pengolah.

d. Penyampaian Surat ke Unit Pengolah

Unit pengolah terdirinatas tata usaha unit pengolah, pimpinan unit pengolah, dan
pelaksana.
1.d.1. Tata Usaha Unit Pengolah
Tugasnya:
a. Menerima surat beserta kartu kendali 2 dan 3 kemudian memberi paraf sebagai
bukti bahwa surat sudah diterima;
b. Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat untuk diteruskan
kepada piñata arsip (arsiparis), sementara kartu kendali 3 tetap melekat pada
surat;
c. Membuat dua lembar disposisi, kemudian melampirkan surat beserta kartu
kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2 untuk disampaikan kepada pimpinan
unit pengolah;
d. Menerima kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2 yang
telah diisi oleh pimpinan unit pengolah;
e. Menyimpan kartu kendali 3 dan lembar disposisi 2 dan meneruskan surat
berikut dengan lembar disposisi 1 kepada pelaksana sesuai instruksi yang ada
di lembar disposisi;
f. Menerima surat dan lembar disposisi1 kembali dari pelaksana, jika surat
tersebut telah selesai diproses, untuk kemudian disimoan beberapa lama.
Apabila sudah menurun nilai gunanya (inaktif),surat dan kartu kendali 3
diserahkan kepada piñata arsip dan ditukar dengan kartu kendali 2 sebagai
bukti bahwa surat disimpan di unit kearsipan oleh piñata arsip.

1.d.2. Pimpinan Unit Pengolah:

Tugasnya:
a. Menerima surat, kartu kendali 3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari tata usaha
unit pengolah;
b. Mengisi lembar disposisi untuk menindaklanjuti surat masuk;
c. Menyerahkan kembali surat, kartu kendali 3 dan lembar disposisi 1 dan 2
kepada tata usaha unit pengolah.
 1.d.3. Pelaksana
Tugasnya:
a. Menerima surat beserta lembar disposisi 1pimpinan dari tata usaha unit
pengolah;
b. Melaksanakan instruksi pimpinan yang tertulis dalam lembar disposisi;
c. Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada tata usaha unit pengolah jika
surat sudah selesai diproses/ditindaklanjuti.

e. Penataan Arsip
Dilakukan oleh peñata arsip (arsiparis).
Tugasnya:
a. Menerima kartu kendali 2 yang telah diparaf oleh tata usaha unit pengolah, kemudian
menyimpan di kotak kartu kendali sebagai bukti bahwa surat sedang diproses di unit
pengolah;
b. Menerima surat yang sudah selesai diproses oleh unit pengolah dan menukar kartu
kendali 2 dengan kartu kedali 3;
c. Melakukan penyimpanan surat sesuai sistem kearsipan yang digunakan.

2. Surat Biasa
Penanganan surat biasa tidak menggunakan kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar
surat biasa. Pencatatan surat biasa pada lembar pengantar surat biasa dapat dilakukan secara
sekaligus untuk beberapa surat. Oleh karena itu surat tidak perlu disampaikan tergesa-gesa
disampaikan kepada unit pengolah seperti surat penting, dapat menunggu satu sampai dua hari
hingga surat terkumpul banyak. Surat biasa tidak perlu disimpan terlalu lama, cukup disimpan
diunit pengolah dan tidak perlu diserahkan kepada piñata arsip. Penghapusan arsipnya dilakukan
di unit pengolah.
Prosedur penanganannya:
a. Surat masuk dikumpulkan hingga 1 sampai 2 hari, kemudian dicatat dalam lembar pengantar
surat biasa rangkap 2
Contoh Lembar Pengantar Surat Biasa

Lembar Pengantar Surat Biasa

Unit: Tanggal: Waktu Penyampaian:
Bagian Personalia 4 Januari 2018 Pukul 11.00 WIB
No.
Uru Asal Surat Tanggal/Nomor Isi Ringkas Keterangan
t
1. Agus Hariadi 2 Januari 2018 Lamaran Kerja Resepsionis
Jalan Cemara No. 5
Surakarta

2. Anita Nursanti 2 Januari 2018 Lamaran Kerja Sekretaris

Jalan Ir. Soekarno No. 8
Sukoharjo

3. Damar Widianto 2 Januari 2018 Lamaran Kerja Sekretaris

Jalan Kapten Tendean No. 10
Surakarta

4. Tina Talisa 3 Januari 2018 Lamaran Kerja Resepsionis

Jalan Raya Palur No. 13
Karanganyar

Tanggal : 4 Januari 2018 Pukul: 11.15 WIB

Jumlah: 4 surat
Diterima : Sandra

b. Setelah dicatat, surat beserta 2 lembar pengantar surat disampaikan kepada unit pengolah
 c. Unit pengolah membubuhkan paraf pada lembar pengantar, kemudian menyerahkan lembar
pengantar 1 kepada pencatat surat.
3. Surat Rahasia
Adalah surat yang hanya dibaca oleh pimpinan atau orang tertentu yang telah ditunjuk langsung
oleh pimpinan.
Seperti surat biasa, surat rahasia juga penanganannya tidak menggunakan kartu kendali tetapi
menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

Contoh Lembar Pengantar Surat Rahasia

Lembar Pengantar Surat Rahasia

Unit: Tanggal: Waktu Penyampaian:
Bagian Personalia 30 Januari 2018 Pukul 11.30 WIB
No.
Uru Asal Surat Tanggal/Nomor Isi Ringkas Keterangan
t
1. Departemen Tenaga Kerja 29 Januari 2018 Daftar Nilai Diklat 25 Orang
Jalan Jenderal Gatot Subroto
Kav. 51 Jakarta

Tanggal : 30 Januari 2018 Pukul: 11.40 WIB

Jumlah: 4 surat
Diterima : Sandra

Prosedur penanganan surat masuk rahasia sbb:

a. Penerima surat menerima surat rahasia, kemudian menyerahkan kepada pencatat surat;
b. Pencatat surat kemudian mencatat surat tersebut tanpa membuka sampul surat ke dalam
lembar pengantar surat rahasia (rangkap dua), selanjutnya menyerahkan surat beserta dua
rangkap lembar pengantar surat rahasia tersebut kepada pengarah surat;
c. Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan surat beserta lembar
pengantar kepada unit pengolah;
d. Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2;
e. Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, sementara lembar
pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada piñata arsip.

Larantuka, 23 Januari 2021

Mengetahui Guru Mata Pelajaran
Kepala Sekolah

Rofinus Belawa Doren Theresia Hadu Hayon

 LEMBAR JAWABAN SISWA (LJS 6)

Nama Siswa : ……………………………………………………………………

Kelas : ……………………………………………………………………
Mata Pelajaran : Administrasi Perkantoran

Soal 1:
Anda adalah seorang Sekretaris PT Bangun Indonusa. Tugasmu mencatat surat masuk di bawah ini ke
dalam buku agenda surat masuk pada format yang sudah disiapkan.
Berikut daftar surat masuk:
a. Surat dari PT Buana Karya, Jalan Slamet Riyadi No. 48 Surakarta; Tanggal Surat 3 Desember 2018;
Tanggal pencatatan 4 Desember 2018; No. Surat: 71/BK/XII/2018; Perihal pesanan barang
elektronik.
b. Surat dari PT Mandala, Jalan Yos Sudarso No. 50 Jakarta; Tanggal 10 Desember 2018; Tanggal
pencatatan 11 Desember 2018; No. Surat 53/PM/XII/2018; Perihal permintaan penawaran.
c. Surat dari PT Harum Sejahtera, Jalan Pemuda 75 Surabaya; Tanggal 13 Desember 2018; Tanggal
pencatatan 14 Desember 2018; No. Surat: 157/HS/XII/2018; Perihal penawaran mebel.
d. Surat dari PT Bukit Jayalaya, Jalan Jenderal Sudirman No. 15 Semarang; Tanggal 14 Desember 2018;
Tanggal pencatatan 15 Desember 2018; No. Surat: 56/BJ/XII/2018; Perihal promosi alat kantor.
e. Surat dari PT Bendung Trio Serangkai, Jalan Adi Sucipto No. 115; Tanggal Surat 17 Desember 2018;
Tanggal pencatatan 18 Desember 2018; No. Surat: 77/BTS/XII/2018; Perihal pesanan barang
elektronik.

Petunjuk Kerja untuk Soal 1:

a. Isilah format buku agenda surat masuk di bawah ini dengan teliti, cermat, rapi dan bersih!
b. Isi secara berurutan atau sistematis berdasarkan tanggal surat, dimulai dari tanggal surat yang
termuda!
c. Pada kolom “diteruskan kepada” semua diisi dengan tulisan “Bagian Pembelian”.
d. Setiap Lembar jawabanmu wajib ditandatanngani oleh mu dan orangtua/wali.

Soal 2:
Buatlah bagan/skema prosedur penanganan surat masuk dengan:
a. Sistem Buku Agenda.
b. Sistem Kartu Kendali untuk Surat Penting.

Petunjuk Kerja untuk Soal 2:

a. Kerjakan pada selembar kertas double folio yang sudah disiapkan, dengan teliti, cermat, rapi dan
bersih!
b. Untuk mempermudahmu dalam membuat bagan/skema, boleh menggunakan pensil.
c. Setiap Lembar Jawabanmu wajib ditandatanngani olehmu sendiri dan orangtua/wali.

Larantuka, 23 Januari 2021

Mengetahui Guru Mata Pelajaran
Kepala Sekolah
 Rofinus Belawa Doren Theresia Hadu Hayon

Nama Siswa : ………………………………………………

Kelas : ………………………………………………
Mata Pelajaran : Administrasi Perkantoran

B. Bagan/ Skema Sistem Kartu Kendali Untuk Surat Penting

Nama Siswa : ………………………………………………
Kelas : ………………………………………………
Mata Pelajaran : Administrasi Perkantoran
FORMAT AGENDA SURAT MASUK
No. Tanggal Terima Surat Diteruskan Kode
Isi Ringkas Lampiran Keterangan
Urut Terima Dari Nomor Tanggal Kepada Arsip
1.

2.

3.

4.

5.

…………………, …………… 2021

Mengetahui Dikerjakan oleh
Orang tua/Wali

…………………………………. ………………………………….
Nama dan tandatangan Nama dan tandatangan