Proses Penanganan

Surat Masuk dan Surat Keluar

D

Oleh:

Nama : Sola Grace Lasmaria Sihite

Kelas : AB 4E

NIM : 1905092061

Mata Kuliah : Proyek Kesekretariatan

Jurusan Administrasi Niaga

Program Studi Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Medan
T.A 2020/2021
 I. PENANGANAN SURAT MASUK

A. PENANGANAN SURAT MASUK DENGAN SISTEM BUKU AGENDA

Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk
dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.
Buku agenda ada 3 macam;
1. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat
surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.
2. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan
nomor urut sendiri-sendiri.
3. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

1. Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu
tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.
2. Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus
sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor
3. Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan
disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.
4. Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi
surat masuk yang bersangkutan
5. Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep
surat
6. Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk
membuat surat yang akan dikirimkan
7. Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti
surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan
8. Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada
buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

1. Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan
kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di
perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga. Kegiatannya
mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu
masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, haik yang diantar oleh petugas pos
maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.
Tugas penerima surat adalah:
• Mengumpulkan setiap surat yang masuk,
• meneliti ketepatan alamat
• menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat
yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada
 petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada
petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

2. Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan
alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka
surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan
surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus
diproses lebih lanjut.

3. Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda.

Tabel Buku agenda surat masuk

No. Tangal Nomor Surat Tanggal Dari Isi Indeks dan Keterangan
Terima Surat Ringkasan Kode

Tabel Buku agenda tunggal

No. Tanggal M/K Nomor Tanggal Dari/Kepada Isi Kode Ket

Surat Surat Ringkas

Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut
merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak
diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat
penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan,
dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah
ditemukan.
Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel agenda sebagai tanda
bahwa surat sudah dicatat. Sebelum surat dicatat dalam buku agenda, maka terlebih dahulu
dibubuhkan stempel agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama
surat.

Stempel agenda bagian arsip dapat berupa:

AGENDA BAGIAN ARSIP

Tanggal diterima :...............................................

Nomor agenda :...............................................
Tanggal diteruskan :...............................................
Tanda tangan :...............................................
 Selanjutnya memeriksa kelengkapan surat. Dapat digunakan buku agenda yang berisi
keterangan-keterangan berikut ini. Keterangan memuat informasi surat tentang lampiran.

Tabel. Daftar lampiran surat yang hilang

No Dari Surat Untuk Hal lampiran yang hilang Keterangan

Urut Tanggal Nomor

Tabel. Daftar lampiran yang dikirim dengan pos sendiri

No Dari Surat Untuk Hal Sifat Lampiran Keterangan

Urut Tanggal Nomor Jenis Tgl. terima

Tabel. Daftar lampiran surat berharga

Nomor Dari Surat Untuk Macam jenis Ketrangan

Urut Tanggal Nomor lampiran

Kemudian petugas memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan

lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses
selanjutnya dari surat tersebut.

DISPOSISI
Indeks : Rahasia :
Penting :
Biasa : Diisi oleh
Kode : Tgl. Penyelesaian: Sekretaris
Tgl/No :
Asal :
Isi Ringkas :

Intruksi : Diteruskan Kepada:

1. ...................................... Diisi oleh
2. ...................................... pimpinan
3. ......................................

Sesudah digunakan harap segera kembali: Diisi oleh

Kepada : Sekretaris
Tanggal :
 4. Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses
surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan,
karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut.
Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang
harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan
berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang
ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani surat
berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

5. Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat tersebut
berikut lembar disposisinya diberikan kepada prang yang ditunjuk oleh pimpinan yang telah
ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat
tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan
suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada prang yang telah ditunjuk, maka yang
menerima harus menandatangani bukti penerimaan di huku ekspedisi intern.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:
• Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan
organisasi/perusahaan sendiri.
• Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar
organisasi/perusahaan.

6. Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata
usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem
abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

Bagan Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

EKSPEDIT Penerima dan Penyortir Pencatat

Surat/Agendaris

Penata Arsip Unit Pengolah Pengarah

 B. PENANGANAN SURAT MASUK DENGN SISTEM KARTU KENDALI

Sistem Kartu Kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian hingga
penemuan kembali dilakukan dengan sistem yang terkendali, sehingga penanganan surat
masuk dan surat keluar dilakukan dengan efektif dan efisien.

Contoh Kartu Kendali

M–K
INDEKS Tanggal No. Urut KODE

Isi Ringkas :

Dari : Kepada :

Tanggal Surat : Nomor Surat : Lampiran :

Catatan :

Dalam penanganan surat dengan sistem kartu kendali, baik surat masuk maupun surat
keluar harus dilakukan pengelompokkan surat.

Secara sederhana surat-surat dapat dikelompokkan sebagai berikut :

1. Surat Penting
Surat penting adalah semua surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok yang
terkait bagi kantor/organisasi bersangkutan, baik secara langsung maupun tidak, turut
mempengaruhi berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi.
Yang termasuk ke dalam kelompok surat penting, antara lain :
a. Surat yang menyangkut kebijaksanaan pokok organisasi
b. Surat yang menyangkut kebijaksanaan pelayanan kepegawaian, perencanaan,
perlengkapan, dll.
c. Surat yang jika informasi yang termuat di dalamnya tidak diketahui atau tidak sampai
kepada yang bersangkutan dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi
d. Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.
 2. Surat Rutin atau Surat Biasa
Surat rutin atau surat biasa adalah surat yang tidak termasuk dalam golongan surat
penting, rahasia, atau pribadi. Surat-surat ini relatif singkat, sehingga tidak perlu disimpan
lama dan biasanya tidak memerlukan tindak lanjut.

3. Surat Rahasia dan Surat Pribadi

Pada umumnya surat rahasia bersampul dua, sehingga pemrosesannya dilakukan
dalam keadaan tertutup sampai surat tersebut diterima pihak yang dituju.
Surat pribadi adalah surat yang bersampul tertutup, tertulis nama pribadi diiringi dengan
nama jabatan formalnya.

Dalam sistem kartu kendali, penanganan untuk ketiga kelompok surat tersebut terdapat
sedikit perbedaan, yaitu :
a. Surat penting harus dibuatkan Kartu Kendali,
b. Surat biasa cukup dibuatkan Lembar Pengantar Surat Biasa,
c. surat rahasia dibuatkan Lembar Pengantar Surat Rahasia

Proses Penanganan Surat Masuk Dengn Sistem Kartu Kendali

1. Penanganan Surat Penting

Untuk surat-surat penting dibuatkan 3 lembar kartu kendali dengan penanganan sebagai
berikut :

a. Penerima Surat
Tindakan yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1) Surat masuk melalui unit kearsipan, kemudian petugas menandatangani surat pengantar
yang diterima
2) Penyortiran surat dilakukakan berdasarkan urutan sifat surat
3) Periksalah kelengkapan surat
4) Pada sampul surat dibubuhi cap, tanggal, dan waktu menerima surat, kemudian diserahkan
kepada petugas pencatat surat.

b. Pencatat Surat
Petugas pencatat surat bertugas sebagai berikut :
1) Surat penting dicatat pada 3 lembar kartu kendali, kolom indeks/subjek, kode dan
pengolah yang tercantum dikosongkan untuk diisi oleh pengarah
2) Kartu kendali disatukan dengan surat dan diteruskan kepada pengarah.

c. Pengarah atau Pengendali Surat

Tindakan yang harus dilakukan adalah sebagai berikut
1) Menerima ketiga kartu kendali dan surat
2) Menyampaikan surat kepada pihak yang berwenang
3) Mengisi kolom indeks/subyek, kode dan pengolah yang tercantum pada kartu kendali
4) Kartu kendali lembar ke satu disimpan di kotak kartu indeks
5) Meneruskan kartu kendali kedua dan ketiga ke unit pengolah, sedangkan kartu kendali ke
satu hendaknya disatukan di tempat yang telah ditentukan.

d. Unit Pengolah
Unit Pengolah surat terdiri dari :
1) Tata Usaha Unit Pengolah
2) Pimpinan Unit Pengolah
3) Pengolah yang ditentukan langsung oleh pimpinan yang disesuaikan dengan lembar
disposisi

1) Tata Usaha Unit Pengolah, bertugas :

- Menerima surat yang dilengkapi dengan kartu kendali II dan III (Kuning dan Merah
Muda), kemudian memarafnya.
- Setelah memaraf, kartu kendali II dikembalikan kepada pengarah untuk diserahkan
kepada penata arsip
- Menerima surat yang dilengkapi dengan kartu kendali III yang disertai dua lembar
disposisi
- Menyimpan kartu kendali III dan lembar disposisi kedua, kemudian meneruskan
surat beserta lembar disposisi kesatu kepada pengolah surat.

2) Pimpinan Unit Pengolah, bertugas :

- Menerima surat disertai kartu kendali III serta dua lembar disposisi, kemudian
memberi tanda disposisi pada surat tersebut
- Menyerahkan kembali surat disertai kartu kendali III dan dua lembar disposisi,
kemudian diserahkan kepada unit pengolah disertai lembar disposisi I.

3) Pengolah yang ditentukan langsung oleh pimpinan yang disesuaikan dengan lembar
disposisi. Pengolah ini bertugas :
- Menerima surat beserta lembar disposisi I yang telah diparaf oleh pimpinan unit
pengolah
- Memproses surat dengan menggunakan lembar disposisi
- Mengembalikan surat dan lembar disposisi I ke Tata Usaha Pengolah, kemudian
lembar disposisi I dan II disatukan untuk disimpan pada penata arsip dan kartu kendali II
diserahkan pada Tata Usaha Pengolah.

e. Penata Arsip
Bertugas :
1) Menerima kartu kendali II yang telah diparaf oleh Tata Usaha Pengolah dan disimpan di
kotak yang khusus sebagai tanda bahwa surat sedang diproses
2) Surat yang telah diproses beserta Kartu Kendali III diterima untuk ditata dari unit Tata
Usaha Pengolah, kemudian Kartu Kendali II diserahkan ke unit Tata Usaha Pengolah.

2. Penanganan Surat Biasa

Untuk surat-surat biasa cukup dibuatkan dua lembar surat pengantar, yang penanangannya
sebagai berikut :

a. Penerima Surat :
1) Menerima dan menyortir surat masuk
2) Membuka dan memeriksa kelengkapan surat
3) Membubuhkan cap tanggal dan waktu pada sampul surat untuk diteruskan pada pencatat
surat

b. Pencatat Surat :
1) Mencatat surat pada dua lembar pengantar
2) Meneruskan kepada unit pengolah untuk diparaf oleh unit pengolah.

c. Unit Pengolah :
1) Menerima surat serta memaraf dua lembar pengantar dan menyimpan lembar pengantar II
2) Mengembalikan lembar pengantar I kepada pencatat untuk disimpan
3) Menyerahkan surat kepada pimpinan untuk diketahui atau langsung diserahkan
kepada pihak yang dituju.

3. Penanganan Surat Rahasia

Untuk surat-surat rahasia dibuatkan 2 lembar pengantar surat rahasia, yang

penanganannya sebagai berikut :

a. Penerima surat :
1) Menerima surat dan mengelompokkan surat yang disesuaikan dengan bagian yang
ada
2) Menyerahkan kepada petugas pencatat dalam keadaan tertutup.

b. Pencatat surat :
1) Mencatat dan melampiri surat dengan dua lembar pengantar surat rahasia
2) Menyerahkan kepada pengarah.

c. Pengarah surat
1) Menerima surat disertai dua lembar pengantar
2) Menerima dan menyimpan satu lembar pengantar yang selanjutnya diserahkan
kepada pengolah

d. Unit Pengolah
1) Menerima surat dari pengarah
2) Memaraf lembar pengantar dan menyerahkan satu lembar kepada pengarah
3) Menyimpan dan menyerahkan surat dan satu lembar pengantar ke unit pengolah,
selanjutnya surat disampaikan kepada pihak yang dituju.

Bagan Penanganan Surat Masuk

1. Surat Penting
UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH
Penerima Pencatat Pengarah Penata Tata Pimpinan Pengolah
Arsip Usaha
2. Surat Biasa

UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH

Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip

3. Surat Rahasia

UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH

Penerima Pencatat Pengarah Penata Arsip
 II. PENANGANAN SURAT KELUAR

A. PENANGANAN SURAT KELUAR DENGAN SISTEM BUKU AGENDA

A. Pengertian Surat Keluar

Surat keluar ialah semua surat yang di kirimkan atas nama suatu organisasi kepada
pihak lain.
Ada 3 faktor di lakukannya surat keluar, antara lain:
1. Ingin memberitahukan sesuatu hal yang penting kepada pihak lain,
2. Merupakan jawaban surat yang di terima sebelumnya, dan
3. Merupakan kebutuhan.
Sekarang kita akan membicarakan langkah-langkah dalam penanganan surat
keluar secara umum.

B. Menyiapkan Surat Keluar

Surat-surat tertentu tidak boleh di tandatangani sekretaris atas nama pimpinan. Surat-
surat tersebut misalnya surat pernyataan simpati, janji untuk bertemu atau pembatalan janji,
ucapan selamat atau ucapan turut berduka cita, dan surat untuk pejabat tinggi. Apabila surat
semacam ini di tandatangani oleh sekretaris, pengaruhnya akan kurang baik. Dengan
demikian, surat-surat semacan ini harus di tandatangani sendiri oleh pimpinan.

Langkah-langkah yang dapat di lakukan sekretaris dalam upaya menyiapkan surat

keluar antara lain menyiapkan konsep, mengetik konsep surat tersebut, memeriksanya,
dan melakukan pemisahan surat. Setelah itu, surat di mintakan tanda tangan kepada
pimpinan.

1. Pembuatan Konsep Surat (draft)

Konsep surat (draft) adalah kegiatan merancang isi dan bentuk surat sebagai bahan
tertulis dengan menggunakan manual yang akan di ketik dengan rapi kemudian di kirimkan
ke alamat yang di tuju. Pembuatan konsep surat dapat di lakukan oleh pimpinan/atau atasan
atau sekretaris/konseptor.
a. Konsep surat pimpinan/atasan
Konsep surat yang dibuat oleh pimpinan/atasan secara langsung berupa lembaran
konsep surat dan di serahkan kepada sekretaris. Sekretaris mendapatkan lembar
konsep yang di buat oleh pimpinan. Dalam hal ini konsep sudah jadi, baik isi maupun
bentuk surat. Apabila terjadi kesalahan sebaiknya gunakan paraf koreksi sehingga
konsep benar-benar siap untuk di ketik.
b. Konsep surat sekretaris/konsektor
Konsep surat di buat oleh sekretaris atas intruksi/perintah dari pemimpin. Kemudian,
hasil konsep surat yang di buat oleh sekretaris di serahkan kepada pimpinan untuk di
koreksi kembali. Setelah naskah surat dikoreksi, maka naskah surat di kembalikan
kepada sekretaris untuk diketik dan dikirimkan kepada pihak yang setuju.

2. Pengetikan Konsep Surat

Konsep suratyang telah mendapat persetujuan dan telah di paraf oleh pimpinan,
selanjutnya di serahkan kepada juru ketik untuk segara di ketik.
 3. Pemeriksa Surat
Sebaiknya seorang sekretaris memeriksa semua surat yang keluar, apakah isi surat
sudah cocok dengan alamat si pengirim pada amplop atau belum.
4. Pemisahan Surat
Pemisahan surat di lakukan untuk memisahkan surat yang di tandatangani sendiri
dengan surat yang di buat oleh pimpinan dan harus di tandatangani oleh pimpinan.

5. Penandatanganan Surat
Setelah surat diketik, maka sebaiknya di periksa kembali kebenarannya, apakah masih
ada kesalahan, maka surat di berikan kepada pimpinan untuk ditandatangani.

6. Pemberian cap/stempel
Sebagai tanda pengesahan surat yang sudah ditandatangani.

7. Melihat dan memasukkan surat ke dalam amplop

Pelipatan harus sesuai dengan amplop yang akan digunakan dalam amplop/sampul
surat. Bubuhkan nomor surat bila penting jika sampul tidak ada kopnya maka harus di
stempel.

C. Pengiriman Surat
Di kantor yang besar, biasanya persiapan untuk mengirim surat dilakukan oleh bagian
sentral surat-menyurat. Di kantor yang lebih kecil, kemungkinan sekretaris sendiri yang harus
mengelem, menimbang, dan membubuhi prangko. Sebaiknya seorang sekretaris harus
mempunyai persediaan prangko yang cukup untuk memenuhi kebutuhan yang mendesak. Di
samping itu, seorang sekretaris juga hanya memiliki tarif pos berisi daftar bermacam-macam
cara pengiriman (pos udara, laut, kilat).
Surat di kirim ke dalam maupun ke luar instansi tersebut. Pengiriman surat ke dalam
instansi menggunakan buku ekspedi intern dan pengiriman surat keluar instansi dengan
menggunakan buku ekspendesi ekstern.
Untuk surat intern harus di cantumkan dengan jelas alamat dan bagian orang yang di
tuju. Bila surat bersifat pribadi atau rahasia, maka sebaiknya di masukkan ke dalam amplop
dengan tulisan “Khusus Pimpinan” atau “Rahasia”, contoh Lihat Tabel 1: Buku
ekspedisi Intern.
Bila mengetik amplop untuk di kirim, alamat di ketik pada bagian kanan bawah
amplop dan nama kota di tulis dengan huruf besar. Biasanya, nama daerah juga perlu di
cantumkan sebab banyak nama kota yang sama di daerah yang berlainan.

Tabel 1
BUKU EKSPEDISI INTERN

No Tanggal Surat Dikirim kepada Nomor Surat Nama Penerima Paraf & Tgl
Urut diterima
 Tabel 2
BUKU EKSPEDISI EKSTERN

No Tanggal Surat Dikirim kepada Nomor Surat Paraf & Tgl

Urut diterima

Lajur Buku Agenda Surat Keluar

BUKU AGENDA KELUAR

Tgl No. No/Kode. Dikirim Tgl & No. Lampiran Ringkasan Tgl,
Pengiriman Urut Indeks kepada Kode Surat Isi Pokok Diteruskan Ket.
Surat Keluar Surat kepada

B. PENANGANAN SURAT KELUAR DENGAN SISTEM KARTU

KENDALI

1. Penanganan Surat Penting

Untuk surat-surat penting dibuatkan 3 lembar kartu kendali, dengan penanganan

sebagai berikut :

a. Unit Pengolah
1) Membuat draft dan mengonsep surat untuk disetujui oleh pimpinan
2) Mengetik surat dengan membuat tindasan surat untuk diperiksa oleh Kepala Tata Usaha,
kemudian Kepala Tata Usaha memaraf di sebelah kiri salam penutup pada lembaran tindasan,
lalu diteruskan kepada pimpinan untuk ditandatangani
3) Diserahkan kepada pencatat surat.

b. Pencatat Surat
1) Menerima surat serta dilampirkan 3 lembar kartu kendali
2) Memberikan nomor dan meneruskan kepada pengarah

c. Pengarah Surat
1) Menerima surat dan mengisi kartu kendali pada bagian/kolom indeks/subjek dan kode
2) Menyimpan kartu kendali I dan meneruskan surat asli, tindasan, kartu kendali II dan III
kepada petugas pengirim surat

d. Pengirim Surat
1) Menerima surat asli dan tindasannya disertai kartu kendali II dan III
2) Memberikan cap pada surat asli dan tindasannya
3) Melipat surat asli untuk dimasukkan pada amplop, selanjutnya tindasan dan kartu kendali
II dan III diteruskan kepada penata arsip.

e. Penata Arsip
1) Menerima kartu kendali II dan III yang telah diparaf oleh unit pengolah
2) Kartu kendali II diserahkan kembali kepada unit pengolah agar dapat diketahui bahwa
tembusan telah diterima oleh bagian penata arsip

2. Penanganan Surat Biasa

Untuk surat-surat biasa cukup dibuatkan 2 lembar pengantar surat biasa yang
penanganannya sebagai berikut :

a. Unit Pengolah
1) Mencatat surat dengan menggunakan lembar pengantar 2 lembar
2) Meneruskan kepada petugas pencatat surat

b. Pencatat Surat
1) Menerima surat yang dilampiri lembar pengantar
2) Membubuhkan stempel tanggal pengiriman surat pada lembar tindasan, dan lembar
pengantar II dikembalikan kepada unit pengolah
3) Lembar pengantar I disimpan, untuk dijadikan bukti bahwa surat telah disampaikan
4) Memasukkan surat asli dalam amplop untuk diteruskan ke unit pengirim surat untuk
dikirimkan pada alamat tujuan.

3. Penanganan Surat Rahasia

Untuk surat-surat rahasia dibuatkan dua lembar pengantar surat rahasia dengan
penanganannya sebagai berikut :
a. Surat rahasia dapat diketik oleh pihak yang bersangkutan, kemudian diberi cap dan
nomor surat oleh unit pengolah
b. Memberikan amplop surat disertai dua lembar pengantar untuk diteruskan kepada
bagian pengirim surat
c. Setelah diparaf oleh petugas pengirim surat, lembar pengantar I diserahkan kepada
unit pengolah untuk disatukan dengan tindasan surat, sedangkan lembar pengantar II
disimpan di bagian pengiriman surat.
LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA

Lembar Pengantar Surat Biasa/Rutin

Unit Pengolah : Disampaikan Jam :

No. Urut Asal Surat/Ditujukan Kepada Tanggal/Nomor Perihal Ket

Diterima Jam : Tanggal :

Tanda Tangan Penerima :

Nama Jelas :

LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA

Lembar Pengantar Surat Rahasia

Unit Pengolah : Disampaikan Jam :

No. Urut Asal Surat/Ditujukan Kepada Tanggal/Nomor Perihal Ket

Diterima Jam : Tanggal :

Tanda Tangan Penerima :

Nama Jelas :

LEMBAR DISPOSISI 1:

LEMBAR DISPOSISI
Indeks : Rahasia :
Penting :
Biasa :
Kode : Tanggal Penyelesaian :
Tgl. / No. :
Asal Surat :
Isi Ringkas :
Intruksi/Informasi Diteruskan Kepada :
1.
2.
3.
Sesudah dipergunakan harap segera kembali:
Kepada :
Tanggal :
 LEMBAR DISPOSISI 2

LEMBAR DISPOSISI

Tanggal Terima:
Rahasia Biasa Tanggal Surat :
Nomor Surat :
Hal/Kode :
Penting Segera

Tanggal Kepada Isi Disposisi Dari Paraf

Disposisi :
1. Mohon Pertimbangan 9. Siapkan Konsep
2. Mohon Pendapat 10. Untuk Proses
3. Mohon Keputusan 11. Selesaikan dengan sesuai pembicaraan
4. Mohon Petunjuk 12. Edaran
5. Mohon Saran 13. Tik/Gandakan
6. Bicarakan 14. Arsipkan
7. Teliti/Ikuti Perkembangan 15................................
8. Untuk Perhatian