Prosedur Penanganan

Surat Masuk
 1. Penerimaan
 Menerima surat masuk dari kurir atau petugas pos.
 Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda surat telah diterima.
 Meneliti Kelengkapan Isi Surat, seperti alamat si pengirim.
 Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk.
 Menggolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya.
 2. Penyortiran
 Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, mauapun karyawan/staf
lainnya
 Menggolong-golongkan surat dinas kedalam : surat dinas penting, surat
dinas rutin, dan surat dinas rahasia
 Memisahkan surat yang memerlukan suatu penanganan khusus seperti,
surat tercatat atau surat terdaftar, rahasia, pribadi kilat, dan sebagainya.
 3. Pencatatan
 Membuka amplop, membaca, dan meniliti dari isi surat,
agar pimpinan dapat segera menemukan maksud dari
surat, dengan cara kalimat yang penting digaris bawahi
kata atau kalimat yang dianggap penting.
 Memeriksa lampiran-lampiran.
 Membubuhkan cap (time stamp/electric clock dating)
yang merupakan stempel agenda di bagian atas atau
bawah pada ruang yang kosong halaman pertama dari
surat.
 Ukuran untuk stempel agenda adalah 3 x 6 1/2 cm.
 Buku agenda surat masuk

NO TANGGAL NOMOR TANGGAL DARI PERIHAL KET. KODE

AGENDA TERIMA SURAT SURAT
 4. Pengarahan dan Penerusan
 Surat masuk harus disertai atau dilampiri lembar disposisi (action slip) oleh
sekretaris maupun kepala tata usaha.
 Surat masuk yang telah dilengkapi lembar disposisi diteruskan kepada
pimpinan atau kepala bagian untuk memperoleh tanggapan isi surat dengan
menegaskan dalam lembaran disposisi tersebut berupa instruksi maupun
informasi.
 Surat yang telah memperoleh disposisi akan disampaikan kembali kepada
sekretaris maupun kepala tata usaha. Selanjutnya diteruskan kepada unit
pengolah surat untuk diproses sesuai dengan disposisi.
LEMBAR
DISPOSISI
5. Penyimpanan Berkas
 Meneliti tanda-tanda, berkas sudah dapat disimpan
(realease mark). Tanda-tanda diberikan di bagian lembar
diposisi dengan kata-kata dep (deponeren: disimpan)
atau file, ataupun kata-kata yang dapat memberikan
petunjuk, bahwa perlu dilakukan penyimpanan.
 Mengindeks
 Memberi kode dan menyortir
 Menyimpan kedalam folder (map tertentu, dan Menata
arsip).
Prosedur Penanganan
Surat Keluar
 1. Pembuatan Konsep
 Penetapan tujuan
 Menyediakan infotmasi pelengkap yang diperlukan
 Mengetahui calon penerima surat
 2. Persetujuan Konsep
 Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang
bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah
orang yang akan menandatangani surat.
 Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam
suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih
dahulu kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi.
 Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang
berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada
konsep surat.
 3. Pemberian Nomor Surat
• Nomor surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dan kode-
kode tertentu, misalnya 231/K/Ps/IX/21, yang artinya:
• – 231 = nomor urut surat
– K = surat keluar
– Ps = kode untuk surat pesanan
– IX = bulan pembuatan surat
– 21 = tahun pembuatan surat
 4. Pengetikan konsep
 Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses
pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;
• diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
• dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
• memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari
segi waktu pengirimannya dan isinya
 5. Penandatanganan surat
 Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan
surat tersebut siap untuk ditandatangani.
 Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-
lampiran, dan sebagainya.
 Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab
terhadapisi surat tersebut.
 6. Pemberian cap stampel organisasi
 Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel
organisasi, yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian
tanda-tangan orang yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang
bersangkutan.
 7. Pencatatan Surat Keluar

BUKU AGENDA SURAT KELUAR

NO TANGGAL NOMOR KEPADA PERIHAL KET. ARSIP

SURAT SURAT