Test LisanPendukung Observasi:

1. Pengertian komunikasi efektif

Komunikasi yang efektif adalah bila penerima menginterpretasikan pesan yang
diterima sebagaimana dimaksud oleh pengirim. (Adanya feedback antara komunikan
kepada komunikator).
Komunikasi yang efektif memiliki :
- Harapan, empati, rasa hormat, pendengar yang baik
- Harus jelas pesannya dan disusun secara kronologis, sistematis, konsisten, dan
logis
- Menghindari kata-kata bermakna ganda/ambigu
- Menyatukan presepsi serta konsentrasi dan berbicara natural
- Menggunakan bahasa yang dapat dipahami
- Adanya kesamaan pola pikir dan cara pandang
- Adanya feedback

2. Cara menangani peralatan kantor yang rusak.

- Kerusakan yang ringan dapat diatasi/perbaiki sendiri
- Kerusakan berat : Melaporkan kepada atasan
- Atasan akan meneruskan laporan ke bagian Pemeliharaan untuk dilakukan
pengecekan dan perbaikan

3. 5 sistempenyimpananarsip/ kearsipan.
- Nomor
- Abjad/Huruf
- Kronologis/tanggal
- Masalah/Subyek
- Wilayah/geografis

4. Cara mengarsipkan dengan 5 sistem kearsipan

- Nomor: Arsip diurutkan berdasarkan urutan kode
- Abjad: Arsip diurutkan berdasarkan huruf/inisial
- Tanggal:Arsip diurutkan berdasarkan tanggal surat/dokumen
- Masalah: Arsip diurutkan berdasarkan perihal
- Wilayah: Arsip diurutkan berdasarkan tempat/wilayah

5. Contoh cara menerima telepon dalam bahasa inggris.

- Good morning, PT. Antareja Laksana. Dina speaking. May I help you?/ What can I
do for you?; oh ok. Wait a minute (ingin tersambung); can I take a message?/
could you leave a message (bila yg dituju tidak ada). And thankyou
- Introduce your self :
My name is :
I was born in Bogor, on 21
I live in :
My hobbies are traveling, reading, and cooking
I not have a job now

6. Pengertian kas kecil.

Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk
pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya.
Fungsi : bukti transaksi atas penerimaan uang kas yang masuk dilengkapi dengan
bukti tertulis dengan memperhatikan tanggal, bulan, tahun, jumlah nominal dan
kwitansi/nota/faktur
7. Fungsi Header dan Footer pada perangkat lunak aplikasi Ms.Office
Fungsi header dan footer pada ms word adalah sebagai catatan atau tulisan yang
berada di bagian atas dan bagian bawah sebuah dokumen yang akan muncul terus
menerus pada dokumen berikutnya. Catatan yang berada pada bagian atas
dinamakan header dan catatan yang berada dibagian bawah dokumen disebut
dengan footer.

8. Tugas pengelola surat masuk dan keluar cara lama

- Surat Masuk
1. Penerimaan surat
- Mengumpulkan dan menghitung surat masuk
- Meneliti ketepatan alamat
- Menandatangani bukti pengiriman bahwa surat telah diterima
2. Penyortiran surat
Kegiatan memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting, rahasia)
maupun surat pribadi.
3. Pencatatan surat
o Membaca surat (dinas, biasa, penting)
o Memeriksa lampiran-lampiran
o Membubuhkan stempel agenda
o Mencatat surat dalam buku agenda masuk
4. Pengarahan surat
Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan
lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan).
5. Penyampaian surat
Menyampaikan surat kepada pejabat/karyawan berdasarkan disposisi
pimpinan, dan mencatat dalam buku ekspedisi intern.
6. Penyimpanan surat
Menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.
- Surat Keluar
1. Pembuatan konsep yang dilakukan oleh pimpinan atau sekretaris atau yang
berwenang.
2. Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada
konsep.
3. Konsep dicatat dalam buku register atau media pencatatan untuk
mendapatkan nomor surat.
4. Pengetikan konsep surat diketik dengan tembusannya.
5. Pemeriksaan pengetikan
6. Penandatanganan surat dilakukan oleh pejabat yang berwenang
7. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit
dari tanda tangan, harus tegak.
8. Melipat dan menyampul surat
9. Pengiriman surat yang dikirim langsung ke alamat, dan ke kantor pos dicatat di
buku ekspedisi ekstern.
10. Surat/tembusan surat disimpan sebagai arsip sesuai dengan sistem
penyimpanan yang digunakan.

9. Macam-macam bentuk surat?

- Full Block Style : penempatan tanggal hingga tanda tangan pada surat berada di
rata kiri semua
- Block Style : penempatan tanggal dan ttd berada sebelah kanan dan untuk isi
surat rata kiri
- Semi Block Style : paragraf pada isi surat menjorok kedalam
 - Indent Style : ruler tab untuk mengatur kerapian tata konsep surat
- Hanging Paragraph : seperti indent tetapi hanya bagian bawa bergeser untuk
mengatur kalimat/baris bawah
- Official Style : seperti surat SK

Fungsi surat : sebagi pedoman,, pengingat, alat bukti tertulis

Pengertian surat : Setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan
dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain

10. Prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar cara baru?

- SURAT MASUK
Prosedur pengurusan surat masuk penting
a. Penerimaan surat masuk
b. Penerima surat menyerahkan surat kepada pencatat surat untuk dibaca dan
dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga.
c. Pencatat surat menyerahkan surat beserta tiga lembar kartu kendali kepada
pengarah surat untuk diperiksa.
d. Pengarah surat memeriksa pengisian kartu kendali, menyimpan kartu kendali I
sebagai kartu kontrol, dan meyerahkan surat beserta kartu kendali II dan III
kepada unit pengolah.
e. Unit pengolah memparaf kartu kendali kemudia menyerahkan surat, kartu
kendali III dan lembar disposisi rangkap dua kepada pimpinan. Jika sudah,
kartu kendali III dan lembar disposisi II disimpan, surat dan lembar disposisi I
diserahkan kepada unit pelaksana sesuai dengan isi disposisi.
f. Unit pengolah mengembalikan kartu kendali II kepada pengarah surat untuk
selanjutnya diteruskan kepada penata arsip.
g. Jika pelaksana sudah menyelesaikan surat sesuai dengan disposisi pimpinan,
surat dan lembar disposisi I diserahkan kepada unit pengolah untuk disimpan.
h. Jika surat sudah selesai diproses atau sudah in-aktif, surat dan kartu kendali
III ditukar dengan kartu kendali II pada penata arsip.
- SURAT KELUAR
1. Tahap pertama yaitu pengonsepan surat keluar yang dilakukan oleh satuan
kerja pengeolah.
2. Tahap kedua konsep surat diketik menjadi surat dinas yang kemudian
diserahkan kepada unit pencatat untuk dicatat dan diproses lebih lanjut.
3. Surat yang telah dicatat kemudian diteruskan kepada pejabat atau pimpinan
yang bersangkutan untuk ditandatangani.
4. Setelah ditandatangani surat dikembalikan ke unit tata usaha/sekretaris untuk
dilampiri kartu kendali atau lembar pengantar yang telah diisi sesui dengan
surat yang akan dikeluarkan. Sebelum dikirim surat diberi nomor surat, cap
dinas, dan tembusan surat terlebih dahulu.
5. Setelah surat asli dikirim ke alamat tujuan kartu kendali lembar pertama
disimpan di unit pengarah, kemudian lembar ke II dan ke III dikirim ke satuan
kerja pengolah bersama tembusan arsip. Oleh unit pengolah kartu kendali
lembar ke II dan III ditandatangani sebagai bukti bahwa konsep surat dinas
telah selesai diproses dan telah dikirim.
6. Selanjutnya kartu kendali lembar ke II diteruskan unit penata arsip, sedangkan
kartu kendali lembar ke III bersama konsep surat disimpan di unit pengolah
sebagai arsip.
11. Kartu kendali
Yaitu lembaran isi untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat keluar
yang sifatnya penting sehingga diperlukan kembali dapat ditemukan dengan mudah
Fungsi : sebagai alat pengendali surat masuk dan surat keluar, alat pelacak, sebagi
arsip pengganti bagi surat dalam proses, pengganti buku agenda.
Keuntungan : lebih efisien, dapat menggolongkan tipe surat (p/b/r), mudah melacak
lokasi surat yang sedang diproses, memudahkan penyusunan arsip dan inventarisasi
serta penilaian arsip.

12. Kartu Silang

Yaitu kartu yang digunakan untuk memindahkan dokumen dari tempat pengelolaan
ke penyimpanan arsip.

13. Prinsip 3A
- Attitude (Sikap)
Melayani penggan dengan penampilan yang sopan dan rapi; berpikir positif, sehat
dan logis; sikap menghargai.
- Attention (Perhatian)
Mendengarkan dan memahmi secara sungguh kebutuhan pelanggan; mengamati
dan menghargai perilaku pelanggan; mencurahkan perhatian penuh kepada
pelanggan
- Action (Tindakan)
Mencatat setiap pesanan dan kebutuhan pelanggan; menegaskan kembali
kebutuhannya; mewujudkan kebutuhan pelanggan; menyatakan terima kasih
dengan harapan pelanggan mau kembali.