Yang dimaksud

CORRESPONDENCE
SECRETARIES

Surat dan surat menyurat, yang mana

merupakan salah satu dari tugas seorang
sekretaris.
CONTOH
SURAT :
 Kepala Surat, meliputi :

• Kop surat
• Tanggal
• Nomor
• Perihal
• Alamat yang dituju
• Salam pembuka
• Tubuh Surat, meliputi :
• Pembuka
• Isi
• Penutup
• Kaki Surat, meliputi :
• Salam penutup
• Nama instansi
• Tanda tangan dan nama
terang
• Tembusan
• Inisial
Proses Penanganan
Penerimaan Surat/Dokumen
1. Surat Masuk

Surat diterima oleh receptionis, lalu diserahkan pada

sekretaris.
2. Sortir
Memilah-milah surat berdasar bentuk dan ciri amplop, menjadi 3 kelompok :

a. Surat Pribadi, biasa bercirikan amplop tidak ada kepala surat, ditujukan
pada pribadi bukan jabatan atau perusahaan, banyak dengan tulisan
tangan. (kecuali surat lamaran kerja digolongkan surat pribadi resmi).

b. Surat rahasia, cirinya dimuka amplop ada tanda atau stempel RAHASIA,
RHS. Atau bila tidak ada tanda biasanya menggunakan 2 amplop.

c. Surat Niaga, atau surat dinas atau surat bisnis, cirinya amplopnya dengan
kepala surat, ditujukan pada jabatan atau perusahaan.

Surat Pribadi atau surat Rahasia apapun alasannya tidak

bolehdibuka, harus diserahkan langsung pada nama
yang tertera
3. Buka Amplop

Bukalah surat niaga yang telah disortir dengan

alat yang benar seperti gunting, pisau pembuka
surat atau mesin pembuka surat. Periksa
kelengkapan surat seperti lampiran atau lainnya.
Bila ada kekurangan hubungi pengirim surat.
Satukan amplop tersebut dibelakang surat yang
telah dibuka.
4. Catat
Catat seluruh data surat masuk tersebut pada buku agenda surat
masuk.

Contoh :
Gambar : Buku Agenda
5. Baca
Surat yang telah dicatat kemudian dibaca untuk mengetahui
permasalahan surat tersebut. Serta menentukan tingkat kepentingan
surat tersebut.
6. Anotasi
Buatlah catatan kecil pada kertas note, apabila isi surat itu memerlukan
keterangan tambahan, agar atasan mengerti benar tentang surat tersebut.
Catatan tersebut disatukan pada suratnya.

7. Klasifikasi
Setelah mengetahui klasifikasinya dari surat-surat tersebut, pisahkan
menurutkelompoknya, biasanya digolongkan berdasarkan tingkat
kepentingannya seperti :
a. Segera (Urgent) surat yang harus ditangani 1 -2 hari
b. Penting (Important), surat yang dapat ditangni 3 – 5 hari
c. Info (For info), surat yang dapat ditangni 5 – 7 hari

8. Secretaries Desk File

Masukkan kelompok surat-surat tersebut dalam map yang telah
bertuliskanURGENT, IMPORTANT dan FOR INFO, sesuai klasifikasinya.
9. Serahkan ke Atasan
Serahkan ke atasan surat dalam Secretaries Desk File tersebut, dengan urutan Urgent di atas,
Important lalu For Info, dan jangan lupa juga surat pribadi dan rahasia turut disertakan di luar
dari map secretaries desk file.

10. Proses Atasan

Surat di atasan kemudian diproses oleh atasan, kemudian atasan akan

mengeluarkan disposisi pada surat yang telah dibacanya :
a. Simpan, maka surat tersebut telah menjadi arsip.
b. Edarkan, surat tersebut diedarkan sesuai petunjuk atasan,dengan
menggunakan map.
c. Balas, artinya surat tersebut digunakan untuk bahan balasan surat.

11. Tindak lanjut

Setelah ditindaklanjuti surat yang diedarkan serta bahan balasan, maka kedua
jenis surat itu telah menjadi arsip.
CONTOH LEMBAR DISPOSISI

MAGENTA LDCC