Korespoden

Sandra Haro
si Bisnis
 Definisi
Priyatna, S., dan Elvinaro A. (2009:79) Surat merupakan
sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Informasi yang disampaikan dapat berupa :
• Pemberitahuan,
• Pernyataan,
• Perintah,
• Permintaan, atau
• Laporan

Kelompok 5
Pengertian
• Korespondensi bisnis adalah berbagai macam
aktivitas pertukaran informasi melalui media surat-
menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis
• Korespondensi bisnis mempunyai tiga bagian
penting yaitu; suratkeluar, suratmasuk, dan
penyimpanan surat (arsip)
Kelompok 5
– Surat keluar : menggunakan lembar kertas
standar yang berisi logo, nama, alamat, nomor
telepon, fax dan e-mail perusahaan. Surat keluar
diberi nomor dan kode tertentu.
– Surat masuk : ditampung dulu di bagian
sekretariat, kemudian dicatat, dan didistribusikan
pada bagian yang menangani surat tsb.
– Pengarsipan : yaitu penyimpanan surat. Ini dapat
dilakukan oleh masing-masing bagian atau
dipusatkan di sekretariat.
 Fungsi Surat
1) Alat komunikasi : 2) Alat bukti tertulis : 3) Alat bukti 4) Alat pengingat : 5) Duta Organisasi : 6) Pedoman : Surat yang
Sebagai alat Suatu bukti tertulis yg historis : Bahan Surat yang diarsipkan Surat merupakan duta memuat ketentuan
menyampaikan, sah dan mempunyai kajian keadaan dapat pula digunakan organisasi yang tentangkebijakan
permintaan, ide , kekuatan hukum. organisasi misalnya surat
perusahaan di masa untuk mengetahui hal- mencerminkan
gagasan yang berkaitan keputusan, instruksi, surat
lalu. hal yang terlupakan. mentalitas, jiwa, dan
dengan masalah bisnis. edaran ,dapat dipakai sbg
kondisi intern
pedoman dalam
organisasi.
melaksanakan suatu
kegiatan.

Kelompok 5
 Prinsip Penulisan
• Correctness (kebenaran)
Surat
Surat harus ditulis secara benar dan baik sehingga akan membawa pesan yang sebenarnya dan tidak
menimbulkan “miscommunication” . Untuk itu hindari kesalahan dalam ejaan, tanda baca ,maupun kalimat
• .Concisceness (keringkasan)
Surat harus menggunakan bahasa yang lugas yaitu gaya bahasa yang sederhana dan tidak bertele-tele.
• Completeness (kelengkapan)
Surat harus memuat informasi yang lengkap shg penerimadptmengertiisipesan dan
memberikanresponsesuai yang diharapkan pengirim
• Clarity (kejelasan)
Menggunakan bahasa yang jelas, yaitu yang tidak menimbulkan penafsiran makna yang berbeda.
• Courtesy (kesopanan)
Surat harus sopan, dalam arti dapat menjaga perasaan orang lain dan menghormatihak-haknya.
 Pengelompokan
Menurut
Surat
Menurut Isi dan
01 Wujudnya 02 Pengirimnya
a. Kartu Pos a. Surat Pribadi
b. Telegram dan Teleks b. Suat Dinas
c. Memorandum (memo) c. Surat Bisnis
d. Surat Tanda Bukti d. Surat Sosial

Menurut Jumlah
03 Sasaran 04 Menurut Sifatnya
a. Surat Sangat Rahasia
a. Surat Biasa
b. Surat Rahasia
b. Surat Edaran
c. Surat Terbatas (Confidential)
c. Pengumuman
d. Surat Biasa

Kelompok 5
Bagian-bagian
surat
• Kepala surat (kop surat)
• Tanggal surat
• Nomor,lampiran dan hal
• Alamat dalam
• Salam pembuka
• Isi surat
• Salam penutup
• Nama Jabatan
• Tembusan
• Inisial

Kelompok 5
 1. Kepala
Surat
Penulisan surat resmi sebaiknya dilengkapi dengan kepala surat (kop surat)
• Kepala surat merupakan wajah atau penampilan yang pertama kali dilhat,
sekaligus merupakan ciri khas perusahaan
• Kepala surat berisi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon,
nomor faksimili, alamat e-mail, kotak pos, logo, bidang usaha atau
kegiatan

Kelompok 5
 2. Tanggal Surat
Tanggal surat menyatakan kapan surat dibuat :
• Penanggalan surat terdiri dari tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap,
tidak boleh disingkat, dan nama bulan tidak boleh digantikandengan angka.
• Untuk surat yang memakai kepala surat, dan tanggal ditempatkan di sebelah
kanan atas tidak wajib diawali nama kota.
• Untuk surat yang memakai kepala surat, tetapi tanggal ditempatkan di bagian
bawah kertas surat, perlu diawali nama kota.

Kelompok 5
 3. Nomor Surat
• Nomor terdiri dari nomor urut, kode internal, dan tahun pembuatan surat.
• Guna nomor surat
• Membantu pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan penemuan kembali
• Mempermudah mengenali jenis dan kualifikasi surat tanpa perlu membaca isinya.
• Mempermudah penunjukan surat menyurat
 3. Nomor Surat
3. Penempatan nomor surat
• Dalam surat berperihal ditempatkan di bagian kiri atas kertas surat
di bawah kepala surat
• Dalam surat berjudul ditempatkan di bawah judul surat di tengah
kertas bagian atas
 LAMPIRAN
• Informasi tentang lampiran sangat diperlukan untuk surat-surat yang disertai berkas
lain selain lembar surat ybs.
• Fungsi notasi lampiran adalah sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai
suatu surat.
• Penyebutan informasi tentang lampiran dilakukan pada;
1. Di dalam notasi lampiran
• Lampiran ditempatkan di bagian kiri atas, di bawah nomor surat
• Yang ditulis hanya jumlahnya.
2. Di dalam isi surat
• Menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang dilampirkan, bila jumlahnya sedikit
• Menyebutkan secara umum bila lampirannya banyak.
 PERIHAL
Perihal, merupakan petunjuk mengenai pokok isi surat untuk
mempermudah penerima dalam membahas isi surat dan memberikan
balasan.

Penulisan kata “hal” / “Perihal” dapat dilakukan dengan;

• Sebelum penulisan alamat yang dituju.
• Hal ditulis dengan diawali huruf kapital.
 4. Alamat Tujuan
Surat
• Alamat surat yang dituju ada dua macam yaitu ;
• Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat
• Alamat dalam yaitu alamat yang ditulis di kertas surat
• Kata “Kepada” tidak wajib ditulis asalkan alamat tujuan ditempatkan pada
posisi yang tepat
• Ungkapan Yth. tidak dipakai jika ditujukan kepada perusahaan, atau PO Box.
• Atau sapaan (Ibu, Bapak, Sdr.) Tidak digunakan bila nama orang yang dituju
bergelar akademik.

Kelompok 5
 5. Salam
Pembuka
• Salam pembuka digunakan untuk membuat suasana tidak
kaku sebagai penghormatan kepada komunikan
• Beberapa salam pembuka yang lazim antara lain;
• Dengan hormat, salam hormat, salam bahagia, Sdr. Budi
yang terhormat, Assalamualaikum wr.wb

Kelompok 5
 6. Isi Surat
Isi surat bagian terpenting dari semua bagian surat. Isi sebuah surat terdiri
dari tiga alenia yaitu;
• Alenia pembuka, berisi sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera
mengetahui masalah pokok surat
• Alenia transisi atau isi berisi pesan-pesan yang sesungguhnya ingin
disampaikan oleh pengirim surat.
• Alenia penutup menandai uraian masalah pokok sdh selesai. Juga dapat
berisi harapan atau imbauan dan ucapan terima kasih.

Kelompok 5
 7. Salam Penutup
Salam penutup gunanya untuk menunjukan rasa hormat atau sikap akrab pengirim thd penerima surat. Salam
penutup yang lazim digunakan;
• Hormat kami,
• Salam hormat,
• Salam takzim
• Wassalam

8. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan

• Tanda tangan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut.
• Nama jelas untuk mengetahui siapa yang menda tangani surat tersebut.
• Jabatan menunjukan pihak yang mengirim surat dan berhak atas surat tersebut.

Kelompok 5
 9.
Tembusan
Tembusan diperlukan apabila surat harus diketahui pihak lain selain
penerima utama :
• Penyampaian surat tembusan melalui notasi tindasan atau tembusan.
• Tembusan yang obyeknya hanya satu , ditulis sebaris dengan notasinya.
• Tembusan yang obyeknya dua atau lebih ditulis berderet ke bawah dan
diberi nomor urut.

Kelompok 5
 10. Inisial
• Inisial digunakan untuk mengidentifikasi siapa pengetik dan
pengonsep surat.
• Inisial terdiri dari singkatan nama pengonsep (hurufkapital)
dan pengetik surat (hurufkecil).
• Contoh: pengonsep Jusuf Kadri dan pengetiknya Sosilo Budi
Yahman, maka inisialnya adalah JK/SBY
Thank
you!
Any Question?