Pertemuan 8

KORESPONDENSI BISNIS

Drs Rudi Suprianto Ahmadi, MM

1
 PENGERTIAN
Korespondensi bisnis’ adalah berbagai macam
aktivitas pertukaran informasi melalui media surat-
menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis
Korespondensi bisnis mempunyai tiga bagian
penting yaitu; surat keluar, surat masuk, dan
penyimpanan surat (arsip)
 Surat keluar, menggunakan lembar kertas standar yang
berisi logo, nama, alamat, nomor telepon, fax dan e-mail
perusahaan. Surat keluar diberi nomor dan kode
tertentu.
 Surat masuk, ditampung dulu di bagian sekretariat,
kemudian dicatat, dan didistribusikan pada bagian yang
menangani surat tsb.
 File (pengarsipan), yaitu penyimpanan surat. Ini dapat
dilakukan oleh masing-masing bagian atau dipusatkan di
sekretariat.
Senin, 05 Juli 2021

2
 DEFINSI SURAT
1. Surat
Sutrisna Dewi (2006:81.“Surat merupakan salah satu
media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan
untuk menyampaikan informasi kepada fihak lain.baik atas
nama pribadi atau kedinasan“.
Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:79) surat merupakan
sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Informasi yang disampaikan dapat berupa;
 pemberitahuan,
 pernyataan,
 perintah,
 permintaan,atau Senin, 05 Juli 2021
 laporan 3
 SURAT BISNIS
Priyatna, S., dan Elvinaro A.(2009:80) Surat
bisnis adalah surat yang digunakan orang atau
badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha
bisnis seperti perdagangan, perindustrian, dan
usaha jasa.
Termasuk surat bisnis antara lain surat
pesanan, surat penawaran, surat pengiriman
barang, surat penagihan, surat pembayaran,
dan surat aduan.

Senin, 05 Juli 2021

4
 FUNGSI SURAT
1.Alat komunikasi
 Sebagai alat menyampaikan, permintaan, ide , gagasan yang berkaitan
dengan masalah bisnis
2.Alat bukti tertulis
 Suatu bukti tertulis yg sah dan mempunyai kekuatan hukum .
3.Alat bukti historis
 Bahan kajian keadaan perusahaan di masa lalu.
4.Alat pengingat
 Surat yang diarsipkan dapat pula digunakan untuk mengetahui hal-hal
yang terlupakan.
5.Duta Organisasi
 Surat merupakan duta organisasi,yang mencerminkan mentalitas, jiwa,
dan kondisi intern organisasi ybs
6.Sebagai Pedoman
 Surat yang memuat ketentuan tentang kebijakan organisasi misalnya
surat keputusan, instruksi, surat edaran,dapat dipakai sbg pedoman
dalam melaksanakan suatu kegiatan

Senin, 05 Juli 2021

5
 Prinsip Penulisan Surat

1. Correctness (kebenaran)
Surat harus ditulis secara benar dan baik sehingga akan membawa pesan yang
sebenarnya dan tidak menimbulkan “miscommunication” . Untuk itu hindari
kesalahan dalam ejaan, tanda baca ,maupun kalimat.
2. Conciseness (keringkasan)
Surat harus menggunakan bahasa yang lugas yaitu gaya bahasa yang sederhana
dan tidak bertele-tele.
3. Completeness (kelengkapan)
Surat harus memuat informasi yang lengkap shg penerima dpt mengerti isi pesan
dan memberikan respon sesuai yang diharapkan pengirim
4. Clarity (kejelasan)
Menggunakan bahasa yang jelas, yaitu yang tidak menimbulkan penafsiran makna
yang berbeda.
5. Courtesy (kesopanan)
Surat harus sopan, dalam arti dapat menjaga perasaan orang lain dan
menghormati hak-haknya.

Senin, 05 Juli 2021

6
 a. Surat bersampul
b. Kartu Pos a. Surat Pribadi
c. Warkat Pos b. Suat Dinas
d. Telegram dan Teleks c. Surat Bisnis
e. Memorandum (memo) d. Surat Sosial
f. Surat Tanda Bukti

a. Surat Sangat Rahasia

a. Surat Biasa b. Suat Rahasia
b. Suat Edaran c. Surat Terbatas (Confidential)
c. Pengumuman d. Surat Biasa
Senin, 05 Juli 2021

7
 1. Kepala surat (kop surat)
2. Tanggal surat
3. Nomor,lampiran dan hal
4. Alamat dalam
5. Salam pembuka
6. Isi surat
7. Salam penutup
8. Nama Jabatan
9. Tembusan
10. inisial
Senin, 05 Juli 2021

8
1. Kepala Surat

 Penulisan surat resmi sebaiknya dilengkapi dengan

kepala surat (kop surat)
 Kepala surat merupakan wajah atau penampilan yang
pertama kali dilhat, sekaligus merupakan ciri khas
perusahaan
 Kepala surat berisi nama perusahaan, alamat lengkap,
nomor tilpon, nomor faksimili, alamat e-mail, kotak pos,
logo, bidang usaha atau kegiatan
 Kegunaannya
 Sebagai media pengenal identitas organisasi yang
menggambarkan wajah dan jati diri organisasi
 Sebagai sumber informasi tentang organisasi misal-
nya nama dan alamat, bidang usaha dsb.
 Sebagai alat promosi atau pencitraan organisasi
Senin, 05 Juli 2021

9
2. Tanggal Surat
 Tanggal surat menyatakan kapan surat dibuat
 Penanggalan surat terdiri dari tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis
lengkap, tidak boleh disingkat, dan nama bulan tidak boleh digantikan
dengan angka
 Untuk surat yang memakai kepala surat, dan tanggal ditempat-kan di
sebelah kanan atas tidak wajib diawali nama kota.
 Untuk surat yang memakai kepala surat, tetapi tanggal ditem-patkan di
bagian bawah kertas surat, perlu diawali nama kota.

 Fungsi Tanggal surat:

 Sumber informasi tentang kapan pembuatan suatu surat.
 Referensi dan petunjuk bagi petugas tata usaha dan kearsipan
 Mempermudah penetapan waktu membalas surat
 Mempermudah pengingatan kembali serta pengagendaan-nya bagi menerima
surat.

Senin, 05 Juli 2021

10
 3.a. Nomor Surat
 Nomor terdiri dari nomor urut, kode internal, dan tahun
pembuatan surat.
 Guna nomor surat:
 Membantu pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan
penemuan kembali
 Mempermudah mengenali jenis dan kualifikasi surat tanpa perlu
membaca isinya.
 Mempermudah penunjukan surat menyurat
 Penempatan nomor surat
 Dalam surat berperihal ditempatkan di bagian kiri atas kertas surat
di bawah kepala surat
 Dalam surat berjudul ditempatkan di bawah judul surat di tengah
kertas bagian atas

Senin, 05 Juli 2021

11
3.b Lampiran
• Informasi tentang lampiran sangat diperlukan untuk surat-
surat yang disertai berkas lain selain lembar surat ybs.
• Fungsi notasi lampiran adalah sebagai petunjuk mengenai
dokumen yang menyertai suatu surat.
• Penyebutan informasi tentang lampiran dilakukan pada;
1. Di dalam notasi lampiran
• Lampiran ditempatkan di bagian kiri atas, di bawah
nomor surat
• Yang ditulis hanya jumlahnya.
2. Di dalam isi surat
• Menyebutkan satu persatu setiap dokumen yang
dilampirkan, bila jumlahny sedikit
• Menyebutkan secara umum bila lampirannya
banyak.
Senin, 05 Juli 2021

12
3c. Perihal
 Perihal, merupakan petunjuk mengenai pokok isi
surat untuk mempermudah penerima dalam
membahas isi surat dan memberikan balasan.

 Penulisan kata “hal” / “Perihal” dapat dilakukan

dengan;
1. Sebelum penulisan alamat yang dituju
2. Setelah penulisan alamat yang dituju
3. Setelah penulisan salam pembuka

Senin, 05 Juli 2021

13
4. Alamat Tujuan Surat
 Alamat surat yang dituju ada dua macam yaitu;
 Alamat luar yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat
 Alamat dalam yaitu alamat yang ditulis di kertas surat
 Kata “Kepada” tidak wajib ditulis asalkan alamat tujuan
ditempatkan pada posisi yang tepat
 Ungkapan Yth. tidak dipakai jika ditujukan kepada
perusahaan, atau PO Box.
 Atau sapaan (Ibu, Bapak, Sdr. Tidak digunakan bila nama
orang yang dituju bergelar akademik.
5. Salam Pembuka
 Salam pembuka digunakan untuk membuat suasana
tidak kaku sebagai penghormatan kepada komunikan
 Beberapa salam pembuka yang lazim antara lain;
 Dengan hormat, salam hormat, salam bahagia, Sdr.
Budi yang terhormat, Assalamualaikum wr.wb.
Senin, 05 Juli 2021
14
6. Isi Surat

 Isi surat bagian terpenting dari semua bagian

surat. Isi sebuah surat terdiri dari tiga alenia yaitu;
 Alenia pembuka, berisi sebagai pengantar bagi
pembaca untuk segera mengetahui masalah pokok surat
 Alenia transisi atau isi berisi pesan-pesan yang
sesungguhnya ingin disampaikan oleh pengirim surat.
 Alenia penutup menandai uraian masalah pokok sdh
selesai. Juga dapat berisi harapan atau imbauan dan
ucapan terima kasih.

Senin, 05 Juli 2021

15
7. Salam Penutup
 Salam penutup gunanya untuk menunjukan rasa
hormat atau sikap akrab pengirim thd penerima surat.
Salam penutup yang lazim digunakan;
 Hormat kami,
 Salam hormat,
 Salam takzim
 Wassalam
8. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan
 Tanda tangan untuk mengetahui siapa yang bertanggung
jawab atas surat tersebut.
 Nama jelas untuk mengetahui siapa yang menda tangani
surat tersebut.
 Jabatan menunjukan pihak yang mengirim surat dan berhak
atas surat tersebut.
Senin, 05 Juli 2021
16
9. Tembusan
 Tembusan diperlukan apabila surat harus diketahui pihak lain selain
penerima utama.
 Penyampaian surat tembusan melalui notasi tindasan atau tembusan.
 Tembusan yang obyeknya hanya satu , ditulis sebaris dengan notasinya.
Contoh;
Tembusan : Manajer Pemasaran
 Tembusan yang obyekinya dua atau lebih ditulis berderet ke bawah dan diberi
nomor urut.
 Juga dikenal tindasan buta (blind carbon copy atau BCC). Tindasan
tersembunyi ini hanya dicantumkan pada surat yang ditujukan pada pihak
yang dituju.

8. Inisial
 Inisial digunakan untuk mengidentifikasi siapa pengetik dan pengonsep
surat.
 Inisial terdiri dari singkatan nama pengonsep (huruf kapital) dan pengetik
surat (huruf kecil).
 Contoh: pengonsep Arjuna Wiwaha dan pengetiknya Subadra Prameswari,
maka inisialnya adalah AW/SP
Senin, 05 Juli 2021
17
 Bentuk Bentuk
Surat Berdasarkan
Format/ Pola

 Bentuk surat berdasarkan format/pola, yaitu bentuk

surat menurut susunan letak dan bagian-bagian
penyusun surat, dan biasanya beragam model surat
selalu dipakai dalam kedinasan, pekerjaan atau di
keorganisasian.

 Bentuk-bentuk surat dalam penyusunannya secara

umum mempunyai bentuk susunan atau struktur yang
berbeda satu sama lain.

Senin, 05 Juli 2021

18
 Contoh Full Block Style atau Bentuk Lurus Penuh

Model Surat Full Block Style atau Bentuk Lurus

Penuh

Ukuran bentuk surat full block style biasanya

berstruktur sebagai berikut :
1.Kepala Surat.
2.Nomor Surat.
3.Tanggal Surat.
4.Alamat.
5.Hal atau Kepentingan.
6.Salam Pembuka.
7.Isi Surat.
8.Salam Penutup.
9.Nama Lembaga yang membuat atau mengirim
surat.
10.Nama tanda tangan.
11.Jabatan tanda tangan.
12.Lampiran.
13.Tembusan.
14.Keterangan atau nama Inisial pembuat surat
dan pencatat.

Senin, 05 Juli 2021

19
 Contoh Block Style atau Bentuk Lurus
Model Surat Block Style atau Bentuk Lurus
Hampir mirip dengan full block style.
Bedanya hanya ada di bagian posisi tanggal,
salam penutup serta letak tanda tangan
ditempatkan di sebelah kanan surat.

Struktur dari bentuk surat Block style yaitu:

1.Kepala Surat.
2.Nomor Surat.
3.Tanggal Surat.
4.Alamat Tujuan.
5.Hal atau Kepentingan atau Perihal.
6.Salam Pembuka.
7.Isi Surat.
8.Salam Penutup.
9.Nama Lembaga yang membuat atau
mengeluarkan surat ini.
10.Nama dan Tanda tangan.
11.Jabatan Tanda tangan.
12.Lampiran.
13.Tembusan.
14.Keterangan atau nama Inisial pembuat surat
dan pencatat.
Senin, 05 Juli 2021
20
 Contoh Semi Block Style atau Bentuk
Model Surat Semi Block Style atau Bentuk Setengah Lurus
Setengah Lurus
Hampir sama dengan model atau bentuk lurus,
perbedannya hanya ada pada posisi saat penyusunan
isi surat, dan juga dibagian alinea baru lebih masuk ke
bagian dalam atau masuk satu tab.

Struktur dalam bentuk surat Block style :

1.Kepala Surat.
2.Nomor Surat.
3.Tanggal Surat.
4.Alamat Tujuan.
5.Hal atau Kepentingan atau Perihal.
6.Salam Pembuka.
7.Isi Surat.
8.Salam Penutup.
9.Nama Lembaga.
10.Nama dan Tanda Tangan terkait.
11.Jabatan.
12.Lampiran.
13.Tembusan.
14.Nama atau keterangan Inisial Penulis.

Senin, 05 Juli 2021

21
Model Surat Indent Style atau Bentuk Lekuk Contoh Indent Style atau Bentuk Lekuk
Hampir sama dengan block style.
Hanya dalam penyusunan indent style ini pada
penempatan alamat tujuan itu diawali dari sebelah kiri.
Untuk susunan yang kedua masuk lima spasi dari
awal baris, sedangkan untuk baris berikutnya masuk
lagi lima spasi dari baris kedua, demikian seterusnya.
Dan untuk isi suratnya disusun dengan cara diketik
dari sebelah kiri dan setiap awalan alinea disertai lima
spasi.
.
1.Kepala Surat.
2.Nomor Surat.
3.Tanggal Surat.
4.Alamat Tujuan.
5.Hal atau Kepentingan atau Perihal.
6.Salam Pembuka.
7.Isi Surat.
8.Salam Penutup.
9.Nama Lembaga.
10.Nama Tanda tangan.
11.Jabatan.
12.Lampiran.
13.Tembusan.
14.Inisial Penulis.

Senin, 05 Juli 2021

22
Model Official Style atau Bentuk Resmi Contoh Official Style atau Bentuk Resmi
Model ini adalah yang sering kali dipakai oleh
sebagian besar lembaga birokrasi sebagai
penyusunan surat dinas.
Untuk jenis surat resmi seperti ini, susunan proses
pengetikannya pada bagian alamat diletakkan di
sebelah kanan, sementara di sebelah kiri diketik
seperti perihal, lampiran serta nomor.
Strukturnya, sbb :
1.Kepala Surat.
2.Nomor Surat.
3.Tanggal Surat.
4.Lampiran.
5.Hal atau Kepentingan atau Perihal.
6.Alamat tujuan.
7.Salam pembuka.
8.Isi surat.
9.Salam penutup.
10.Jabatan Tanda tangan.
11.Nama penanda tangan.
12.NIP atau NIK atau RRP.
13.Tembusan.
14.Inisial penulis.

Senin, 05 Juli 2021

23
 See you next week

Senin, 05 Juli 2021

24