PENULISAN SURAT

RESMI
 PENGERTIAN
Surat adalah sarana komunikasi yang
digunakan untuk menyampaikan informasi
tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak
itu disebut surat-menyurat atau
korespondensi.
 Segi Pemakaiannya
 1. surat pribadi
 2. surat dinas pemerintah
 3. surat bisnis
 4. surat sosial kemasyarakatan
 Bahasa Surat
1. Jelas bahasa yang tidak memberikan
peluang untuk ditafsirkan secara berbeda
2. Lugas sederhana/ simple/ langsung
pada permasalhan
 FUNGSI SURAT

1. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan

atau permohonan, buah pikiran atau gagasan
2. Alat bukti tertulis
3. Sebagai bukti historis
4. Sebagai pedoman kerja, surat-surat keputusan, dan
surat perintah.
 JENIS SURAT

Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya,

surat digolongkan atas 3 jenis, yaitu (1) surat
pribadi, (2) surat dinas, dan (3) surat
bisnis/niaga
Surat dinas atau surat resmi adalah segala
komunikasi tertulis yang menyangkut
kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.
1. Surat Pribadi
Surat yang dibuat oleh seseorang
yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi.
Komunikasi antara anak dan orang
tua, antarkerabat, antarsejawat, dan
antarteman.
Digunakan kartu pos, warkat pos,
atau surat bersampul.

7
2. Surat Dinas
Segala komunikasi tertulis yang
menyangkut kepentingan tugas dan
kegiatan dinas instansi.
Salah satu alat komunikasi kedinasan
yang sangat penting dalam
pengelolaan administrasi, seperti
penyampaian berita tertulis yang
berisi pemberitahuan, penjelasan,
permintaan, pernyataan pendapat
dari instansi kepada instansi lain dan
dari instansi kepada perseorangan
atau sebaliknya.
8
3. Surat Niaga
Surat yang dipergunakan orang atau
badan yang menyelenggarakan kegiatan
usaha niaga, seperti perdagangan,
perindustrian, dan usaha jasa.
Macam-macam surat niaga :
- surat penawaran - surat pengaduan
- surat pesanan - surat pengiriman
- surat pembayaran barang
- surat penagihan - dan sebagainya.

9
 Bagian-bagian surat pribadi :
…………………..….1
1. Tempat,
…….…..2 tanggal,bulan,tahun
…….......3
penulisan surat
2. Alamat surat
…………….……………….4 3. Salam pembuka
………………….………….5
4. Kalimat pembuka
…………………….……….6
5. Isi surat
6. Kalimat penutup
7. Salam Penutup
…………….7
…………….8 8. Tanda tangan
…………….9 9. Nama pengirim

10
Bagian-bagian surat dinas
1
………. …………..3
……….2 1. Kepala surat
……….. 2. Nomor,Lampiran, Perihal
3. Tanggal,bulan,tahun
penulisan surat
………..4
4. Alamat surat
………..5
5. Salam pembuka
………………………………….6 6. Kalimat pembuka
………………………………….7 7. Isi surat
………………………………….8 8. Kalimat penutup
………………..9 9. Salam penutup
………………10
……………....11 10. Tanda tangan
11. Nama pengirim

11
 1. Alamat tujuan
1. Alamat luar
Alamat yang ditulis pada sampul surat
2. Alamat dalam
Alamat yang ditulis pada kertas surat.
 2. Isi surat
Isi yang paling ideal
1.Alinea pembuka
2.Alinea transisi/ isi
3.Alinea penutup
1. Pengantar bagi pembaca untuk segera
mengetahui maslah pokok surat.
2. Seluruh alinea yang terdapat anatar alenia
pembuka dan alenia penutup.
3. Untuk menandakan uraian pokok surat
sudah selesai.
 BAGAN BENTUK SURAT

1. Bentuk Bertekuk (indentid style)

Kepala Surat
2. Bentuk Lurus (block style)

Kepala Surat
3. Bentuk Lurus Penuh (full block style)

Kepala Surat
4. Bentuk Campuran 1 dan 2 (semi block style)

Kepala Surat
 BAGIAN-BAGIAN
SURAT
1. Kepala Surat
Kepala surat yang lengkap terdiri atas (1) nama
instansi, (2) alamat lengkap, (3) nomor telepon, (4)
alamat tujuan, (5) alamat kawat, (6) logo.

Nama instansi ditulis dengan huruf kapital, alamat

instansi, termasuk di dalamnya telepon, kotak pos,
dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf
awal kapital, kecuali kata tugas.
Atau seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.
2. Tanggal Surat

a. Tanggal surat ditulis lengkap tidak

diakhiri dengan tanda titik (.).
b. Nama bulan ditulis dengan huruf
tidak disingkat.
c. Nama bulan hendaklah ditulis
dengan cermat, misalnya Februari,
November, bukan Pebruari,
Nopember.
3. Nomor, Lampiran, dan Hal
a. Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan huruf
kapital (Nomor, Lampiran, Hal). Nomor dan lampiran
bisa disingkat No. dan Lamp. Jika disingkat, keduanya
harus disingkat dan sebaliknya.
b. Penulisan nomor surat berdasarkan nomor urut yang
berlaku dengan kode yang berlaku pada instansinya.
c. Penulisan nomor surat dan kode dibatasi dengan garis
miring, tanda titik, atau tanda hubung.
Contoh: Nomor: 110/U/PPHBI/2003
a. Kata Lampiran ditulis jika ada yang dilampirkan. Jika
tidak ada yang dilampirkan, tidak perlu ditulis.
b. Jumlah barang ditulis dengan huruf, tidak dengan angka
dan tidak diakhiri dengan titik.
Contoh: Lampiran: Satu berkas
a. Penulisan Hal yang dianjurkan, Hal: Permohonan tenaga
pengajar. Tidak diakhiri dengan tanda titik.
5. Penulisan Salam
Ketentuan penulisan salam pembuka:
1. Huruf pertama ditulis dengan huruf kapital
(Dengan)
2. Huruf pertama kata hormat ditulis dengan
huruf kecil (hormat)
3. Pada akhir salam dibubuhkan tanda koma
(,) (Dengan hormat,)
Ketentuan penulisan salam penutup:
1. Huruf pertama kata hormat, salam, atau
wasalam ditulis dengan huruf kapital
(Hormat, Salam, Wasalam)
2. Pada akhir salam penutup dibubuhkan
tanda koma (,)
 Dalam penulisan alamat surat
perlu diperhatikan hal berikut
1. Penulisan nama dan alamat tujuan harus
cermat
2. Untuk menyatakan yang terhormat cukup
ditulis Yth.
3. Kata sapaan seperti bapak dan ibu ditulis
lengkap diawali dengan huruf kapital. Kata
saudara cukup ditulis Sdr.
4. Jika nama yang dituju memiliki gelar seperti
Drs., Ir., Dr., dr., dll. atau pangkat seperti
kapten, kolonel, dll. Kata Bapak, Ibu, dan
Saudara tidak digunakan.
5. Jika yang dituju nama jabatan, kata sapaan
tidak digunakan.
6. Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat.
Contoh

Yth. Bapak Drs. H. Yusuf Mansyur

Kepala Biro Tata Usaha
Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Sarlitan Raya 17
Jakarta
6. Isi Surat
Isi surat terbagi atas tiga bagian (1) paragraf pembuka,
(2) paragraf isi, dan (3) paragraf penutup.

Contoh paragraf pembuka:

1. Kami ingin memberitahukan kepada Saudara
bahwa…
2. Pada 17 Agustus 2007 kami akan
menyelenggarakan… .
3. Dalam sebuah media massa terbitan Yogyakarta,
kami telah membaca bahwa ….
4. Surat Anda telah kami terima. Sehubungan
dengan itu, kami ingin memberitahukan hal
berikut.
 Dalam paragraf isi,
dikemukakan hal yang
perlu disampaikan.
Namun, isi surat harus,
singkat, lugas, dan jelas.
 Paragraf penutup merupakan
simpulan dan kunci isi surat yang
dapat mengandung harapan atau
ucapan terima kasih.
Contoh paragraf penutup:
1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima
kasih.
2. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik
selama ini, kami ucapkan terima kasih.
3. Besar harapan kami, Saudara dapat mengikuti
kegiatan ini.
4. Besar harapan kami, Saudara dapat
memanfaatkan sumbangan kami.
5. Mudah-mudahan jawaban kami dapat
memuaskan Anda.
 7. Nama Pengirim
Nama pengirim ditulis di bawah salam penutup.
Hal yang perlu diperhatikan:
1. Nama tidak ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, tetapi
menggunakan huruf kapital setiap awal dari unsurnya.
2. Nama tidak perlu ditulis dalam tanda kurung ( ), tidak
digarisbawahi, dan tidak diakhiri dengan tanda titik (.).
3. Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.
Contoh:
Kepala SMP Bina Mutu

Drs. Yuli Amarullah Drs. Yusuf Manyur

Kepala SMP Bina Mutu NIP 130130130
8. Tembusan Surat
Diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat,
lurus dengan nomor, hal, dan lampiran. Kata
Tembusan diikuti tanda titik dua (:).
Ketentuan isi tembusan:
1. Jika yang ditembusi lebih dari satu, diberi
nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan.
Jika hanya satu, tidak perlu diberi nomor.
2. Pihak yang ditembusi hendaknya nama
jabatan atau nama orang dan bukan nama
instansi.
3. Tidak digunakan ungkapan Yth. atau Kepada
Yth.
Contoh:
Tembusan:
Kepala Bagian Keuangan

Atau
Tembusan:
1. Direktur Perguruan AIPL
2. Kepala Bagian Keuangan
3. Drs. Agus Subandoro
9. Inisial (Sandi)
Inisial (sandi) ditempatkan pada bagian
paling bawah sebelah kiri di bawah
tembusan , sebagai singkatan nama
pengonsep dan pengetik surat.

Contoh:
TH/AR TH singkatan nama pengonsep:
Toto Harjuno
AR singkatan nama pengetik:
Aria Rosmawati
Contoh kesalahan penulisan
tanggal surat

Jakarta, 25 Juli 2007.

Medan, 7 Des 2007
Bogor, 10-5-2007
Surabaya, 3 Maret ‘07
Contoh kesalahan penulisan
lampiran
Lampiran : 3 lembar
Lampiran : 3 (tiga) lembar
Lampiran : tiga eksemplar.
Lamp : Dua lembar
Lampiran : Dua Lembar
Contoh kesalahan penulisan
alamat surat

Kepada:
Yth. Bapak Direktur Utama
Perguruan Budi Bakti,
Jln. R.S. Fatmawati 24,
Jakarta.
Contoh kesalahan penulisan salam
pembuka surat

Dengan hormat.
Dengan Hormat,
Bpk. … Yang terhormat.
Salam Sejahtera,
Contoh kesalahan paragraf penutup surat

 Demikianlah undangan ini saya

sampaikan, atas kehadirannya kami
ucapkan terima kasih.
 Demikian undangan kami, atas kehadiran
saudara kami ucapkan beribu-ribu terima
kasih.
 Demikian pemberitahuan kami, besar
harapan kami bapak dapat
memakluminya dan mohon maaf adanya.
Contoh kesalahan salam penutup surat

Hormat Saya,
Hormat Kami,
Salam Takzim,
Salam Kami.
Wassalam,
Contoh kesalahan penulisan tembusan

Tembusan:
1. Yth. Menteri Departemen Pendidikan
Nasional (sebagai laporan)
2. Kepada Yth. Direktur Jenderal
Kebudayaan (untuk diketahui)

Tembusan:
1. Kepala Pusat Pembinaan dan
Pengembangan Bahasa
PENGUNAAN DENGAN INI DAN
BERSAMA INI

Dengan ini saya lampirkan fotokopi

surat keterangan berkelakuan baik.

Bersama ini saya mengajukan

lamaran untuk jabatan sekretaris
yang Bapak tawarkan.
TERIMA
KASIH