PELATIHAN

MENULIS SURAT RESMI

 APAKAH SURAT ITU?
Sarana komunikasi yang digunakan
untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain.
Informasi itu dapat berupa :
- Pemberitahuan
- Pernyataan
- Perintah
- Permintaan / permohonan
- Laporan
FUNGSI SURAT
1. Sebagai sarana komunikasi.
2. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan /
permintaan atau permohonan, sebuah pikiran atau
gagasan.
3. Sebagai alat bukti tertulis.
4. Sebagai alat untuk mengingat.
5. Sebagai bukti historis.
6. Sebagai pedoman kerja.
SURAT RESMI/DINAS
Surat resmi merupakan sarana komunikasi tertulis
untuk menyampaikan informasi dari seseorang,
organisasi, instansi, maupun swasta kepada pihak lain.
 Surat dinas
 Surat keputusan
 Surat perintah
 Surat Tugas
 Surat Instruksi
 Surat Pengantar
 Surat Kuasa
 Nota Dinas
 Surat pengumuman
BAGIAN – BAGIAN SURAT RESMI :
Keterangan :
Logo 1) Kepala surat
1)

2)
2) Tanggal surat
3)
4) 3) Nomor surat
5)

4) Lampiran
6)

7)
5) Hal atau perihal surat
6) Alamat surat
7) Salam pembuka
8)
8) Isi
9) Salam penutup
9)
10) Status/jabatan, tanda
10) tangan, nama jelas
11 11) Tembusan
 Surat resmi harus menggunakan kepala surat.
Kepala surat umumnya terdir atas nama instansi, alamat
lengkap, nomor telepon, nomor kode pos, nmor
fax/email dan logo.
Contoh :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Logo Jalan Dr. Setiabudi 229 Bandung 40154
Telepon (022) 2013164 Faksimile (022) 2013651
E-mail : inter@proxi.ikip-bdg.ac.id
 Penulisan tanggal untuk surat resmi yang
memakai kepala surat tidak wajib diawali oleh nama
kota. Sebab, nama kota telah tercantum pada kepala
surat.
Tanggal surat ditulis dengan angka, langsung
dilanjutkan dengan bulan (tanpa tanda koma) yang
diawali dengan huruf kapital, dan angka tahun yang
tidak disingkat.
Contoh :
12 Maret 2004
 Setiap surat resmi yang dikirim ke luar lingkungan
organisasi harus diberi nomor dan kode tertentu. Umumnya
rangkaian nomor surat atas nomor urut, kode intern, bulan,
dan tahun pembuatan surat.
Penulisan nomor surat (dapat disingkat menjadi No:
…) tidak harus dibatasi dengan tanda garis miring, tetapi
dapat pula menggunakna titik atau tanda hubung. Demikian
pula isi kode surat tidak hanya huruf, tetapi dapat pula
menggunakan angka.
Nomor : 007 / KSH-1 / IV / 2001

Angka tahun
Angka Bulan
Kode Surat
Nomor urut
 Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah
surat. Kelengkapan surat umumnya berupa dokumen yang
merupakan kesatuan dengan suatu pengantarnya. Dengan
adanya notasi lampiran, pembaca segera mengetahui bahwa
surat itu mempunyai lampiran, dan ia akan memeriksanya.
Contoh :
Lampiran : tiga helai
1)Lampiran : satu berkas
2)Lampiran : dua lembar
3)Lampiran : sepuluh lembar
 Perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada
pembaca tentang masalah pokok surat. Perihal pada surat
sama fungsinya dengan judul.
Cara penulisannya:
a. Harus ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik
b. Berwujud kata atau frase, bukan kalimat
c. Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam
huruf kapital.
Contoh : Perihal/Hal : Undangan Rapat

\
 Pada umumnya surat dinas dikirim dengan menggunakan
sampul atau amplop. Dengan demikian, ada dua macam alamat
yaitu alamat luar dan alamat dalam. Penulisan alamat tujuan haus
memerhatikan segi kepraktisan.
Alamat Luar pada sampul

Terdiri atas :
1)kata Kepada Yth
2)nama jabatan
3)unit kerja
4)alamat lengkap
Contoh alamat luar pada sampul:
a) Kepada
Yth. Kepala Biro Organisasi
Sekretariat Jendral
Departemen Pendidikan Nasional
Jalan Jendral Sudirman, Senayan
Jakarta 10270
b) Kepada
Yth. Direktur LPK Triguna
Jalan Tentara Pelajar 91
Tasikmalaya
b. Alamat Dalam pada surat
Ketentuan penulisan pada alamat surat bagian dalam:
1. Tidak didahului kata Kepada
2. Menggunakan kata Yth
3. Menggunakan nama jabatan
4. Mencantumkan unit kerja
5. Menggunakan alamat lengkap
6. Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului kata
depan di
Contoh :
Yth. Direktur PT Maju
Jalan Delima No. 10
Jakarta
 Salam pembuka digunakan agar surat tidak terasa
kaku. Secara teoritis, pemakaian salam pembuka sifatnya
tidak wajib. Beberapa contoh salam pembuka yang terdapat
dalam surat resmi antara lain sebagai berikut.
Contoh :
Dengan hormat,
Assalamu alaikum Wr.Wb,
 Idealnya, isi surat terdiri atas tiga macam alinea,
yaitu alinea pembuka, alinea transisi/isi, dan alinea
penutup. Isi surat berupa hal-hal pokok atau penting yang
harus disampaikan. Dalam surat resmi, bahasa yang
dugunakan adalah bahsa indonesia yang baku.
Isi surat tergantung dari keperluan surat tersebut
dibuat bisa berupa surat undangan, surat pemberitahuan,
surat permohonan bantuan, surat izin, dan sebagainya.
Beberapa contoh kesalahan dalam penulisan alinea penutup
adalah sebagai berikut :
1) Atas perhatiannya saya sampaikan terima kasih.
2) Saya haturkan terima kasih atas perhatian ibu.
contoh penulisan yang benar:
Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
 Seperti halnya salam pembuka, pemakaian salam
penutup di dalam surat sifatnya tidak wajib. Salam penutup
gunanya untuk menunjukkan rasa hormat atau sikap akrab
pengirim dan penerima surat. Beberapa contoh salam
penutup yang dapat dipakai dalam surat resmi adalah
sebagai berikut
Contoh :
Hormat kami,
Salam Hormat.
 Nama, jabatan, dan tanda tangan yang bertangggung
jawab atas isi surat.
Contoh :

Ketua OSIS Sekretaris

Arundhati Chandra Ferry Aryo S.

 Tembusan adalah seseorang yang dianggap perlu
mengetahui tentang isi surat tersebut.
Contoh :

Tembusan :
1. Ketua LKMD Desa Kalipucang Kulon
2. Ketua BPD Desa Kalipucang Kulon
 SUMBER :
Pedoman Umum Tata
Naskah Dinas jdih.anri.go.id: BN 2021 N0.758
: 49 Hal
a. Bentuk Lurus Penuh
b. Bentuk Lurus
c. Bentuk Setengah Lurus
d. Bentuk Resmi Indonesia Lama
e. Bentuk Resmi Indonesia Baru
f. Bentuk Lekuk
g. Bentuk Alinea Menggantung