A.

PENGERTIAN SURAT DINAS

Menurut Sabaruddin Ahmad (1980) surat

dinas adalah surat yang diterbitkan oleh kantor-
kantor/ jawatan pemerintah.

Menurut Pratjihno (1983) surat dinas adalah

surat yang dibuat oleh kantor-knator pemerintah.

Menurut Sudaryono (1983) surat dinas adalah

surat yang berisi masalah kedinasan atau
pemerintahan.

Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa surat dinas adalah surat yang
berisi masalah kedinasan yang diterbitkan oleh instansi, baik pemerintah maupun
swasta.

Fungsi surat dinas

1. Sebagai duta organisasi

Sebagai duta organisasi, surat dinas berfungsi sebagai pembentuk citra
sebuah instansi atau organisasi karena orang-orang yang ada di organisasi
tersebut tidak dapat bertemu secara langsung. Surat dinas yang dibuat
secara tidak langsung akan mencerminkan identitas instansi atau lembaga.
2. Sebagai pengingat
Sebuah organisasi memiliki aktivitas yang sangat kompleks, sehingga
apabila ingin mengingat kebijakan atau keputusan yang terjadi pada masa
lampau atau yang sudah terlupa, surat dapat dibuka kembali sebagai
pengingat.
3. Sebagai bukti tertulis
Di dalam organisasi perlu adanya dokumentasi sebagai catatan tertulis
yang tidak tergantikan oleh komunikasi lisan. Sebagai bukti tertulis, surat
dinas sangat penting terutama menyangkut surat-surat perjanjian.
4. Sebagai bukti sejarah
Sebuah organisasi tentu mengalami perubahan dari waktu ke waktu.
Keberadaan surat menjadi sangat penting sebagai bukti sejarah.
5. Sebagai pedoman kerja
Surat dinas dapat berfungsi sebagai pedoman kerja misalnya surat
keputusan. Surat sebagai pedoman kerja memberikan suatu kepastian
dalam rangka menjalankan pekerjaan-pekerjaan tertentu terkait surat
keputusan atau instruksi
 B. JENIS-JENIS SURAT DINAS

a. Surat edaran
Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitaahuan tentang hal
tertentu yang dianggap penting dan mendesak
b. Surat keputusan
Surat dinas penetapan memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak
bersifat mengatur dan merupakan pelaksanaan kegiatan.
c. Surat instruksi
Surat dinas instruksi memuat perintah atau arahan yang melakukan pekerjaan
atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting
d. Surat perintah
Merupakan naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang
ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan
tertentu
e. Surat tugas
Merupakan naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang
ditujukan kepada bawahan atau pegawai lain
f. Surat undangan
Merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat atau pegawai
yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan
tertentu
g. Surat perjanjian
Merupakan surat dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang
mengikat antar kedua belah pihak untuk melaksanakan kesepatan bersama
h. Surat kuasa
Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada
badan hukum /kelompok orang atas nama yang melakukan tindakan tertentu
dalam rangka kedinasan
i. Surat keterangan
Merupakan naskah dinas yang berisi informasi hal atau seseorang untuk
kepentingan kedinasan
j. Surat pengantar
Merupakan naskah dinas yang digunakan untuk mengantar atau menyampaikan
barang atau naskah
k. Surat perintah perjalanan dinas
Merupakan naskah dinas yang berfungsi sebagai alat pemberitahuan yang
ditujukan kepada pejabat tertentu untuk melaksanakan perjalanan dinas serta
pemberian fasilitas perjalanan dan pembiayaan
 C. FORMAT SURAT DINAS

Bentuk surat yang biasa digunakan dalam surat dinas adalah bentuk lurus
penuh (full block style), bentuk lurus (block style), bentuk setengah lurus
(semi block style, Indonesia lama dan Indonesia baru

BAGIAN-BAGIAN SURAT DINAS

Adapun bagian-bagian inti surat secara lengkap terdiri dari :

1. Kepala surat atau Kop Surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Perihal/Hal
6. Alamat surat
7. Salam Pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Tanda tangan
11. Tembusan
1) Kepala surat (Letter Head) atau Kop Surat
Kepala surat terdiri dari nama organisasi/lembaga/instansi, alamat (nama,
nomor dan nama jalan serta kota). Untuk lebih lengkapnya dapat dituliskan
nomor telepon, alamat fax atau Email. Untuk kepala surat pada surat niaga bahkan
sering dilengkapi bank yang digunakan serta usaha yang silakukan. Penulisan
kepala surat dapat dilihat pada contoh berikut :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
MALANG
(INSTITUTE OF TEACHER TRAINING AND EDUCATION)
Jalan Surabaya 6, Malang 65114, Telepon: 0341 51312

Kepala surat biasanya diketik disebelah kiri atas. Bleh juga diketik di
tengah-tengah. Kepala surat disusun dalam bentuk yang menarik, dan
menyebutkan :
a. Nama kantor/perusahaan
b. Alamat
c. Nomor telephone
d. Nomor kotak pos (jika ada)
e. Nama alamat kawat (jika ada)
f. Faxsimile
2) Tanggal surat
Menulis tanggal surat harus lengkap dan tidak perlu dimulai dengan menuliskan
nama kota. Jadi tanggal surat sebaiknya ditulis misalnya : 18 Juli 2018 (tanpa tanda
baca). Dalam penulisan nama bulan hendaknya ditulis secara lengkap misalnya :
17 Januari 2018
Jangan disingkat misalnya :
17 Jan. 2018
Atau :
17-01-2018

3) Nomor surat
Bagian pokok atau Subject Phrase terdiri dari : nomor, lampiran dan perihal.
Nomor surat biasanya selalu ada pada surrat niaga ataupun surat dinas. Tetapi pada
suarat pribadi tidak bisa digunakan. Ada beberapa cara penulisan nomor surat yang
menunjukkan surat yang ke berapa dalam satu periode, tetapi juga dapat
menunjukkan tentang permasalahan yang ditulis dalam surat tersebut. Dengan
demikian penulisan nomor surat setiap organisasi/lembaga/instansi memiliki cara
yang berbeda-beda, meskipun semua dimulai dengan angka. Misalnya :
162/A/IV/2013 ada pula nomor 528/UN37.1.7/PP/2013. Ada lagi nomor :
01/JMD/02/2013. Tentunya masih bnayak cara penulisan nomor surat sesuai
dengan cara atau kode yang digunakan pada setiap organisasi/lembaga/instansi.
Bagian pokok yang lain adalah Hal atau perihal, ditulis setelah nomor surat. Isi
pokok surat atau perihal adalah permasalahan pokok dalam isi surat yang ditulis
dengan kalimat pendek (kalau mungkin hanya satu kata) sebanyak-banyaknya tiga
kata. Selanjutnya bagian pokok surat yaitu petunjuk tentang adanya lampiran yang
disertakan dalam surat tersebut. Berikut ini contoh penulisan bagian pokok surat.
Contoh 1
Nomor : 123/K/Hr/X/18
Perihal : Undangan Rapat
Lampiran : Satu lembar
4) Lampiran
Apabila surat dinas disertai warkat lain, harus ditulis sebagai lampiran. Lampiran
menunjukkan warkat yang disertakan bersama surat
5) Perihal/hal
Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Penulisan hal misalnya :
Hal: Undangan Rapat

6) Alamat dalam/ tujuan

Alamat dalam adalah nama dan alamat yang dituju pada pengiriman surat
tersebut. Cara penulisan alamat dalam tergantung pada bentuk surat yang dipilih
dalam penulisan surat. Ada kebiasaan yang tidak boleh dilakukan dalam penulisan
alamat dalam, yaitu hanya menulis nama, sedangkan alamatnya ditulis “ditempat,
karena penulis surat sudah mmengetahui alamt penerima surat dengan catatan surat
tersebut akan diantar melalui kurir. Untuk lebih jelasnya ddapat dilihat padda
contoh berikut ini.
Contoh 1
Kepada PT NUSANTARA JAYA
Jalan langenastran Kiduul 10 A
YOGYAKARTA

8) Salam Pembuka
Salam pembuka berguna untuk menbuka pembicaraan dalam surat secara adab.
Akan tetapi, surat yang tidak menggunakan salam pembuka pun tidaklah salah.
Biasanya salam pembuka digunakan untuk surat-surat yang
berisi berita.

1. Isi surat
Sebagaimana karangan yang lain, surat yang baik terdiri atas tiga bagian penting,
yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup
a. Bagian Pembuka
Bagian pembuka berguna sebagai pengantar bagi pembaca untuk segera
mengetahui berita pokok yang akan disampaikan melalui surat tersebut. Dalam
 bagian pembuka sudah harus disebutkan inti masalah yang akan disampaikan
kepada pihak yang dimaksud.
b. Bagian Inti
Bagian inti surat adalah bagian yang berisi maksud utama pengiriman surat.
Kecuali surat pengantar, maksud utama pengiriman surat yang sudah
disinggung pada bagian pembuka ditegaskan kembali atau dijelaskan lebih
lanjut pada bagian inti.
c. Bagian Penutup
Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima
kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok yang
ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya
singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.
9) Salam penutup
Salam penutup digunakan untuk menambah kesantunan dalam berkomunikasi.
Walaupun salam penutup ini sangat baik digunakan, tetapi tidaklah berarti semua
surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam
surat-surat berita.

10) Tanda tangan (Signature)

Dalam korespondensi Indonesia, penanda tangan surat adalah orang yang
namanya tercantum dalam surat itu. Pencantuman nama seseorang dan hak untuk
menandatanganinya tentu didasarkan atas kewenangannya dan jabatannya. Apabila
penanda tangan surat itu diwakilkan kepada orang lain, maka harus disebutkan
sebagai atas nama dan nama penanda tangan ditulis jelas di bawahnya. Tidak boleh
nama yang tercantum lain dengan penandatangannya.

11) Tembusan
Tembusan dibuat jika isi surat yang
dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu
diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan
dengan surat tersebut.
 D. PROSEDUR PENYUSUNAN SURAT DINAS

Penyusunan naskah dinas termasuk surat dinas yang disarikan dari

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah
Disnas Instansi Pemerintah adalah sebagai berikut.

a. Persyaratan Penyusunan
Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas,
padat dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis.
b. Nama Instansi/ Jabatan pada Kepala Naskah Dinas
Untuk memberikan identitas pada naskah dinas, pada halaman
pertama naskah dinas dicantukan Kepala Naskah Dinas, yaitu nama
jabatan atau nama instansi. Kertas kepala nama instansi dan logo
instansi serta alamat digunakan untuk naskah Dinas yang
ditandatangani pejabat yang berwenang. Kepala nama instansi ditulis
dengan huruf kapital
c. Nomor Surat Dinas
1. Surat dinas yang ditandatangani oleh menteri/pimpinan instansi
terdiri atas
R-235/M. PANRB/KKA/06/2012
Kode derajat pengamanan surat
Nomor naskah
Singkatan nama jabatan
Kode klasifikasi arsip
Bulan
Tahun Terbit

2. Surat dinas yang ditandatangani oleh pejabat di bawah pimpinan

instansi terdiri atas
a) Kode derajat pengaman surat
b) Nomor naskah
c) Singkatan/akronim instansi
d) Singkatan/akronim satuan organisasi
e) Kode klasifikasi arsip
f) Bulan
g) Tahun terbit
 d. Lampiran
e. Rujukan
Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar
acuan atau dasar penyusunan
f. Ruang tanda tangan
Merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan
yang dirangkaikan dengan nama instansi
g. Batas/Tepi Ruang
Dalam pelaksanaan penulisan surat, batas atau tepi ruang bersifat fleksibel.
h. Bahasa Surat Dinas
Bahasa yang digunakan harus jelas, tepat dan menguraikan maksud, tujuan,
serta isi naskah.
i. Sarana atau media penulisan surat
Surat ditulis pada kertas HVS berwarna putih dengan ukuran A4 (297 x 210
mm). Sedangkan ketentuan mengenai sampul surat yang digunakan
disesuaikan dengan keperluan instansi dengan mempertimbangkan efisiensi