BAB X

KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA

Sasaran Belajar

Setelah mempelajari materi korespondensi bahasa Indonesia,

mahasiswa diharapkan mampu :

1. Menjelaskan arti dan fungsi surat;

2. Menyebutkan syarat-syarat surat yang baik;

3. Mengemukakan jenis-jenis surat;

4. Membuat format surat dengan baik dan tepat;

5. Menggunakan bahasa Indonesia baku dan efektif dalam menulis surat;

6. Menulis surat yang baik dan benar sesuai dengan jenisnya.

1. Pendahuluan

Dalam pergaulan hidup manusia hampir selalu berhubungan atau

berkomunikasi dengan manusia lain. Hubungan atau komunikasi itu selain

dapat dilakukan secara lisan, dapat pula dilakukan secara tertulis.

Dewasa ini dalam kehidupan yang penuh dengan kesibukan dan serba

cepat suatu komunikasi tidak selalu dapat dilakukan secara lisan. Dalam hal

ini, jika tidak dapat dilakukan secara lisan, komunikasi itu tentu dilakukan

secara tertulis. Salah satu sarana komunikasi tertulis yang umum dikenal

adalah surat. Dengan demikian, surat pada dasarnya dapat dipandang

sebagai salah satu jenis alat atau sarana komunikasi.

128
 Sebagai sarana komunikasi tertulis, surat paling tidak melibatkan dua

pihak, yaitu pihak pertama pengirim surat dan pihak kedua penerima surat.

Pihak pertama atau pengirim surat dapat berupa perorangan atau instansi

dan demikian pula halnya dengan pihak kedua atau penerima surat. Dalam

hubungan itu, surat dapat juga dipandang sebagai wakil dari penulisnya. Oleh

karena itu, segala sesuatu yang ditulis di dalam surat tersebut dapat dinilai

sebagai cermin pribadi, organisasi, ataupun instansi pengirimnya. Atas dasar

itu, surat sebaiknya dibuat semenarik mungkin, baik dari segi bentuk maupun

isinya, agar pribadi penulis atau instansi pengirimnya memperoleh citra yang

baik.

2. Arti dan Fungsi Surat

Bila ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan eksposisi

(paparan). Di dalam paparan, penulis mengutarakan maksudnya,

menjelaskan sesuatu yang dipikirkannya dan dirasakannya. Begitulah juga

surat.

Bila ditinjau dari bentuk tuturannya, surat adalah percakapan yang

tertulis. Jadi, sejenis dengan bentuk percakapan (dialog) seperti yang biasa

dipakai di dalam kehidupan sehari-hari.

Bila ditinjau dari segi fungsinya, surat merupakan suatu alat atau

sarana komunikasi tertulis. Surat dapat dipandang sebagai alat komunikasi

tertulis yang paling efisien, efektif, ekonomis, dan praktis. Apa yang

129
dikomunikasikan kepada pihak lain secara tertulis, misalnya berupa

pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya akan sampai

pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Tidak demikian

halnya dengan penyampaian secara lisan, sering terjadi perubahan, terutama

tentang isinya, mungkin ditambah atau dikurangi walaupun mungkin tidak

disadari.

Peranan surat cukup jelas, terutama dalam surat resmi, seperti surat

perjanjian, surat sewa-menyewa rumah, surat jual beli, surat wasiat, dan

surat-surat resmi lainnya. Surat-surat tersebut, selain resmi sifatnya juga

mempunyai kekuatan hukum yang dapat digunakan sebagai alat bukti

tertulis, atau bukti nyata yang sah, "hitam di atas putih".

Surat itu dapat juga mencerminkan corak, keadaan mentalitas, jiwa

dan nilai pejabat yang bersangkutan. Oleh karena itu, dalam menyusun surat

hendaklah selalu berhati-hati dan berpikir secara cermat agar tidak

menimbulkan kesan yang tidak menyenangkan. Dalam hal ini surat berfungsi

sebagai duta organisasi.

Surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara

melaksanakan peraturan-peraturan, misalnya surat keputusan atau instruksi,

dapat dipakai sebagai pedoman kerja oleh lembaga atau pejabat yang

bersangkutan.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa surat-surat resmi

berfungsi sebagai :

130
 1) Alat komunikasi,

2) Alat bukti tertulis,

3) Alat bukti historis,

4) Duta organisasi, dan

5) Pedoman kerja.

Surat yang dikirimkan oleh pihak pertama kepada pihak kedua

adakalanya perlu dibalas. Kegiatan berkomunikasi balas-membalas yang

dilakukan oleh pihak pertama kepada pihak kedua dengan alat surat disebut

surat-menyurat atau korespondensi. Hubungan surat-menyurat itu mungkin

terjadi antara orang-orang/pejabat-pejabat dalam satu kantor/organisasi

perusahaan (korespondensi intern), mungkin juga terjadi antara orang

orang/pejabat-pejabat suatu kantor dengan pihak luar (korespondensi

ekstern).

3. Syarat-Syarat Surat yang Baik

Surat yang baik haruslah memenuhi syarat-syarat penyusunan

sebagai berikut :

Pertama, surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang

benar, yaitu :

1) Penyusunan letak bagian-bagian surat yang tepat sesuai dengan aturan

yang telah ditentukan (lihat format surat);

2) Pengetikan yang betul, jelas, bersih, dan rapi;

131
3) Pemakaian kertas yang sesuai dengan ukuran, jenis dan warna yang

telah ditentukan (oleh kantor atau perusahaan).

Kedua, isi surat harus dinyatakan secara ringkas. jelas, dan eksplisit.

Hal ini menguntungkan belah pihak, yaitu ;

1) Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu, dan

2) Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendaki.

Ketiga, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang benar (sesuai

dengan kaidahnya), bahasa baku, dan bahasa yang efektif. Untuk itu bahasa

haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin

dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam,

bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya yang keasing-asingan atau

kedaerah-daerahan.

Di samping ketiga syarat di atas, ada hal penting lainnya yang harus

diperhatikan sehubungan dengan menyusun surat yang baik dan benar,

yaitu :

1) Memahami kedudukan masalah yang dihadapi dan akan dikemukakan.

2) Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu.

3) Mengetahui posisi dan bidang tugasnya; dan

4) Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.

Dalam praktik menyusun surat resmi masih terdapat ketidakcermatan

mengenai syarat-syarat tersebut di atas. Sebagai contoh perhatikan bentuk

dan isi surat yang dikemukakan di bawah.

132
 Dalam surat itu terdapat kesalahan ejaan, yaitu :

P.T. seharusnya PT

di - seharusnya di

Malang Malang

kedaerah-daerah seharusnya ke daerah-daerah

Contoh (1) :

SUDIRMAN
Jl. Ngurawan -547-
DAMPIT

Dampit, 23 Februari ’81.-

Kepada
Nomer : 030/II/bs/’81.- Yth. Bu. Pimpinan PT. Gapermigas
Lamp. : --- Cabang Malang
Perihal : Permohonan Tambahan di –
Jatah Minyak Tanah Malang.-

Dengan hormat,
Dalam rangka kontrak baru minyak Tanah antara
Pertamina dengan P.T. Gapermigas dalam bulan .April yang akan
datang, bersama ini kami mohon dapatnya diberi tambahan jatah
minyak tanah sebesar 200 ton/per bulan.
Permohonan tambahan jatah tersebut akan Kami salurkan
kedaerah-daerah Malang Selatan diantaranya daerah Dompit
dan sekitarnya.
Perlu kami beritahukan disini bahwa pada saat ini jatah
yang kami punyai adalah sebesar 275 ton/per bulan dengan
memiliki armada angkutan sebanyak 3 (tiga buah). Demi untuk
memenuhi kebutuhan akan minyak tanah di daerah kami, yaitu
daerah Dompit dan sekitarnya besar harapan kami akan
terkabulnya permohonan kami tersebut diatas.

133
 Demikian atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak
Pimpinan kami ucapkan diperbanyak terima kasih.-

Hormat kami,
ttd
(SUDIRMAN)
Tindasan : ---

Diantaranya seharusnya di antaranya

disini seharusnya di sini

didaerah seharusnya di daerah

diatas seharusnya di atas

Dari data di atas tampak bahwa penulis surat itu mengacaukan

penulisan kata depan di dan awalan di-. Perlu diingat bahwa kata depan

ditulis terpisah dengan kata yang mengikutinya, sedangkan awalan di- ditulis

serangkai dengan kata yang mengikutinya (lihat uraian Bab II).

Kesalahan ejaan yang lain dalam surat itu ialah :

Jl. Ngurawan -547 seharusnya Jalan Ngurawan 547

23 Februari '81 seharusnya 23 Februari 1981

Nomer : 030/II/bs/'81 seharusnya Nomor: 030/II/bs/1981

Perihal : Permohonan tambahan

Jatah minyak tanah,-

Seharusnya

Perihal : Permohonan Tambahan

Jatah Minyak Tanah

134
Singkatan Bp. Pada alamat surat yang dituju seharusnya ditulis lengkap

menjadi Bapak.

Nama orang sebagai pengirim surat tidak ditulis di dalam tanda kurung

sehingga menjadi SUDIRMAN (tanpa tanda kurung).

Kesalahan,.penggunaan bentuk bahasa di dalam surat itu terlihat pada

contoh-contoh di bawah ini.

(a) ...... Bersama ini kami mohon ......

Bukan bersama ini, melainkan dengan ini sebab tidak ada surat yang

dilampirkan atau barang yang menyertai surat itu.

(b) Permohonan tambahan Jatah tersebut akan kami salurkan...............

Kalimat ini sebaiknya diubah menjadi :

Jatah tambahan tersebut akan saya salurkan..................... .

(dalam kalimat di atas dapatkah permohonan disalurkan ? Yang akan

disalurkan ialah Jatah, bukan permohonan).

(c) Demi untuk memenuhi kebutuhan akan minyak.....................

Sebaiknya dikatakan begini :

Untuk memenuhi kebutuhan akan minyak..................

Demi memenuhi kebutuhan akan minyak.....................

(Ingat, kata bersinonim tidak dipakai bersama-sama dalam .satu kalimat,

seperti agar supaya, hanya saja, contoh misalnya, naik ke atas, maju ke

depan, dsb.)

135
(d) Demikian atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak Pimpinan kami

ucapkan diperbanyak terima kasih.

Sebaiknya kalimat penutup ini dikatakan begini : Atas perhatian dan

bantuan Bapak, saya ucapkan terima kasih.

(e) ....... besar harapan kami akan terkabulnya permohonan kami

tersebut di atas. Sebaiknya kalimat ini. diubah :

......... besar harapan saya permohonan tersebut dapat Bapak

kabulkan. Bisa juga dikatakan begini :

......... saya berharap permohonan tersebut dapat Bapak kabulkan.

Dan segi penyusunan dan pengetikan bagian-bagian surat terdapat

beberapa kekurangan, antara lain :

(a) Kepala surat tidak perlu dituliskan sebab pengirimnya individu

(perseorangan), bukan instansi resmi.

(b) Nomor dan nama tempat serta tanggal ditulis sebaris.

(c) Kata Kepada ditulis sejajar dengan kata Perihal.

(d) Salam dengan hormat ditulis dua spasi atau dua kait dari nama kota.

(e) Salam Hormat kami seharusnya hormat saya, ditulis tiga kait dari baris

terakhir kalimat penutup.

(f) Nama terang ditulis empat kait dari salam penutup tanpa tanda kurung.

(g) Tindasan atau tembusan ditulis segaris dengan nama terang.

(h) Paragraf kedua Sebaiknya disatukan dengan paragraf pertama.

Demikian contoh kesalahan yang umumnya terdapat dalam surat

resmi yang dibuat individu maupun instansi.

136
4. Jenis Surat

Surat dapat dibedakan ke dalam beberapa jenis :

(a) Berdasarkan kepentingan isi, surat dapat dibedakan atas tiga jenis.

yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga (bisnis).

(b) Berdasarkan kerahasiaan; surat dibedakan atas empat jenis, yaitu surat

sangat rahasia, surat rahasia, surat konfidensial, dan surat biasa.

(c) Berdasarkan tujuannya, surat terbagi atas surat lamaran, surat

panggilan, surat undangan, surat keterangan, surat peringatan, surat

penuntutan, surat pengantar atau surat jalan, surat pemesanan, surat

penawaran, surat konfirmasi, dan surat penagihan.

(d) Berdasarkan cara pengirimannya, surat dapat dibedakan atas enam

jenis, yaitu surat bersampul, warkat pos, kartu pos, telegram, teleks,

faksimile.

(e) Berdasarkan urgensinya, surat terdiri atas; surat tercatat, surat kilat, dan

surat kilat khusus.

Berdasarkan kepentingan isi, surat pribadi, surat dinas, dan surat

niaga akan dibicarakan pengertiannya dan jenis-jenisnya.

Surat pribadi ialah surat yang dibuat oleh seseorang, keluarga, sahabat,

kenalan, teman yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Karena sifatnya

pribadi, dalam surat pribadi terasa hubungan santai, akrab, dan mesra.

Dengan demikian, .bahasa Indonesia yang digunakannya pun bersifat santai,

akrab, dan mesra. Kadang-kadang uraian isi surat diselingi canda atau senda

gurau yang menarik dan mengasyikkan.

137
Surat resmi dan surat dinas ialah alat komunikasi tertulis yang menyangkut

kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas merupakan alat

komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam administrasi kantor untuk

penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan,

permintaan, pernyataan, dan lain-lain antara instansi yang satu dan yang lain

atau instansi kepada perseorangan. Karena Sifatnya resmi, dalam surat

resmi terdapat hubungan yang bersifat lugas dan seperlunya saja. Bahasa

yang digunakannya hendaknya bersifat resmi pula. Dengan kata lain, surat

resmi atau surat dinas harus menggunakan bahasa baku dan efektif.

Yang tergolong ke dalam surat resmi, antara lain :

1) pengumuman, 2) surat edaran, 3) surat permohonan, 4) surat laporan, 5)

surat pengantar, 6) surat keputusan, 7) surat instruksi, 8) surat tugas, 9) surat

kuasa, 10) surat amaran pekerjaan, 11) surat undangan, 12) surat perjanjian.

dan 13) surat nota dinas.

Catatan :

Surat perjanjian, surat sewa-menyewa rumah/tanah, surat jual beli, surat

wasiat, akta, dan yang sejenis dengan ini biasanya tidak disebut surat dinas,

tetapi surat resmi. Surat-surat semacam itu dapat digunakan sebagai bukti

dalam pengadilan.

Surat niaga atau surat dagang ialah surat yang digunakan oleh orang-orang

atau badan-badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti

perdagangan, industri, dan usaha-usaha penyediaan jasa. perusahaan

138
angkutan, perusahaan bangunan, asuransi, dan bank, baik milik pemerintah

maupun milik swasta. Surat niaga bersifat resmi juga. Yang tergolong ke

dalam surat niaga, antara lain : 1) surat permintaan penawaran, 2) surat

penawaran jasa, 3) surat pesanan, penerimaan pesanan, pengiriman barang,

surat pengantar, surat pengepakan, dan faktur, 4) surat tuntutan (klaim), 5;

kredit/penagihan, dan 6) surat periklanan.

5. Format Surat atau Bentuk Surat

Menarik atau tidaknya sebuah surat kadang-kadang ditentukan pula

oleh formatnya. Format surat yang dimaksud di sini ialah bentuk dan ukuran

serta tata letak atau posisi bagian-bagian surat, seperti penempatan tanggal

dan alamat surat, salam pembuka, dan salam penutup.

Format surat yang dipergunakan oleh berbagai instansi di Indonesia

sampai saat ini masih cukup bervariasi. Variasi itu timbul karena belum

adanya pedoman baku atau bentuk standar dalam hal format surat.

Jika dipandang:dari segi keresmian penggunaannya, format surat ada

yang resmi dan ada pula yang tak resmi. Beberapa format resmi yang

digunakan di Indonesia, seperti berikut ini :

(1) Formal lurus penuh (full block style).

(2) format setengah lurus (semi block style).

(3) Format lekuk (indented style).

(4) Format Indonesia (Indonesia style).

139
6. Bahasa Indonesia dalam Surat-Menyurat

Sebenarnya dalam membicarakan bagian-bagian surat, di samping

mengemukakan fungsi bagian-bagian tersebut, juga dijelaskan bagaimana

penulisan bagian-bagian itu dengan menggunakan bahasa yang benar,

misalnya bagaimana penulisan kepala surat yang benar, bagaimana

penulisan tanggal surat, bagaimana penulisan nomor lampiran, dan perihal

surat, penulisan alamat surat, penulisan salam pembuka, penulisan paragraf

pembuka, penulisan paragraf isi dan paragraf penutup.

Dalam butir enam ini akan dibicarakan bagaimana surat itu

menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.

140
 Gambar Bagian-bagian Surat

(1) Kepala Surat

(2) Tanggal
(3) Nomor
(4) Lampiran

(5) Perihal
(6) Alamat

(7) Salam pembuka

(8a)
(8b) Isi Surat
(8c)

(9) Salam Penutup

(10) Tanda Tangan
(11) Nama Terang
(12) NIP
(13) Tembusan
(14) Cap/Stempel

Keterangan : a. Kepala Surat

b. Pembukaan
c. Isi Surat
d. Penutup

141
Format Bentuk Lurus Penuh

142
Format Bentuk Lurus

143
 Format Bentuk Setengah Lekuk

Keterangan :
Semua bagian surat, kecuali isi, ditik sama seperti bentuk lurus. Tiap paragraf
baru ditik sesudah 5 ketukan dari margin kiri. Paragraf yang satu dengan
yang lain tidak berjarak.

144
 Format Bentuk Lekuk

Keterangan :
Semua bagian surat, kecuali alamat, ditik sama seperti bentuk setengah
lurus. Alamat ditik sebagai berikut : Baris I nama orang ditik dari margin kiri,
baris II nama jalan ditik 5 ketuk sesudah nama orang, baris III nama kota ditik
5 ketuk sesudah nama jalan.

145
 Format Bentuk Indonesia

Keterangan :
Semua bagian surat, k ecuali alamat, ditik sama seperti bentuk setengah
lurus. Alamat ditik di sebelah kanan di bawah tanggal dan sebaris dengan no.
(5) tentang perihal surat.

146
 Penulis surat dinas sebaiknya menguasai kaidah-kaidah ejaan yang

Terdapat dalam buku Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang

Disempurnakan. Selain itu perlu dikuasai materi yang dibicarakan dalam

buku ajar ini, mulai Bab II s.d. Bab X, sebelum menulis surat. Kenyataan

menunjukkan bahwa selama ini masih ada penulis surat dinas yang kurang

memperhatikan kaidah ejaan. Dalam surat-surat resmi masih terdapat

penulisan kata yang serangkai padahal seharusnya terpisah, atau sebaliknya.

Untuk memperoleh gambaran yang jelas. Berikut ini akan disajikan beberapa

contoh penulisan yang benar dan yang salah, yang sering dijumpai di dalam

surat resmi atau surat dinas.

Baku Tidak baku

u.p. (untuk perhatian) u/p atau c/q

d.a. (dengan alamat) d/a

s.d. (sampai dengan) s/d

u.b. (untuk beliau) u/b

dkk, (dan kawan-kawan) d.k.k.

PT P.T.

CV C.V.

Antardesa antar desa

Februari Pebruari

November Nopember

Subbagian sub bagian

147
Subseksi sub seksi

Memberitahukan memberi tahukan

Beri tahukan beri tahukan

Terima kasih terimakasih

Kerja sama kerjasama

Diserahterimakan diserah terimakan

Ditandatangani ditanda tangani

Menandatangani menanda tangani

Suatu masalah sesuatu masalah

Pukul 09.00 jam 09.00

Tiap-tiap peserta masing-masing peserta

Peserta masing-masing masing-masing peserta

Kesalahan penulisan yang sering dijumpai dalam surat resmi atau

surat dinas adalah penggunaan ungkapan penghubung. Dalam bahasa

Indonesia ungkapan penghubung ada dua macam, yaitu ungkapan

penghubung intrakalimat dan ungkapan penghubung antarkalimat (sering

disebut kata transisi). Ungkapan penghubung intrakalimat berfungsi

menghubungkan unsur-unsur kalimat. Yang termasuk ungkapan penghubung

intrakalimat adalah baik .......... maupun ......... antara......... dan ............

seperti dan misalnya, demikian dan sebagai berikut.

Contoh : Dalam rapat itu akan dibicarakan berbagai masalah, baik yang

148
 menyangkut konsolidasi ke dalam maupun yang menyangkut

koordinasi ke luar.

Pasangan baik adalah maupun, bukan ataupun dan bukan kata atau.

Contoh : Saya harap Saudara menjelaskan dahulu bagaimana perbandingan

produksi tahun lalu, antara produksi A dan produksi B.

Pasangan antara adalah dan, bukan dengan.

Contoh : Kami mohon dikirim bahan-bahan bangunan, seperti krikil, batu

merah, pasir, dan kayu.

Penempatan tenaga baru, misalnya, termasuk masalah utama yang

akan dibicarakan dalam rapat.

Ungkapan seperti dipakai bila merujuk kepada uraian selanjutnya, sedangkan

misalnya dipakai bila merujuk kepada uraian sebelumnya. Dengan demikian,

kedua bentuk kata tersebut tidak dapat dipertukarkan.

Contoh : Kiriman ini adalah merupakan kiriman tambahan untuk melengkapi

kekurangan kiriman kami tiga hari yang lalu.

Kata adalah dan merupakan sebenarnya bukan ungkapan penghubung yang

berpasangan. Jadi, tidak benar dipakai bersamaan dalam satu kalimat.

LATIHAN BAB X

149
Latihan 1 : (diselesaikan di kelas dan dikerjakan pada Lembar Kerja

Mahasiswa, kertas warna)

1. Apakah yang dimaksud dengan surat resmi atau surat dinas ?

2. Sebutkan peranan surat resmi ditinjau dari segi hukum !

3. Jelaskan persyaratan surat resmi yang baik !

4. Unsur-unsur apakah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat

dinas ? Sebutkan !

5. Uraikan komponen-komponen surat dinas yang dapat membedakan

dengan surat pribadi.

6. Sebutkan jenis surai resmi yang tidak termasuk surat dinas !

7. Sebutkan beberapa jenis surat resmi yang termasuk surat niaga !

8. Baik buruknya sebuah surat resmi sangat bergantung pada alat vitalnya.

Apakah yang dimaksud alat vitalnya disini !

Latihan 2 : (diselesaikan di luar kelas)

Buatlah sebuah surat dinas dengan maksud sebagai berikut :

1) hari Senin tanggal 5 Januari 2004

2) Akan diadakan rapat koordinasi.

3) Membicarakan ujian akhir semester awal 2003 / 2004.

4) Dibuat oleh pembantu dekan I dan ditujukan pada para ketua jurusan

5) Ditembuskan kepada rektor beserta para pembantunya.

LEMBAR JAWABAN MAHASISWA

150
TUGAS BAB X

Nama dan Stambuk Mahasiswa :

Program Studi :

Jawaban:

151