Nomor SOP 891.

1/ /SMAN 1 AMLAPURA/2021
Tanggal Pembuatan 4 Januari 2021
Tanggal Revisi
Tanggal Pengesahan 4 Januari 2021
Kepala SMA negeri 1 Amlapura

Disahkan oleh
Wayan Sugiana, S.Pd.,M.Pd
Pembina Tk I
NIP. 196503231987031008
SMA NEGERI 1 AMLAPURA - SUB BAGIAN TATA USAHA - PENGADMINISTRASI PERSURATAN Judul SOP Pengelolaan Surat Keluar

Dasar Hukum Kualifikasi pelaksana

1. UU No.43 Th.2009 tentang Kearsipan 1. Memahami regulasi tentang kearsipan
2. PP No.28 Th.2012 tentang Pelaksanaan UU No.43 Th.2009 Tentang Kearsipan 2. Memahami administrasi perkantoran
3. Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP 3. Memiliki kecermatan dan ketelitian
3. Peraturan Daerah Provinsi Bali Nomor 10 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan
4. Perangkat Daerah Bali Nomor 97 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi,
Peraturan Gubernur
Tugas dan Fungsi, Serta Tata Kerja Badan Pendapatan Daerah Provinsi Bali

Keterkaitan Peralatan/perlengkapan
1. Alat Tulis Kantor, Komputer dan Printer
2. File Odner
3. Rak Arsip

Peringatan Pencatatan dan pendataan

1. Surat yang sifatnya sangat segera, dikawal langsung untuk segera sampai ke alamat penerima 1. Unit kerja pengolah wajib memberikan paraf/tanda tangan sebagai penanggungjawab surat.
2. Surat yang sifatnya rahasia diantarkan langsung
3. Jika Surat Keluar tidak tersusun dengan rapi dan sesuai dengan klasifikasi jenis surat keluar,
maka apabila surat keluar tersebut dibutuhkan oleh pimpinan, akan sulit untuk
Pengelolaan Surat Keluar

PELAKSANA MUTU BAKU

NO AKTIVITAS Persyaratan/ KET.
Pengadministrasi Surat Staf Pimpinan Kasubag TU Kepala Sekolah Waktu Output
Kelengkapan
1. Membuat konsep surat - Nota Dinas/Pengantar 5 menit konsep surat
Mulai
surat keluar

2. Memberi nomor agenda surat keluar - Konsep surat keluar 1 menit Surat tercatat sesuai
- Lembar pengantar surat klasifikasinya
keluar

3. Mengetik konsep surat keluar - Konsep surat 5 menit Konsep surat

YA
- Lembar pengantar surat terketik

4. Membaca, meneliti serta memberikan - Konsep surat ketikan 3 menit Konsep surat akhir
paraf dan diteruskan ke Kepala YA
- Lembar pengantar surat
Sekolah TIDAK

5. Membaca meneliti dan memberi - Konsep surat akhir 3 menit Surat

persetujuan/ menandatangani surat - Lembar pengantar surat
TIDAK

6. Membubuhkan cap sekolah pada - Surat 1 menit Surat lengkap Surat sudah diberi
tanda tangan kepala sekolah/pejabat - Lembar pengantar surat nomor, tanggal dan
yang berwenang distempel

7 Mencatat, menscan surat keluar, - Surat lengkap 3 menit Amplop

menyiapkan dan menulis amplop
surat (jika diperlukan) dan
selanjutnya mengembalikan kepada
Staf Pimpinan
 PELAKSANA MUTU BAKU
NO AKTIVITAS Persyaratan/ KET.
Pengadministrasi Surat Staf Pimpinan Kasubag TU Kepala Sekolah Waktu Output
Kelengkapan
8 Menyampaikan surat sesuai dengan - Surat 3 menit Surat keluar
tujuan surat keluar terdistribusi

9 Mendokumentasikan surat keluar - Ordner/Map Gantung 1 menit surat diarsipkan dan

ditempatkan sesuai
klasifikasinya

Selesai

Jumlah Waktu 25 menit

Kepala SMA Negeri 1 Amlapura

Wayan Sugiana, S.Pd.,M.Pd.

Pembina Tk. I
NIP. 196503231987031008