Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa surat dinas adalah surat yang
berisi masalah kedinasan yang diterbitkan
dite rbitkan oleh instansi, baik pemerintah maupun
swasta.
lampau atau yang sudah terlupa, surat dapat dibuka kembali sebagai
pengingat.
3. Sebagai bukti tertulis
Di dalam organisasi perlu adanya dokumentasi sebagai catatan tertulis
yang tidak tergantikan oleh komunikasi lisan. Sebagai bukti tertulis, surat
dinas sangat penting terutama menyangkut surat-surat perjanjian.
4. Sebagai bukti sejarah
Sebuah organisasi tentu mengalami perubahan dari waktu ke waktu.
Keberadaan surat menjadi sangat penting sebagai bukti sejarah.
5. Sebagai pedoman kerja
Surat dinas dapat berfungsi sebagai pedoman kerja misalnya surat
keputusan. Surat sebagai pedoman kerja memberikan suatu kepastian
dalam rangka menjalankan pekerjaan-pekerjaan tertentu terkait surat
keputusan atau instruksi
Bentuk surat yang biasa digunakan dalam surat dinas adalah bentuk lurus
penuh (full block style), bentuk lurus (block
(block style), bentuk setengah lurus
(semi block style, Indonesia lama dan Indonesia baru
4) Lampiran
Apabila surat dinas disertai warkat lain, harus ditulis sebagai lampiran. Lampiran
menunjukkan warkat yang disertakan bersama surat
5) Perihal/hal
Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Penulisan hal misalnya :
Hal: Undangan Rapat
11) Tembusan
Tembusan dibuat jika isi surat yang
dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu
diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan
dengan surat tersebut.
Nomor naskah
naskah
Singkatan nama jabatan
Kode klasifikasi arsip
Bulan
Tahun Terbit
d. Lampiran
e. Rujukan
Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar
acuan atau dasar penyusunan
f. Ruang tanda tangan
Merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas yang memuat nama jabatan