PENYIMPANAN

ARSIP SISTEM ABJAD

Arsip merupakan alat pengingat,

baik bagi organisasi maupun bagi

pimpinan, oleh sebab itu mengatur dan
memelihara arsip sebaik mungkin agar
memudahkan penemuan kembali warkat
yang sewaktu-waktu diperlukan,
merupakan suatu hal yang sangat penting,
baik terhadap kehidupan organisasi,
maupun untuk membantu tugas pimpinan.
Pada dasarnya
pimpinan sangat
menginginkan akan
adanya arsip yang
rapi dan tertib guna
memudahkan
penyimpanan dan
penemuan kembali
warkat yang
dibutuhkan sewaktu-
waktu dengan cepat
dan tepat.
Oleh karena pimpinan tidak mungkin
mengurus sendiri arsipnya, maka dengan
demikian pimpinan mengharap agar stafnya
dapat benar-benar mampu mengurus dan
memelihara arsip untuk pimpinan maupun
untuk kepentingan organisasi secara
keseluruhan.
Berdasarkan hal tersebut,
seseorang harus mempunyai
keterampilan dan ketelitian, agar
apabila sewaktu-waktu pimpinan
memerlukan arsipnya, maka arsip
termaksud dapat disajikan denga
cepat dan tepat.
Bagi kehidupan suatu
organisasi, informasi
memegang peranan
penting karena
informasi merupakan
dasar bagi pimpinan
untuk pengambilan
keputusan di dalam
menentukan
kebijaksanaan.
Informasi dapat berupa bahan tertulis,
dan dapat juga berbentuk lisan, yang
akhirnya perlu dituangkan dalam bentuk
tulisan, karena informasi lisan mempunyai
kelemahan, yaitu mudah terlupakan, tidak
ada bukti yang kuat walaupun ada juga
kebaikannya.
Oleh sebab itu, maka
semua berkas yang memuat
informasi yang bernilai
guna, harus mendapat
perhatian dan perlu
dikelola/ditata dengan baik.
Kesimpulannya;
Penataan arsip perlu
dilakukan untuk
memudahkan
penyimpanan dan
penemuan kembali arsip
setiap saat diperlukan
dengan cepat dan tepat,
sehingga perlu dilakukan
penentuan metode
penyimpanan atau sistem
penataan arsip.
 Dikenal 5 macam sistem penataan
arsip yaitu:

1. Sistem Abjad/Alphabetical Filing System.

2. Sistem Masalah/Perihal/Subject Filing
System.
3. Sistem Nomor/Numerical Filing System.
4. Sistem Tanggal/Urutan
Waktu/Chronological Filing System.
5. Sistem
Wilayah/Daerah/Regional/Geographical
Filing System.
 Beragam pengertian Sistem
Abjad/Alphabetical Filing System

1. Salah satu sistem penataan berkas yang

umumnya dipergunakan untuk menata
berkas yang berurutan dari A sampai Z
dengan berpedoman pada peraturaan
mengindeks.
2. Penyelenggaraan sistem kearsipan
berdasarkan abjad/alfabet, disusun mulai
dari A sampai Z, Aa sampaiZz, dan
seterusnya.
3. Sistem penyimpanan
dan penemuan
kembali arsip
berdasarkan abjad.
Dalam penyusunannya
setiap map (folder)
menunjukkan nama
korespondennya serta
disusun berdasarkan
abjad sesuai dengan
warkat yang ada.
4. Penyimpanan atau penempatan
dokumen diurutkan berdasarkan
alphabet atau abjad. Yang diurutkan
disini adalah nama orang atau nama
perusahaan.
Jadi nama-nama tersebut diurutkan
secara abjad berdasarkan huruf pertama.
Penempatan dan pengurutannya sama
persis dengan pengurutan kata-kata
pada kamus.
Contoh: Kearsipan Sistem Abjad

Karton penyekat abjad Map ordner sistem abjad

Dalam penyusunannya setiap map (folder)
menunjukkan nama korespondennya serta disusun
berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.
 Sistem abjad ini merupakan sistem
penyimpanan yang sederhana dan mudah
dalam menentukan dokumen, dimana
petugas bisa langsung ke file
penyimpanan dan melihat huruf abjad,
tanpa melalui alat bantu seperti indeks
yang disebut juga dengan sistem arsip
langsung (direct filing system).
Sistem abjad umumnya dipilih sebagai
sistem penyimpanan arsip karena:

1. Dokumen sering dicari dan diminta

melalui nama.
2. Petugas menginginkan agar dokumen
dari nama yang sama.
3. Jumlah langganan yang berkomunikasi
banyak.
4. Nama lebih mudah diingat oleh
siapapun.
Memahami warkat dengan menggunakan
sistem abjad, terdapat beberapa istilah
atau terminology yang perlu diketahui:
1. Kode
adalah tanda/simbol yang tertulis atau
ditulis di atas kertas (arsip) yang menunjukkan
isi yang terkandung di dalam arsip tersebut.
Kode yang digunakan dapat berupa abjad dari
nama (nama orang, nama organisasi, nama
tempat/ wilayah, nama benda atau nama
pokok masalah) yang terkandung di dalam
arsip. Kode dapat juga berupa angka, atau
kombinasi dari abjad dan angka tergantung
pada sistem filing yang dipergunakan.
2. Koding/Mengkode (kodifikasi)
adalah aktivitas atau kegiatan
menentukan atau memberikan kode
pada arsip yang dapat dipergunakan
sebagai petunjuk dalam penyusunan dan
penyimpanan arsip.
Perlu diketahui bahwa kode arsip dapat
diberikan pada daftar indeks yang telah
ditetapkan, sesuai dengan sistem
kearsipan yang digunakan. Kode diambil
dari huruf pertama dari nama/judul yang
sudah diindeks.
3. Indeks
Merupakan daftar/tabel berisi susunan
pokok masalah (heading) dan sub
pokok masalah (sub heading) atau
sub-sub pokok masalah (sub-sub
heading) yang disusun menurut
susunan abjad/ nomor/gabungan dari
abjad dan nomor.
Indeks berfungsi sebagai petunjuk
atau keterangan penting dalam
pekerjaan filing karena dapat
menetapkan kode arsip, atau tempat
arsip disimpan menurut persoalan
yang terkandung dalam arsip tersebut
4. Mengindeks
Mengindeks merupakan cara untuk menemukan
dan menentukan ciri atau tanda dari suatu
dokumen yang akan dijadikan petunjuk dan
tanda pengenal (caption) untuk memudahkan
mengetahui dalam susunan mana dokumen
tersebut harus dimasukkan ke dalam file, selain
itu untuk memudahkan mengetahui di dalam file
mana dokumen tersebut dapat ditemukan
apabila diperlukan.
5. Mengabjad
Mengabjad berarti menyusun nama atau caption
atau judul-judul arsip menurut susunan abjad.
Susunan Abjad dapat berupa susunan abjad
huruf demi huruf, atau susunan abjad kata demi
kata.
6. Judul/caption
Adalah nama yang sudah diindeks yang
kemudian dijadikan tanda pengenal.
Dalam Kearsipan judul disebut juga heading
atau caption, title atau nama. Judul/caption
merupakan pokok soal yang akan digunakan
sebagai kode dalam penyusunan dan
penyimpanan arsip.
Judul, caption atau nama bisa diambil dari
nama orang, nama benda, nama tempat,
nama organisasi, nama wilayah, nama pokok
masalah (perihal) dalam surat. Untuk
menentukan kode arsip, nama-nama atau
judul tersebut harus diindeks terlebih dahulu.
Keuntungan pemakaian sistem abjad:
1. Sangat mudah menggolongkan surat
menurut nama organisasi/instansi/
lembaga/perusahaan.
2. Menyimpan dapat dilakukan dengan
mudah dan cepat.
3. Sederhana dan mudah dimengerti, baik
pekerjaan maupun pencariannya.
4. Perlengkapannya dapat dipergunakan
untuk bermacam-macam dokumen dan
cocok untuk tiap-tiap dokumen.
Kerugian pemakaian sistem abjad:
1. Dalam sistem yang luas memerlukan waktu
yang lama untuk menemukan surat atau
warkat yang diperlukan.
2. Sulit apabila terdapat nama-nama yang sama
terutama nama orang.
3. Surat mungkin lebih tepat apabila disimpan
menurut perihalnya.
Contoh:
Penyimpanan surat-menyurat, kontrak-kontrak,
catatan-catatan pegawai, dan sebagainya.
Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode

Sistem abjad membedakan judul atas

empat golongan, adalah:
1. Nama perorangan (Individual name).
2. Nama perusahan (Firm name/ Business
name).
3. Nama Instansi Pemerintah (Government
name).
4. Nama organisasi/perhimpunan (Civic
mission).
 Mengindeks Nama Orang Indonesia

1. Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari

satu suku kata, maka diindek sebagai berikut:
No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Kode

1. Dearliana Dearliana D
2. Suharto Suharto S
3. Median Median M
2. Nama ganda adalah nama yang terdiri dari
lebih dari satu suku kata, maka diindeks
berdasarkan suku kata nama terakhir.

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Kode

1. Nazhira Idzni Idzni Nazhira I

2. Muhammad Muslih Muhammad M

Muslih

3. Vera Veriska Veriska Vera V

3. Nama keluarga/suku/marga adalah nama
orang diikuti nama keluarga/suku/ marga,
maka diindeks berdasarkan nama
keluarga/suku/marga misalnya:

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Kode

1. Aspin Sihombing Sihombing Aspin S

2. Bob Tutupoly Tutupoly Bob T

3. Simon Manumpil Manumpil Simon M

4. Nama yang menggunakan singkatan di depan
maupun di belakang dan tidak diketahui
kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya,
misalnya:
No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
1. A.Rachman Rachman A R

2. M. Maulana S. Maulana S M M

3. A.H. Nasution Nasution A H N

5. Nama yang menggunakan singkatan di depan
maupun di belakang dan diketahui
kepanjangannya, maka diindeks dengan cara
menulis lengkap singkatan tersebut, misalnya:
No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. S. Ranuwijaya Suwandi Ranuwijaya S

2. B.M. Diah Bahrudin Muhammad Diah B

3. T.D. Marzuki Teuku Daud Marzuki T

6. Nama yang memakai gelar, yang
diutamakan adalah nama asli atau marga
dan gelar tidak diindeks,
ditempatkan pada unit dalam tanda
kurung. Namun apabila gelar tersebut
diikuti nama tunggal maka gelar tersebut
turut diindeks.
 Ada beberapa gelar yang umum dipakai,
yaitu:
• Gelar akademis, seperti: S.Pd, Dra, Dr,
Ir, SH, SE, Prof, Ph.D, M.Sc, M.Pd, MBA,
M.M, M.Si dan lain-lain.
• Gelar keagamaan antara lain: Kyai, Haji,
Hajjah, Ustadz, Bhiksu, Pendeta, Pastor,
dan lain-lain.
• Gelar Kebangsawanan, seperti: Raden,
Raden Ajeng, KRT, Sunan, Sultan, Andi,
Cut, Ida Bagus/Ida Ayu, Cokorda, Lalu dan
sebagainya.
• Gelar Kepangkatan, seperti: Marsekal,
Laksamana, Kapten, Sersan, Kolonel,
Jenderal, Komisaris Besar, dan lain-lain.
• Gelar Jabatan, seperti: Presiden,
Menteri, Gubernur, Direktur, Bupati,
Camat, Lurah, dan lain-lain.
Diindeks sebagai berikut:
No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
1. Ir H. Iwan Zaiwansyah Iwan Zaiwansyah I
(H.Ir)

2. Jendral M. Panggabean Panggabean M P

(Jendral)

3. KRT. Widjojoprawiro Widjojoprawiro (KRT) W

4. Kyai Achmad Dahlan Dahlan Achmad D

(Kyai)

5. Monsignor Leo Sukoto Sukoto Leo S

(Monsignor)
7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di
Bali, diutamakan untuk diideks adalah nama
diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran.
No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Ida Bagus Putu Arsana Putu Ida Bagus A

Arsana

2. I Gusti Made Yono Yono Made I Gusti Y

3. I Gusti Nyoman Panji Tisna Nyoman I Gusti P

Panji Tisna
8. Nama yang didahului dengan nama baptis,
diindeks mulai dari nama aslinya, kemudian
diikuti oleh nama baptisnya.
No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. FX Suharso Suharso F X S

2. Leo Sukoto Sukoto Leo S

3. Antonius Yatin Yatin Antonius Y

9. Nama wanita yang diikuti nama suami atau
ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama
suami/ayahnya terlebih dahulu, misalnya:
No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Ny. Sadiah Zainuddin Sadiah Z

Zainuddin (Ny)

2. Ny. Suciati Suwiryo Suciati S

Suwiryo. (Ny)

3. Ny. Kartini Legowo Kartini L

Legowo (Ny)
10. Nama yang memakai kata bin, binti,
diindeks dengan cara nama terakhir yang
mengikuti kata bin/binti sebagai main
captionnya, misalnya:
No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Achmad bin Salim Bin Salim Achmad S

2. Aminah binti Binti Aminah S

Samidin Samidin

3. Aziz bin Muslih Bin Muslih Aziz M

 Mengindeks Nama Orang Asing
1. Nama orang Barat, Jepang, Muangthai dll,
diindeks berdasarkan nama keluarga yang
biasanya ditempatkan di bagian belakang nama
(nick name), misalnya:
No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Robert John Kennedy Robert John K

Kennedy

2. George R Terry Terry George Robert T

3. Thomas R Jones Jones Thomas R J

2. Nama orang Eropa yang memakai tanda
penghubung, diindeks nama yang
menggunakan tanda penghubung tersebut
diindeks sebagai satu kata, misalnya:
No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Peter Smith-White Smith-White Peter S

2. Marry Duff - Frasier Duff - Frasier Marry D

3. Charles Bek-Grem Bek-Grem Charles B

3. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan,
hendaknya tidak dianggap sebagai suatu unit
tersendiri, tetapi merupakan dari nama
keluarga. Pengindekan dilakukan dengan cara
menempatkan nama yang didepannya diberi
awalan, misalnya Va, Vander, Von,De la, Mc, El,
Al, dll.
No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. John van den Bosch van den Bosch John V

2. Leonardo da Vinci da Vinci Leonardo D

4. Nama orang Cina, Korea, diindeks dengan cara
menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis,
karena baik orang Cina maupun Korea, nama
keluarga selalu dicantumkan di depan, contoh:

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Liem Swie King Liem Swie King L

2. The Liang Gie The Liang Gie T

 Mengindeks Nama Perusahaan
1. Mengindeks nama Perusahaan pada umumnya
(Toko, Pabrik, PT, Firma, CV, Kantor, Instansi)
diutamakan nama yang dipentingkan baru
diikuti jenis badan hukumnya atau kegiatannya:

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. PT Mekasari Mekasari Perseroan Terbatas M

2. Pabrik Sepatu Bata Bata Pabrik Sepatu B

3. Toko Serba Logam Serba Logam Toko S

2. Nama Bank atau nama perusahaan yang
disingkat, cara pengindekannya adalah dengan
menampilkan kepanjangan dari singkatan itu,
terlebih dulu kemudian diindek sebagaimana
nama kepanjangannya.
No Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Kode
.
1. GIA Garuda Indonesia Airways G

2. Permigas Minyak Gas Perusahaan M

3. PT KAI Kereta Api Indonesia Perseroan K

Terbatas
3. Nama perusahaan yang menggunakan orang
sebagaimana nama tersebut ditulis, kemudian
diikuti oleh jenis badan hukum atau
kegiatannya, contoh:
No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. RS Cipto Cipto Mangunkusumo Rumah C

Mangunkusumo Sakit

2. John Lee Company Lee John Company L

3. Universitas Gajah Gajah Mada Unversitas G

Mada
4. Nama Perusahaan yang terdiri dari angka
sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut,
diindeks dengan cara menulis angka tersebut
sebagai suatu unit dengan yang lainnya,
sebagai contoh:
No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Toko 99 Sembilan- Toko S

sembilan

2. Hotel 234 Dua tiga Hotel D

Empat

3. Toko Pojok 45 Pojok Empat lima Toko P

5. Nama perusahaan yang mengunakan huruf dan
bukan merupakan singkatan diideks dengan
cara:

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Kode

1. Toko ABC A B C Toko A

2. Firma KS K S Firma K
6. Nama perusahaan yang menggunakan kata
penghubung dari, dan, &, atau kata depan
of maka kata penghubung, kata depan
tersebut harus diletakkan dalam kurung dan
diindeks mengikuti unit tersendiri,
pengindekannya dilakukan:
No Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
.
1. Suryono & Co Suryono Company S
(and)

2. Sawitri Salon & Sawitri Salon (and) Make S

Make Up Up
Mengindeks Nama Instansi Pemerintah

Badan pemerintah meliputi Departemen,

Lembaga non Departemen. Demikian juga
instansi resmi maupun militer. Seperti
Direktorat, Sekretariat Jendral, Jawatan,
dll. Untuk kepentingan file, untuk nama
instansi pemerintah ini perlu ada
peraturan dan cara mengindeksnya.
1. Badan pemeritah di dalam negeri diindeks
dengan kata pengenalnya/kata tangkapnya,
misalnya:
No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode
1. Departemen Dalam Negeri Departemen D
Dalam Negeri

2. Direktorat Bea Bea (dan) Cukai Direktorat B

dan Cukai

3. Kantor POS POS Besar Kantor P

Besar
2. Lembaga Negara dan Lembaga non
Departemen diindek kata pengenal/kata
tangkapnya yang diutamakan dan diikuti bentuk
badan tersebut, misanya:
No. Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Kode

1. LAN Administrasi Negara Lembaga A

2. LIPI Ilmu Pengetahuan Indonesia Lembaga I

3. DPR Perwakilan Rakyat Dewan P

3. Badan Pemerintah Daerah diindek kata
pengenal utamanya diikuti bentuk badan
tersebut, misalnya:
No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Provinsi Jawa Jawa Provinsi J

Tengah Tengah

2. Kabupaten Asahan Kabupaten A

Asahan

3. Kecamatan Grogol Kecamatan G

Grogol
4. Nama yayasan/perkumpulan, diindeks adalah
kata pengenal terpenting dari nama
yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian
sifatnya.
No. Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Unit 4 Kode

1. HMI Mahasiwa Himpunan M

2. PGRI Guru Republik Indonesia Persatuan G

3. ISWI Sarjana Wanita Indonesia Ikatan S

5. Nama Pemerintah negara asing, diindek yang
diutamakan adalah unit politik dari negara
tersebut, misalnya:

No. Judul/Nama Unit 1 Unit 2 Unit 3 Kode

1. Republik Indonesia Republik I

Indonesia

2. CIA American American Central Intelegence A

(of)
 Merancang Daftar Klasifikasi

Dalam merancang klasifikasi abjad nama-

nama dikelompokkan atas 4 kelompok,
yaitu:
• Nama Perorangan
• Nama Perusahaan
• Instansi Pemerintah
• Nama Organisasi dan Perhimpunan
 Setelah nama diindeks kemudian surat-
surat diklasifikasikan berdasarkan abjad
mulai dari A sampai Z, tapi bila terdapat
sejumlah nama yang sama maka
penyusunan dilakukan berdasarkan huruf
kedua, ketiga dan seterusnya.
Contoh:
• A, B, C,…………………………………Z
• Aa, Ab, Ac, ……………………………Az
• Aba, Abb, Abc, ………………………Abz
• Aca, Acb, Acc, …………………………Acz
Bila nama-nama telah diindeks itu
disusun dan dikelompokkan berdasarkan
abjad, maka nama-nama tersebut dapat
diurut sebagai berikut:

Aan,Jamaan Baenulhaq Carli Dahrul

Abas,Abdul Bainulhakim Carlianis Darman,Iskandar

Abbas,Yasir Badrianus Channe Dasman,Yusar

Abdul,Yadi Badri,Mutia Cherry,Retno Dirman,Asri

 Jenis Perlengkapan Sistem Abjad

• Filing Kabinet,
dipersiapkan untuk menyimpan arsip jumlahnya
dapat disesuaikan dengan kebutuhan, laci filing
kabinet diberi kode pada bagian depannya.
Misalnya filing kabinet mempunyai empat laci,
maka kodenya adalah: Laci I berkode A- F, Laci
II berkode G – L, Laci III berkode M – S,
Laci IV berkode T – Z.
2. Guide,
banyaknya guide yang dibutuhkan bila
menggunakan sistem abjad sederhana 26
buah. Ditempatkan pada folder/map gantung.
Tetapi bila suatu organisasi telah berkembang
dimana tiap-tiap laci mempunyai satu petunjuk
abjad. Maka pada masing-masing laci akan
terdapat 26 guide.
Sehingga guide yang dibutuhkan dapat
sebanyak 26x26 buah = 676 buah. Dalam
praktik untuk membatasi jumlah guide dapat
pula digunakan kode gabungan.
Misalnya: kode laci ABC, DEF, GHI dan
seterusnya. Pada tiap guide diberi tab.
Tiap-tiap tab ditulis abjad A sampai Z
kemudian disusun berdasarkan abjad
pertama, kedua, ketiga dan selanjutnya.
3. Folder,
banyaknya folder yang dibutuhkan bagi
organisasi yang masih sederhana
sebanyak 26 buah. Folder tersebut
berkode A sampai Z. Tetapi bagi
organisasi yang telah berkembang,
maka tiap laci akan memuat 26 folder.
Dengan perincian sebagai berikut:
Di belakang guide A disusun folder Aa, Ab,
Ac…………..Az
Dibelakang guide B disusun folder Ba, Bb,
Bc…………..Bz
Dibelakang guide C, disusun folder Ca, Cb,
Cc……………Cz
4. Rak Sortir, yang
dibutuhkan
sebanyak 26 Rak.
Diberi kode abjad
dari A sampai z
sehingga
memudahkan
pemisahan surat.
5. Kartu Indeks
disesuaikan
dengan
kebutuhan. Kartu
Indeks disimpan
dalam laci kartu
indeks.
6. Rak kartu atau laci
kartu, untuk
menyimpan kartu
indeks.
Prosedur Penyimpanan Arsip
 Langkah-langkah/prosedur
penyimpanan arsip:

1. Pengumpulan Surat
Surat-surat yang berasal dari berbagai unit
organisasi dikumpulkan pada bagian
kearsipan.
2. Memeriksa
Petugas memeriksa apakah surat memang
sudah benar-benar akan disimpan, dengan
melihat adanya tanda “perintah simpan”
(release mark) yang diterapkan oleh atasan
di atas surat bersangkutan. Atau petugas
memang yakin bahwa surat sudah selesai
diproses dan boleh disimpan.
3. Mengindeks
Memilih nama yang akan dipakai
sebagai identitas penyimpanan dan
kemudian menguraikannya menjadi
unit-unit untuk keperluan mengabjad.
Untuk surat masuk, yang dapat
diindeks adalah nama pengiriman
atau nama penanda tangan surat.
Contoh:
Nama Badan Pengirim adalah PT Waringin,
dan penandatangannya adalah Sukoco
Katim, SH. Biasanya yang dipilih sebagai
indeksnya adalah Nama Badan, karena
cendrung tidak berubah dibanding dengan
nama penandatangan surat, kecuali surat
perorangan.

Cara Mengindeks:
PT. Waringin Indeks Waringin PT
Surat ini akan disimpan pada abjad W dan
label mapnya adalah W.
4. Memberi Kode
Pada langkah ini nama atau kata tangkap yang
sudah diindeks sebagai unit-unit diberi tanda.
Misalnya, lingkaran dengan warna merah dan
angka 1 untuk unit 1,angka 2 untuk unit 2 dan
angka 3 unit 3 dan seterusnya.
Dengan adanya tanda ini petugas dapat
menempatkan surat di dalam map yang sudah
ada, atau membuatkan map individu baru bila
surat-suratnya baru dipindahkan dari map
campuran karena jumlah suratnya sudah lebih
dari 5 pucuk.
Dengan adanya tanda/kode juga memudahkan
petugas mengembalikan surat ke dalam laci, bila
surat keluar karena dipinjam.
5. Menyortir
Adalah mengelompokkan surat ke dalam
kelompok abjad masing-masing, agar
memudahkan petugas mengerjakan
langkah terakhir yaitu menyimpan.
Sortir ini penting untuk surat-surat yang
banyak, kalau suratnya sedikit (tidak lebih
dari 25 pucuk) tidak perlu dilakukan sortir.
Dengan adanya sortir, petugas di dalam
menyimpan surat tidak perlu pulang-balik
dari meja ke almari arsip, tapi dapat
menyimpannya perkelompok abjad.
6. Menempatkan
Pekerjaan ini harus dilakukan dengan
hati-hati. Kalau tejadi kekeliruan
menempatkan surat pada map yang
bukan seharusnya maka surat tersebut
dapat disebut hilang. Bila volume surat
yang disimpan cukup banyak, maka
pencarian kembali akan sukar dilakukan.
7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan
dan pemusnahan menurut peraturan
yang berlaku.
Prosedur Penemuan Arsip
Jika ada pihak lain yang meminta/ meminjam
arsip yang disimpan, maka petugas arsip
menempuh langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menanyakan jenis arsip yang akan

dipinjam.
2. Menentukan kode berdasarkan nama
yang telah di indeks.
3. Mengambil arsip dari tempat
penyimpanan dan menggantinya dengan
bon pinjaman (out slip) bila yang
dipinjam 1 lembar arsip. Jika yang
dipinjam 1 folder harus dibuat out
foldernya.
4. Menyerahkan arsip kepada peminjam.
Arsip yang diinginkan diberikan kepada
peminjam.
 Inspirasi Sukses

Karya besar di dunia ini, umumnya

dihasilkan oleh orang yang tetap
melakukan, ketika harapannya nyaris
putus.

(Dale Varnegie)
 Terima Kasih
&
Sukses Selalu Buat Anda